6 способов начать электронное письмо и 6 способов избежать

Почтовые ящики завалены входящей и исходящей электронной почтой в течение дня. Согласно Campaign Monitor, платформе электронного маркетинга, в среднем человек отправляет и получает 121 деловое и потребительское электронное письмо в день . Однако не все эти сообщения читаются или читаются от начала до конца.

Чтобы привлечь внимание адресата , вам нужно создать целеустремленное приветствие и вступительное предложение. Вот подробнее о том, как профессионально и эффективно начать электронную почту.

Почему привлекательные электронные письма важны

Сильное вступление по электронной почте побуждает вашего читателя продолжить просмотр тела вашего сообщения. В лучших электронных письмах есть привлекательное приветствие и вступительное предложение, которые обеспечивают интерес и поддержку получателя. В идеале увлекательное введение в конечном итоге побуждает читателей к действию.

Продуманное вступительное предложение электронной почты полезно, когда вы просите получателей:

• Нажмите на ссылку
• Ответить на вопрос
• Принять участие в опросе
• Внесите дополнительную ясность
• Просмотрите документ или другую информацию
• Обеспечьте поддержку, связанную с бизнесом
• Просьба ответить

Убедительное вступление задает тон сообщению. Это также может побудить получателей тратить больше времени на сообщение и помочь вашей электронной почте избежать ужасной «мусорной корзины».

6 сильных способов начать электронное письмо

Ниже приведен список приветствий по электронной почте и вступительных предложений, которые держат получателей и их время в центре внимания.

Соответствующие приветствия

1 Уважаемый [Имя]

Это приветствие по электронной почте является подходящим приветствием для официальной переписки по электронной почте. Обычно он используется в сопроводительных письмах, официальных деловых письмах и других сообщениях, когда вы хотите выразить уважение к получателю.

Хотя почетные знаки вроде «г-н.» и «миссис». были однажды приняты, они рискуют исказить пол или ошибочно принять семейное положение читателя. Вместо этого используйте «Дорогой Сэм» или «Дорогой Сэм Барни».

2 привет или привет

Что касается приветствия по электронной почте, неформальное «Привет» с запятой вполне приемлемо в большинстве сообщений, связанных с работой. Если предпочтительнее более формальный тон, рассмотрите приветствие «Здравствуйте».

Хотя это считается неформальным приветствием, оно также передает прямой и дружелюбный тон.

3 Привет всем, Привет, команда или Привет, команда [название отдела]

При написании сообщения электронной почты двум или более людям у вас есть несколько вариантов. «Привет всем», «Привет, команда» или «Привет, команда [название отдела]» — это неформальные, но профессиональные способы приветствовать группу людей.

Они также избегают обращений к группе по признаку пола, таких как «Привет, ребята», «Привет, дамы» или «Господа», которые могут не точно описать получателей.

Привлекательные вступительные предложения электронной почты

4 Я надеюсь, что ваша неделя проходит хорошо, или я надеюсь, что вы хорошо провели выходные

Это эффективные вступительные предложения электронной почты, потому что они в первую очередь признают вашего читателя и помогают установить взаимопонимание с коллегой, которого вы уже знаете или с которым хотите развить дружеские рабочие отношения.

5 Я обращаюсь по поводу . . .

Начиная электронное письмо со слов «Я обращаюсь по поводу . . . ” является вежливым и прямым и разъясняет цель электронного письма. Благодаря тому, что за один рабочий день передаются сотни сообщений электронной почты, такой подход показывает, что вы бережно относитесь к времени получателя, переходя прямо к делу.

Заявление о своем намерении также позволяет избежать недопонимания или путаницы в отношении того, что вам нужно от читателя.

6 Спасибо за . . .

Выражение благодарности — еще один способ поставить читателя на первое место. Если электронное письмо, которое вы пишете, является ответом на электронное письмо или действие получателя, признание этого в начале строится на духе товарищества на рабочем месте.

6 способов не начинать письмо

Приведенные ниже приветствия и вступительные предложения носят жесткий тон и в некоторых случаях предполагают небрежный подход. Если ваша цель — произвести впечатление искреннего и вдумчивого человека, то лучше избегать этих фраз.

Приветствия, которых следует избегать

1 Кого это может касаться

Хотя фраза «Кому это может касаться» кажется профессиональным приветствием, она безлична и заезжена. Это говорит о том, что вы не позаботились подтвердить, кто ваш получатель и относится ли ваше сообщение к нему.

Это также относится к приветствию по электронной почте «Уважаемый господин или госпожа». В этом случае гендерно-бинарное приветствие датировано и может считаться неинклюзивным.

2 Привет [имя с ошибкой]

При использовании имени получателя в приветствии по электронной почте убедитесь, что вы использовали правильное написание. Опечатки случаются, но неправильное написание имени человека сигнализирует о том, что вы написали свое сообщение не с осторожностью и вниманием к деталям.

3 Уважаемый [ВВЕДИТЕ ИМЯ ЗДЕСЬ]

Следует избегать неправильного написания имени получателя в приветствии по электронной почте, равно как и другого оплошного приветствия: полностью забыть ввести свое имя в заранее написанный шаблон.

Использование шаблона электронной почты без какой-либо персонализации в надежде увлечь читателя, скорее всего, будет неэффективным. Если вам необходимо использовать шаблон сообщения для эффективности, всегда дважды проверяйте, изменили ли вы какие-либо заполнители в приветствии с правильно написанным именем получателя.

Вводные предложения, которых следует избегать

4 Можешь сделать мне одолжение?

Когда вы не знаете получателя и отправляете ему электронное письмо в первый раз, вступительное предложение вроде «Можете ли вы сделать мне одолжение?» может чувствовать себя резким и имеет корыстный тон.

Вместо этого рассмотрите вступительное предложение электронного письма, в котором кратко объясняется проблема, которую вы надеетесь решить с их помощью, например: «Я обращаюсь по поводу . . . ”

5 Я знаю, что ты занят, но . . .

Это введение в электронном письме в лучшем случае предполагает, что время читателя драгоценно. В худшем случае это говорит о том, что вы знаете об этом факте, но тем не менее заслуживаете их внимания.

Независимо от ваших отношений с читателем, избегайте этого вводного предложения и вместо этого кратко объясните, почему вы отправляете ему сообщение.

6 Позвольте представиться

Это средство открытия электронной почты обычно используется при первом отправке сообщения электронной почты получателю. Начинать электронное письмо с фразы «Позвольте представиться» — это все равно, что рассказывать о себе. Вы бы сказали это кому-нибудь вслух? Это звучит декларативно, но в конечном итоге это пустая трата времени. Вместо этого переходите к делу.

Дополнительные советы для увлекательного введения в электронной почте

• Знайте свою аудиторию. Приветствие по электронной почте и вступительное предложение вашего сообщения должны отражать ваши отношения с аудиторией. Подумайте, пишете ли вы для клиента, высшего руководства, профессионального знакомого или близкого коллеги.
• Сделайте свою цель ясной. Когда цель вашего электронного письма неясна, это может привести читателя в замешательство или разочарование. Чтобы не упустить этот важный фактор, попробуйте включить цель вашего электронного письма во вступительное предложение.
• Используйте онлайн-инструмент. Подбор правильного тона для вашей аудитории и действия, которое вы в конечном итоге хотите, чтобы они сделали, может быть сложной задачей. Детектор тона Grammarly может помочь вам определить области, которые не соответствуют желаемому тону.