Как написать официальное письмо: формат, примеры и советы

Независимо от того, хотите ли вы произвести впечатление на потенциального работодателя, сформулировать запрос или подать официальную жалобу, знание того, как написать эффективное официальное письмо, является ключом к тому, чтобы ваше сообщение было встречено с тем вниманием, которого оно заслуживает. От идеального вступления до безупречного заключения — мы проведем вас через основы создания письма, которое эффективно и профессионально передает ваше сообщение в любых обстоятельствах.

Что такое официальное письмо?

Официальное письмо — это тип письменного общения, который придерживается определенной структуры и тона. Он включает в себя определенные элементы, такие как адреса отправителя и получателя, официальное приветствие и заключительное заявление. Официальные письма часто используются для подачи заявлений о приеме на работу, официальных жалоб или деловых запросов.

Хотя эти письма имеют строгую формальную структуру, имеют четкую цель и сохраняют профессиональный тон, неофициальные письма могут быть разговорными и личными. Их можно писать друзьям, родственникам или знакомым и включать личные новости, поздравления, приглашения или любые другие личные темы.

Существует много типов официальных писем. Некоторые примеры официальных писем включают в себя:

• Сопроводительное письмо
• Письмо о принятии предложения
• Профессиональное благодарственное письмо
• Деловое письмо
• Коммерческое письмо
• Письмо о прекращении
• Письмо о намерениях
• Рекомендательное письмо

Когда вы думаете об официальном письме, вы, вероятно, представляете себе рукописный или напечатанный документ, который пишется, подписывается, ставится печать и затем отправляется по почте. Но официальные письма также могут быть доставлены по электронной почте, в зависимости от срочности ситуации и предпочтений получателя и отправителя.

Как бы вы ни решили отправить официальное письмо, цель должна оставаться прежней: четко и эффективно изложить обсуждаемую тему в ясной и профессиональной манере.

Когда вы отправите официальное письмо?

Официальные письма отправляются в ситуациях, требующих профессионального подхода или официального общения. Вот примеры таких случаев:

• Заявки на работу
• Отправка заявления об увольнении
• Направление официальных запросов или запросов в компанию
• Подача жалоб
• Общение с государственными органами
• Проведение официальных деловых операций
• Обращение к людям, с которыми у вас нет личных отношений.

Каковы части официального письма?

Заголовок (дата/адрес/обратный адрес)

Дата: Когда вы пишете официальное письмо, очень важно указать дату, когда вы его написали.Эта информация необходима для оперативной связи.

Адрес: укажите полный адрес получателя, включая номер его почтового ящика или офисный пакет.

Обратный адрес: укажите полный адрес вашей компании.Это позволяет получателю легко отправить ответ.

Приветствие

В официальном письме стандартное приветствие — «Уважаемый», за которым следуют должность и фамилия получателя. Начните свое письмо со слов «Уважаемый [имя получателя]» и поставьте запятую после имени. Если вы не можете определить имя получателя, вы можете адресовать письмо его имени.

Тело

Абзацы тела — это основной текст письма. В этих параграфах отправитель излагает цель письма. Он включает в себя следующие разделы:

• Вводный абзац, в котором указывается основная цель письма и, при необходимости, представляется автор письма.
• Один или несколько средних абзацев, в которых более подробно обсуждается тема письма. Важно логически организовать этот раздел, чтобы каждый абзац касался определенного пункта или аспекта вашего общего сообщения.
• Последний абзац, в котором обобщаются ключевые моменты и, если применимо, указываются следующие шаги. Это может включать в себя предложение встречи, требование ответа или выражение ожидания решения данного вопроса. Последний абзац также является подходящим местом, чтобы выразить благодарность получателю за внимание к вашему сообщению или за его время и внимание.

Закрытие

После основной части завершите письмо простой профессиональной подписью. Вежливые способы завершения письма включают следующие подписи:

• Искренне
• С наилучшими пожеланиями
• С уважением

Подпись

Последним компонентом официального письма является ваша подпись. Укажите свое полное имя и должность, если это необходимо, а затем свою мокрую подпись и печатное имя.

Как написать официальное письмо за шесть шагов

Написание официального письма не должно вызывать затруднений. Есть простой процесс из шести шагов, которого вы можете придерживаться, чтобы упростить задачу. Следуйте этому проверенному методу, чтобы эффективно и результативно структурировать официальную переписку:

1. Спланируйте свое сообщение. Прежде чем начать писать, найдите время, чтобы прояснить свою цель.Чего вы надеетесь достичь этим письмом? Кто ваша аудитория? Понимание этих аспектов будет определять ваш тон и содержание.

2. Начните с правильного формата. Официальные письма имеют особый макет, который включает адрес отправителя, дату, адрес получателя, приветствие, текст, заключение и подпись.Выровняйте текст по левому краю и используйте профессиональный шрифт, например Times New Roman или Arial. Убедитесь, что ваш текст написан через один интервал и с пустой строкой между абзацами. Должно быть поле в два дюйма сверху и снизу документа и поле в один дюйм с обеих сторон.

3. Создайте четкое начало. Ваш первый абзац должен немедленно информировать получателя о цели письма.Держите это кратким и по существу; нет необходимости в долгих представлениях.

4. Развивайте тело. В теле подробно опишите свой запрос, вопрос или информацию, которую вы передаете.Используйте отдельные абзацы для каждого основного пункта, чтобы ваше письмо было организованным и легко читаемым. Подкрепите свои утверждения фактами или конкретными примерами, где это необходимо.

5. Сделайте эффективное заключение. Кратко изложите основные положения вашего письма и четко укажите любые действия, которые вы ожидаете от получателя, например, ответ к определенной дате или приглашение на встречу.Закончите вежливым завершением, например «С уважением» или «С уважением», после чего поставьте свою подпись и печатное имя.

6 Обзор. Прежде чем отправить письмо, найдите время, чтобы его вычитать.Официальное письмо не только правильно отформатировано — его грамматика, пунктуация и орфография также должны быть безошибочными. Проведите проверку грамматики и обратите внимание на свой тон, чтобы убедиться, что вы говорите профессионально.

Генератор официальных писем Grammarly поможет вам написать официальное письмо за несколько кликов. Просто введите несколько ключевых данных, и Grammarly создаст черновик, который вы сможете адаптировать под свои нужды.

Распространенные ошибки, которых следует избегать

Придерживаясь формального формата письма, важно избегать распространенных ошибок, которые могут подорвать ваш профессионализм, в том числе:

• Звучит слишком непринужденно и использует неформальные фразы, сленг или шутки.
• Несогласованное форматирование
• Не удалось проверить перед отправкой
• Использование устаревшей или неверной контактной информации
• Пропуск призыва к действию

Избежание этих ошибок поможет гарантировать, что ваши официальные письма будут профессиональными и эффективными, что повысит вероятность достижения желаемого результата.

Шаблон официального письма

[Ваше имя]

[Ваш адрес]

[Ваш электронный адрес]

[Ваш номер телефона]

[Дата]

[Имя получателя]

[Должность и должность получателя, если применимо]

[Компания получателя, если применимо]

[Адрес получателя]

Дорогой [Имя получателя],

[Вступительный абзац: Представьтесь и укажите цель вашего письма. Предоставьте любую соответствующую справочную информацию или необходимый контекст.]

[Основные абзацы: используйте тематические предложения, чтобы представить основные идеи вашего письма. Уточните дополнительные детали, имеющие отношение к вашей цели написания.]

[Заключительный абзац: суммируйте ключевые моменты, выразите признательность или интерес и прямо укажите любые желаемые последующие действия.]

Искренне,

[Ваше печатное имя]

[Ваша напечатанная подпись]

Образец официального письма

Джон Смит Менеджер по продажам AcmeCo 123 Business Rd. Business City, CA 12345 555-555-4567 [email protected] 11 марта 2024 г.

Саманта Грин Сотрудник по закупкам InnovateTech Solutions 456 Industry St. Market Town, MT 67890

Дорогая г-жа Грин,

Надеюсь, это письмо застанет тебя в добром здравии. Меня зовут Джон Смит, я менеджер по продажам в компании AcmeCo, ведущем поставщике инновационных решений, предназначенных для повышения операционной эффективности и стимулирования роста бизнеса. В AcmeCo мы гордимся тем, что предоставляем высококачественные продукты и услуги, отвечающие уникальным потребностям наших клиентов.

Обращаюсь к вам, чтобы познакомить вас с нашим последним продуктом — AcmeCo Efficiency Booster. Это решение было специально разработано для решения распространенных проблем, с которыми сталкиваются технологические компании. Оно предлагает ряд функций, предназначенных для оптимизации рабочих процессов, снижения эксплуатационных расходов и повышения общей производительности.

Многие из наших клиентов уже ощутили значительные преимущества от внедрения AcmeCo Efficiency Booster, сообщив о среднем увеличении производительности на 25 % за первые три месяца использования. Мы считаем, что InnovateTech Solutions может добиться аналогичных, если не больших, улучшений за счет интеграции нашего решения в вашу деятельность.

Мы уверены в ценности, которую AcmeCo Efficiency Booster может принести вашей организации, и будем рады предоставить вам полную демонстрацию в удобное для вас время. Кроме того, мы предлагаем эксклюзивную вводную скидку новым клиентам, заинтересованным в изучении потенциала нашего продукта.

Пожалуйста, свяжитесь со мной напрямую по телефону 555-555-4567 или по электронной почте [email protected], чтобы запланировать демонстрацию или обсудить, как AcmeCo может способствовать успеху InnovateTech Solutions. Мы с нетерпением ждем возможности сотрудничать с вами и поддерживать цели роста вашей компании.

Благодарим вас за то, что вы считаете AcmeCo своим партнером в достижении операционного совершенства. Мы воодушевлены перспективой совместной работы и стремимся предоставить вам наилучшее обслуживание и поддержку.

Искренне,

Джон Смит Менеджер по продажам AcmeCo

Приложения: Брошюра о продукте, отзывы клиентов.