Как писать обо всем

Итак, вам поручили что-то написать. Допустим, это презентация. Вы уже просмотрели множество презентаций, но не совсем уверены, как написать такую, которая бы эффективно доносила вашу точку зренияи при этомрассказывала увлекательную и занимательную историю.

Или, может быть, вас попросили написать электронное письмо. Или поручил научную работу. Какой бы вид письма вам ни поручили, понимание того, как его написать, — это первый шаг к его успешному написанию.

Что вы пишете (и почему?)

Прежде чем вы начнете обрисовывать свою работу, ответьте на эти два важных вопроса:

Что я пишу?Это короткое эссе, длинная исследовательская работа, сообщение в блоге, ответ на заданное вам чтение, контент для вашего веб-сайта или что-то еще?

Почему я это пишу?Будьте честны. Если это эссе или исследовательская работа, вы пишете ее, чтобы получить хорошую оценку и пройти курс. Если это сообщение в блоге, оно может быть просто выражением ваших личных мыслей и чувств, но, в зависимости от сообщения, оно также может быть целью обучения читателей вашего блога и/или позиционирования себя как авторитета в своей области. Точно так же вы можете писать контент для своего веб-сайта, чтобы рассказать миру о том, чем вы занимаетесь, а также с целью повысить рейтинг вашего веб-сайта в поисковых системах.

Ответив на эти вопросы, вы легко сможете ответить на другой вопрос:кто читает ваши статьи?В конечном счете, что бы вы ни писали, вы пишете для аудитории. Помня о своей аудитории и причинах, по которым они читают вашу работу, с самых ранних этапов, вы можете сформировать свой текст для достижения своих целей.

Ваш профессор читает вашу работу, чтобы оценить ваше понимание предмета. Подписчики вашего блога просматривают ваш блог, чтобы узнать о теме, которую вы освещаете, и узнать вас получше. Посетители вашего сайта читают его, чтобы узнать о вашем бренде и о том, что вы предлагаете.

Изучите правила для каждого вида письма.

У каждого вида письма есть свои правила. Эти правила не произвольны — они существуют для того, чтобы сообщения были максимально понятными.

Прежде чем приступить к выполнению задания, взгляните на структуру и языковые соглашения, которые обычно используются в том типе письма, которое вы пишете. Вы заметите, что такие вещи, как выбор слов, структура абзацев и предложений, тон и даже время, могут сильно различаться в разных стилях письма. Но правила обычно остаются неизменными внутри каждого типа. Например, вы обнаружите, что отчеты о лабораторных исследованиях почти всегда пишутся в пассивном залоге, тогда как сообщения в блогах пишутся редко.

Если вы не знакомы с форматом (например, вам поручили написать первый пресс-релиз), поищите в Интернете примеры пресс-релизов и изучите их.

Для некоторых типов письма правила более жестки, чем для других. Как правило, чем более формальным или профессиональным является тип письма (например, грант, исследовательская работа или диссертация), тем важнее придерживаться установленных правил. Грамматика может помочь в этом. Редактор Grammarly упрощает самостоятельное редактирование, предлагая улучшения механики, грамматики, ясности и многого другого.

При более разговорных текстах, таких как электронные письма, публикации в социальных сетях и копии веб-сайтов (в зависимости от вашего бренда), соблюдение правил не всегда является лучшей стратегией. Это подводит нас к следующему шагу:

Используйте язык для эффективного общения

Ознакомившись с правилами, определите, нужно ли вам их нарушать. Помните, что хорошее письмо – это четкое изложение вашей точки зрения. . . а иногда самый очевидный способ общения — это нарушение правил.

Подумайте о том, как вы говорите. В большинстве разговоров вы, вероятно, используете такие слова, как «хочу» и «мог бы». Вы никогда не будете использовать эти слова в исследовательской работе, где ваша цель — поддержать вашу диссертацию, но если вы пишете сообщение в блоге с целью привлечь читателей в дружеском, неформальном тоне, возможно, вам простозахочется…

Если вы не уверены, что ваше письмо передает вашу точку зрения настолько эффективно, насколько это возможно, вам может помочь редактор Grammarly. Grammarly не просто выявляет пунктуационные ошибки и слова с ошибками — он также может помочь вамписать с учетом конкретной аудитории,предлагая рекомендации по тону и словарному запасу.

Определите правильную структуру вашего письма.

Пока вы смотрите на примеры, чтобы почувствовать правильный тон и время вашего письма, обратите внимание на их структуру. Точно так же, как каждый вид письма имеет свои собственные языковые правила и соглашения, он также имеет свои структурные соглашения. В Интернете можно легко найти шаблоны практически для любого вида письма.

Структура важна для эффективного письма, поскольку она показывает, как читатель должен взаимодействовать с вашим текстом. Заголовки представляют новые разделы и обобщают их содержание. Аннотации позволяют легко подтверждать свою точку зрения и цитировать источники. А разрывы строк буквально дают глазам ваших читателей передышку, чтобы они не тускнели при работе с длинными блоками текста.

Составьте план процесса написания, чтобы определить важные шаги

Письмо — это процесс. Крайне редко вы отправляете первый черновик статьи или сопроводительное письмо без внесения каких-либо изменений.

Все написание следует этому основному процессу:

• Мозговой штурм:на этом этапе вы еще не пишете. Вы просто думаете о том, как пишете, и проходите через те моменты, которые вы сделаете, выводы, к которым придете, и то, как вы все это структурируете. Здесь вы определяете свою аудиторию и лучший способ общения с ней.
• Подготовка:Здесь вы начинаете строить свою работу. На самом деле вы еще не пишете; вы собираете источники, обрисовываете свою структуру и записываете ключевые идеи и фразы, которые вы придумали в ходе мозгового штурма.
• Составление:Теперь вы готовы писать! Дополните созданный вами план продуманными словами, предложениями и абзацами (в соответствии со стилем, который вы определили для этого фрагмента). Не беспокойтесь об ошибках — вы исправите их при доработке.
• Редактирование:здесь вы оттачиваете свой черновик, исправляя любые допущенные вами ошибки. Здесь вы также оцениваете свою структуру, согласовываете стиль и совершенствуете свое письмо.
• Корректура:в последнюю очередь вы редактируете. Думайте об этом этапе как об облегченной доработке. Вы уже устранили все структурные и стилистические особенности, теперь вы просто просматриваете поверхность на предмет опечаток, слов с ошибками и пунктуационных ошибок. (И снова Grammarly здесь пригодится.)

Имейте в виду, что не все тексты должны проходить одни и те же этапы. И не каждому тексту требуется одинаковое внимание на каждом этапе. Например, вам, вероятно, не придется тратить много времени на мозговой штурм и подготовку текстового сообщения, но прежде чем начать нажимать, вы подумаете о том, что вы хотите сказать и какие смайлы включить. Точно так же вы можете потратить большую часть своего времени на подготовку исследовательской работы, проверяя различные источники и тщательно отслеживая нужные вам научные статьи.

Где, когда и как писать

Готовы написать? Вот где это становится личным. Некоторым людям нужна полная тишина, чтобы сосредоточиться на письме. Другие не могут сосредоточиться без небольшого фонового шума. Некоторые люди могут открыть текстовый процессор и создать первый черновик за один присест. Другим необходимо обрисовывать, организовывать и строить текст по параграфам, как домик из Лего.

Ничего страшного, если вы еще не уверены, как лучше всего писать. Экспериментируйте! Попробуйте писать рано утром, еще до начала дня. Попробуйте писать поздно вечером, когда все дневные задачи выполнены и вы можете полностью сосредоточиться на работе. Испытайте себя: если вы всегда писали в текстовом процессоре, попробуйте сначала набросать свои идеи на бумаге (или наоборот!). Чем больше вы экспериментируете, тем больше вы узнаете о себе как о писателе. И чем больше вы узнаете о своих писательских привычках, тем лучшим писателем вы станете.

> Подробнее: Какой вы писатель?

Прочитайте свое собственное письмо

Наконец, прочитайте свое письмо, но не сразу. Когда вы закончите писать, закройте программу или положите блокнот в ящик стола и займитесь чем-нибудь другим. В лучшем случае, в этот день больше не беспокойтесь об этом произведении. Дайте немного времени и на следующий день взгляните еще раз «свежим взглядом».

Почему? Потому что, когда вы даете себе некоторое время между написанием и чтением своей работы, вы даете себе достаточно перспективы, чтобы уловить то, что вы, возможно, не уловили бы без нее. Это могут быть грамматические ошибки, опечатки, неполные абзацы или даже просто неловкие формулировки, которые можно подтянуть.

Иногда у вас нет такой роскоши, как достаточно времени, чтобы поспать во время работы. В таком случае все равно перечитайте его, используя время, которое у васесть. Лучше всего прочитать ее свежим взглядом, но прочитать еелюбымвзглядом лучше, чем вообще не перечитывать.

Нужны дополнительные рекомендации о том, как написать что-то конкретное?

Не волнуйтесь, вы у нас есть! Ознакомьтесь с нашими подробными руководствами по написанию практически всего: от электронных писем до разъяснительных эссе.