Как руководство по стилю может помочь вашей команде оставаться профессиональной

Управление небольшим бизнесом или командой может быть чрезвычайно полезным. Вам нравится гибкость и отсутствие бюрократии, и вы можете принимать решения независимо от крупной материнской компании. Вы можете тщательно создавать свой продукт или персонализировать свои услуги, потому что знаете, что каждый клиент имеет значение. Компромисс заключается в том, что у небольших команд не всегда есть время, люди или бюджет для контроля и улучшения каждого аспекта бизнеса, включая коммуникацию. Руководства по стилю могут помочь небольшим командам донести до клиентов четкие и последовательные сообщения.

При правильном исполнении руководство по стилю действует как компас для компаний, позволяющий поддерживать постоянное присутствие как внутри компании, так и за ее пределами. Не уверен, где начать? Вот все, что вам нужно знать о руководствах по стилю, а также о том, как вы можете создать и внедрить их для своей компании.

Что такое руководство по стилю?

Руководство по стилю — это документ, содержащий правила и рекомендации для письменного общения компании. Руководство охватывает несколько типов правил, включая голос, тон, стиль и т. д. Допустим, член вашей команды хочет создавать и публиковать контент. Руководство по стилю помогает им достичь единообразия при общении со всеми, кто связан с бизнесом.

Зачем вашему бизнесу руководство по стилю?

Воспринимайте руководство по стилю как путеводную звезду, на которую ваша команда может положиться при общении с клиентами.

Руководство по стилю помогает вашему бизнесу оставаться последовательным, что является ключевым по нескольким причинам. Хорошо структурированное руководство по стилю поможет вам выделиться среди конкурентов , а единый голос поможет клиентам почувствовать, что они знают ваш бизнес. Когда сотрудники последовательны и согласованы, клиенты каждый раз знают, чего ожидать от вашего бизнеса.

Руководства по стилю также полезны для небольших команд, которые работают с талантами-фрилансерами или сторонними агентствами. Руководство по стилю помогает фрилансерам и подрядчикам ознакомиться с вашим стилем письма, чтобы создавать цельный контент, экономя ваше драгоценное время на редактирование. Узнайте, как эта команда сократила время редактирования на 66 % по сравнению с предыдущим процессом рецензирования.

Какие элементы должно включать руководство по стилю?

Создание эффективного руководства по стилю требует определенных элементов. Вот семь ключевых компонентов, которые должны быть включены в каждое руководство по стилю, чтобы быть успешным.

1 Доступ для всей компании

Распространенным заблуждением является то, что руководство по стилю предназначено только для маркетинговых или писательских команд. Не совсем так: руководство по стилю должно распространяться по всей компании. В небольшой команде каждый играет решающую роль в бизнесе, включая общение друг с другом и с клиентами, поэтому важно, чтобы вся команда имела доступ к правилам и рекомендациям и понимала их. Руководители должны поощрять свою команду использовать руководство по стилю, объяснять его важность и сообщать, где найти документ (например, на общих файловых дисках, в документах Google и т. д.). Сплотите свою команду вокруг руководства по стилю как инструмента, который внушит доверие при написании для вашего бизнеса.

2 правила грамматики

С грамматикой время от времени ошибаются даже самые профессиональные писатели. Используйте очень краткие абзацы, чтобы направить авторов к грамматическим правилам, которые, по вашему мнению, очень важны для правильного понимания. Используете ли вы книгу стилей AP или Чикагское руководство по стилю, включите три-четыре страницы по основам выбранного вами руководства. Это может включать различия между часто неправильно употребляемыми словами, такими как аффект и эффект, кто и кого, плохой и плохой, слишком и для и так далее.

3 Пунктуация

Правила пунктуации могут варьироваться в зависимости от стиля. Например, разные компании могут использовать сложные слова с дефисом или без него, а маркировка дат может быть достигнута несколькими правильными способами. У разных людей и компаний есть свой собственный стиль, поэтому руководство по стилю — отличное место для установления стандарта. Убедитесь, что руководство по стилю объясняет оксфордскую запятую, как использовать кавычки, а также использование длинного и короткого тире.

4 Голос и тон

Голос и тон являются основными принципами профессионального общения. Постоянный голос и тон в общении помогут вам произвести хорошее впечатление на клиентов. Независимо от того, пишете ли вы целевую страницу или создаете сообщение в блоге, четко изложенные рекомендации по голосу и тону могут объединить различные части контента.

Руководство по стилю помогает командам четко указать, какие тона являются приемлемыми или предпочтительными, и какого языка следует избегать. В своем руководстве по стилю определите свой идеальный голос и тон. Может быть, вы хотите выглядеть дружелюбным, но профессиональным, или практичным и информативным. Даже если вы только начинаете создавать свою команду, в долгосрочной перспективе вам будет полезно заранее определить, как вы хотите, чтобы ваш бизнес звучал и чтобы другие чувствовали себя.

5 рекомендаций по каналам

В зависимости от канала, для которого вы пишете контент, стиль и форматирование различаются. Например, бывают случаи, когда вы можете написать только 280 символов, что может измениться независимо от того, есть ли у вас место для написания названия организации или использования ее аббревиатуры. Если у вас есть несколько каналов социальных сетей, убедитесь, что в руководстве по стилю даны отдельные инструкции для каждого из них. Независимо от того, использует ли ваша компания неформальный язык и смайлики, или всегда ведет себя в онлайне сдержанно и профессионально, это должно быть указано в вашем руководстве по стилю.

6 Информация о целевых клиентах

Небольшие команды обычно имеют некоторую информацию о своем целевом клиенте, но также могут находиться на этапе исследования, экспериментируя и уточняя свою основную аудиторию. Определение вашей целевой аудитории или покупателя — кто они, где работают и какие каналы используют — помогает персонализировать общение в соответствии с их потребностями. Например, некоторые компании склонны использовать отраслевой жаргон в общении с клиентами. Определение вашей аудитории может дать информацию вашему руководству по стилю и побудить вас избегать отраслевых модных словечек при написании электронных писем или сообщений в социальных сетях. Это может помочь вашим писателям и членам команды понять аудиторию, с которой они разговаривают. Когда команды понимают свою аудиторию, они могут создавать индивидуальные впечатления, чтобы произвести впечатление и привлечь новых клиентов.

Как создать руководство по стилю для вашей команды

Теперь, когда вы понимаете элементы, входящие в руководство по стилю, вот обзор того, что следует включить при создании руководства по стилю.

• Миссия и ценности. Начните с четкого определения миссии вашего бизнеса и ваших ценностей.

• Аудитория. Укажите свою аудиторию(и), с кем вы хотите взаимодействовать и почему. Рассмотрите своих целевых клиентов.

• Голос и тон: Объясните голос и тон вашей компании и используйте их, чтобы определить, как вы хотите, чтобы ваша аудитория воспринимала вас.

• Отличительные особенности: расскажите, что делает ваш бизнес уникальным и почему вы лучший в своем деле.

• Конкуренты: Это может быть быстрый раздел. Полезно иметь базовое представление о ваших конкурентах, чтобы поддерживать свое уникальное ценностное предложение.

• Общий стиль копирования: определите, какого руководства по стилю вы хотите придерживаться. Независимо от того, берете ли вы Чикагское руководство по стилю (запятая в стиле Оксфорда) или книгу стилей AP (опускает запятую в Оксфорде), руководство по стилю помогает командам ориентироваться в использовании слов, грамматике и пунктуации.

Как Grammarly Business может помочь

Как видите, создать руководство по стилю с нуля — непростая задача. На создание и реализацию может уйти много времени. Итак, как небольшие команды могут разработать практичное и масштабируемое руководство по стилю, когда у них мало пропускной способности? Используя интеллектуальное решение, такое как Grammarly Business, чтобы избавиться от хлопот и догадок.

Grammarly Business предлагает руководителям малого бизнеса динамическое руководство по стилю, которое позволяет сотрудникам вносить предложения в режиме реального времени. Вы можете быть уверены в том, что ваш бизнес будет представлен профессионально и последовательно, не контролируя каждый отдельный элемент коммуникации, который идет к клиентам или подписчикам.

Настройте содержимое своего руководства по стилю на платформе Grammarly Business, добавив конкретные варианты слов, имена, товарные знаки, грамматические спецификации и многое другое. Функция руководства по стилю предлагает сотрудникам советы по поддержанию согласованности, а также повышает ясность, правильность, вовлеченность и тон.

Экономьте время на написание и редактирование, управляя общением с разными подрядчиками. С помощью руководства по стилю от Grammarly Business ваша небольшая команда сможет упростить коммуникацию, а вы сможете сосредоточиться на достижении бизнес-целей и привлечении большего числа клиентов.