7 блестящих советов о том, как вычитывать электронные письма

Опечатка или грамматическая ошибка, которую вы только что допустили в электронном письме, могут произвести плохое впечатление. Это может сигнализировать о том, что вам не хватает внимания к деталям. В худшем случае это может заставить вас казаться менее умным, сознательным и заслуживающим доверия.

Хотя опечатки в электронной почте случаются со всеми, они случаются реже с теми, кто тратит немного больше времени на вычитку. Вот надежное пошаговое руководство, как сделать это правильно, прежде чем вы нажмете «Отправить».

1 Правильно назовите имя вашего контакта.

Правильно ли вы написали имя и фамилию вашего контакта? Это важно. И, если вы в этом сомневаетесь, вспомните, когда вы в последний раз получали электронное письмо от человека, который неправильно назвал ваше имя. По крайней мере, вы, вероятно, застонали или закатили глаза. Нас раздражает, когда люди делают ошибки в написании наших имен, потому что мы предполагаем, что они недостаточно заботятся о нас, чтобы обращать внимание на эту элементарную деталь.

Если вы не уверены в правильности написания имени вашего контакта, проведите небольшое исследование, чтобы узнать, сможете ли вы найти его через Google или социальные сети. Если ничего не помогает, используйте обычное приветствие, например «Привет!», в котором не используется имя.

2 Проверьте свой тон.

Ваша электронная почта звучит холодно или кратко? Это может быть. Часто то, что хорошо звучит у нас в голове, плохо воспринимается в тексте. Если вы не перестанете просматривать и корректировать свое электронное письмо перед отправкой, вы рискуете быть неправильно понятым.

Хитрость здесь заключается в том, чтобы применить некоторую эмпатию. Очистите голову и представьте, что вы получаете письмо, а не отправляете его. Что-нибудь из того, что вы написали, звучит негативно или даже враждебно? Есть большая разница между «Я с нетерпением жду возможности поговорить с вами» и «Я буду ждать вашего звонка». Один дружелюбный и позитивный; другой звучит так, как будто вы говорите: «Вам лучше позвонить, иначе».

3 Убедитесь, что вас поймут.

Убедитесь, что у получателя достаточно сведений, чтобы понять, что вы написали. Помните, что у вас и вашего получателя может быть разная информация — то, что вы понимаете, не обязательно будет известно вашему получателю. Помня об этом, перечитайте свое электронное письмо и заполните пробелы по мере необходимости.

4 Проверьте ясность.

Убедитесь, что то, что вы написали, читается плавно и точно передает ваш смысл. Ищите неясные ссылки на местоимения.

Просканируйте свои электронные письма на наличие слов, похожих на это или они, а затем убедитесь, что ваш текст передает то, к чему относятся эти слова. Если нет, перепишите, заменив эти местоимения чем-то конкретным.

Держите, что после основного доклада? Что имеет хорошую посещаемость?

Лучше. Но мы можем переписать, чтобы упростить предложение и избежать повторения слова « мастерская» .

Держите свои предложения простыми и прямыми. Электронные письма, написанные на уровне чтения третьего класса, имеют значительно более высокие показатели ответов. Длинные, сложные предложения и громоздкие слова могут затруднить чтение вашего текста для занятого человека, который спешит просмотреть электронные письма. Однако подумайте о своей аудитории. Если вы пишете доктору социологии с просьбой об интервью, используйте пышный язык и более сложную структуру. В противном случае сделайте «просто лучше» по умолчанию.

5 Остерегайтесь многословия.

Часть упрощения вашего текста включает в себя его оптимизацию. Удалите слова-паразиты и фразы. Избавьтесь от наречий и используйте более сильные глаголы. (Вместо невероятно счастливого , попробуйте вне себя от радости, взволнованного или восторженного . Вместо того, чтобы бежать быстро , как насчет того, чтобы мчаться или бежать ?)

Рассмотрим шесть правил письма Джорджа Оруэлла:

1. Никогда не используйте метафоры, сравнения или другие обороты речи, которые вы привыкли видеть в печати.
2. Никогда не используйте длинное слово там, где подойдет короткое.
3. Если можно вырезать слово, всегда вырезайте его.
4. Никогда не используйте пассив там, где можно использовать актив.
5. Никогда не используйте иностранную фразу, научное слово или жаргонное слово, если вы можете придумать повседневный английский эквивалент.
6. Нарушить любое из этих правил скорее, чем сказать что-то откровенно варварское*.

*О правиле Оруэлла №6 см. наше правило №2.

6 Внимательно проверьте.

До сих пор мы говорили о корректуре в более широком смысле, как об отладочном правке. Теперь пришло время перейти к мельчайшим деталям и вычитывать построчно. Вы все правильно написали? Использовали ли вы правильные омонимы? (Вы напечатали « Идут на фестиваль», когда хотели напечатать « Они »?) Пунктуация на месте?

Такое приложение, как Grammarly, поможет вам найти и исправить ошибки. Но имейте в виду, что это инструмент для улучшения ваших навыков корректуры, а не для полной замены необходимости корректуры. Преимущество использования приложения для корректуры заключается в том, что каждая ошибка, обнаруженная приложением, научит вас чему-то новому в вашем письме и, в конечном итоге, сделает вас лучшим писателем.

7 Сядьте на него.

Некоторым электронным письмам нужно некоторое время, чтобы закипеть, особенно если они деликатные. Допустим, вам нужно написать электронное письмо, чтобы сообщить о неподобающем поведении коллеги, или вам нужно составить обзор производительности для кого-то, чья работа не была звездной. Эмоции могут заставить вас написать то, о чем вы потом пожалеете.

Создавайте свое электронное письмо в текстовом процессоре, а не в почтовом клиенте, чтобы у вас не возникло соблазна отправить его импульсивно, прежде чем вы его тщательно просмотрите. Если вы можете немного повременить, посидите над этим письмом в течение дня, прежде чем отправлять его. Когда вы перечитываете свою электронную почту в свете нового дня, вы часто находите вещи, которые нужно пересмотреть, особенно с точки зрения тона и ясности.

По крайней мере, убедитесь, что функция отмены отправки включена в вашем почтовом клиенте. (Вот как это сделать в Gmail.) Несколько секунд времени, которое он выиграет после того, как вы нажмете « Отправить », иногда спасут вас от явной опечатки. Однажды я получил электронное письмо с темой: «Эта обучающая игрушка заставила моего ребенка обосраться от радости!»

Я почти уверен, что отправитель имел в виду не это.