10 лучших и 10 худших способов завершить электронное письмо

Вы написали отличное письмо. У него четкая вступительная строка, четкое сообщение электронной почты и завершается призывом к действию, который обязательно совершит конверсию. Прежде чем нажать «Отправить», осталось сделать еще одно: написать отличное электронное письмо.

Что такое подтверждение по электронной почте?

Подписание электронного письма — это заключительный раздел электронного письма. Обычно он состоит из слова или короткой фразы, за которой следует ваше имя и профессиональная подпись. Подписание электронного письма идет сразу после заключительной строки электронного письма и сигнализирует о том, что сообщение завершено.

Подтверждение электронной почты используется практически во всех видах электронной почты. Они являются важной частью деловой переписки, и поэтому использование соответствующего электронного письма является хорошим этикетом электронной почты.

Что должно включать в себя каждое подписание электронного письма

Каждое подписание электронного письма должно включать следующее:

• Прощание
• Подпись
• Контактная информация

Первая часть подписи электронного письма, прощание, — это слово или фраза, используемая непосредственно перед именем отправителя. Это важная часть тона электронного письма, и она может повлиять на то, как читатель интерпретирует письмо. Вот несколько примеров прощальных писем:

• С наилучшими пожеланиями
• Искренне
• Ваше здоровье
• Скоро поговорим

Следующий компонент, подпись, — это имя отправителя. Если у вас есть профессиональная подпись электронной почты, вам не нужно вводить свое имя после прощания с электронным письмом. Если у вас нет подписи электронной почты, обязательно укажите свое имя и любую соответствующую контактную информацию, например номер телефона или учетную запись в социальной сети, чтобы получатель мог при необходимости связаться с вами не по электронной почте.

Подпись электронной почты — это персонализированный блок контента, который вы можете настроить для автоматического включения в каждое отправляемое вами электронное письмо или только для определенной аудитории, например людей за пределами вашей организации. Подпись электронной почты обычно содержит ваше полное имя, должность, номер телефона и добавочный номер, профиль LinkedIn и адрес офиса, а также может включать дополнительную информацию, например вдохновляющую цитату или фотографию.

Различные виды подписания электронной почты

Общие подтверждения по электронной почте

Большинство писем заканчиваются общими подписями. Это короткие заявления, которые предшествуют имени отправителя и не касаются каких-либо конкретных отношений отправителя с получателем или содержания электронного письма. Возможные подписания такого рода включают в себя:

• С уважением
• Спасибо за ваш интерес
• Хорошего дня/Хороших выходных

Персонализированное подтверждение по электронной почте

В некоторых случаях персонализированное подтверждение по электронной почте является лучшим выбором, чем обычное подтверждение по электронной почте. Обычно персонализированные заключительные фразы электронных писем зарезервированы для получателей электронных писем, с которыми отправитель имеет существующие отношения, как личные, так и профессиональные. Эти подписи обычно состоят из одного предложения и часто заменяют заключительные фразы электронного письма. Вот несколько примеров:

• Я с нетерпением жду начала этого проекта с вами
• Большое спасибо за эту возможность
• Спасибо за ваш тяжелый труд

Как и при обычном подтверждении электронной почты, имя отправителя указывается сразу после подписания персонализированного электронного письма.

10 лучших способов завершить электронное письмо

Подтверждение по электронной почте для официальных деловых встреч

Соответствующее подписание является частью профессионального закрытия электронного письма. К ним относятся:

1 С уважением

Это традиционное завершение письма является популярным выбором, поскольку оно завершает электронное письмо на позитивной, но формальной ноте.

2 С уважением

Это и его вариации «теплые пожелания, добрые пожеланияинаилучшие пожелания» посылают ясный, позитивный сигнал, не отклоняясь от правил профессионального общения.

3 наилучших пожелания

Эта подпись, немного более общительная, чем предыдущие, дает понять, что вы желаете получателю всего наилучшего.

Используйте эти заключительные фразы по электронной почте для лиц, не входящих в вашу организацию, потенциальных и нынешних клиентов, для связи с поставщиками и другими партнерами, а также коллегами, если в вашей отрасли или компании более формальная культура. Они также идеально подходят для электронных писем с заявлениями о приеме на работу и сопроводительными письмами.

Подписи по электронной почте для неформального бизнеса

Когда вы отправляете электронное письмо коллегам, с которыми у вас близкие отношения, или иным образом ведете менее формальный бизнес, уместны следующие подписи в электронной почте:

4 приветствия

Как и в случае снаилучшими пожеланиями,приветствия— это разговорный, дружеский способ завершить электронное письмо.

5 Берегите себя

Эта подпись показывает, что у вас теплые отношения, но это не чрезмерная нагрузка.

6 лучших

Это просто, понятно и подходит практически для любого электронного письма.

Подписи по электронной почте для благодарностей и запросов

Когда вы делаете запрос или говорите «спасибо» за услугу, одобрение, рекомендацию или возможность, вы можете отразить это в своем электронном письме. Примеры такого рода подписания включают в себя:

7 Спасибо

Это просто и по делу.

8 Я ценю вашу [помощь, вклад, отзывы и т. д.]

Как и в предыдущей записи, эта подпись ясно выражает вашу благодарность получателю. В ответном письме или письме с напоминанием это может быть полезной стратегией для обеспечения ответа.

Подпись по электронной почте для непринужденной беседы

В случайных обменах более распространены персонализированные подписи по электронной почте. Однако существует множество общих подписей, которые вполне подходят для случайных разговоров, например:

9 Скоро поговорим

Если вы планируете в ближайшее время поговорить со своим другом, не стесняйтесь, дайте ему знать!

10 Увидимся позже

Подобноразговору «Скоро»,эта подпись подтверждает, что вы скоро увидите своего друга.

10 подписей по электронной почте, которых следует избегать

Поскольку подпись по электронной почте должна произвести хорошее впечатление на получателя, некоторых подписей следует избегать. К ним относятся:

1 Жду вашего ответа [заранее спасибо]

Такое подписание может выглядеть манипулятивным или пассивно-агрессивным, поскольку оно подразумевает требование, чтобы получатель ответил.

2 С уважением

Вы на самом деле не принадлежите получателю. Это неискренне.

3 —[Имя] или —[Начальное имя]

Если вы не отправляете очень краткое неформальное электронное письмо, пропуск подписи может показаться резким или небрежным.

4 Любовь (или вариант, например XOXO)

Если вы не пишете электронное письмо своей второй половинке или близкому члену семьи, это подписание слишком личное.

5 эмодзи (️)

Хотя некоторые смайлы приемлемы в деловом общении, лучше не использовать их при подписании, поскольку оно предназначено для более формального и менее двусмысленного общения.

6 С уважением Ваш

В отличие от предыдущей записи, это подписание считается очень формальным, вплоть до чувства скованности или отстраненности.

7 Хорошего дня

Как правило, лучше избегать любого религиозного подтекста в профессиональных и случайных электронных письмах.

8 Желаю удачи

Это еще один пример чрезмерно неформального подписания, которое лучше сказать лично, чем по электронной почте.

9 Надеюсь, это имеет смысл

Это подписание также можно считать пассивно-агрессивным, поскольку оно подразумевает, что любое недопонимание происходит со стороны получателя, а не из-за ваших коммуникативных навыков.

10 Удачи

Это подписание оставляет слишком много места для интерпретации: подразумевает ли оно, что получателю нужна удача, что задача слишком сложна и т. д.?

Неуместное подписание — это всего лишь одна из ошибок электронной почты, которая может отвлечь внимание от вашего сообщения. Отсутствие подписи является аналогичной ошибкой.

Часто задаваемые вопросы о подписании электронной почты

Что такое подтверждение по электронной почте?

Подпись электронного письма представляет собой короткую строку, обычно состоящую из слова или фразы, которая предшествует подписи отправителя. В некоторых случаях отправители пишут персонализированные подписи по электронной почте. Обычно это одно или менее полное предложение, соответствующее тону электронного письма и может включать призыв к действию.

Что должно включать в себя каждое подписание?

Каждое подписание электронного письма должно включать:

• Прощание
• Имя отправителя
• Контактная информация отправителя

Каковы различные виды подписания электронной почты?

Существуют следующие виды подписания электронной почты:

• Общие подписи
• Персонализированные подписи

Каковы три примера хорошего подписания электронных писем?

• С наилучшими пожеланиями
• Искренне
• Ваше здоровье