Обзор Google Workspace 2022: оно того стоит?

В этом обзоре Google Workspace или G Suite объясняется, чего ожидать, стоит ли цена предложения и как учетная запись может помочь в управлении вашим бизнесом.

Я использую Google Workspace (ранее G Suite) несколько лет. В этом обзоре Google Workspace объясняется, чего ожидать, стоит ли цена предложения и как учетная запись может помочь вам управлять своим бизнесом.

Но сначала подумайте вот о чем: готовы ли вы превратить свой фриланс в более профессиональный бизнес?

Или, может быть, вы хотите добавить набор инструментов для повышения производительности, чтобы упростить совместную работу?

В любом случае — или если вы только начинаете — вам нужны правильные инструменты для работы. В наши дни это означает найти отличный набор цифровых инструментов для совместной работы, которые помогут вам общаться, создавать контент и организовывать работу.

Интернет, конечно же, полон приложений, которые могут делать все эти вещи и многое другое. Ключ в том, чтобы найти приложения, которые работают вместе и не мешают обучению. Я собираюсь внимательно рассмотреть один из лучших — Google Workspace — инструментов, которые предоставляет Google.

Все, что вам нужно знать, описано в этом всеобъемлющем обзоре Google Workspace или G Suite.

Отказ от ответственности: этот пост содержит несколько партнерских ссылок, что означает, что я получаю небольшую комиссию, если вы покупаете продукты, которые я рекомендую.

Что такое Google Workspace?

Google Workspace, G Suite или Google для бизнеса — это набор инструментов и приложений, предоставляемых Google, с расширенными возможностями, доступными за ежемесячную плату. В течение многих лет Google усердно работал над созданием различных инструментов, помогающих людям. Вы, вероятно, знакомы с некоторыми из них, такими как Gmail и Google docs.

Google Workspace продвигает бесплатную версию Google Docs и Gmail на несколько шагов вперед, объединяя эти инструменты в один большой пакет, специально разработанный для бизнеса.

Любой бизнес, от фрилансера-одиночки до крупной компании, может использовать Google Workspace для творчества, совместной работы, общения и вообще продуктивной работы в различных ситуациях.

Что дает подписка на Google Workspace?

Я расскажу о конкретных вариантах ценообразования более подробно ниже, но вот основы. Вы платите многоуровневую ежемесячную абонентскую плату за использование Google Workspace. Как и ожидалось, чем больше вы готовы платить, тем больше возможностей и лучшего обслуживания вы получаете.

Однако на базовом уровне Google Workspace предоставляет ключевые приложения Google, такие как:

• Gmail для бизнеса
• Google Meet для видеоконференций
• Календарь для настройки событий и встреч
• Документы для создания контента в Интернете
• Сохранить для создания и сохранения заметок
• Листы для электронных таблиц и организации
• Диск для облачного хранилища Google
• Чат для быстрых командных сообщений
• Доступ к приложениям Google Workspace через Google Marketplace
• …и более

Почему Google Workspace лучше?

Google Workspace объединяет приложения Google и добавляет службы, специально разработанные для растущих компаний, а также дополнительные функции безопасности и совместной работы.

Во-первых, давайте посмотрим на инструменты, которые вы, вероятно, уже используете.

Gmail

У кого в наши дни нет учетной записи Gmail? И большинство фрилансеров уже используют Google Docs и Drive для работы в облаке и отправки онлайн-файлов. Google Chat доступен в Gmail и в Google Workspace.

С помощью Google Workspace вы можете отправлять электронные письма из своего домена, а не с @gmail.com. Другими словами, получатели получают электронные письма от [имя]@becomeawritertoday.com, что выглядит более профессионально.

Я также предпочитаю использовать службу электронной почты Gmail по сравнению с обычным почтовым клиентом, таким как Outlook, потому что он проще в использовании. Я могу получить доступ к Gmail в любом месте и запомнил сочетания клавиш, чтобы сэкономить время. Я использую приложение Gmail для проверки деловой электронной почты на своем телефоне, и его было проще настроить, чем Microsoft Outlook.

Календарь Google

Календарь Google широко доступен для событий, как внутренних, так и внешних. Бизнес-пользователи могут организовывать видеозвонки с помощью Google Meet или Chat и экономить деньги на программном обеспечении для видеоконференций, используя свою рабочую электронную почту и домен.

Другими словами, календарь Google Workspace может функционировать так же, как календарь Microsoft Office для вас и вашей команды.

Гугл документы

Большинство людей знакомы с документами Google, и бесплатная версия почти не отличается от премиум-версии. Отличие заключается в том, что версия Google Workspace включает дополнительные элементы управления безопасностью для защиты конфиденциальной информации.

Вы также можете настроить общий диск для совместной работы над файлами с членами команды и другими пользователями. Кроме того, Google Docs работает как с доступом в Интернет, так и без него, на случай, если вы отключитесь от сети.

Когда вы покупаете Google Workspace, вы получаете то, что входит в бесплатную версию в виде интегрированного пакета, но вы также получаете ценные надстройки.

Токи

Currents — это приложение для общения и совместной работы для вашего бизнеса. Вы когда-нибудь использовали Slack или подобное приложение, работая на компанию или клиента? Токи аналогичны. Вы можете быстро создавать групповые чаты и обсуждать новости со всей командой или отрываться для индивидуальных чатов, когда захотите.

Все потоки упрощают обмен документами, особенно документами и электронными таблицами Google. Новички также могут легко узнать, кто в их команде и самые важные новости команды.

Скрипт приложений

Что происходит, когда вам нужно что-то дополнительное для вашей команды, чего нет в приложениях Google? Возможно, вам нужен дополнительный метод для одновременного анализа большого количества отзывов.

Или, возможно, вы хотите автоматизировать определенные методы, чтобы сэкономить время.

Может быть, вы хотите добавить в форму дополнительный призыв к действию или убедиться, что два приложения, такие как Таблицы и Календарь, могут легко обмениваться информацией. Если у вас нет большого опыта программирования, Apps Script позволяет создавать всевозможные индивидуальные решения для конкретного способа ведения бизнеса.

Места

Если вы начинаете свой бизнес, вам нужен сайт. Или, может быть, вы слишком долго работали фрилансером без профессионального веб-сайта и у вас не так много денег, чтобы тратить их на веб-дизайнера. Сайты — это приложение Google, позволяющее быстро и легко создать собственный веб-сайт.

Вам не нужно быть программистом, чтобы использовать Сайты, и они автоматически реагируют на запросы. Это означает, что они будут хорошо выглядеть и на мобильных устройствах без дополнительной работы. Это приложение также является отличным решением для создания временных веб-сайтов для мероприятий или крупных проектов, у которых есть дата окончания, но по-прежнему требуется сайт для рекламы и регистрации.

Честно говоря, я не так много использую сайты, потому что предпочитаю WordPress и инструменты для целевых страниц.

Формы

Forms — это инструмент для создания опросов и форм, которыми можно легко поделиться в Интернете. Это приложение оказывается полезным для сбора данных о клиентах в маркетинговых целях, но эти формы могут иметь самые разные применения.

Если вам когда-либо приходилось создавать опрос, викторину или что-то подобное, вам понравятся Формы. Это позволяет автоматически анализировать полученные данные без трудоемкого ввода данных.

Моя команда использовала Forms для опроса читателей журнала «Стань писателем сегодня» о курсах и книгах.

Дополнительное хранилище на диске

Если вы являетесь личным пользователем Google, у вас, вероятно, достаточно места на диске. Тем не менее, я быстро заполнил свой видеофайлами и записями подкастов для своего бизнеса.

Базовая версия Google Workspace включает 30 ГБ дискового пространства. После перехода на Google Workspace я увеличил объем своего облачного хранилища Google до 1 ТБ, поэтому у меня всегда есть резервные копии деловых документов, даже если мой компьютер сломается или его украдут.

Лучшая поддержка

Google Workspace поставляется с круглосуточной поддержкой по телефону, электронной почте или онлайн-чату, что трудно найти у других поставщиков, и это упрощает использование более сложных инструментов.

Прежде чем написать этот обзор, я связался со службой поддержки клиентов через чат, когда моя рабочая электронная почта вышла из строя, и они быстро решили проблему. Я также обращался в службу поддержки, когда у меня возникали технические вопросы о моем домене и обмене документами и таблицами с подрядчиками, а не со сторонними организациями. Обычно они отвечают в течение нескольких минут через чат.

Однако стоит отметить, что служба поддержки клиентов не предоставляет прямую поддержку Google Analytics.

Безопасность и консоль администратора

Вы можете любить свою команду, но вам по-прежнему нужны элементы управления безопасностью и мониторингом для настройки этих приложений и контроля за тем, чтобы люди — или не — — использовали их правильно. Google Workspace добавляет эти возможности для бизнес-менеджеров и упрощает их использование.

Я использовал консоль администратора Google Workspace, чтобы удалить подрядчика, когда он внезапно ушел, и легко настроить нового. Процесс занял всего несколько минут, что должно понравиться бизнес-пользователям с ограниченным временем.

Свод

Vault — это, по сути, все ваши записи данных, объединенные в одну. Это запись чатов, электронных писем и файлов, объединенных вместе, а также инструменты аудита с возможностью отслеживания определенных действий. Это отлично подходит для юридических целей и управления эффективностью. Когда подрядчик ушел из моего бизнеса, я смог сохранить ее документы и электронную почту в Vault для архивирования.

Приложения Google Workspace и многое другое

Вы можете активировать сервисы Google Workspace, такие как Gmail и Диск, с помощью приложений из магазина. Примеры для проверки включают DocuSign, Evernote, Trello и Zoom.

G Suite предлагает дополнительные услуги по управлению мобильными парками, поиску данных во всех приложениях Google, инструменты предотвращения потери данных и дополнительную интеграцию. Google включает всего понемногу в Google Workspace.

Подходит ли Google Workspace для малого бизнеса?

Абсолютно.

На самом деле Google Workspace в значительной степени предназначен для малого бизнеса. Крупные компании и корпорации часто предпочитают более подробные услуги или собственные решения, которые они могут легко настраивать и контролировать.

В то же время Google Workspace оптимизирован и подготовлен для небольших компаний, которые не создают свои собственные решения (если, конечно, вы не используете сценарии приложений).

Вот почему, когда вы впервые регистрируетесь в Google Workspace, Google спрашивает, насколько велик ваш бизнес. Первый вариант — «Только ты», а второй — «2–9» человек. Не беспокойтесь, позже вы сможете добавить или удалить пользователей.

Помните, что ваша учетная запись Google Workspace отличается от вашей личной учетной записи Gmail или Google. Управление файлами, учетными записями электронной почты и паролями для обоих в одном и том же браузере может немного запутаться, поскольку вы должны войти в Google Workspace, а не в свою личную учетную запись Google. Вы также не можете добавить свой личный адрес Gmail в Google Workspace, что, вероятно, хорошо.

Что такое Google Workspace Marketplace?

Google Workspace Marketplace — интересное дополнение, которое может существенно добавить дополнительные услуги или функции в Google Workspace. Квалифицированные разработчики создали эти приложения, которые выставлены на продажу или для скачивания на Marketplace.

Если вы не хотите использовать сценарии приложений или пытаетесь выяснить, существует ли конкретное решение, вы можете посмотреть на Marketplace, чтобы узнать, предлагает ли он приложение, которое будет выполнять эту работу.

Это приятное дополнительное удобство использования для определенных нишевых проектов или предприятий, у которых есть уникальные потребности. Торговая площадка также предоставляет возможность публиковать свои собственные приложения, если вы особенно гордитесь тем, что создали!

Что лучше: Office 365 или Google Workspace?

Главным конкурентом Google Workspace является Office 365 (обычно сокращенно O365), набор инструментов Microsoft для повышения производительности. Они похожи, с приложениями для общения, совместной работы, совместной работы, электронной почты, безопасности и консоли администратора.

Давайте рассмотрим некоторые ключевые различия между этими инструментами повышения производительности:

• Кривая обучения: O365 — более крупная и сложная платформа, чем Google Workspace. Некоторые из его инструментов не так хорошо интегрируются друг с другом, как приложения Google, а функции совместной работы не так просто использовать. Пользователям придется потратить больше времени на изучение того, как все в O365 сочетается друг с другом.
• Интеграция приложений: Google Workspace в основном предназначен для независимого использования без значительной интеграции с внешними приложениями. С другой стороны, O365 совместим с сотнями сторонних бизнес-приложений. Microsoft также регулярно приобретает компании и добавляет в свой сервис приложения с ребрендингом, например, Wunderlist.
• Сложность: сравните такие приложения, как Excel и Google Sheets, и вы увидите, что приложения Microsoft, как правило, намного сложнее. Они могут сделать больше, но их сложнее использовать сразу.
• Цены: цены на Microsoft Office 365 начинаются с 5 долларов США за пользователя в месяц. Стандартная версия стоит 12,50 долларов на пользователя в месяц, а премиум-версия стоит 20 долларов на пользователя в месяц. Это немного дороже, чем Google Workspace.
• Команды: я широко использовал Microsoft Office, и жемчужиной в его короне являются Teams, которые представляют собой инструмент для повышения производительности или совместной работы, такой как Slack. В Google Workspace нет аналогичного инструмента.
• Excel: некоторые SEO-маркетологи говорили мне, что Google Таблицы не так эффективны для анализа данных, как Excel. Хотя это может быть связано с личными предпочтениями.

Исходя из этого, Google Workspace, как правило, является лучшим выбором для новых или малых предприятий, которые много работают в Интернете. Я предпочитаю G Suite Microsoft Office, так как он работает быстрее и удобнее. Я считаю, что в Google Docs писать быстрее, чем в Word. Мне особенно нравится, что я могу переходить от одного раздела к другому, используя функцию структуры документа. Единственные инструменты, которых мне не хватает в пакете повышения производительности Microsoft Office, — это Teams и Excel.

Google Workspace против Office 365: итоги

Предприятиям и крупным компаниям, вероятно, будет лучше с Office из-за Teams и широкого распространения Microsoft Office 365. Новые и малые предприятия сочтут Google Workspace менее дорогой альтернативой.

Какие есть дополнительные альтернативы Google Workspace?

Обзор Google Workspace не был бы хорошим без рассмотрения альтернатив — если, конечно, это уже не требуется вашей компании. Если вы работаете фрилансером или создаете собственный небольшой писательский бизнес, у вас есть много других вариантов для рассмотрения.

Ряд других пакетов предоставляет множество инструментов для создания контента, общения с командами, создания заметок и так далее. Вот несколько популярных альтернатив использованию Google Workspace для вашего бизнеса:

Зохо

Возможно, вы уже слышали о Zoho как о маркетинговом инструменте, но платформа может сделать гораздо больше, чем просто помочь маркетинговым командам. Это позволяет вам создать центр для вашего бизнеса, который включает в себя уникальный домен электронной почты, документы и электронные таблицы, а также встроенное программное обеспечение для совместной работы под названием Cliq. Zoho предлагает как бесплатные, так и стандартные планы, но, платя за услугу, вы получаете много облачного хранилища, помимо других преимуществ.

Zoho также может предоставлять услуги хостинга, которые интегрируются с другими пакетами, такими как Google и Microsoft, что обеспечивает большую гибкость. Вы можете делать практически все, что угодно, но он предназначен больше для ИТ-компаний и крупных предприятий.

Рэкспейс

Rackspace — это платформа для размещения данных, которая предлагает решения для растущего бизнеса. Это требует больших объемов данных. Rackspace может предоставить все виды облачных и серверных решений, а также подходящий тип хостинга, но лучше всего подходит для компаний, которые используют большие объемы данных и имеют сложные потребности.

та же страница

Если у вас уже есть хостинг электронной почты для вашего бизнеса или вам не нужна для этого специальная услуга, Samepage предлагает набор услуг, призванных облегчить повседневную жизнь ваших сотрудников. Это приложение предлагает облачное хранилище, веб-связь и другие способы совместной работы с вашей командой и обмена данными по мере необходимости.

Samepage — хороший выбор для небольших команд, которые уже имеют большую часть того, что им нужно, но хотят, чтобы централизованное онлайн-пространство работало без объединения нескольких разных приложений.

Аранжировщики

И наоборот, Аранжировщики почти полностью сосредоточены на электронной почте. Вы получаете 5 ГБ пространства для хранения на каждую учетную запись, встроенную защиту от вирусов и поддержку мобильных приложений для корпоративных адресов электронной почты. Как и другие крупные почтовые клиенты, The Arrangers также предлагает календари, контакты и приложения для задач.

Вы также можете заняться хостингом, безопасностью и облачными сервисами, но эти услуги будут стоить дороже. Если вы только начинаете, это хороший выбор для начала работы с корпоративными адресами электронной почты и веб-сайтом.

иди папочка

Go Daddy в первую очередь известен своим веб-хостингом (часто невысокого мнения об их веб-хостинге). Однако в последние годы Go Daddy активно расширяется. Теперь компания предлагает программы электронной почты и офисные программы для создания контента и управления электронной почтой в центральной системе. Если вы уже используете Go Daddy, обновление, безусловно, заслуживает вашего внимания. Он также хорошо интегрируется с приложениями Office 365, о чем стоит помнить. Я также рекомендую Siteground и Pressidium.

ONLYOFFICE

ONLYOFFICE — да, он действительно использует все заглавные буквы — это решение с открытым исходным кодом, что означает, что вы можете настроить платформу со всеми виджетами и надстройками, которые вам нужны — если вы знаете, как это сделать, что требует некоторые работы.

Однако вы можете получить набор подходящих бизнес-инструментов, подобных Microsoft Office. Платные версии платформы также упрощают работу.

Вы по-прежнему рекомендуете Google Workspace вместо этих других вариантов?

Абсолютно. Есть несколько причин, по которым Google Workspace обычно превосходит альтернативы, перечисленные в этом обзоре.

Во-первых, Google может позволить себе нанять лучших, и их мастерство проявляется в качестве приложений Google Workspace, которые превосходят большинство других альтернатив.

Дизайн приложения также означает, что Google Workspace прост в использовании, тем более что многие люди знакомы с такими популярными приложениями, как Gmail.

Также приятно иметь пакет от такой крупной компании, как Google. Их серверы всегда работают, они немедленно исправляют ошибки, и компания вряд ли обанкротится и продаст ее другому поставщику, что оставит неопределенной судьбу их инструментов.

Является ли Google Workspace безопасным и приватным для использования?

Некоторые люди могут с подозрением относиться к использованию набора приложений, полностью предоставленных Google — тем самым Google, который так хорошо собирает информацию о действиях в Интернете. На самом деле у Google есть целая веб-страница, посвященная ответам на эти опасения, под названием «Безопасность и доверие Google Workspace».

Я призываю вас прочитать всю страницу. В нем объясняется, как шифруются и защищаются облачные данные Google, как администраторы могут настроить свою безопасность по мере необходимости и каким стандартам безопасности соответствует Google Workspace для разных стран и отраслей.

Вы также можете связаться с Google, если у вас есть более конкретные вопросы о том, как они обрабатывают ваши данные и на какую конфиденциальность вы можете рассчитывать.

Сколько стоит Google Workspace в месяц?

На момент написания этого обзора Google Workspace предлагал три основных уровня.

Google WorkspaceБазовый

Первый уровень стоит 6 долларов за пользователя в месяц. Это дает вам все основы, описанные в этом обзоре, а также 30 ГБ дискового пространства для хранения.

Google Workspace для бизнеса

Средний уровень стоит 12 долларов за пользователя в месяц. Бизнес-уровень добавляет неограниченное дисковое пространство, Vault и дополнительные инструменты управления, подходящие для крупных предприятий. Я использую этот уровень из-за дополнительного хранилища файлов и функций облачного поиска Google.

Google Workspace для предприятий

Третий уровень стоит 25 долларов США на пользователя в месяц и добавляет еще больше инструментов и возможностей администрирования, а также отличные функции для управления большим количеством данных и людей с помощью управления конечными точками.

Да, и если вы еще не готовы платить, вы можете получить двухнедельную бесплатную пробную версию, чтобы проверить все и посмотреть, насколько полезный Google Workspace по сравнению с бесплатными версиями Gmail, Google Docs и Drive.

Много лет назад, прежде чем написать этот обзор Google Workspace, я получил лицензию на одного пользователя.

С тех пор я добавил дополнительных пользователей или членов команды G Suite, включая редактора и виртуального помощника, у каждого из которых есть собственная электронная почта, хранилище и доступ к другим приложениям Google и инструментам для совместной работы.

Как узнать больше об использовании Google Workspace?

Со всеми вариантами поддержки, которые предлагает Google, вы можете просто позвонить или отправить электронное письмо, если у вас есть вопрос о том, как использовать определенные инструменты. Тем не менее, большой центр обучения G Suite позволяет пользователям выбирать конкретное приложение для углубленного изучения, просмотра быстрых советов и многого другого.

Вы также можете записаться на курсы и получить сертификацию в G Suite, что может быть полезным навыком для некоторых членов команды.

Вердикт: хорош ли Google Workspace?

Google Workspace — это отличный набор инструментов для повышения производительности для владельцев бизнеса, которые хотят работать с членами своей команды по всему миру. Продукт прост в использовании и поставляется со знакомыми приложениями. Он также может масштабироваться по мере роста вашей компании, поскольку вы можете легко добавлять или удалять пользователей.

Я часто использую дополнительное облачное хранилище Google, которое поставляется с Google Workspace. Я также полагаюсь на профессиональную службу электронной почты, которую предлагает G Suite, и на Google Hangouts для встреч. Я редко пользуюсь Сайтами или другими приложениями и скриптами, но потребности вашего бизнеса могут отличаться.

Если вы много работаете в Интернете или цените совместную работу, Google Workspace — полезный инструмент для вашего бизнеса.