Как руководство по стилю может помочь вашей команде оставаться профессиональной

Управление малым бизнесом или командой может принести огромную пользу. Вам нравится гибкость и отсутствие бюрократии, и вы можете принимать решения независимо от крупной материнской компании. Вы можете тщательно создавать свой продукт или персонализировать свои услуги, потому что знаете, что каждый клиент имеет значение. Компромисс заключается в том, что у небольших команд не всегда есть время, люди или бюджет для контроля и улучшения каждого отдельного аспекта бизнеса, включая коммуникацию. Руководства по стилю могут помочь небольшим командам донести четкие и последовательные сообщения до своих клиентов.

При правильном исполнении руководство по стилю служит для компаний компасом, позволяющим поддерживать постоянное присутствие внутри и снаружи. Не знаете, с чего начать? Вот все, что вам нужно знать о руководствах по стилю и о том, как их создать и внедрить в своей компании.

Что такое руководство по стилю?

Руководство по стилю — это документ, содержащий правила и рекомендации по письменному общению компании. Руководство охватывает несколько типов правил, включая голос, тон, стиль и так далее. Предположим, член вашей команды хочет создавать и публиковать контент. Руководство по стилю помогает им добиться единообразия при общении со всеми, кто занимается бизнесом.

Зачем вам нужен гид по стилю для вашего бизнеса?

Думайте о руководстве по стилю как о полярной звезде, на которую ваша команда может положиться во всех коммуникациях с клиентами.

Руководство по стилю помогает вашему бизнесу оставаться последовательным, что важно по нескольким причинам. Хорошо структурированное руководство по стилю поможет вам выделиться среди конкурентов , а единый подход поможет клиентам почувствовать, что они знают ваш бизнес. Когда сотрудники работают последовательно и слаженно, клиенты каждый раз знают, чего ожидать от вашего бизнеса.

Руководства по стилю также полезны для небольших команд, работающих с талантами-фрилансерами или сторонними агентствами. Руководство по стилю помогает фрилансерам и подрядчикам ознакомиться с вашим стилем письма, чтобы создавать цельный контент, экономя ваше драгоценное время на редактирование. Узнайте, как эта команда сократила время редактирования почти на 66 процентов по сравнению с предыдущим процессом рецензирования.

Какие элементы должно включать руководство по стилю?

Создание эффективного руководства по стилю требует определенных элементов. Вот семь ключевых компонентов, которые каждое руководство по стилю должно включать в себя, чтобы добиться успеха.

1 Доступ для всей компании

Распространенным заблуждением является то, что руководство по стилю предназначено только для команд маркетинга или писателей. Не совсем — руководство по стилю должно быть доступно всей компании. В небольшой команде каждый играет решающую роль в бизнесе, включая общение друг с другом и с клиентами, поэтому важно, чтобы вся команда имела доступ к правилам и рекомендациям и понимала их. Руководители должны поощрять свою команду использовать руководство по стилю, объяснять его важность и сообщать, где найти документ (например, общие файловые диски, документы Google и т. д.). Сплотите свою команду вокруг руководства по стилю как инструмента, который поможет внушать уверенность при написании статей для вашего бизнеса.

2 грамматических правила

Грамматика – это то, в чем время от времени ошибаются даже самые профессиональные писатели. Используйте очень краткие абзацы, чтобы направить авторов к грамматическим правилам, которые, по мнению вашего бизнеса, очень важны для правильного понимания. Независимо от того, используете ли вы «Книгу стилей AP» или «Чикагское руководство по стилю», включите в выбранное вами руководство три-четыре страницы с основами. Сюда могут относиться различия между часто неправильно используемыми словами, такими как «аффект» и «эффект», «кто» и «ком», «плохо» и «плохо», «тоже» и «к» и так далее.

3 Пунктуация

Правила пунктуации могут различаться в зависимости от стиля. Например, разные компании могут использовать составные слова с дефисами или без них, а маркировку дат можно обеспечить несколькими правильными способами. У разных людей и компаний есть свой собственный стиль, поэтому руководство по стилю — отличное место для установления стандарта. Убедитесь, что руководство по стилю объясняет оксфордскую запятую, как использовать кавычки, а также использование длинного и тире.

4 Голос и тон

Голос и тон являются основными принципами профессионального общения. Последовательный голос и тон вашего общения помогут вам произвести хорошее впечатление на клиентов. Независимо от того, пишете ли вы целевую страницу и создаете сообщение в блоге, четко изложенные рекомендации по тону и тону могут объединить различные части контента.

Руководство по стилю помогает командам четко указать, какие тона являются приемлемыми или предпочтительными и от каких формулировок следует избегать. В своем руководстве по стилю определите свой идеальный голос и тон. Возможно, вы хотите выглядеть дружелюбным, но профессиональным или практичным и информативным. Даже если вы только начинаете формировать свою команду, в долгосрочной перспективе вам будет полезно заранее определить, как вы хотите, чтобы ваш бизнес звучал и как чувствовали себя другие.

5 правил канала

В зависимости от канала, для которого вы пишете контент, стиль и форматирование различаются. Например, бывают случаи, когда вы можете написать только 280 символов, что может повлиять на то, хватит ли у вас места для написания названия организации или использования ее аббревиатуры. Если у вас есть несколько каналов социальных сетей, убедитесь, что в вашем руководстве по стилю даны отдельные инструкции для каждого из них. Независимо от того, использует ли ваша компания неформальный язык и смайлики или всегда ведет себя сдержанно и профессионально в Интернете, это должно быть указано в вашем руководстве по стилю.

6 Информация о целевых клиентах

Небольшие команды обычно имеют некоторую информацию о своих целевых клиентах, но могут также находиться на этапе открытия, экспериментируя и совершенствуя свою основную аудиторию. Определение вашей целевой аудитории или покупателя — кто они, где они работают и какие каналы используют — помогает персонализировать общение в соответствии с их потребностями. Например, некоторые компании склонны использовать отраслевой жаргон при общении с клиентами. Определение вашей аудитории может стать основой для вашего руководства по стилю и побудить вас избегать модных словечек при написании электронных писем или публикаций в социальных сетях. Это поможет вашим писателям и членам команды лучше понять аудиторию, с которой они разговаривают. Когда команды понимают свою аудиторию, они могут создавать индивидуальный опыт, чтобы произвести впечатление и привлечь новых клиентов.

Как создать руководство по стилю для вашей команды

Теперь, когда вы понимаете элементы, входящие в руководство по стилю, вот обзор того, что следует включить при создании руководства по стилю.

• Миссия и ценности.Начните с четкого определения миссии вашего бизнеса и ваших ценностей.

• Аудитория:укажите свою аудиторию(и), с кем вы хотите взаимодействовать и почему. Учитывайте своих целевых клиентов.

• Голос и тон.Объясните голос и тон вашей компании и используйте их, чтобы определить, как вы хотите, чтобы вас воспринимала аудитория.

• Отличительные черты:расскажите, что делает ваш бизнес уникальным и почему вы лучший в своем деле.

• Конкуренты:Это может быть краткий раздел. Полезно иметь базовое представление о ваших конкурентах, чтобы сохранить свое уникальное ценностное предложение.

• Общий стиль копирования.Определите, какого руководства по стилю вы хотели бы придерживаться. Независимо от того, используете ли вы «Чикагское руководство по стилю» (запятая в поддержку Оксфорда) или «Книгу стилей AP» (без оксфордской запятой), руководство по стилю помогает командам ориентироваться в использовании слов, грамматике и пунктуации.

Как Grammarly Business может помочь

Как видите, создать руководство по стилю с нуля — задача непростая. Создание и внедрение может занять много времени. Так как же небольшим командам разработать практичное и масштабируемое руководство по стилю, если у них ограничена пропускная способность? Используя интеллектуальное решение, такое как Grammarly Business, чтобы избежать хлопот и догадок.

Grammarly Business предлагает руководителям малого бизнеса динамическое руководство по стилю, которое дает сотрудникам возможность предлагать предложения в режиме реального времени. Вы можете быть уверены, что ваш бизнес будет представлен профессионально и последовательно, не контролируя каждый фрагмент сообщения, отправляемый клиентам или подписчикам.

Настройте содержимое своего руководства по стилю на платформе Grammarly Business, добавив определенные варианты слов, имена, товарные знаки, спецификации грамматики и многое другое. Функция руководства по стилю предлагает сотрудникам рекомендации по поддержанию последовательности, а также по улучшению ясности, правильности, вовлеченности и тона.

Экономьте время на написание и редактирование при управлении общением с разными подрядчиками. С помощью руководства по стилю от Grammarly Business ваша небольшая команда сможет оптимизировать коммуникационные усилия, а вы сможете сосредоточиться на достижении бизнес-целей и привлечении большего количества клиентов.