Как написать деловое письмо: 16 важных шагов

Опубликовано: 2022-12-04

Интересно, как написать деловое письмо? Читайте пошаговые инструкции.

Каждый день в большинстве предприятий сотни письменных сообщений отправляются из отдела в отдел, клиентам, сторонним поставщикам или другим организациям. Таким образом, научиться писать деловое письмо имеет важное значение в наборе инструментов писателя, потому что это распространенная форма общения. Вам может понадобиться написать деловое письмо, даже если вы не работаете на административной должности в организации. Например, это формат, который вы используете для:

  • Сопроводительные письма
  • Заметки
  • Письма о заинтересованности или намерениях
  • Письма рекомендации
  • Продолжение интервью
  • Письмо с предложением
  • Заявление об отставке
  • Благодарственные письма
  • Жалобы
  • Письма с извинениями

Умение правильно писать такие типы писем пригодится во многих различных ситуациях. Деловые письма имеют определенный формат, стиль и тон. Они прямые и краткие, вежливые и профессиональные, и тщательно отформатированы. Научившись писать, вы станете писателем, пользующимся большим спросом на профессиональном рабочем месте. Ниже вы найдете пошаговую инструкцию, как написать деловое письмо. Следуйте ему, чтобы изучить этот формат и создавать письма, которые хорошо работают, чтобы донести ваше сообщение до вашей целевой аудитории.

Содержание

  • Шаг 1: выберите правильное форматирование
  • Шаг 2: Отформатируйте заголовок
  • Шаг 3: введите приветствие
  • Шаг 4: Напишите первый абзац
  • Шаг 5: выберите правильный тон
  • Шаг 6: Продолжайте тело
  • Шаг 7: выберите активный голос
  • Шаг 8: Используйте личные местоимения
  • Шаг 9. Используйте фирменный бланк на второй странице
  • Шаг 10: Завершите свое письмо
  • Шаг 11: Закройте письмо
  • Шаг 12: Подпишите письмо
  • Шаг 13: Признайте машинистку
  • Шаг 13: Отметьте все корпуса
  • Шаг 14: Добавьте дополнительные имена получателей
  • Шаг 15: Корректируйте письмо
  • Шаг 16: Отправьте письмо
  • Автор

Шаг 1: выберите правильное форматирование

Перед написанием письма необходимо установить поля и выбрать шрифт. Ваш фирменный бланк может диктовать размер ваших полей. Например, деловые письма отправляются на бумаге размером 8 1/2 на 11 дюймов. В качестве шрифта выберите шрифт Times New Roman размера 12, напечатанный черными чернилами. Иногда допустимы и аналогичные шрифты, например Arial. Цель состоит в том, чтобы убедиться, что целевой читатель может прочитать письмо, поэтому вы не хотите, чтобы причудливый шрифт отрицательно влиял на доступность письма. Деловое письмо пишется в формате блока, а не в формате абзаца. Поэтому измените письмо, включив двухдюймовое поле сверху и однодюймовое поле со всех сторон.

Шаг 2: Отформатируйте заголовок

Шаблон делового письма начинается с определенного заголовка в верхней части страницы. Хотя есть некоторая дисперсия, она почти всегда выглядит так:

  • Имя отправителя
  • Название компании, если применимо
  • Почтовый адрес отправителя
  • Дата в формате месяц, день, год
  • Имя получателя
  • Почтовый адрес получателя

Каждое имя и адрес пишутся через одинарный интервал. Однако вы пропустите строку между адресом отправителя, датой и адресом получателя. Если вы используете официальный бланк компании для отправки письма, оно может содержать имя отправителя или название компании и адрес вверху. В этом случае начните с даты, пропустите строку и добавьте получателя.

Шаг 3: введите приветствие

Как написать деловое письмо: введите приветствие
Иногда вы будете использовать приветствие «Для кого это может касаться», если вы ничего не знаете о получателе.

Следующим шагом в формате делового письма является обращение или приветствие получателя. После приветствия двойной пробел перед началом буквы. Как правило, вы форматируете приветствие следующим образом:

  • Уважаемый господин/госпожа. (Фамилия получателя):

Если вы не знаете предпочтительный пол человека или личные местоимения, используйте его полное имя, а не мистер/мисс. Заголовок. Точно так же не предполагайте семейное положение человека.

Если вы знаете титул человека, например «Доктор», вы можете использовать его вместо мистера/мисс. Всегда заканчивайте приветствие двоеточием, а не запятой. В случаях, когда вы не знаете имени человека, вы можете назвать его титул, например:

  • Уважаемый директор по персоналу!

Если вы ничего не знаете о получателе, скажите:

  • Уважаемый Господин или Госпожа:

Иногда вы будете использовать приветствие «Для кого это может касаться», если вы ничего не знаете о получателе. В противном случае используйте «Уважаемый господин/госпожа:» или «Уважаемый (должность или отдел):». Всегда лучше использовать более конкретное приветствие, если можете, но это приемлемо в следующих типах деловых писем:

  • Письма рекомендации
  • Официальные письма с жалобами
  • Рекомендательные письма
  • Письма заинтересованности

Шаг 4: Напишите первый абзац

Теперь вы готовы написать первый абзац. При написании деловых писем этот абзац обязателен. Сделайте первый абзац кратким, не более трех предложений. Укажите цель письма. Можно даже сказать: «Я пишу. . ». Четко объясните, почему вы пишете, но не добавляйте в эту часть письма много ярких деталей. Вот пример вступительного абзаца, написанного для отдела, касающегося нарушения дресс-кода:

  • До меня дошло, что некоторые в отделе маркетинга стали небрежно следовать политике компании в отношении одежды. Поэтому я пишу, чтобы напомнить вам о требованиях к дресс-коду, чтобы убедиться, что все в вашем отделе придерживаются этих правил.

Это открытие говорит о цели письма и показывает, что будет содержать остальная часть тела. Это прямо и прямолинейно.

Шаг 5: выберите правильный тон

Деловое письмо профессиональное и пишется от первого лица. Используйте этот тон везде и не бойтесь местоимений от первого лица. Письмо также должно быть кратким, поэтому включайте только то, что необходимо. Вам не нужно быть невежливым, но вам также не нужно излагать пункт, если он не соответствует смыслу и цели письма.

Шаг 6: Продолжайте тело

После вступительного абзаца необходимо продолжить написание основной части письма. Опять же, сохраняйте вежливый, профессиональный тон, даже если ваше письмо касается чего-то негативного. Основные абзацы поддерживают цель, предоставляют дополнительную информацию или аргументируют новое утверждение или правило. У них должна быть одна пустая строка между каждым абзацем, и вам не нужно делать для них отступ. Например, если вы пишете, чтобы обсудить нарушения дресс-кода в определенном отделе вашей организации, вы можете быть грубым и неуважительным или твердым и вежливым. Вот пример того, что делать нельзя:

  • Я не могу поверить в полное игнорирование политики компании. Вы не выше правил только потому, что считаете свой отдел самым важным. Если вы не сможете сразу соблюсти заявленный дресс-код, полетят головы.

Этот абзац является снисходительным и грубым. Это действительно передает вашу цель, но резкий тон не обязателен. Вместо этого вы можете быть твердым и прямым, но все же вежливым, например:

  • Чтобы поддерживать последовательность во всей нашей организации, все должны соблюдать установленный дресс-код. Поэтому мне нужно, чтобы ваш отдел обеспечил полное соответствие к концу недели. В частности, руководство упомянуло неспособность носить надлежащую закрытую обувь и длину шорт и юбок как особые проблемы. Несоблюдение этого срока может повлечь за собой дисциплинарное взыскание.

В этом примере абзаца необходимость ясна, и информация представлена ​​вежливым, но твердым тоном. Читатель знает, чего вы ожидаете, но никто не оскорбился, прочитав эту часть письма. В письме может быть столько абзацев тела, сколько необходимо. Тем не менее, вы должны попытаться уместить его на одной печатной странице, если это возможно, поэтому делайте их краткими. Большинство писем состоят из трех внутренних абзацев, содержащих не более трех-четырех предложений в каждом. Переходы между абзацами не обязательны. Дополнительная информация обычно отправляется отдельно в виде вложения.

Шаг 7: выберите активный голос

Во всех частях делового письма пишите в действительном, а не в пассивном залоге. Активный залог более прямой и лаконичный, что придает вашим словам больше силы. Например, в приведенном выше абзаце вы могли бы сказать:

  • В частности, было отмечено, что ваш отдел не носит надлежащую обувь с закрытыми носками и что длина шорт и юбок стала проблемой.

«Это было отмечено» — пассивный залог. Он не говорит вам, кто сделал отметку, поэтому ни одна непосредственная организация не несет ответственности за действие.

Вместо этого скажите:

  • В частности, руководство упомянуло неспособность носить надлежащую закрытую обувь и длину шорт и юбок как особые проблемы.

Это более ясно, более прямо и более кратко, потому что это в действительном залоге.

Шаг 8: Используйте личные местоимения

Несмотря на то, что деловое письмо носит формальный характер, вы можете использовать столько личных местоимений, сколько пожелаете. Например, допустимы местоимения как первого, так и второго лица. Предположим, вы пишете от имени организации, а не от себя лично. В этом случае вы будете использовать местоимения от первого лица во множественном числе, такие как «мы» или «нас», когда будете называть компанию или отдел отправителем. С другой стороны, если вы пишете только от своего имени, используйте первое лицо единственного числа, например, «я» и «мой».

Шаг 9. Используйте фирменный бланк на второй странице

Если вашему письму нужно перейти на вторую страницу, что бывает редко, убедитесь, что вы используете фирменный бланк «вторая страница». На этом фирменном бланке будет не полный почтовый адрес, а сокращенный. Этот документ должен быть таким же, как и первая страница, но с меньшим количеством информации в заголовке. Добавьте номера страниц ко всем последующим страницам, чтобы читатель мог их запомнить. Опять же, большинство деловых писем уместятся на одной странице, поэтому действуйте по своему усмотрению, но правильно отформатируйте вторую страницу, если она вам нужна.

Шаг 10: Завершите свое письмо

Последний абзац делового письма содержит резюме и призыв к действию. Во-первых, кратко и вежливо резюмируйте свои тезисы следующим образом:

  • Мы должны убедиться, что все в компании соблюдают правила дресс-кода, поскольку это помогает создать правильный профессиональный образ для наших клиентов. Заранее благодарю за внимание к этому вопросу.

Затем предложите читателю действовать. Вы можете прямо указать, что они нужны вам для выполнения определенного действия, или оставить письмо открытым для тех, кто свяжется с вами с вопросами. В этом абзаце укажите свою контактную информацию, например номер телефона и адрес электронной почты. В случае с письмом о нарушении дресс-кода открытие двери для вопросов может быть лучшим выбором:

  • Не стесняйтесь обращаться ко мне с любыми вопросами по телефону 555-555-5555 или по электронной почте [email protected].

Шаг 11: Закройте письмо

Закрытие будет иметь формальную ноту уважения. Пропустите строку после заключительного абзаца и включите свое закрытие, которое может быть:

  • Искренне,
  • С наилучшими пожеланиями,
  • С уважением,
  • С уважением,
  • С уважением,
  • Спасибо,

Добавьте запятую после закрытия.

Шаг 12: Подпишите письмо

После закрытия пропустите около четырех строк. Это дает вам возможность подписать письмо. Если вы пишете письмо, подпишите его или используйте гриф, чтобы добавить свою подпись. Здесь вы можете использовать синие или черные чернила. Если вам нужно подписать письмо от имени отправителя, добавьте «pp:» перед подписью. Это означает «по доверенности» и показывает, что вы подписываете от чьего-то имени. После подписи укажите свое имя, должность, номер телефона и адрес электронной почты. Каждый из них получает свою линию.

Шаг 13: Признайте машинистку

Тот, кто напечатал письмо для вас, должен указать свои инициалы под блоком подписи. Эти инициалы написаны строчными буквами, например:

  • ке

Если кто-то написал письмо рядом с отправителем, например, если административный работник написал от имени своего начальника, он также включил бы свои инициалы. Они написаны заглавными буквами с обратной косой чертой перед инициалами машинистки, например:

  • NH/ке

Шаг 13: Отметьте все корпуса

Если вы добавляете приложения к своему деловому письму, сделайте пометку внизу страницы. Обратите внимание, какие корпуса и сколько всего корпусов. Это примечание гарантирует, что читатель увидит все вложения. Вот как это может выглядеть:

  • Приложения (2): копия дресс-кода, форма нарушения.

Отметив их, не забудьте включить их в письмо при отправке. Не прикрепляйте вложения к букве; вместо этого используйте скрепку.

Шаг 14: Добавьте дополнительные имена получателей

Если вы отправите письмо нескольким лицам, а не целому отделу, вы будете адресовать его основному лицу. Затем вы заметите внизу письма под заявлением о вложениях, которые являются другими получателями. Сначала введите «cc:» под оператором «Enclosures». Затем напишите имена и должности других людей, которым вы отправляете письмо. Буквы «cc» обозначали «копирку» в те дни, когда репродукция букв производилась с помощью копировальной бумаги. Мы все еще используем это обозначение сегодня, но теперь оно означает «копия любезности».

Вот как это может выглядеть:

  • Копия: Джон Смит, руководитель отдела кадров

Шаг 15: Корректируйте письмо

Перед отправкой любых служебных записок или деловых писем всегда проверяйте их. Вы будете выглядеть менее профессионально, если отправите письмо с опечатками и другими ошибками. Сначала запустите проверку орфографии и грамматики письма. Этот шаг может привести к любым явным проблемам, которые вы, возможно, не видели. Однако не полагайтесь исключительно на эти инструменты. Прежде чем отправить письмо, прочтите его. Во-первых, подумайте о том, чтобы прочитать его вслух, чтобы понять, как оно звучит. Затем используйте этот контрольный список, чтобы найти проблемы, которые необходимо решить:

  • Письмо звучит ясно?
  • Это лаконично?
  • Все абзацы состоят из трех-четырех предложений или меньше?
  • Вы видите какие-либо словесные части?
  • Вы исключили все виды использования пассивного залога?
  • Все ли предложения заканчиваются правильными пунктуационными знаками?
  • Есть ли в приветствии двоеточие, а в закрытии есть запятая?

Для критических писем вы можете даже захотеть, чтобы другой человек вычитывал и редактировал письмо. Писатели часто упускают из виду ошибки, которые они допускают в своем письме, и другая пара глаз поможет вам обнаружить все ошибки.

При редактировании грамматики мы также рекомендуем потратить время на улучшение оценки читаемости текста перед его публикацией или отправкой.

Шаг 16: Отправьте письмо

Теперь вы готовы отправить письмо. Если вы отправляете письмо по почте, убедитесь, что на конверте указан точный обратный адрес, чтобы получатель знал, кто отправил его, как только он его получит. Если вы отправляете письмо по электронной почте, рассмотрите возможность сохранения его в формате PDF перед отправкой, так как это сохранит форматирование. Затем хорошо используйте тему письма. В строке темы должно быть указано, о чем письмо и от кого оно, например:

  • Примечание Сары Макферсон о нарушениях дресс-кода

При необходимости добавьте «срочно» или что-то подобное в строку темы. Если вы дополняете предыдущее письмо, добавьте «дополнение» в строку темы.

Если вы хотите использовать новейшее программное обеспечение для проверки грамматики, прочитайте наше руководство по использованию средства проверки грамматики на основе ИИ.