6 замечательных советов о том, как наверстать упущенное по электронной почте после отпуска

Страх почтового ящика реален.

В прошлый раз, когда я был в отпуске, я почти не хотел уезжать, опасаясь того, как будет выглядеть мой почтовый ящик, когда я вернусь. (Подсказка: это было некрасиво.) Нет ничего более вызывающего стон в первый рабочий день, чем открыть почтовый клиент и увидеть, что у вас есть 1487 ожидающих писем.

Я работал на работах, где ежедневное получение шквала писем было нормой, а это означало, что отсутствие в течение недели приводило к цифровой лавине. Вот как я подготовился, а затем откопал.

1 Настройте сообщение об отсутствии на работе, прежде чем уйти.

Наличие автоответчика в отпуске не сократит количество людей, которые свяжутся с вами, но сократит количество отправляемых ими ответов. Также хорошим тоном будет сообщить людям, что вы не можете им ответить.

Ваше сообщение об отсутствии на работе может быть простым. Просто дайте людям знать, что вы недоступны, когда вы вернетесь, и с кем им следует связаться по любым неотложным вопросам, пока вас нет. Если вы хотите немного повеселиться со своим сообщением, вот несколько вариантов.

2 Сначала отсейте рекламу и прочий ненужный материал.

Когда я возвращаюсь к своему почтовому ящику Gmail и вижу миллионы ожидающих писем, первое, что я делаю, это отсеиваю нежелательную почту. Реклама, конечно, в первую очередь. Но когда вы пытаетесь вернуться к нулевому почтовому ящику, даже информационные бюллетени, на которые вы подписаны, могут вам помешать.

Система вкладок Gmail удобна. Когда мои сообщения электронной почты уже предварительно отсортированы, я могу быстро просмотреть вкладки «Социальные сети» и «Рекламные акции» и сразу же удалить большую часть этих писем, выбрав их все, просматривая строки темы, чтобы убедиться, что ничего не выглядит важным, а затем нажав «Архивировать». или удалить.

3 Используйте фильтры для отправителей с высоким приоритетом.

Вероятно, в вашем списке контактов есть несколько человек, электронные письма которых вы не хотите пропустить. У меня есть папка Gmail с названием «Приоритетные отправители», в которой я храню важные сообщения, требующие немедленных действий.

Вы можете использовать фильтры для автоматической сортировки сообщений в этой папке, что я и делаю, когда какое-то время отсутствую в офисе. Потом, когда я вернусь, я знаю, за что взяться в первую очередь.

Вы также можете фильтровать задним числом, перемещая сообщения в папку «Приоритетные отправители» для безопасного хранения, пока вы сортируете остальную часть папки «Входящие».

4 Создайте папку наверстывания.

Теперь, когда вы отсортировали свою высокоприоритетную электронную почту в отдельную папку, вы можете заняться остальными. . . отложив это. По крайней мере временно.

Просмотр переполненного почтового ящика в первый день работы в офисе может вызвать достаточно стресса, чтобы свести на нет расслабляющий эффект отпуска. Однако пустой почтовый ящик — это счастье! Это решение может показаться обманом, но поверьте мне, это отличный способ облегчить нагрузку, связанную с обработкой сотен электронных писем и отсутствием времени на их обработку.

Создайте папку наверстывания. Это так просто. Вы можете назвать его как угодно, от «Электронная почта для обработки» до «Оставь всякую надежду, кто сюда входит». Затем просто выберите «Все» и переместите свою электронную почту из отпуска в папку для наверстывания. Это будет вне поля зрения, и вместо того, чтобы чувствовать, что ваш почтовый ящик — это бездонная яма, из которой вы никогда не выберетесь, вы сможете отправиться в свое виртуальное хранилище и сортировать менее важные электронные письма, когда у вас есть время. жалеть.

Есть хорошие шансы, что если вы уже отсортировали сообщения электронной почты с высоким приоритетом, ничто в вашей папке наверстывания не будет иметь критического значения. Если вы случайно пропустили что-то важное (эй, это случается с лучшими из нас), вы обязательно получите дополнительное электронное письмо, в котором вы сможете решить проблему. Если какое-либо электронное письмо остается в вашей папке для прослушанных через месяц, возможно, его безопасно удалить или заархивировать.

5 Практикуйте принцип «последний пришел, первый ушел».

К настоящему времени ваш почтовый ящик должен выглядеть немного менее перегруженным. Пришло время разобраться с сообщениями с более высоким приоритетом. Может помочь подход «последним пришел — первым ушел».

Часть писем, которые вы получили, уже разобрались, пока вас не было. Когда вы сначала прочитаете самое последнее электронное письмо, вы сможете быстро понять, что требует немедленного внимания, а что вы можете отфильтровать в папку наверстывания на потом. Так что начните копаться в самых последних электронных письмах, которые вы получили, и помните . . .

6 Не поддавайтесь желанию откладывать ответы.

Как только вы определили важные электронные письма, ответьте на них. Как сейчас.

Мы все были там. Вы смотрите на электронное письмо, которое абсолютно нуждается в ответе, за исключением того, что вам не хватает психической энергии, чтобы справиться с ним в данный момент. Искушение отложить такие электронные письма очень велико. Сопротивляться! Надоедливые электронные письма превращаются в более могущественных монстров, чем дольше вы их игнорируете. Когда вы начнете просматривать свои срочные электронные письма, дайте себе обещание, что вы разберетесь с каждым из них, как только откроете его. Вы поблагодарите себя в долгосрочной перспективе.

Немного предусмотрительности и организации, и лавина входящих сообщений не похоронит вас. Теперь оставьте свою рабочую почту в покое, пока не вернетесь, и наслаждайтесь этим отпуском. Ты заслужил это!