Как начать профессиональное электронное письмо — лучшие приветствия для любой ситуации и приветствия, которых следует избегать

Хотите знать, как начать электронное письмо? Не волнуйтесь, вы не одиноки. Может быть на удивление легко переосмыслить профессиональное приветствие вашего электронного письма, особенно если вы не очень хорошо знакомы с человеком на другом конце провода. Еще до того, как вы обсудите причину своего обращения, вы уже тратите время на то, чтобы отвлечься, говоря «Привет, Том», «Здравствуйте, мистер Смит» или «Уважаемый сэр».

К тому времени, когда вы приняли решение, вы потеряли уверенность в написании самого сообщения, и в целом это сильно вас замедлило. Нахождение этого идеального приветствия может действительно вывести вас из себя!

Тем не менее, еще более удивительно, как много людей недостаточно думают о своих поздравлениях по электронной почте. То, как вы начинаете электронное письмо, задает тон всему последующему и влияет на столь важное первое впечатление человека о вас как о профессионале.

Вот почему мы обрисовали в общих чертах каждый шаг, сценарий и обстоятельства, о которых вам нужно подумать, когда вы начинаете профессиональную электронную почту любого типа. Вот лучшие способы начать этот профессиональный разговор и некоторые из наиболее важных вещей, которых следует избегать при этом.

Чтобы сделать это очень полезным, мы перечислим примеры хороших способов начать профессиональное электронное письмо, а также укажем, чего не следует делать, профессионально приветствуя кого-то.

Почему важно понимать профессиональные приветствия по электронной почте?

Теоретически, запуск электронной почты должен быть самой простой частью обмена! «Здравствуйте» — это одна из первых вещей, которые мы узнаём на родном языке. Тем не менее, так часто, приветствуя кого-то в профессиональном контексте, мы *действительно* ошибаемся. Мы здороваемся со всеми и всем — с водителями автобусов, людьми в лифте, милой собакой — так чего же не хватает, когда мы сидим за экраном компьютера?

Ответ заключается в понимании контекста рабочего места. Это ключ к правильному выбору того, какое приветствие использовать, когда, где и с кем — никто не хочет задавать неправильный тон еще до того, как вы перейдете к основному сообщению. Естественно, вы хотите произвести хорошее первое впечатление. Если вы ошибетесь, это может стоить вам того, что человек будет уважать ваше письмо, отвечать на него или даже читать его. Например, когда отдел кадров просматривает гору заявлений о приеме на работу, первое же предложение может серьезно снизить ваши шансы на собеседование, если вы не покажетесь достаточно способным сказать «привет».

Вот некоторые вещи, которые следует учитывать при профессиональном приветствии кого-либо. ‍

Какой тон нужно задать?

‍ Личное общение позволяет нам наблюдать звуковые, визуальные и физические сигналы, которых нет в письменном общении. Думайте об обстановке и настроении так, как если бы вы лично доставляли информацию из электронной почты, а затем уберите эти сигналы. Тон вашего электронного письма — это то, как характер вашего бизнеса раскрывается в ваших словах, иллюстрирующий вашу эмоциональную перспективу без этих других полезных сигналов. ‍

Как вы хотите, чтобы вас воспринимали? ‍

Как уже упоминалось, жизнь обычно становится проще, когда мы производим хорошее первое впечатление. Таким образом, правильно начав переписку, вы всего в нескольких словах продемонстрируете свою профессиональную легкость, опыт и компетентность. Звучит хорошо, правда?

В исследовании, опубликованном в журнале Social Psychological and Personality Science, дается сравнение с личным общением: «На первые впечатления сильно влияют эмоциональные выражения, такие как улыбка. При личном контакте улыбающиеся люди воспринимаются как более теплые и компетентные. чем не улыбающиеся люди.

Помните об этом, погружаясь в мир общения на рабочем месте, и это поможет вам выбрать идеальное приветствие по электронной почте. ‍

Будет ли этот человек продолжать читать вашу электронную почту?

Существует много исследований общей вероятности получения ответа на электронное письмо в повседневной переписке. Часто такие простые вещи, как манеры, имеют значение. «На более вежливые электронные письма откликаются чаще», — говорит дизайнер продуктов Boomerang Май-Чи Ву.

В то время, когда у людей меньше внимания, чем когда-либо прежде, уровень вежливости действительно имеет большое значение. Основные соображения, такие как правильное написание чьего-либо имени, повторение приветствия, которое он использовал, подтверждение тона взаимодействия в вашем ответе, имеют большое значение для того, чтобы убедиться, что вы не оскорбляете или не отталкиваете получателя.

Если вы продумаете, как начать свою переписку, вы избежите того, чтобы начать не с той ноги, сэкономив себе время и потенциальную неловкость, вызванную полным игнорированием. ‍

Итак, вы спросите, как начать электронное письмо? Давайте рассмотрим некоторые сценарии и примеры, о которых вам нужно знать.

Официальные приветствия по электронной почте для профессиональных электронных писем

Во-первых, мы можем разделить сферу профессионального общения на спектр «что более формально, а что более дружелюбно». Как показано в статье о том, как профессионально заканчивать электронное письмо, большинство деловых писем существуют в неуловимой золотой середине между формальным и случайным. Следовательно, важно сделать паузу и просмотреть то, что вы написали, прежде чем нажать «Отправить». Вот наш лучший выбор.

1. Привет <Имя>

Это так просто. Если вы сомневаетесь, говорите прямо и дружелюбно, и вы буквально не ошибетесь.

2. Привет <Имя>

Да, опять же, не переусердствуйте. Опросы показывают, что простота и вежливость без излишеств всегда выигрывают.

3. Уважаемый <Имя>

Это может показаться немного неестественным. Тем не менее, определенно все еще есть сценарии, в которых это профессиональное приветствие является наиболее подходящим. Особенно при обращении к более старомодному учреждению или традиционному представителю, такому как государственный чиновник. Это также может быть приятным штрихом при приеме на работу, если вы знаете имя человека. Как правило, при первом контакте с кем-либо используйте Уважаемая госпожа/госпожа/мистер. <Фамилия> — если вы работаете по имени, не стесняйтесь использовать его.

Дружественные способы начать профессиональную электронную почту

Есть много случаев, когда контекст вашей электронной почты не такой формальный или когда уместно дружеское прикосновение. Может быть, это внутренняя почта коллегам или давнему клиенту. Вы можете как немного расслабиться, так и вести себя красиво и грамотно. Иногда это прекрасный баланс. В то время как многие рабочие места в наши дни имеют тенденцию быть более непринужденными, держите свои основные принципы вежливости, дружелюбия и профессионализма в центре внимания.

1. Привет <Имя>

Вы слышали нас, когда мы сказали, что этот вариант всегда выигрышный, верно? Здорово. Как только вы подружитесь с получателем, вам не придется долго думать о приветствии — вы можете сразу перейти к сути письма, сохраняя при этом дружелюбное и профессиональное поведение.

2. Привет.

Если вы не знаете имя получателя или его написание, это самый безопасный способ адресовать профессиональное электронное письмо, не звучащее слишком формально или косвенно.

3. Доброе утро/день/вечер

Это может придать приветствию по электронной почте дружеский, непринужденный, но все же вежливый оттенок. Это определенно для случайного, а не постоянного использования. Излишне говорить, что если в игре разные часовые пояса, вы должны использовать это приветствие с умом.

4. Привет <Имя>

Будьте осторожны с этим. Есть аргументы за и против «Эй», но отзывы показывают, что это действительно следует использовать только в том случае, если у вас есть взаимопонимание, например, с друзьями или близкими коллегами.

Отвечая кому-то, вы можете отразить тон вашего получателя и выбрать, чтобы открыть свое электронное письмо с похожим приветствием или альтернативой, которая соответствует уровню формальности и знакомства — принцип Some также применяется к выбору правильной подписи электронной почты.

Приветствия по электронной почте, которых следует избегать на работе

1. Кого это может касаться

Многие источники говорят, что просто не используйте это. При опросе почти 2000 человек 37% респондентов сочли это приветствие *худшим* способом начать профессиональную электронную почту. Его называют раздражающим, расплывчатым, неуместным, устаревшим, и этот список можно продолжить. У него, без сомнения, есть место № 1, как не начинать электронное письмо. Убежденный? Мы.

2. Привет

Как правило, лучше избегать этого, если вы не знаете, как, где и когда использовать «Эй». Как упоминалось выше, для этого есть время и место, но это просто не стоит риска показаться слишком неформальным.

3. Приветствие

Лучшие практики предполагают, что это устарело. Теперь есть более подходящие способы обращения к группе неизвестных получателей, например, любимое «Привет!» или «Привет всем». Это не самая большая оплошность, но постарайтесь придерживаться утвержденных победителей.

4. С <днем>!

Это немного разделяет массы. В целом знание вашей аудитории является ключевым здесь. Хотя во многих отчетах говорится, что это выглядит незрелым и непрофессиональным, возможно, внутри вашей компании культура приветствует этот стиль приветствия.

5. Нет приветствия

Большое нет-нет. Вы вполне можете быть получателем электронного письма без приветствия, но в основном это неправильно раздражает людей, поэтому это поведение не следует повторять.

6. Смайлик или эмодзи

Это сложный вопрос для многих, так как смайлики и смайлики широко используются в гораздо большем количестве каналов визуальной коммуникации для выражения вне письменного слова. К сожалению, он до сих пор не считается достаточно профессиональным для использования на рабочем месте, поэтому лучше исключить его из своих электронных писем во всех контекстах... :(

7. Имя с ошибкой

Этого можно избежать, поэтому будьте внимательны при написании приветствия. Дважды проверьте это, прежде чем нажимать кнопку «Отправить», и все будет в порядке. Если вы действительно не уверены в правописании, небольшая копия и вставка их подписи или адреса электронной почты должны вас успокоить.

Как с легкостью подходить к различным сценариям

Профессиональные поздравления по электронной почте — это пространство, которое охватывает широкий спектр контекстов и сценариев. Вот еще несколько примеров ситуаций, чтобы убедиться, что вы чувствуете себя по-настоящему уверенно во всех своих электронных сообщениях.

Решите, кому вы отправляете электронное письмо

Ты знаешь этого человека? Вы переписываетесь впервые? Являются ли они внешними или внутренними по отношению к вашей компании? Имейте это в виду, выбирая идеальное приветствие по электронной почте. Затем вы можете решить, будет ли это больше формальным или дружеским профессиональным общением.

Наш пост в блоге о написании холодного электронного письма — отличное пошаговое руководство по этому виду охвата.

Это продолжение?

Вы пытаетесь подтолкнуть к ответу или гонитесь за ответом на что-то важное? Ознакомьтесь с нашими советами по электронным письмам о продажах, которые помогут найти идеальный способ получить столь необходимый ответ, оставаясь при этом приятным, вежливым и профессиональным. Если вы не привыкли следить за своими электронными письмами, мы также создали полное руководство о том, как написать дополнительное электронное письмо после отсутствия ответа.

Введение

Это становится легче с практикой, но, безусловно, это сложно, чтобы чувствовать себя уверенно. Найдите плавный стиль, который кажется вам естественным, а также отметьте все поля, которые мы здесь обрисовали. Найти время, чтобы прочитать эту статью о том, как представить двух людей по электронной почте, не составит труда.

Групповые приветствия

Хорошие новости! Все приведенные выше рекомендации можно применять, когда вы обращаетесь к нескольким получателям. Те же принципы, только не включая отдельные имена. Работайте с «Привет всем», «Привет всем» или «Привет всем» и так далее.

Если это ситуация, когда в треде участвуют 2-3 человека, вы определенно можете обратиться к ним по имени с помощью «Привет, Имя 1, Имя 2, Имя 3», но обычно мы не рекомендуем продолжать это выше 3 человек.

Заключение

В отчете за 2020 год 73% людей заявили, что электронная почта является их предпочтительным методом общения на работе. Какими бы развитыми ни были люди в плане взаимодействия и общения, мир электронной почты, несомненно, по-прежнему заслуживает большого уважения! Что замечательно, так это то, что вы сделали первый шаг к этому, прочитав профессиональные приветствия по электронной почте в этом сообщении в блоге.

Давайте напомним себе о ключевых выводах.

1. Не недооценивайте важность первого впечатления.

Прибивание этого делает все, что будет дальше, проще.

2. Если вы сомневаетесь, склоняйтесь к формальному концу спектра.

Вежливость стала классикой не просто так. Пока вы не заходите на территорию величия, это надежная мера для ваших профессиональных электронных писем.

3. Читать комнату

Возьмите на заметку то, что вы узнали из этого сообщения в блоге, и убедитесь, что вы знаете свою аудиторию. Коммуникации ваших получателей всегда являются полезным индикатором, поэтому не стесняйтесь отражать тон их голоса.

И вот оно! Теперь вы должны быть полностью уверены в том, что начнете профессиональную электронную почту и закроете все свои рабочие корреспонденции. Чтобы продолжить эту полосу повышения квалификации, почему бы не научиться профессионально заканчивать электронную почту?