Как начать официальное электронное письмо с примерами

Начать официальное электронное письмо на английском языке может быть сложно, поскольку оно требует соблюдения некоторых строгих правил и соглашений. Если вы не знакомы с ними, решение о том, как начать официальное электронное письмо, может сбивать с толку, но это не обязательно.

В этой подробной статье объясняется, как правильно использовать официальные приветствия, приветствия и вступительные строки электронной почты. К концу этого поста вы будете знать, как начать писать официальное электронное письмо в личной и профессиональной жизни.

Что такое официальное электронное письмо?

Официальные электронные письма написаны в правильном формате. Официальные электронные письма следуют проверенной и проверенной формуле, понятной всем читателям.

Хорошо написанное, профессиональное и вежливое электронное письмо может положить начало успешным и продуктивным отношениям. И наоборот, плохо написанное электронное письмо может повредить отношениям, запутать и даже расстроить получателей в некоторых обстоятельствах.

Каждое официальное электронное письмо должно состоять из:

• Сюжетная линия
• Приветствие или приветствие
• Копия тела
• Выйти

Официальные электронные письма уважительны и используют вежливую терминологию для обращения к получателю. Они написаны в простом для понимания формате, ясно описывающем, чего вы хотите и почему.

Английский язык используется во всем мире в бизнесе, но существуют культурные различия в том, как мы общаемся. Официальные электронные письма снижают вероятность любого недопонимания или недопонимания.

В большинстве случаев плохо написанные электронные письма не повредят вашей карьере, говорит Джефф Су в Harvard Business Review. Напротив, «написание профессиональных электронных писем повлияет на то, насколько вы компетентны в глазах ваших коллег».

В вашей личной жизни, например, при обращении в школу, вы должны убедиться, что ваши сообщения ясны, профессиональны и вежливы. В этом контексте официальные электронные письма необходимы.

В нашем руководстве мы углубились в детали того, что делает отличное официальное электронное письмо, так что ознакомьтесь с ним, если хотите узнать больше.

Теперь давайте рассмотрим некоторые основы приветствия в официальном электронном письме.

Формальный способ начать электронное письмо

Мы уже рассказывали, как начать профессиональное электронное письмо в предыдущих постах, но в этот раз мы собираемся углубиться в две важные вещи, которые вам нужно знать, начиная официальное электронное письмо на английском языке:

1. Официальное приветствие и приветствие
2. Формальные вступительные строки электронной почты

Мы рассмотрим обе части подробно, прежде чем применить их к серии примеров позже.

Официальные приветствия и приветствия по электронной почте

Первое, что вам нужно знать о приветствии в официальном электронном письме, — это правильное приветствие.

Это может показаться запутанным, поскольку соответствующий формальный способ приветствия в электронной почте меняется в зависимости от того, знаете ли вы человека, которому пишете, или нет. Первое правило: если вы знаете чье-то имя, обращайтесь к человеку напрямую, используя его полное имя.

В прошлом вы бы использовали то, что называется почетным обращением — типа «мистер и миссис» — с фамилией. Однако мы должны осознавать риски того, что Гарвард называет «неправильным гендером».

Если мы точно не знаем чей-то пол (и даже в тех случаях, когда мы думаем, что знаем, мы никогда не должны делать предположений), мы должны избегать использования гендерных терминов.

Вместо этого по возможности используйте полное имя человека. Это и профессионально, и уважительно.<

Возьмем, к примеру, письмо по электронной почте кому-то по имени Роберт Джонсон.

Вместо того, чтобы сказать:

• Уважаемый мистер Джонсон

Мы бы сказали:

• Уважаемый Роберт Джонсон

Вопрос о том, какое приветствие подходит для официального электронного письма, возникает регулярно. Ниже мы предоставили несколько официальных примеров приветствия по электронной почте, которые иллюстрируют, как приветствовать в официальном электронном письме. Тем не менее, мы также призываем вас использовать свое суждение.

Перед отправкой письма потратьте некоторое время на то, чтобы попытаться идентифицировать человека, которому вы пишете. Использование полного имени человека может установить более тесную связь, чем формальный подход, такой как «Уважаемый господин/госпожа».

Мы рассмотрели многое из того, что вам нужно знать здесь, но для получения дополнительной информации о том, как начать профессиональную электронную почту, прочитайте наш подробный блог.

Формальные вступительные строки электронной почты

Правила обращения к получателю в официальном электронном письме относительно просты. Однако, когда дело доходит до создания тела официального электронного письма, у вас больше свободы.

Лучшие формальные вступительные строки электронной почты прямолинейны. В большинстве случаев вы что-то запрашиваете (информацию, участие в мероприятии или оплату); или официально ответить на запрос.

Если вы знаете кого-то или разговаривали с ним в прошлом, вы можете сразу перейти к деталям вашего запроса.

Некоторые примеры подходящих формальных вступительных строк электронной почты включают:

• Я пишу, чтобы запросить некоторую информацию от вашей компании.
• Я связываюсь с вами, чтобы пригласить вас на мое мероприятие
• Я ценю ваш интерес к нашей компании. Прилагаю запрошенную информацию.

Предположим, вы пишете кому-то, с кем никогда раньше не общались. В этом случае будет вежливо объяснить, кто вы и почему связываетесь с ними. Например, читателю достаточно просто сказать: «Меня зовут XX, и я связываюсь с вами из YY». Это быстро сообщает им, кто вы и почему вы отправляете им сообщения.

Вот как это может работать на практике:

• Я директор по маркетингу в (название компании) и хочу больше узнать о вашем бизнесе.
• Я связываюсь с вами из (название компании) с некоторыми подробностями эксклюзивных новых предложений
• Я уезжаю из (компании) 25 сентября и хотел бы пригласить вас на прощальную вечеринку, которая состоится в (вставьте подробности).
  

Конечно, вы не связаны этими правилами. Однако, следуя им, вы не запутаете и не расстроите своего читателя.

Можете ли вы использовать фразу «Надеюсь, у вас все хорошо в официальном электронном письме»? Если вы знаете человека, то начинать официальное электронное письмо таким образом не является неправильным. Если вы не знаете человека лично, вряд ли вы достигнете желаемых результатов. Это может показаться слишком неформальным и неуместным.

Наш совет — сразу переходить к делу в официальном открытии электронной почты. Мы расскажем больше о создании лучших вступительных предложений электронной почты в этом подробном сообщении в блоге.

6 примеров того, как начать официальное электронное письмо

Итак, мы разбили процесс создания официального электронного письма на два этапа; Теперь пришло время применить это на практике. Здесь мы приводим шесть примеров того, как начать официальное электронное письмо. Каждый пример сопровождается кратким объяснением наших причин.

В этом разделе мы приводим несколько конкретных примеров того, как начинать формальные примеры. Мы покрываем:

• Как начать официальное электронное письмо без имени
• Как выбрать официальное приветствие по электронной почте для неизвестного получателя
• Как начать официальное электронное письмо нескольким получателям
• Как начать официальное электронное письмо в школу
• Как начать официальное деловое письмо
• Как выбрать официальное приветствие по электронной почте для заявления о приеме на работу

Приведенные здесь шаблоны используются для иллюстрации того, как подходить к каждой задаче. Мы рекомендуем вам использовать их в качестве основы для разработки подходов, которые лучше всего представляют вас и ваш бизнес.

Как начать официальное электронное письмо без имени

Мы писали о том, как важно пытаться найти имя человека при отправке ему электронной почты, поэтому мы всегда призываем вас делать это, если вы можете. Однако бывают ситуации, когда это невозможно по каким-либо причинам.

Некоторые руководства по написанию по-прежнему рекомендуют вам использовать фразу «Уважаемый господин/госпожа», и, хотя это немного старомодно, это все же нормально, если вам нужно.

Хотя вы можете использовать его, если хотите, мы рекомендуем найти альтернативу. Вы можете провести дополнительные исследования, чтобы определить получателя. Если нет, то вот еще варианты:

• Уважаемый (название должности)
• Уважаемый (отдел или команда)

К счастью, начать официальное электронное письмо на английском языке довольно просто. Вот пример того, как начать официальное электронное письмо без имени.

Как выбрать официальное приветствие по электронной почте для неизвестного получателя

Если вы изо всех сил пытаетесь определить правильное официальное приветствие по электронной почте неизвестному получателю, вы не одиноки. Может быть сложно найти правильный подход к тому, как начать официальное электронное письмо неизвестному человеку.

Другие руководства по написанию предлагают вам использовать «Кому это может касаться», но мы думаем, что это не просто формально; это слишком суетливо на наш вкус. Мы также рекомендуем начинать официальное электронное письмо словами «Привет» или «Привет». Это слишком далеко в другом направлении.

Итак, как выбрать официальное приветствие по электронной почте для неизвестного получателя? Вот проверенный способ.

Как начать официальное электронное письмо нескольким получателям

Очевидно, что существуют разные правила, когда вы отправляете электронное письмо группе людей. Существует меньше правил при принятии решения об официальном приветствии по электронной почте нескольким получателям. Вопрос о том, как начать официальное электронное письмо нескольким получателям, зависит от того, кто они. Мы советуем вам выбрать безопасный собирательный термин.

Если это коллеги по работе, допустимые официальные строки приветствия в электронной почте включают:

• дорогие коллеги
• дорогая команда

Если вы отправляете электронное письмо на общий адрес электронной почты (например, customerservice@), вы можете использовать:

• Уважаемая команда обслуживания клиентов

Если вы отправляете электронное письмо компании, вы можете просто использовать название их компании.

• Уважаемый (название компании)

Вот надежный пример того, как начать официальное электронное письмо группе.

Как начать официальное электронное письмо в школу

Если вам интересно, как начать электронное письмо университетскому преподавателю или профессору, вот как это сделать. Важно убедиться, что вы используете правильное почтение; в этом случае мы отправляем электронное письмо профессору.

Посмотрите этот пример, чтобы увидеть, как мы подошли к задаче.

Как начать официальное деловое письмо

В деловом мире очень важно, чтобы ваши электронные письма были правильно отформатированы и уважительно оформлены. Вопрос о том, как начать официальное деловое письмо, часто задают те, кто беспокоится о том, как их воспримут.

В приведенном ниже шаблоне приведен пример, который вы можете адаптировать к своим обстоятельствам. Вы можете найти более подробную информацию о том, как составить бизнес-запрос, в нашем подробном руководстве.

Как выбрать официальное приветствие по электронной почте для заявления о приеме на работу

Отправляя сопроводительное письмо о работе, вы обычно используете «Уважаемый господин/госпожа». Тем не менее, как мы установили, это может быть уже неуместно.

Во-первых, вы должны попытаться выяснить, кто является менеджером по подбору персонала, и использовать его полное имя. Если вы не можете найти их имя, приемлемы все следующие варианты:

• Уважаемый менеджер по подбору персонала
• Уважаемый рекрутер
• Уважаемый (название компании)

Вот пример официального письма рекрутеру.

Начать официальное электронное письмо может быть непросто для всех, но мы надеемся, что упростили этот процесс. Ключевым моментом обучения является понимание того, как использовать официальные приветствия и приветствия по электронной почте и как создавать сильные формальные вступительные строки электронной почты. Мы надеемся, что помогли вам начать писать официальное электронное письмо. Не забудьте проверить наш блог с другими статьями о том, как писать официальные электронные письма.