Как написать письмо любого типа

Каждый должен знать, как написать письмо, будь то деловой запрос, электронное письмо, личное письмо или сообщение в социальных сетях в формате письма. Написание писем — полезный навык не только для четкого общения, но и для того, чтобы произвести хорошее впечатление, особенно первое.

Ниже мы объясним, как написать правильное письмо, независимо от того, какой тип вам нужен. Мы рассмотрим правильный формат официального письма, например сопроводительного письма или запроса на работу, а также советы по написанию личного письма с некоторыми полезными примерами каждого из них.

Как написать письмо

Вот несколько быстрых шагов, как написать письмо:

1. Выберите формат (электронная почта, бумажный и почтовый формат и т. д.)
2. Напишите свою контактную информацию и дату вверху, если вы используете блочный стиль (см. ниже).
3. На новой строке напишите приветствие, например «Уважаемая г-жа Смит» или «Для тех, кого это касается».
4. Напишите тело вашего письма в стандартном формате абзаца.
5. На новой строке напишите комплиментарное завершение, например «С уважением» или «С наилучшими пожеланиями».
6. Подпишите свое имя под приветственным закрытием.

Какой тип письма вам следует написать?

Жестких правил не существует. Наиболее подходящий формат письма зависит от вашей аудитории. Для друга или близкого родственника обычно лучшим способом является случайное сообщение или неофициальное письмо. Для этого формата подходят разные типы букв. Некоторые включают в себя:

• Рукописные буквы
• Письма по электронной почте
• Напечатанные сообщения в социальных сетях

Однако для деловых контактов или людей, которых вы плохо знаете, печатное официальное письмо почти всегда является наиболее подходящим выбором. При использовании в профессиональных целях написание официального письма эффективно для следующих целей:

• Сопроводительные письма
• Письма о намерениях
• Письма с ценностным предложением
• Деловые меморандумы
• Рекламные письма
• Рекомендательные письма
• Заявления об увольнении
• Благодарственные письма

Это лишь некоторые из типов писем, которые вам могут понадобиться в повседневной или профессиональной среде. Прежде чем писать письмо, подумайте, какой тип письма вам нужен: официальное или неофициальное. У каждого есть свой формат, которому вы захотите следовать.

Написание официального письма: блочный стиль и стиль AMS

Официальные письма, такие как сопроводительные письма, деловые запросы и срочные уведомления, являются одними из самых важных писем, которые вам когда-либо придется писать. Поскольку официальные письма иногда используются в качестве официальных документов, они имеют очень четкую структуру и особый формат. На самом деле, есть несколько разных «правильных форматов» на выбор.

Наиболее распространенными форматами написания официальных писем являются блочный стиль и стиль Американского математического общества (AMS). В приведенном ниже примере мы используем блочный стиль, в частности стильполногоблока, поскольку он наиболее популярен.Блочный стиль характеризуется выравниванием всех элементов по левому краю страницы.Сюда входят первые строки абзацев, в которых не используются отступы.

AMS довольно похож и следует многим тем же правилам, что и блочный стиль. Однако есть несколько отличий, которые мы кратко рассмотрим после следующего раздела.

Как написать официальное письмо в блочном стиле

Шаг 1: Напишите контактную информацию и дату.

Все официальные письма начинаются сконтактной информации и даты. В стиле полного блока это происходит в верхнем левом углу.

Сначала, как отправитель, введите свое полное имя и адрес, выровняв его по левому краю, как если бы вы писали адрес на конверте. Это не просто формальность, а полезное дополнение, позволяющее получателю легко найти вашу контактную информацию, когда он захочет ответить.

Если вы пишете на официальном бланке компании, который уже содержит эту информацию, вамненужно переписывать контактную информацию.

После вашего адреса пропустите строку и добавьте дату написания письма.

Наконец, снова пропустите строку и добавьте имя и полный адрес получателя. Не стесняйтесь указывать название должности под именем, если это уместно. Прежде чем писать приветствие, оставьте пустую строку после контактной информации.

Шаг 2: Напишите приветствие

Официальные письма всегда содержат приветствие в начале письменного содержания как сигнал о том, что ваше сообщение вот-вот начнется. Это известно как приветствие.

Большинство приветствий начинаются со слов «Дорогой», а затем имени получателя.Все приветствия пишутсяс заглавной буквыи заканчиваютсязапятой.

Если вы не знаете имя получателя, вы также можете использовать должность или даже название отдела, например «Уважаемый представитель отдела кадров». В крайнем случае, при любых обстоятельствах вы можете использовать общее приветствие «Кому это касается». Старайтесь избегать слов «Уважаемый господин или госпожа», поскольку это немного устарело.

Шаг 3. Напишите тело письма.

Здесь вы пишете свое сообщение. Тело письма соответствует обычным правилам грамматики, поэтому пишите его так же, как и любой другой официальный документ. Единственным исключением для полноблочного стиля является отсутствие отступов в первых строках абзацев.

В отличие от личных писем,официальные письма просты и прямолинейны, поэтому не бойтесьпереходить прямо к делу. Некоторые официальные письма состоят всего из одного-двух предложений, хотя другие могут продолжаться и в абзацах, если нужно передать много информации. Важно сохранять концентрацию и избегать второстепенных тем.

Хотя в разных культурах компаний существуют разные стандарты общения, лучше всего избегать случайных фраз и шуток; некоторые даже советуют не использовать схватки . Это само собой разумеется, но не используйте сленг, ненормативную лексику или другие неуместные выражения.

Если ваше письмо охватывает много вопросов, лучше всего включить в конце заключительный абзац, чтобы обобщить все, что нужно знать получателю. Как всегда, не забудьтеотредактировать и вычитать текст письмаперед отправкой.

Шаг 4. Напишите комплиментарное завершение

В официальных письмах также используется стандартное приветственное завершение или подписание, аналогичное приветствию, перед завершением подлинной подписью.

Одним из наиболее распространенных завершающих слов является «С уважением», включая некоторые варианты, например «С искренней благодарностью» или « Искренне ваш ». Другие распространенные подписи включают «Лучший» и «Ваш». В отличие от приветствий, в доводчиках используются заглавные буквы.Всегда пишите с заглавной буквы первую букву вашего комплимента, нотолькопервую букву.И, как и приветствие,всегда заканчивайте запятой.

Если вы отправляете бумажное письмо, пропустите несколько строк после благодарственного закрытия — здесь вы подписываете свое имя. Кроме того,всегда указывайте свое имя под подписьюи должность, если это необходимо. При отправке электронного письма или другого цифрового письма вам не нужно оставлять пустую строку перед вводом своего полного имени.

Шаг 5. Упомяните прилагаемые материалы.

Этот последний шаг необходим только в том случае, если вы отправляете вместе с письмом дополнительные материалы, такие как резюме, заявление, ваучер и т. д. Если вы отправляете только письмо, проигнорируйте этот шаг.

После вашего печатного имени и необязательной должности (под вашей подписью) пропустите строку, а затем напишите «Приложение:», а затем список включенных вами материалов. Например, если вы включаете резюме, вы должны написать «Приложение: Резюме». Это просто мера предосторожности, чтобы получатель ничего не пропустил или, при необходимости, мог убедиться, что что-то было потеряно при доставке.

Пример официального письма (блочный стиль)

Детектив-инспектор Дж. Лестрейд

Набережная Виктории, 35

Лондон, Англия SW1A 2JL, Великобритания

1 июля 1888 г.

мистер Шерлок Холмс

Бейкер Стрит, 221Б

Лондон, Англия NW1 6XE, Великобритания

Дорогой мистер Холмс,

От имени полиции Лондона мы просим вас прибыть в Нью-Скотланд-Ярд при первой возможности. У нас есть дело, требующее вашего особого опыта, и мы предпочитаем обсудить детали лично, учитывая конфиденциальность информации. Приемлемо любое время до конца месяца.

Искренне,

Дж. Лестрейд

Детектив-инспектор

Приложение: пропуск посетителя.

Как написать официальное письмо в стиле AMS

По большей части стиль AMS использует те же правила и рекомендации, что и стиль блока, включая корпуса, поэтому вы можете следовать описанным выше шагам независимо от используемого стиля. Однако есть два основных различия в стиле AMS, о которых вам следует знать:

1. Не оставляйте пустую строку между полным адресом отправителя и датой. Дата указана прямо под адресом.
2. В стиле AMS всегда используется строка темы вместо или перед приветствием. Тема должна быть написана заглавными буквами и кратко излагать содержание письма не более чем в одной строке, например: «ВАШЕ ПРИСУТСТВИЕ ТРЕБУЕТСЯ В СКОТЛАНД-ЯРДЕ». Как и в случае с приветствиями, оставьте пустую строку до и после темы письма.

Пример официального письма (стиль AMS)

Детектив-инспектор Дж. Лестрейд

Набережная Виктории, 35

Лондон, Англия SW1A 2JL, Великобритания

1 июля 1888 г.

ТРЕБУЕТСЯ ВАШЕ ПРИСУТСТВИЕ НА SCOTLAND YARD

Дорогой мистер Холмс,

[. . .]

Как написать неофициальное письмо

Как следует из названия, неофициальные письма гораздо более непринуждены, чем официальные. Это означает, что правил и рекомендаций не так много, и никто не будет возражать, если вы не оставите пустое место в нужном месте.

Тем не менее, существует правильный формат, с которым люди знакомы, поэтому следуйте приведенным ниже инструкциям как минимум.

Шаг 1. Поставьте дату вверху (необязательно).

Ставить дату вверху письма — это обычай, возникший в те времена, когда письмо было основным средством общения. Сегодня указание даты больше не является необходимостью, но некоторые люди все еще делают это по традиции. В неофициальных письмах это совершенно необязательно.

Шаг 2: Напишите приветствие

Как и официальные письма, неофициальные письма начинаются с вежливого приветствия получателю. Стандартный формат тот же: за словом «Уважаемый» следует имя человека, как в «Уважаемый мистер Лестрейд», с использованием заглавных букв.

Однако неофициальные письма предоставляют больше свободы в том, что вы говорите в своем приветствии, и нередко можно увидеть случайные приветствия, такие как «Привет, [Имя]» или «Привет, [Имя]».

Как и в случае с приветствиями в официальных письмах, вы обычно заканчиваете приветствие запятой, а затем пропускаете строку перед тем, как начать основную часть письма. Иногда вы видите, как люди заканчивают приветствие восклицательным знаком, в зависимости от их отношений с получателем.

Шаг 3. Напишите тело письма.

В теле письма вы пишете свое сообщение, а неофициальные письма часто предназначены для обмена новостями или поддержания связи. Они, как правило, имеют разговорный тон, а это означает, что вы можете использовать сленг и любой другой язык, который вы используете при личном разговоре.

Хотя в неофициальных письмах более допустимы отклонения от темы, чрезмерное отклонение от темы все равно может беспокоить читателя. Постарайтесь максимально сосредоточиться и не выглядеть сдержанно — в конце концов, неофициальные письма должны быть личными.

Шаг 4. Напишите комплиментарное завершение

В неофициальных письмах перед подписью также используется комплиментарное завершение, соответствующее тому же формату, что и в официальных письмах. Это включает в себя использование заглавной буквы предложения (с заглавной буквы только первую букву), добавление запятой в конце и оставление достаточного места для подписи вашего имени, если вы отправляете бумажное письмо.

Однако вам не обязательно придерживаться обычных подписей, таких как «С уважением». Если вы пишете личное письмо, вы можете использовать что-то более сентиментальное в зависимости от отношений с получателем, например «С любовью», «С уважением» или «До скорой встречи».

Пример неофициального письма

2 июля 1888 г.

Как дела, Лестрейд!?

Это Шерлок! Я так рада получить твое письмо. Конечно, я приеду в Скотланд-Ярд как можно скорее, не волнуйтесь.

ХОКСО,

Шерлок «Лучший детектив всех времен» Холмс

Что такое ПС?

PS означает постскриптум . Это то, что вы добавляете в последнюю минуту после того, как письмо готово, обычно это либо незначительные новости, либо что-то маленькое, что вы забыли при написании основной части письма. Обычно в официальных письмах постскриптумы не используются; если вам нужно что-то добавить, вам придется пересмотреть весь документ, чтобы включить новую информацию.

При написании постскриптума просто пишите буквы «ПС», а затем свое сообщение. Не имеет значения, используете ли вы точки или нет («PS» и «PS» допустимы), но обе буквы всегда должны быть заглавными.

Если у вас более одного постскриптума, просто добавьте еще однубукву Pв начало каждого нового PS. Например, ваш второй постскриптум должен быть помечен как «PPS». и ваш третий постскриптум должен быть «PPPS».

ПС. Роб получил должность в Great Company! Спасибо за всю поддержку во время его безработицы.

ППС. Мне придется отменить вечеринку по случаю дня рождения, но мы все равно собираемся выпить этим вечером, если ты хочешь прийти.

Конверт

В США максимальный вес письма первого класса составляет 3,5 унции. Если ваше письмо превышает три страницы или вы написали его на плотной бумаге, вам придется взвесить его, чтобы убедиться, что оно соответствует требованиям. Размер и форма конверта также имеют значение. Он должен быть прямоугольным и размером примерно 6 на 11 дюймов, иначе вы рискуете, что почтовое отделение вернет его.

Отправка письма

После того, как вы определили, что конверт правильный, вам остается только отправить его по почте. (Если это личное письмо, вы всегда можете доставить его самостоятельно. В этом случае просто напишите имя предполагаемого получателя на внешней стороне конверта. Бонус за доставку вручную? Вы можете использовать конверт любого размера и формы, какой захотите!)

В верхнем левом углу напишите свое имя и адрес или прикрепите почтовую этикетку. В центре конверта аккуратно напишите имя и адрес получателя. Помимо аббревиатуры штата и почтового индекса, международные письма должны включать страну как для адреса назначения, так и для обратного адреса.

Тарифы на почтовые расходы варьируются. Текущие цены можно узнать на веб-сайте Почтовой службы США или использовать марку Forever Stamp для направлений в США. Почтовые расходы указываются в верхнем правом углу конверта.

Еще раз проверьте, все ли правильно на внешней стороне конверта. Если да, сложите письмо и аккуратно вставьте его. Не запечатывайте его, пока не будете уверены, что включили все страницы, которые собираетесь отправить.

Советы по написанию писем

Все еще не знаете, как написать правильное письмо? Помните об этих советах по написанию писем, которые помогут вам общаться уверенно.

Предлагайте любезности

В то время как в личных письмах обычно используется дружеский тон, официальные письма тоже могут выиграть от любезностей и вежливого этикета. Простая фраза типа «Как дела?» или «Надеюсь, с тобой все в порядке» в начале письма могут помочь связать отправителя и получателя, даже если тема строго деловая.

Точно так же вы также можете выразить сочувствие, сожаление, поддержку или благодарность как в официальных, так и в неофициальных письмах. Помимо простого этикета, эти любезности устанавливают личную связь, которая отличает ваши письма от писем, написанных машинами.

Напишите для своего читателя

Как и в любом письме, измените свой язык, чтобы он соответствовал вашему конкретному читателю. Если вы пишете официальное письмо деловому партнеру, будьте профессиональны и вежливы. Если вы пишете личное письмо старому другу, не стесняйтесь шутить и использовать сленг.

Иногда границы стираются: «официальное письмо» другу по работе может быть более случайным, чем «личное письмо» дальнему родственнику. Когда вы пишете, помните о конкретном читателе, чтобы выбрать правильный тон. Если вы никогда раньше не встречались с получателем, придерживайтесь вежливой формальности.

Включите всю необходимую информацию

Если вам нужно передать много информации, заранее составьте небольшой список, чтобы охватить всю информацию. Относитесь к этому как к мини-наброску, чтобы ничего не ускользнуло от внимания.

Особенно это важно для приглашений или писем о планировании мероприятий. Убедитесь, что вы четко изложили основные факты, особенно гдеикогда, а также другую необходимую информацию, например указания или особые требования.

Заключение

Разве не приятно отправить письмо, которое ты тщательно подготовил? Конечно, хорошо написанное письмо имеет больше шансов достичь своей цели. Чтобы ваше письмо действительно сияло, очень важно, чтобы оно было без ошибок и задавало правильный тон. Помощь в написании Grammarly выявляет такие вещи, как орфографические и грамматические ошибки, а Grammarly Premium включает в себя предложения и рекомендации по форматированию, которые помогут вам писать четкие, простые для понимания письма, привлекающие внимание получателя. Используя Grammarly, вы можете уверенно писать письма, где бы вы ни печатали!

Эта статья была первоначально написана Дженнифер Калония в 2020 году. Она была обновлена ​​и теперь включает новую информацию.