Как профессионально завершить электронное письмо — лучшие подписи в электронной почте и закрытия, которых следует избегать

Опубликовано: 2022-03-22

Выяснение того, как профессионально закончить электронное письмо, может занять много времени, поскольку не существует универсального решения. "Лучший" скучно? Я не переборщил с "С уважением"? Отсутствие подписи решит проблему, верно? Мы все были там.

С другой стороны, не заметить закрытие электронной почты — это все равно, что бросить мяч перед линией ворот. Это буквально последнее, что читает получатель перед тем, как принять решение об ответе. Тем не менее, окончания электронных писем слишком часто рассматриваются как второстепенные, независимо от того, насколько важным является сообщение. Вот почему пришло время познакомиться с различными способами завершения электронного письма.

Лучший способ подписать электронное письмо всегда зависит от получателя, ваших отношений с ним и вашего сообщения. Таким образом, задача состоит в том, чтобы выбрать окончание электронного письма, которое соответствует правильному тону с учетом контекста. Чтобы помочь, мы выделим примеры профессиональных подписей по электронной почте от формальных до дружеских и пометим закрытие электронной почты, которых вам следует избегать. К тому времени, когда вы закончите читать, вы изучите все способы подписи электронной почты, которые вам нужно знать. Итак, вы хотите узнать, как закончить электронное письмо? Давайте начнем!

Почему важно использовать профессиональное закрытие электронной почты

Когда вы разговариваете с кем-то лицом к лицу или по телефону, вы наверняка не уходите и не кладете трубку, не сказав ни слова, верно? Вы должны подходить к завершению письма так же, как и к завершению любого разговора. Будь то новый контакт на сетевом мероприятии, встреча в Zoom с деловым партнером или ваш менеджер, вы всегда хотите оставить хорошее впечатление.

Итак, что вы говорите в конце письма? Окончание профессионального письма должно состоять из трех частей.

1. Подписание

Слово или фраза, например «С уважением», которые сигнализируют о том, что ваше электронное письмо заканчивается. Лучшее из них зависит от контекста.

2. Ваше имя

‍ Ваше полное имя, чтобы идентифицировать вас и избежать путаницы — если вы обращаетесь к получателю по имени, вы можете не указывать фамилию.

3. Подпись

Ваша должность, компания и контактная информация, такая как номер телефона, веб-сайт и адрес, для дальнейшей идентификации и связи требуют внешней электронной почты — часто опускаются после первого сообщения в продолжающемся обмене электронной почтой.

Идентификационная функция окончания вашего электронного письма довольно проста, но дьявол кроется в деталях. Что может сделать или сломать вашу электронную почту, так это подпись. Выбор того, который передает правильный тон, может значительно повлиять на впечатление получателя о вас и на то, как скоро вы получите от него ответ. Если вообще.

Как закончить письмо

Профессиональные электронные письма бывают разных видов и форм, и далее мы покажем вам, как заканчивать электронные письма, не нарушая надлежащего этикета электронной почты.

Подтверждение электронной почты для официального бизнеса

Официальное электронное письмо чаще всего отправляется кому-то, с кем вы раньше не встречались, человеку, которого вы плохо знаете, или получателю, обладающему властью. На работе формальность — это способ сделать бизнес-запрос, общаться с клиентом, с которым вы еще не близки, или отправлять сообщения руководителю. В этих письмах всегда нужно быть вежливым, вплоть до последней строки. Вот как можно закончить письмо официальным письмом.

Искренне

Не такая старомодная версия «Искренне Ваш» является одной из самых формальных подписей и часто используется в профессиональной переписке, особенно в электронных письмах, сопровождающих сопроводительные письма. ‍

С уважением

Если вам нужно обратиться к правительственным чиновникам, эту опцию следует держать в заднем кармане, но не забудьте зарезервировать «С уважением» для президента. ‍

Искренне Ваш

Этикет предполагает, что если вы не можете обратиться к получателю по имени, это закрытие является подходящим вариантом для сочетания с «Уважаемый сэр» или «Уважаемая мадам» - если только вы не американец и не используете «Искренне ваш». ‍

С уважением

Более теплый вариант для первого электронного письма человеку — исследование даже показало, что более формальная альтернатива «С наилучшими пожеланиями» является идеальным способом закончить электронное письмо на работе. ‍

С наилучшими пожеланиями

Несмотря на риск вызвать ассоциации с поздравительной открыткой, желать кому-то всего наилучшего — это вежливо и дружелюбно одновременно.

️

Всегда безопаснее склоняться к формальному концу спектра, когда вы не уверены, какая заключительная строка является наиболее подходящей для вашего электронного письма.

Дружественные способы подписать профессиональное электронное письмо

Большинство деловых писем существуют в неуловимой золотой середине между формальными и повседневными. Именно по этой причине вы хотите всегда взвешивать свои варианты, прежде чем нажимать «Отправить». Несмотря на то, что в настоящее время многие рабочие места склоняются к более непринужденной переписке, вы должны быть вежливы, дружелюбны и профессиональны во внутренних электронных письмах, не говоря уже об общении с кем-то за пределами вашей организации. Что я могу сказать вместо приветствия? Это способы закончить электронное письмо

С уважением

Если вы еще не совсем уверены, насколько вы близки с получателем, но не хотите выглядеть слишком формально, этот вариант является удачным вариантом, несмотря на то, что он немного жестковат.

Лучший

Назовите это мягким, мы называем это отказоустойчивым — вы не ошибетесь с этой или более нарядной версией «С наилучшими пожеланиями». Завершение электронного письма словом «Лучший» при подписании электронного письма коллеге или клиентам и поставщикам, с которыми у вас уже есть рабочие отношения, всегда является безопасным выбором.

Спасибо

Небольшая благодарность часто имеет большое значение, но обязательно используйте ее только тогда, когда вы искренне выражаете благодарность за что-то, что сделал получатель, или рискуете показаться самонадеянным.

Как всегда

Настоящая классика, которая убеждает кого-то, с кем вы уже работаете в течение длительного времени, заключается в том, что ваши отношения как никогда хороши, когда они доходят до конца вашего письма.

Ваше здоровье

Тот, который разделяет мнения, но вполне приемлемый способ закончить деловое электронное письмо, если вы дружелюбны с получателем, особенно если вы британец или австралиец.

Отвечая на электронное письмо, вы можете отражать тон отправителя — заканчивать свое электронное письмо той же подписью или альтернативой, которая соответствует уровню формальности их закрытия.

Как не заканчивать письмо

Чтобы избежать ошибок в электронной почте, одинаково важно знать, как вы не должны заканчивать электронные письма, так как это должно иметь правильные окончания электронных писем в вашем заднем кармане.

Закрытия электронной почты, которых следует избегать на работе

Несмотря на то, что границы между нашей профессиональной и личной жизнью становятся все более размытыми, а рабочая электронная почта иногда может содержать текстовые сообщения, некоторые способы завершения электронной почты не относятся к офису. Существует целый ряд очевидных примеров, от сленга до «Любовь» и «Позже» до запутанных аббревиатур. Тем не менее, мы хотим помочь вам избежать некоторых практик и определенных строк закрытия, которые несут более тонкий риск оплошности деловой электронной почты. Это как не заканчивать электронное письмо.

Заботиться

Казалось бы, вдумчивое завершение, способное спровоцировать паранойю, поскольку получатель может почувствовать, что вы знаете об опасности, о которой он еще не подозревает.

Нет заключительной строки вообще

Несмотря на то, что это всего лишь слово или короткая фраза, отсутствие подписи может показаться холодным или даже грубым, но это обычное дело, когда сообщения начинают летать, и цепочка становится длиннее.

заранее спасибо

Несмотря на доказанную эффективность, существует риск показаться правомерным, поэтому вам лучше выразить свою благодарность, не предъявляя ожиданий.

Хорошего дня

Всегда безопаснее разделять религию и бизнес, поэтому не рискуйте, независимо от того, насколько бездуховным будет использование вами этой подписи.

С нетерпением жду Вашего ответа

На первый взгляд безобидно, но может показаться пассивно-агрессивным и превратиться в требование, особенно если вы что-то просите у получателя.

Даже если вы обменялись с кем-то несколькими электронными письмами, не забудьте закончить свои электронные письма профессионально, поскольку вы не можете быть уверены, кто в конечном итоге их прочитает, если получатель решит переслать обмен.

Несмотря на то, что закрытие письма — это то, что вы, вероятно, напишете в последнюю очередь, оно заслуживает такого же внимания, как строка темы, приветствие и тело вашего электронного письма. Чтобы профессионально подписывать электронную почту, вам нужно знать контекст. В следующий раз, когда вы будете думать, как закончить электронное письмо, подумайте, будет ли оно формальным, дружеским или чем-то средним. Если вам все еще трудно выбрать правильное окончание электронного письма, вернитесь к этому сообщению в блоге за помощью в следующий раз, когда вы будете обдумывать, как закончить электронное письмо.