Как написать бизнес-отчет: пошаговое руководство

Узнайте, как написать бизнес-отчет с помощью этого профессионального и содержательного пошагового руководства.

Может быть сложно понять, с чего начать, если вас попросили написать бизнес-отчет. От определения цели отчета до составления списка приложений — нормально чувствовать себя перегруженным, когда вы пытаетесь решить, какую важную информацию включить в процесс написания отчета. Когда ваш руководитель доверяет вам составление бизнес-отчета, он доверяет вам участие в процессах принятия решений в компании.

Как формальные, так и неформальные отчеты в бизнесе используются, чтобы помочь бизнесу принять обоснованное решение о следующих шагах для продвижения компании вперед. Хотя написание деловых документов является ключевой частью многих работ, может быть сложно понять, чего хочет ваш босс или руководитель, когда они просят вас предоставить бизнес-отчет. Здесь мы рассмотрим структуру всего отчета, проведя вас от титульного листа в начале отчета к дополнительной информации (также известной как приложения), которую вы должны будете включить в конце. Давайте погрузимся.

Необходимые материалы

• Данные компании, относящиеся к цели вашего отчета
• Копия отчета, заполненного коллегой, что позволяет вам следовать предпочтительному формату вашей компании.
• Твой компьютер
• Блокнот для записи идей

Шаг 1. Поймите цель бизнес-отчета

Бизнес-отчет имеет конкретную цель: помочь в принятии будущих решений внутри компании. Некоторые бизнес-отчеты являются срочными и требуют, чтобы сотрудники сообщали информацию в своем отделе, чтобы можно было собрать данные и использовать их для решения кризисной ситуации. Другие бизнес-отчеты менее срочные и могут использоваться для определения направления, в котором компания должна двигаться в следующем году. Ожидается, что при написании бизнес-отчета вы будете следовать стандартной форме бизнес-отчета.

Это отличается от формата отчета об академическом исследовании или повествовательного письма. Бизнес-отчет — это формальный отчет, который имеет четко определенные разделы. Если вы впервые пишете бизнес-отчеты на своей работе, может быть целесообразно проконсультироваться с вашим руководителем, прежде чем вы начнете, чтобы убедиться, что ваша компания использует стандартный формат бизнес-отчета.

Вам также может быть полезно регулярно связываться со своим руководителем, чтобы убедиться, что вы на правильном пути. Изложение одного раздела за раз может помочь вам начать работу в правильном направлении, а ваш руководитель сможет дать вам рекомендации, чтобы убедиться, что вы работаете над предоставлением вашей компании информации, необходимой для продвижения вперед.

Шаг 2. Определите тип отчета

Хотя бизнес-отчеты имеют один и тот же общий формат, существуют разные типы бизнес-отчетов, и важно знать, какой тип отчета ожидает от вас ваша компания. Все типы бизнес-отчетов предоставляют информацию, которая может помочь компании двигаться вперед; Понимание того, какого типа отчет ожидает ваш руководитель, может гарантировать, что вы предоставите информацию, необходимую для разработки решения проблемы, над решением которой работает ваш отчет. Различные типы бизнес-отчетов включают в себя:

• Отчет об исследовании : в отличие от отчета об академическом исследовании, отчет об исследовании бизнеса обычно используется, когда компания или организация работает над созданием нового продукта или услуги. В то время как один сотрудник может быть ответственным за отчет о бизнес-исследовании, как правило, многие люди участвуют в совместной работе. Например, ученые, исследователи и аналитики могут работать в команде, чтобы получить информацию, необходимую для того, чтобы помочь компании решить, следует ли продвигать продукт, услугу или другие новые предложения. Информация в исследовательском отчете очень детализирована и обычно содержит количественную и качественную информацию. Как аналитические, так и информационные отчеты обычно используются в процессе разработки исследовательского отчета.
• Аналитический отчет : когда компания решает, как двигаться дальше, аналитический отчет может помочь. Аналитический отчет фокусируется на решении конкретной проблемы и предлагает информацию, описывающую как предысторию проблемы, так и текущую ситуацию в компании. Аналитический отчет также может предлагать возможные результаты для различных решений проблемы, помогая компании предсказать, как ее ситуация может измениться в зависимости от того, как они решат двигаться вперед в процессе решения проблемы. Этот бизнес-отчет очень подробен, и его разработка может занять некоторое время. Однако аналитические отчеты часто запрашиваются в условиях нехватки времени, поскольку они используются для решения неотложных проблем, требующих принятия важных решений.
• Пояснительный отчет . Иногда специалистам на уровне руководства может быть сложно понять мельчайшие детали компании, особенно когда речь идет о подробном исследовании. Пояснительный отчет может объяснять исследования или другие результаты, которые могут помочь в принятии будущих решений. Если вы пишете пояснительный отчет, очень важно знать свою аудиторию, чтобы не переусердствовать или не объяснить сложные концепции.
• Отчет о ходе выполнения. Многие проекты внутри компаний выполняются годами, и предоставление отчета о ходе выполнения может быть способом показать руководству, как продвигаются дела. Этот тип отчета может не содержать данных или других выводов (в зависимости от фазы проекта); вместо этого он служит способом информировать аудиторию или супервайзера о том, как что-то продвигается. Когда проект находится в стадии реализации, можно ожидать регулярных отчетов о его ходе.
• Информационный отчет : этот тип бизнес-отчета предоставляет аудитории беспристрастную, объективную информацию, которая раскрывает информацию о компании. Эта информация основана исключительно на фактах и ​​может включать такие данные, как статистика компании (сумма денег, которую компания заработала в течение предыдущего финансового года, количество сотрудников в компании и т. д.).

Шаг 3. Разработайте основные моменты

Когда вас просят написать бизнес-отчет, очень важно работать с вашим руководителем, чтобы понять цель отчета. Без четких указаний вы можете потратить время на сбор информации, бесполезной для компании. Четкая структура вашего отчета перед тем, как углубиться в данные, может помочь гарантировать, что вы предоставляете своей компании информацию, необходимую ей для продвижения вперед. После того, как вы поймете цель вашего бизнес-отчета, вы захотите развить основные моменты.

Вы сможете конкретизировать их позже, но сначала очень важно разработать план, который позволит вам начать свое исследование. Как только вы разработаете свой план, вы узнаете, нужно ли вам организовать интервью с людьми из других отделов вашей компании, провести собственное исследование, найти информацию о том, как ваша компания работала в последние годы, и многое другое. Исследование перед тем, как вы начнете писать отчет, также может помочь вам обнаружить какие-либо пробелы в вашем плане.

Если вы обнаружите, что изо всех сил пытаетесь найти информацию, необходимую для завершения отчета, обратитесь к своему руководителю, чтобы определить ваши следующие шаги. Лучше сделать это как можно раньше, чтобы вы могли вместе изменить направление вашего отчета, если это необходимо.

Шаг 4. Создайте подразделы

Ваш бизнес-отчет будет разделен на подзаголовки, которые разбивают отчет таким образом, чтобы его было легко понять. На шагах 5–13 мы рассмотрим каждый раздел, который необходимо включить в отчет.

Шаг 5. Создайте титульную страницу

Ваш бизнес-отчет должен начинаться с четкой, чистой титульной страницы. Если вы не знаете, как ваша компания обычно форматирует титульный лист своих бизнес-отчетов, попросите у своего руководителя ранее представленный отчет для использования в качестве справочного материала. Как правило, на большинстве титульных страниц указывается название бизнес-отчета, лицо (или люди), составившие отчет, и время его написания. Вы также можете указать аудиторию отчета на титульном листе. Обязательно размещайте информацию по центру титульного листа, не используйте необычные шрифты или ненужное форматирование. Держите его чистым и простым.

Шаг 6. Создайте резюме

Раздел резюме вашего бизнес-отчета расскажет вашим читателям, с чем они собираются столкнуться, продолжая читать основную часть отчета. Ваше резюме должно быть достаточно кратким, чтобы не раскрывать всего, что содержится в вашем отчете, но достаточно длинным, чтобы читатель мог понять основы отчета, не читая его целиком.

Думайте о своем резюме как о презентации вашего отчета: у вас есть 30 секунд, чтобы изложить основные моменты. Помните, что любая информация, не полностью объясненная в вашем резюме, будет расширена позже в вашем отчете, поэтому нет необходимости втискивать все до мельчайших деталей. Соответствующей длины исполнительного резюме не существует, так как правильная длина этой части отчета зависит главным образом от объема отчета в целом.

Шаг 7. Разработайте оглавление

Ваше оглавление должно начинаться с новой страницы и четко указывать, что будет в вашем отчете. Вы захотите перечислить каждый подзаголовок отчета. Вы также можете перечислить более мелкие разделы. Включите номера страниц в оглавление, а не просто перечисляйте разделы по порядку. Это может помочь вашей аудитории следить за вами, когда вы даете презентацию своего бизнес-отчета.

Шаг 8. Напишите введение

Здесь вы сможете дать своей аудитории более подробное представление о том, чего ожидать от вашего отчета. Будьте осторожны, чтобы не повторять то, что вы сказали в резюме. Во введении вы можете углубиться в то, почему бизнес-отчет был необходим в первую очередь. Разговор о проблеме, на решение которой направлен отчет, может помочь вашей аудитории правильно оценить исследование, которое будет описано в основной части вашего отчета.

Помните, что введение в бизнес-отчете отличается от введения в повествовательном письме. Нет необходимости зацеплять ваших читателей, чтобы поддерживать их интерес. Держите его элегантным и формальным, и не преувеличивайте поэтичность (если только это не имеет смысла в культуре вашей компании).

Шаг 9. Создайте основной текст

Здесь вы сможете углубиться в суть ваших исследований или выводов. Вы не хотите скупиться на эту часть отчета — расскажите как можно подробнее. Не беспокойтесь о том, чтобы дать слишком много информации или утомить аудиторию. Те, у кого нет времени, чтобы прочитать основную часть вашего бизнес-отчета, могут прочитать резюме или заключение, чтобы получить необходимую информацию.

Основная часть вашего отчета — это то место, где вы получаете возможность углубиться в детали исследования или работы, которую вы завершили. Основная часть вашего бизнес-отчета, скорее всего, будет включать диаграммы и графики. Не забудьте пометить каждую диаграмму или график информацией, объясняющей детали читателю. Если вы включаете изображения в основной раздел, добавьте подпись к каждой фотографии. При написании основного раздела помните о своей аудитории. Если вы знаете, что пишете для аудитории без технического образования и на техническую тему, объясните жаргон и незнакомые термины, чтобы ваши читатели могли не отставать от вашего письма.

Шаг 10. Подведите итог

Как и в разделе резюме вашего бизнес-отчета, ваше заключение будет касаться того, что вы обсуждали в отчете, и напоминать читателям о том, что им нужно знать. Вы можете выделить важные моменты или просмотреть неожиданные выводы. Но, опять же, пусть ваш вывод будет коротким и приятным.

Шаг 11. Дайте рекомендации

Здесь вы расскажете о том, как компания может использовать предоставленную вами информацию для решения проблемы, на которую направлен отчет в этом разделе; вы можете обсудить несколько возможных вариантов действий, которые могла бы предпринять компания, а также потенциальные результаты и последствия каждого действия. Предположим, вы не работаете в отделе, ответственном за принятие решения, связанного с вашим отчетом.

В этом случае вы можете поработать с коллегами по отделу, чтобы узнать, могут ли ваши рекомендации быть полезными для компании. Наконец, в этом разделе обязательно укажите четкие дальнейшие действия, которые компания может предпринять для продвижения вперед на основе информации в вашем отчете.

Шаг 12. Перечислите свои рекомендации

Многие бизнес-отчеты используют исследования, проведенные другими компаниями, для подтверждения своих выводов. Если вы используете исследования, проведенные другими, обязательно правильно укажите источник исследования в разделе ссылок. Кроме того, вы захотите включить информацию, которая расскажет вашей аудитории, как они могут узнать больше о ваших предпочтениях (например, книга или веб-сайт, где вы нашли информацию, приведенную в вашем отчете).

Шаг 13. Добавьте раздел «Приложения»

В этот раздел вашего бизнес-отчета вы включите любую дополнительную информацию, которая облегчит читателю понимание вашего письма. Сюда могут входить стенограммы интервью, которые вы использовали для сбора информации для своего отчета, и глоссарий, поясняющий термины, которые вы использовали для описания вашего исследования или финансовой информации, использованной в вашем отчете. Если вам не нужно предоставлять дополнительную информацию вашей аудитории, вам не нужно включать раздел приложений.

Шаг 14. Проверьте свой отчет

Прежде чем сдать свой бизнес-отчет, важно дать себе достаточно времени, чтобы вычитать его. Если вы работаете в сжатые сроки, у вас может возникнуть соблазн передать отчет своему руководителю, как только он будет завершен. Хотя быстрая работа часто ценится, может быть разумно дать себе ночь, чтобы поспать над своей работой, прочитать ее утром и внести необходимые исправления, прежде чем передать ее своему боссу. Вы будете удивлены тем, сколько неуклюжих фраз и других ошибок всплывет, когда вы посмотрите на свою работу свежим взглядом.

Предположим, что информация в вашем отчете не является конфиденциальной. В этом случае вы можете попросить коллегу или другого коллегу в вашей отрасли прочитать ваш отчет перед его отправкой. Это может помочь вам найти ошибки, которые вы бы не рассмотрели в противном случае, и может дать представление о том, как вы можете добавить в свой отчет, чтобы сделать его более полным, прежде чем сдать его.

Ознакомьтесь с нашим руководством по лучшему программному обеспечению для проверки грамматики.

Шаг 15. Представьте свою работу

Вероятно, вы сделаете больше, чем просто сдадите отчет своему руководителю. Большинство компаний попросят вас предоставить отчет группе руководителей, когда вы будете обсуждать свои выводы. Вы должны знать свой отчет вдоль и поперек и можете отослать свою аудиторию к определенным разделам отчета, чтобы ответить на их вопросы. В дополнение к подготовке вашего бизнес-отчета вы также можете подготовить наглядное пособие (например, презентацию PowerPoint), чтобы помочь проиллюстрировать ваши точки зрения.

Например, вы можете извлекать прямые цитаты из своего отчета для своих слайдов, помогая своей аудитории следить за тем, как они просматривают ваш отчет. В конце презентации вы захотите оставить время для вопросов. Хорошее знание своего отчета может придать вам уверенности, необходимой для того, чтобы выступить перед советом директоров, когда они попросят вас глубже изучить ваши выводы. Если вы нервничаете перед деловой презентацией своего отчета, может быть полезно потренироваться перед другом или коллегой, прежде чем вы войдете в зал заседаний.

Шаг 16. Получайте обратную связь открыто

В этом нет никаких сомнений: написание вашего первого бизнес-отчета может быть нервным, и это может быть особенно страшно, когда ваш начальник вызывает вас, чтобы обсудить свои мысли по вашему отчету. Тем не менее, постарайтесь слушать непредвзято и обязательно делайте заметки о том, как вы можете создать еще лучший отчет в следующий раз. Очень важно не принимать конструктивную критику в отношении бизнес-отчетов на свой счет, поскольку у каждой компании и руководителя есть свои предпочтения. Вместо этого обратите внимание на то, что ваш руководитель хотел бы, чтобы вы изменили в следующий раз, и двигайтесь вперед.

Советы и рекомендации по деловому общению

1. Будьте ясны в своем сообщении

Вы должны точно знать, какую информацию вы пытаетесь передать или над решением какой проблемы вы работаете в своем бизнес-отчете.

2. Начните легко

Нет необходимости начинать с резюме или введения вашего бизнес-отчета. Если вы не знаете, с чего начать, дайте себе передышку — начните с того, что вы знаете. Начните с того, что напишите об исследовании, которое вы уже провели, или рекомендации, которые у вас уже есть для компании, и конкретизируйте свой отчет оттуда.

3. Старайтесь быть лаконичным

Вся информация в вашем бизнес-отчете должна оставаться сфокусированной, направленной и казаться читателю целеустремленной. Когда вы корректируете свой бизнес-отчет, постоянно спрашивайте себя, ведет ли написанная вами информация читателя туда, куда ему нужно.

4. Знай свою аудиторию

Если вы пишете для группы членов совета директоров, имеющих финансовую долю в вашей компании, но не понимаете повседневных деталей того, чем вы занимаетесь, вам придется писать иначе, чем если бы вы писали для группы. ваших непосредственных руководителей. Но, опять же, понимание вашей аудитории является ключом к написанию отчета, который будет удобочитаемым и полезным.

5. Будьте проще

Когда вы сталкиваетесь с жаргоном и техническим языком в своем бизнес-отчете, спросите себя, есть ли другое слово, которое вы могли бы использовать, чтобы сделать отчет более понятным для вашего читателя. Если есть более простой способ сказать что-то, используйте этот вариант.

Ищете больше по этой теме? Ознакомьтесь с нашим руководством, включающим 14 креативных бизнес-идей!