Как написать деловое письмо с 10 примерами делового письма

Не знаете, как написать деловое письмо? Что ж, вы попали в нужное место. К концу этого блога вы будете знать, как отправлять деловое электронное письмо в любой ситуации, и улучшите свои общие навыки делового общения.

Наши примеры деловой электронной почты покажут вам, как начать и закончить деловую электронную почту, доставить ваше сообщение в формате деловой электронной почты и получить то, что вы в конечном итоге хотите: ответ на ваше электронное письмо. Различные примеры написания деловой электронной почты, которые мы рассмотрим, научат вас предложениям деловой электронной почты и другим советам по деловому общению, которые помогут вам справиться с любой ситуацией в соответствии с этикетом электронной почты. Различные образцы деловой электронной почты, которые мы разбираем, иллюстрируют, как представить свой бизнес в электронном письме, как извиниться, как сказать спасибо, как сказать «мне жаль» и как вежливо сказать «нет» в бизнесе. электронная почта, а также как написать деловую электронную почту с вложениями.

И последнее, но не менее важное: мы познакомим вас с шаблонами деловой электронной почты Flowrite, которые помогут вам повысить эффективность ваших деловых электронных писем и сообщений. Готов начать?

Что такое деловая электронная почта?

Деловая электронная почта — это важный инструмент общения с сотрудниками и внешними организациями, включая клиентов, подписчиков и заинтересованных лиц. Помимо обмена информацией и обновлениями, деловые электронные письма можно использовать для продвижения продуктов, управления жалобами, поддержки клиентов и привлечения поставщиков. Проще говоря, деловая электронная почта — это кровь любой современной компании. Деловые электронные письма, как правило, короткие, вежливые и написаны с четкой целью. Однако деловая электронная почта не должна быть скучной. Правильно составленное деловое электронное письмо может информировать, вовлекать и вдохновлять любого читателя.

Как написать деловое письмо

Создание отличной деловой электронной почты включает в себя небольшой процесс и немного психологии. Во-первых, вам нужно понять, как форматировать деловую электронную почту, включая хорошую строку темы, соответствующее приветствие, основной текст и окончание. Но более того, вам нужно не только предоставлять информацию, но и немного вдохновлять.

Каждое электронное письмо — это помеха, говорят исследователи. Вы просите кого-то прочитать вашу электронную почту, поэтому она должна иметь ценность. Ваше электронное письмо должно иметь цель и излагать ее четко и быстро. Не тратьте время и слова на то, чтобы добраться до сути, ясно объясните, зачем вы обмениваетесь сообщениями и чего вы хотите, — говорит Джефф Су в Harvard Business Review.

Мы все получаем сотни электронных писем в день, поэтому вы должны усердно работать, чтобы избежать того, что ученые называют «стандартизированными, расплывчатыми и безличными реализациями межличностных движений». Наш перевод: персонализируйте свои электронные письма и сделайте их интересными или рискуете потерять внимание читателей.

Формат деловой электронной почты

Основы того, как написать формат деловой электронной почты, должны быть знакомы любому онлайн-пользователю. Типичный официальный формат деловой электронной почты состоит из пяти основных частей, в том числе:

1. Сюжетная линия
2. Официальное приветствие
3. Копия тела
4. Заключительная фраза
5. Подпись
   

Понимание формата деловой электронной почты позволяет вам быстро набрасывать, структурировать и писать деловую электронную почту с нуля за считанные минуты.

Мы рассмотрели основные части профессиональных приветствий и окончаний электронной почты в других сообщениях, поэтому здесь мы будем краткими. Вместо этого мы углубимся в содержание более подробно, в том числе предоставим 10 примеров деловых писем, которые привлекают внимание и требуют действий.

Деловые приветствия по электронной почте

Нет ничего волшебного в том, как начать деловую электронную почту; вы используете официальное приветствие по электронной почте и соответствующее вступительное предложение электронной почты. Суть вашего сообщения зависит от того, с кем вы связываетесь, чего вы хотите и почему, но основы того, как начать хорошую деловую электронную почту, довольно стандартны.

Многие люди хотят знать, как начать деловой разговор по электронной почте с кем-то, кого они никогда не встречали. Если вы знаете имя человека, вежливо начать с:

• Уважаемый (имя человека)
  

Используйте их полное имя и избегайте титулов (например, мистер или миссис), так как они устарели и могут вызвать оскорбление.

Предположим, вам трудно решить, как обращаться к кому-либо в деловой электронной почте. В этом случае мы предлагаем быть формальным, а не неформальным. Так что, хотя вы можете использовать любое вступление, которое вы выберете, в личном электронном письме, если вам интересно, можете ли вы использовать «Привет» в деловых письмах или электронных письмах, мы бы не советовали этого делать.

Если вы не знаете человека, слишком неформальные приветствия, такие как «Привет», могут показаться неформальными и непрофессиональными, что может привести к неправильному началу ваших отношений.

Как начать деловую электронную почту

Первое предложение должно объяснить, кто вы, откуда вы и чего хотите. Конечно, уместить все это может быть непросто, но вот пример того, как начать деловую электронную почту.

Решение о том, как вы начнете деловую электронную почту, полностью зависит от того, что вы пытаетесь сказать. Тем не менее, описанный выше подход — проверенная временем классика.

Дополнительные примеры того, как начать электронное письмо, см. в наших примерах деловой электронной почты в этой статье.

Как закончить деловое письмо

Как мы уже объясняли, каждое деловое электронное письмо должно иметь смысл и цель, поэтому четко определите, чего вы хотите от читателя. Итак, давайте воспользуемся приведенным выше примером, чтобы проиллюстрировать, как это может работать в формальном контексте.

Если между двумя участниками уже существуют отношения, можно быть менее формальным. Итак, вот как это может работать.

Как видите, этот пример поддерживает профессионализм, но не слишком жестко. Например, выбор правильной строки закрытия электронного письма может существенно изменить тон письма.

Как закончить деловое письмо

Формальный способ завершить деловое письмо — использовать один из двух вариантов. Вот что они собой представляют и когда вы их используете.

• С уважением — это формальное подтверждение, если вы адресуете электронное письмо человеку и знаете его имя.
• С уважением — официальное подтверждение деловой электронной почты, если вы не знаете имени человека, которому отправляете электронное письмо.
  

Есть и другие, менее формальные, но все более популярные способы закрытия деловой электронной почты:

• С уважением
• С наилучшими пожеланиями
• Лучший
• Спасибо
• Я с нетерпением жду ответа от
  

Решая, как подписать деловое письмо, подумайте о том, насколько хорошо вы знаете читателя и насколько формальным вы хотите быть. Если вы уже писали кому-то по электронной почте и у вас есть отношения, не стесняйтесь быть немного менее формальным. С другой стороны, придерживайтесь проверенных способов подписи электронной почты, если это первое сообщение, которое вы отправляете.

Примеры написания деловой электронной почты

Вот несколько общих фраз, которые помогут вам лучше писать деловые электронные письма, и несколько советов по их использованию.

Узнайте, как:

• Представьтесь в электронном письме
• Скажи прости
• Скажи спасибо
• Вежливо скажи нет
• Скажи, что ты занят
• Опишите вложения, которые вы включаете

Как представить свой бизнес в электронном письме

Представляясь в электронном письме, укажите свое имя, должность и название компании. Не пытайтесь быть умным или забавным; придерживайтесь основной информации, которую может захотеть узнать любой читатель.

• Меня зовут Лоуренс Джонс, я директор по маркетингу в (вставьте название компании)

Как извиниться в деловом письме

Извиниться в деловом электронном письме может быть непросто, но лучше всего это сделать быстро и аккуратно, как если бы вы оторвали лейкопластырь. Так что не ходите вокруг да около и не путайте сообщение; просто извинись.

• Я хотел бы извиниться за ваш недавний опыт работы с нашей компанией.

Как сказать спасибо в деловом письме

Говоря спасибо в электронном письме, говорите кратко, но конкретно. Не просто скажите спасибо; объясните, за что вы благодарите человека и какое влияние он оказал. Если вы говорите спасибо за то, что они сделали,

• Я хотел бы поблагодарить вас за вашу замечательную работу над недавним проектом. Ваша работа помогла нам сэкономить значительное количество времени и денег.

Как вежливо сказать нет в деловом письме

Научиться вежливо говорить «нет» — это ключевой навык делового общения, который может оказаться непростой задачей. Мы приучены не разочаровывать людей, но помните, что речь идет не о вас лично, а о бизнесе. Вежливое, но твердое «нет» может улучшить то, как вас воспринимают. Заманчиво извиниться или уточнить свой ответ, но не делайте этого. Придерживайтесь фактов и не теряйте фокуса.

• К сожалению, в настоящее время мы не можем удовлетворить ваш запрос.

Как сказать, что я занят в электронной почте

Работа может быть достаточно напряжённой, даже если вам не нужно объяснять, почему вы заняты. Не извиняйтесь, но дайте понять, что у вас нет времени. Вместо этого управляйте ожиданиями и закончите позитивно, объяснив, когда вы можете помочь.

• В настоящее время я не могу поддержать вас в этом проекте, так как занят другой работой. Тем не менее, у меня будет возможность поработать с вами на следующей неделе.
  

Как написать деловое письмо с вложениями

Сообщите читателю, что есть вложение, что оно содержит и почему оно необходимо. Например, если файл большой или в определенном формате, который может потребовать от них доступа к приложению, сообщите им об этом.

• К письму прилагается копия запрошенного Вами отчета. Размер PDF-файла составляет 10 МБ, поэтому имейте в виду, прежде чем делиться им. Вам может потребоваться просмотр программного обеспечения, чтобы прокомментировать его.

10 примеров написания деловой электронной почты

Лучший способ объяснить концепции, которые мы описываем, — применить их на практике. Вот 10 примеров эффективных деловых писем. Мы рассмотрели большинство основных причин, по которым вам нужно отправить кому-то сообщение в этих шаблонах электронной почты для деловой переписки. Используйте эти шаблоны для информации, но обязательно отредактируйте и адаптируйте их к вашим конкретным обстоятельствам.

Как написать письмо в компанию

Если вам сложно написать деловое электронное письмо компании, с которой вы никогда раньше не работали, не беспокойтесь — это одно из самых сложных писем. Заманчиво включить слишком много, но вы находитесь на вершине воронки, поэтому сосредоточьтесь на основах и будьте краткими. В нашем первом бизнес-примере мы описываем, как написать письмо в компанию совершенно холодно.

Образец ответа на деловое письмо

В этом примере мы рассмотрим, как ответить на электронное письмо с деловым предложением, которое компания отправила вам. Прежде чем писать, подумайте, что вы хотите сделать с информацией, которую они предоставили. Будьте ясны, если вы заинтересованы или не заинтересованы. Это сэкономит время (и позволит избежать нежелательных писем в будущем).

Образец письма клиенту для нового бизнеса

Отправка холодного электронного письма потенциальному клиенту может создать новые связи и создать новый бизнес. Не существует установленных правил о том, как написать деловое электронное письмо потенциальному клиенту, но вы должны показать, что вы исследовали, что они делают, и понимаете, кто они. Прежде чем использовать этот образец электронного письма для клиентов для бизнеса, проведите небольшое исследование и отредактируйте его.

Образец электронного письма о деловом сотрудничестве

Деловое сотрудничество — это партнерство, которое приносит пользу вам обоим, поэтому подходите к любому электронному письму позитивно и целенаправленно. В этом примере того, как написать электронное письмо с запросом на деловое партнерство, мы сосредоточимся на преимуществах совместной работы. Этот образец электронного письма для совместной работы также подходит для тех, кто интересуется, как написать электронное письмо потенциальному деловому партнеру.

Как отправить электронное письмо с коммерческим предложением

Деловое предложение — это больше, чем запрос на партнерство, это официальный документ, в котором подробно описываются условия ваших отношений. Решая, как начать рассылку бизнес-предложений, помните, что это письмо увидят несколько человек, поэтому будьте формальными.

Как написать деловое вводное электронное письмо

Умение представить свой бизнес другим может помочь вам завоевать клиентов, наладить партнерские отношения и обеспечить прибыльные проекты. Оставьте продажи на потом и начните со встречи. Этот пример того, как написать электронное письмо с приглашением на деловую встречу, может быть изменен, и в нем будет указано, как написать электронное письмо с деловым приглашением.

Как написать письмо с бизнес-запросом

Деловой запрос — это официальное незапрошенное сообщение с запросом информации. Опять же, разденьте его, будьте ясны и сосредоточьтесь на том, чего вы хотите. Получатель должен точно знать, о чем вы просите, почему и когда ему нужно ответить. Посмотрите наш пример того, как написать электронное письмо с бизнес-запросом, здесь.

Как написать деловое электронное письмо с просьбой о чем-то

Это зависит от того, чего вы хотите, но электронное письмо с деловым запросом должно включать в себя то, что вы хотите, когда хотите и почему. Вот пример того, как написать деловое электронное письмо с просьбой о чем-то.

Как написать холодное письмо для бизнеса

Если вам интересно, когда можно отправлять электронные письма незнакомым людям о вашем бизнесе? Ответ: в любое время, если то, о чем вы с ними связываетесь, актуально. В любом холодном электронном письме сосредоточьтесь на ценности, которую вы можете предложить, а не на том, что вы хотите. Вы можете увидеть, как это работает, на этом примере того, как написать холодное электронное письмо для бизнеса.

Как написать последующее деловое письмо

Быстрое и вежливое электронное письмо после деловой встречи — это профессиональная вежливость, которую вы не можете забыть выполнить. В этом примере того, как написать последующее электронное письмо клиенту после деловой встречи, мы сводим к минимуму детали и фокусируемся на организации последующей связи.

Шаблоны деловых писем от Flowrite

Flowrite — это инструмент для письма с искусственным интеллектом, который превращает ваши инструкции в готовые к отправке электронные письма и сообщения за считанные секунды. Он заботится о структуре электронной почты, использовании заглавных букв, грамматике, орфографии, пунктуации — вы называете это. По сути, вы можете сосредоточиться на своих мыслях и идеях, и Flowrite оживит их. Мы осмелимся сказать, что это самый быстрый способ начать писать более качественные электронные письма. В нашей коллекции шаблонов AI представлены десятки шаблонов деловой электронной почты, которые помогут вам со всеми аспектами, описанными в этой статье. Чтобы понять, насколько легко и быстро можно отправлять деловые электронные письма с помощью нашего инструмента, просто посмотрите пример ниже.

Как улучшить навыки написания деловой электронной почты

Мы надеемся, что это руководство помогло вам понять, как писать деловые электронные письма. Вы нашли это полезным, мы предлагаем вам добавить его в закладки, чтобы вы могли вернуться к нашим примерам деловой электронной почты и выбрать лучшие форматы, предложения и шаблоны деловой электронной почты, а также узнать, как правильно начинать и заканчивать деловую электронную почту. Если вы хотите еще больше улучшить свои навыки написания деловой электронной почты, попробуйте Flowrite, это может быть одним из самых эффективных способов сделать это. Помимо повышения продуктивности за счет преобразования инструкций в готовые к отправке электронные письма с помощью наших шаблонов деловой электронной почты, вы можете учиться у нашего помощника по написанию ИИ. Как выразилась одна из наших первых пользователей Камилла: «Теперь я даже черпаю вдохновение из сгенерированных электронных писем для моего собственного стиля общения. Кажется, что я учусь у стиля Flowrite не меньше, чем инструмент учится у меня».