Эти 4 совета сэкономят вам время на совещаниях

Устали от несфокусированных, непродуктивных совещаний? Обычное офисное совещание — это современное орудие пытки, тянущееся вечно, пока все болтают кругами, а ваш надоедливый коллега (да, такой есть в каждой толпе) захватывает собрание своим бредом.

Но это не должно быть так. Хорошо организованная встреча продлится сносное количество времени, объединит всех и на одной странице и разработает четкие следующие шаги для того, чего вы пытаетесь достичь вместе.

Итак, если вы готовы перестать тратить время понапрасну и начать использовать свои собрания в полной мере, вот четыре совета, как сэкономить время на собраниях и повысить свою продуктивность:

1 Всегда имейте повестку дня

Экономьте время на встречах и привлекайте всех к одной и той же странице (буквально), заранее создавая повестку встречи.

Убедитесь, что в повестке дня четко указана цель или задачи, которых вы хотите достичь к концу собрания, будь то принятие ключевого решения, обсуждение идей или разработка плана действий.

Заранее разошлите повестку дня, чтобы у участников собрания было время задать вопросы, подготовить материалы и начать обдумывать решения.

Во время встречи используйте свою повестку дня в качестве дорожной карты, чтобы поддерживать разговор по теме, чтобы вы могли продуктивно использовать свое время и достигать своих целей.

2 Назначить модератора

Положите конец бессмысленным, бессвязным речам, ненужным дебатам и лишающим импульса кроличьим следам. Попросите участника выступить в роли модератора, ответственного за то, чтобы группа выполняла задачу с повесткой дня и пресекала непродуктивное поведение.

Хороший модератор любезно, но твердо прервет многословную тираду Хорхе из отдела маркетинга и предложит Латифе из отдела дизайна поделиться своими мыслями. Самый громкий голос в комнате не обязательно тот, у кого самые лучшие идеи, поэтому это важно. чтобы освободить место для застенчивых и замкнутых среди нас, которые менее уверены в том, что хотят делиться.

Наличие модератора полезно для руководства группой во время мозгового штурма или возвращения в нужное русло, если разговор зашел в тупик. И самое главное, модератор не только сэкономит время во время встречи, но и может использовать свою власть, чтобы убедиться, что встреча заканчивается вовремя!

3 Завершите встречу вовремя

Сейчас вы можете подумать, что это невозможно. «О да, — скажете вы, — встречи закончатся вовремя — когда единороги снова скачут по лесным полянам!»

Верьте — это возможно.

Во-первых, подумайте критически о том, какой продолжительности должна быть встреча. Стандарт во многих календарях планирования составляет один час, но вам может понадобиться всего тридцать или сорок пять минут, чтобы все сделать. Более короткая встреча может создать ощущение срочности и сосредоточенности, что способствует эффективности.

Попробуйте начать встречу вовремя. Отправьте сообщение с напоминанием за тридцать минут до начала и предложите людям прийти на пять минут раньше, чтобы они могли выпить кофе и устроиться поудобнее.

Четко укажите время окончания собрания в исходном приглашении, напоминании и в начале собрания. Дайте понять, что встреча завершится в назначенное время, а разговоры можно будет продолжить позже через Slack или по электронной почте, если это необходимо.

Установите часы обратного отсчета, чтобы каждый мог видеть, сколько времени осталось, и не забывать использовать его эффективно. (Это также может сделать очевидным, если кто-то тратит время впустую.)

В своей повестке дня выделите последние пять-десять минут для обсуждения дальнейших действий каждого после встречи. Убедитесь, что вы покидаете встречу с действиями. Иначе какой смысл вообще заходить в комнату? Модератор может заблаговременно завершить собрание и убедиться, что каждый человек знает, за какие действия он отвечает.

И если собрание чудесным образом закончится раньше, не заставляйте людей ждать, пусть все идут своей веселой дорогой!

4 Включайте только необходимых людей

Вы любите многолюдные встречи, где у каждого есть свое мнение и ничего нельзя решить? Нет, не знаешь. Никто не делает.

Оказывается, отличный способ повысить продуктивность и эффективность использования времени — это проводить небольшие собрания. Приглашайте только тех людей, которые играют решающую роль в достижении цели встречи и имеют действительно важные причины быть там.

Может показаться заманчивым пригласить кого-нибудь, у кого есть смутные связи («Конечно, было бы хорошо, если бы вы были там!»), но если они не являются ключевыми игроками или лицами, принимающими решения, они, вероятно, не смогут внести большой вклад в общее дело. встреча. На самом деле, они могут даже сорвать его.

Так что держите свой список гостей эксклюзивным. Чем меньше людей в помещении, тем большую ответственность каждый чувствует. Попробуйте сохранить от пяти до десяти человек для принятия решений и планирования, а также увеличьте это число, чтобы включить дополнительные голоса, если вам нужен сеанс мозгового штурма.