Вот как правильно представиться в электронном письме

Встретиться с кем-то лично довольно просто. Вы улыбаетесь, жмете им руку, называете свое имя. Но что, если вы не встретитесь лицом к лицу? Что, если вы представляете себя по электронной почте?

Может быть, вы пытаетесь установить новую связь, попросить совета, сотрудничества или работы. Как вы конкурируете с другими 700 электронными письмами в их почтовом ящике и убеждаете их, что ответ на вас стоит того? Написание вступительного электронного письма может быть изматывающим, когда так много усилий, чтобы правильно подобрать формулировку.

Любители грамматики, приготовьтесь вздохнуть с облегчением! Сейчас самое подходящее время, чтобы поделиться с вами нашей пошаговой памяткой о том, как именно представиться в электронном письме и обеспечить наилучшие результаты.

Шаг 1: строка темы письма

Неважно, насколько блестяще вы написали вступление, если ваше сообщение никогда не будет открыто.

Строка темы должна быть короткой (до тридцати символов), чтобы ее можно было прочитать на мобильных устройствах. Будьте конкретными и интригующими. Никогда не пишите заглавными буквами и не используйте общие строки, такие как «Привет» (это может быть ошибочно принято за спам).

Чтобы создать отличную тему, вы можете…

Упомяните общего знакомого «Аиша Муссад предложила мне связаться с вами»

Упомяните, что у вас общего «Привет от коллеги-блогера!»

Упомяните свою компанию «Привет от Grammarly»

Предложить встречу «Обед за мной»

Покажите, что вы восхищаетесь их работой «Понравилась ваша статья в Wired»

Уточните, на какую работу вы претендуете : «Заявление о приеме на работу: Элизабет Чен на должность контент-стратега» «По рекомендации Шона Уильямса на должность копирайтера»

Шаг 2: приветствие

Ваша цель — установить связь с человеком, поэтому вы хотите, чтобы ваше приветствие было личным.

Всегда используйте их имя. Убедитесь, что оно написано правильно, и избегайте использования псевдонимов.

Вы можете использовать «Уважаемый» для формальных ситуаций, таких как заявление о приеме на работу или письмо кому-то с более высоким статусом.

Ведущие слова «Здравствуйте» и «Привет» подходят для более случайных ситуаций, например, для связи с другом друга или с кем-то из менее формальной отрасли.

Никогда не используйте общие фразы вроде «Для кого это может касаться» или «Уважаемый господин или госпожа».

Шаг 3: вступление

Пришло время представиться! Будьте ясны и кратки в том, кто вы, и не забудьте включить детали, которые будут иметь отношение к получателю.

Например, тот факт, что вы сумасшедшая кошатница, не важен для менеджера по найму для той работы по стратегии контента, на которую вы претендуете. Тем не менее, это было бы актуально для коллеги-блогера-кошки, у которого вы хотели бы взять интервью для своего подкаста.

«Меня зовут Тина, я старший контент-стратег в Hooli».

«Меня зовут Тина, и у меня есть популярный блог Purrfection, в котором я рассказываю о своей жизни сумасшедшей кошатницы».

«Меня зовут Тина, я выпускница Стэнфорда, работающая над созданием контента».

Шаг 4: подключение

Покажите им свою мотивацию для достижения. Упоминание о взаимной связи — это огромный плюс, так как люди гораздо более восприимчивы, если вас порекомендовал кто-то, кого они знают и уважают.

«Недавно я обедал с Аишей Муссад, которая поделилась некоторыми вашими маркетинговыми идеями. Я был потрясен! Думаю, ваш подход идеально подойдет для моей компании».

«Я слежу за вашим блогом с марта, и мне очень понравилась ваша статья об уходе за злобными кошками. У вас были замечательные идеи, которые очень помогли мне в моей работе в приюте».

«Меня очень впечатлила работа, которую ваша компания проводит с молодежью из групп риска, и я хотел бы участвовать в вашей миссии!»

Шаг 5: спросите

Дайте им знать, что вы хотите. Будьте явными и включите четкий призыв к действию.

Чем больше пользы для них, тем больше у вас шансов получить то, что вы хотите. Сообщения со слишком большим запросом или которые выглядят как нуждающиеся, скорее всего, окажутся в корзине.

«Я хотел бы угостить вас обедом и узнать больше о ваших идеях, так как я думаю, что у наших компаний есть потенциал для сотрудничества. Вам подойдет вторник или четверг?»

«Я хотел бы взять у вас интервью для своего подкаста «Укрощение тигра», который слушают более 10 000 человек. Пожалуйста, дайте мне знать, если вы заинтересованы и у вас есть какие-либо вопросы. У меня есть несколько свободных мест для интервью на следующей неделе».

«Я подаю заявку на должность контент-стратега, которую вы указали на сайте Indeed. У меня есть пятилетний опыт создания контента, и я думаю, что отлично подхожу для вашей компании. Мое портфолио и резюме прилагаются, пожалуйста, дайте мне знать, если вам нужна дополнительная информация».

Шаг 6: закрытие

Завершите письмо, поблагодарив их и подписавшись своим именем. Электронные письма, которые заканчиваются благодарностью, получают самый высокий процент ответов.

Вот несколько отличных вариантов:

"Заранее спасибо"

"Спасибо"

"Спасибо"

"Большое вам спасибо за ваше время"

Как все это выглядит вместе?

Привет, Маркус! Меня зовут Тина, и у меня есть популярный блог Purrfection, в котором я рассказываю о своей жизни сумасшедшей кошатницы.

Я слежу за вашим блогом с марта, и мне очень понравилась ваша статья об уходе за раздражительными кошками. У вас были замечательные идеи, которые очень помогли мне в моей работе в приюте.

Я хотел бы взять у вас интервью для своего подкаста «Укрощение тигра», который слушают более 10 000 человек. Пожалуйста, дайте мне знать, если вы заинтересованы и у вас есть какие-либо вопросы. У меня есть несколько свободных мест для интервью на следующей неделе.

Спасибо,

Тина

Заключительные советы

Делайте абзацы короткими, а сообщение кратким, чтобы не перегружать читателя.

Всегда проверяйте орфографию и грамматику перед отправкой электронной почты, чтобы убедиться, что в ней нет ошибок.

Будьте вежливы!