Как адресовать письмо: 9 советов, которые вы должны знать

Вы не делаете это часто.

Давайте смотреть правде в глаза. Ставить дату вверху, а подпись внизу — не проблема, когда нужно адресовать письмо. Также нельзя складывать страницы в четкие трети, чтобы они поместились в конверте. Официальные письма просто не ваша специальность.

Что касается новой работы, то хорошая новость заключается в том, что научиться адресовать письмо намного проще, чем научиться завязывать респектабельный полувиндзор или овладеть таинственным искусством вежливой болтовни в комнате отдыха.

Давайте начнем с краткого изложения того, как правильно адресовать свое причудливое письмо, говоря: «Эй, я делаю это все время».

1 Начните с размещения вашей контактной информации вверху.

Это давнее правило имеет смысл: вы хотите, чтобы человек, к которому вы обращаетесь, сразу знал, кто вы, откуда вы и как они могут вам ответить.

Этот последний момент особенно важно проверить, потому что вы не хотите саботировать любую возможность получить ответ от кого-то, на кого вы потратили время, чтобы написать. Мир полон горестных молодых людей, ищущих работу, которые слишком поздно поняли, что в контактной информации, которую они вставляли, была опечатка при отправке волны заявлений.

2 Далее поставьте дату.

Это легко сделать правильно, и стыдно (или весело) ошибиться. Какой сейчас год? Как долго я спал?

3 После этого укажите адрес получателя.

Думайте об этом как об одном из редких случаев, когда вы, по сути, говорите близкому незнакомцу: «Я знаю, где вы находитесь», и это рассматривается как вежливость. Цените это.

Если вы пишете в компанию, где вы уже знакомы с кем-то, эта часть будет отложенной — просто спросите у них подробности. В противном случае этот шаг заслуживает быстрого поиска в Интернете.

4 Далее следует приветствие. «Уважаемый» — хороший опцион на акции.

Есть много возможностей, когда вы готовы поздороваться: приветствия, приветствия и верный старый дорогой - все это приходит на ум.

У вас может возникнуть соблазн попытаться выделиться, выбрав экзотический вариант, но это рискованно. Возможно, вам не захочется делать ставки на незнакомца, оценившего приветствие, не говоря уже о таком . . . отличный выбор, как радуйся. (Не стесняйтесь игнорировать этот последний момент, если человек, которого вы пишете, действительно предан своей роли на фестивале эпохи Возрождения.)

Часто лучшим выбором является прямой путь: в конце концов, Dear широко используется не просто так.

И не задумывайтесь над тем, неловко ли так обращаться к человеку, которого вы никогда не встречали. Люди, которые не «дороги» друг другу сами по себе, постоянно болтают друг с другом в переписке, даже в разгар напряженной юридической борьбы между президентской кампанией и первоклассной газетой. В таких напряженных обстоятельствах слово « Дорогой » — не та часть, на которую люди обращают внимание.

5 Знайте, с кем вы связываетесь.

Иногда это легко. Опять же, если вы уже знаете кого-то внутри компании, куда вы отправляете сопроводительное письмо, например, они должны быть в состоянии помочь вам довольно безболезненно разобраться в деталях. Иначе…

6 Не буду заморачиваться, но последний пункт может потребовать небольшого исследования.

В зависимости от относительной непрозрачности организации, в которую вы пишете, то, к кому именно вы должны обратиться, может быть неочевидным. Например, если вы писатель, подавший заявку даже на издание среднего размера, вы быстро обнаружите, что это место кишит редакторами, но кто из них должен читать ваше письмо?

Одно из решений состоит в том, чтобы просто найти универсальный телефонный номер, чтобы набрать его и спросить, кто является руководителем соответствующего отдела. Другой подход — порыться в LinkedIn и таким образом найти нужного человека. Что бы вы ни делали, избегайте ленивого «Уважаемый господин или госпожа».

7 Мистер, мисс, доктор, сенатор, никто из вышеперечисленных

Наиболее распространенный подход здесь прост: старомодный мистер или мисс.

Обращаясь к женщине, которую вы не знаете, госпожа обычно более безопасна, чем госпожа. Оно предполагает меньше и может показаться более профессиональным, поскольку воздерживается от привлечения к делу семейного положения адресата.

Стоит отметить, что когда дело доходит до почтения, существуют разные школы мысли; вы можете предпочесть гендерно-нейтральный способ, просто указав полное имя субъекта.

Кроме того, следите за такими случаями, как доктора и обладатели докторской степени: многие скажут вам, что они много работали, чтобы получить свои полномочия, и ценят, что их признали доктором.

В конце концов, вы хотите произвести хорошее впечатление.

8 Поставьте двоеточие или запятую.

Это зависит от вас. В то время как запятая в конце вашего приветствия прекрасно справляется со своей задачей, некоторые утверждают, что двоеточие кажется более сложным.

9 Если вы делитесь этим письмом в Интернете, подумайте о том, чтобы сохранить его в формате PDF.

Вряд ли это проблема, если вы планируете распечатать свое письмо на листе бумаги, но в 2017 году многие официальные письма заканчиваются файлами, циркулирующими по эфиру от одного компьютера к другому, и когда они попадают на инопланетный экран с шатким настройки, их форматирование трагически нарушено.

Кроме того, представьте, что кто-то печатает ваше письмо, испорченное форматирование и все такое, по пути на встречу, чтобы обсудить его с коллегами. Умерщвление.

Один из способов сохранить аккуратный адрес вашего письма в пути — сохранить файл в формате PDF, чтобы ваша работа была доставлена ​​в целости и сохранности.

С вашим письмом, четко адресованным, вы уже на пути к переписке, как профессионал старой школы. У Grammarly есть много других советов о том, как доставить свое модное письмо на посадку.