13 распространенных отвлекающих факторов на работе и как с ними бороться

Независимо от того, работаете ли вы в оживленном офисе или дома, вас всегда есть что отвлечь. Помимо того, что отвлекающие факторы мешают вам добиться цели, они могут негативно повлиять на ваши рабочие отношения. Например, ошибки по невнимательности и забытые встречи могут повредить вашей репутации в глазах клиентов и коллег. Не позволяйте этому случиться с вами! Давайте определим стратегии борьбы с тринадцатью общими отвлекающими факторами на работе.

Технология

Сотовые телефоны

Если бы отвлекающие факторы были болезнями, ваш мобильный телефон был бы переносчиком чумы. Помимо телефонных звонков, вы можете получать текстовые сообщения и уведомления. У вас может возникнуть соблазн поиграть в игры или проверить социальные сети. Однако давайте посмотрим правде в глаза. Если ваш мобильный телефон не является необходимым для вашей работы, ничто не мешает вам поставить его на беззвучный режим и убрать из поля зрения в рабочее время. В экстренной ситуации ваши близкие могут связаться с вами по стационарному телефону. Если вам нужен мобильный телефон для работы, ограничьтесь функциями и приложениями, которые непосредственно связаны с вашей работой.

Социальные сети и игры

Некоторым людям легче сопротивляться искушению, если они позволяют себе проверять социальные сети или играть в игры во время обеденного перерыва. Вы получите приятное удовольствие без чувства вины и дополнительный стимул держать нос по горло. Если ваша сила воли не позволяет этого сделать, заблокируйте самые непреодолимые развлечения в веб-браузере. Вы также можете установить программы мониторинга на свои мобильные устройства. Mobile Spy регистрирует, что вы делаете со своим телефоном, позволяя вам видеть, сколько времени вы тратите (или тратите) на второстепенные действия.

электронные письма

Быстро отвечать на электронные письма — это плюс в деловом мире. Однако не каждое письмо имеет одинаковый приоритет. Удаляйте или архивируйте электронные письма, на которые не нужно отвечать (например, спам, информационные бюллетени, квитанции). Отправьте немедленный ответ на срочные запросы и крупных клиентов. Пометьте звездочкой или отметьте как непрочитанные электронные письма с более низким приоритетом и не связанные с работой. Недавняя функция Outlook под названием Focused Inbox может упростить организацию вашей электронной почты. Папка «Отсортированные» делит папку «Входящие» на две вкладки категорий, отображая только важные сообщения на вкладке «Отсортированные». Электронная почта, отсортированная на вкладке «Другое», не видна до тех пор, пока вы не будете готовы с ней разобраться. Конечно, вы можете перемещать электронные письма из одного ящика в другой, и программа отдает приоритет электронным письмам от частых контактов.

Люди

Товарищи по работе

Как вы не одобряете перерывов, сохраняя при этом дружеские отношения с коллегами? Одна женщина была настолько расстроена, что написала на Lifehacker.com за советом: «Независимо от того, занята ли я задачей или… . . пытаюсь поговорить по телефону. . . , эти люди продолжают приходить пообщаться. Они мне нравятся . . . так что я не хочу задеть чьи-то чувства, но как я могу заставить их перестать беспокоить меня?» Лайфхакер ответил несколькими отличными идеями.

Ношение наушников с шумоподавлением служит двойной цели. Даже если вы не слушаете музыку, которая сама по себе может отвлекать, вы кажетесь своим коллегам неприступным и занятым. Они, вероятно, не будут беспокоить вас, если у них нет веской причины. Если кто-то осмеливается заговорить с вами, пока они на вас, не снимайте их. Наклоните их от ушей, чтобы дать краткий ответ, прежде чем заменить их. Если вы соедините свой ответ с улыбкой, прежде чем отвести взгляд, они должны получить намек на то, что разговор окончен, не обижаясь. Второе преимущество заключается в том, что они заглушают фоновый шум! Если ваша компания не разрешает их, вы можете создать ту же иллюзию с помощью телефонной гарнитуры.

Семья и друзья

Lifehacker.com предложил «не очень болтливой Кэти» три совета, которые могут косвенно отговорить вашу семью и друзей от беспокойства в ваше рабочее время. (1) Заставьте их сделать что-то для вас. Если ваш партнер звонит несколько раз, чтобы поболтать, попросите его сделать что-нибудь для вас. «Я так рада, что вы перезвонили, я забыла вытащить из сушилки всю одежду! Можешь сделать это для меня, чтобы мои рубашки не мялись?» Если повезет, ваш партнер бросится вам на помощь, и вы сможете продолжить свой проект. (2) Не стоит тратить на это время. Если они регулярно звонят вам на работу, возможно, им скучно, и они хотят развлечься вашим саркастическим остроумием. Вместо того, чтобы развлекать, будьте болтливым болваном. Слабые ответы могут побудить их спросить, не случилось ли что-то не так. Это ваша возможность! Объясните, что все в порядке, но сейчас вы слишком заняты, чтобы говорить. Спросите, можете ли вы перезвонить им в более удобное время, и обязательно выполните свое обещание. Если это станет нормой, вы сможете избавиться от их привычки звонить в рабочее время.

Клиенты

Избавиться от прерываний со стороны клиентов сложно. Оскорбите их или заставьте их чувствовать себя неоцененными, и вы лишитесь хлеба с маслом. Лучший способ справиться с этим — дать клиентам почувствовать, что вы заняты удовлетворением их потребностей. Вы можете сказать что-то вроде этого: «Привет, Грег. Я просто изучал данные, которые мне нужны для вашего проекта, но я могу отложить их, если я понадоблюсь вам сейчас. В противном случае, не могли бы вы позвонить и оставить мне сообщение на голосовой почте, сообщив мне, что я могу сделать для вас?» Он может решить, что лучше бы вы закончили то, что делаете. Вы также можете делегировать некоторые небольшие клиентские запросы своему помощнику. "О, да! Барбара готова позаботиться об этом прямо сейчас!»

Ты

Справедливо ли обвинять во всех отвлекающих факторах других людей? Вероятно, вы делаете свою долю прокрастинации по разным причинам.

Мечтать и беспокоиться

Что вы можете сделать, чтобы сохранить свой умственный фокус? Когда возникает проблема или вопрос, запишите его, чтобы вы могли позаботиться о нем позже, не позволяя ему занимать ваш разум. Обезвоживание также может лишить вас энергии и концентрации. Держите бутылку с водой рядом со своим столом и пейте по глотку в течение дня, чтобы избежать обезвоживания.

Сонливость

Виновником может быть ваша коробка для завтрака. Продукты с высоким содержанием жира и сахара могут вызвать сонливость! Сообщается, что миндаль, лосось и капуста повышают энергию. Установите для себя время сна и запретите электронные устройства за час до этого времени, чтобы хорошо выспаться.

Ваше рабочее пространство

Шум Что делать, если вас отвлекают не люди, а рабочая обстановка? Вы не сделаете много работы, если будете постоянно вставать, чтобы отрегулировать термостат или кричать через стену кабинки, чтобы сосед выключил музыку. В этих случаях необходимы профилактические меры. Наденьте наушники с шумоподавлением, чтобы заглушить мелодии вашего соседа по кабине. Вы также можете найти тихий уголок вдали от рабочего стола, например, пустой конференц-зал. Если ничего не помогает, возьмите с собой генератор белого шума — устройство, предназначенное для маскировки неприятного шума успокаивающими или приятными звуками. И если коллега спросит, что это такое или почему оно у вас есть, ваше объяснение может побудить его дважды подумать, когда в следующий раз он будет говорить по телефону или включать музыку в кабинках вокруг вас.

Температура Одевайтесь для работы в несколько слоев, которые можно снимать или добавлять, чтобы поддерживать комфортную температуру. Если это разрешено, купите личный обогреватель для офиса. Большинство обогревателей также работают как вентиляторы, так что вы можете сохранять прохладу и летом.

Независимо от того, работаете ли вы удаленно или в шумном офисе, отвлекающих факторов предостаточно. К счастью, вы можете избежать, уменьшить или даже устранить большинство отвлекающих факторов. Не позволяйте ничему прерывать вашу миссию, чтобы применить эти советы!