Как написать письмо о намерениях: основные методы

Независимо от того, подаете ли вы заявление в аспирантуру, пытаетесь получить работу своей мечты или продвигаетесь вперед с новым бизнес-проектом, составление письма о намерениях является важным первым шагом на пути к тому, чего вы хотите. В этом руководстве мы обсудим обстоятельства, при которых письмо о намерениях полезно, и как написать его самостоятельно.

Что такое письмо о намерениях?

Письмо о намерениях (LOI) — это предварительный документ, в котором излагаются взаимные намерения двух или более сторон перед заключением подробного соглашения. Хотя они распространены в различных отраслях, LOI имеют решающее значение в деловых операциях, таких как слияния, поглощения и сделки с недвижимостью. Они также используются в академической деятельности и при приеме на работу, создавая основу для дальнейших переговоров и официальных соглашений, уточняя ожидания всех сторон.

Использование LOI в бизнесе

Деловое предложение LOI может сыграть множество ключевых ролей. Бизнес-LOI обычно:

• Краткое описание условий, соглашений и сделок
• Подробно об объёме работ
• Содействие более плавным переговорам

LOI для возможностей трудоустройства

Помимо деловых сделок, письма о намерениях иногда используются для выражения интереса к компании, даже при отсутствии вакансий. В отличие от сопроводительного письма, письмо о намерениях на работу состоит из краткого изложения того, что кандидат может предложить, демонстрации его инициативы и потенциального соответствия ценностям или миссии компании. Письмо о намерениях в отношении возможностей трудоустройства направлено на:

• Проявите интерес к компании
• Подчеркните уникальные навыки и потенциальный вклад
• Свяжитесь с лицами, принимающими решения, чтобы узнать о будущих возможностях

Академические приложения и LOI

Студенты часто используют LOI при подаче заявлений в аспирантуру или профессиональные школы. Целью академического письма о намерениях является:

• Продемонстрировать энтузиазм заявителя по поводу программы.
• Освещайте соответствующие академические достижения
• Опишите, как они планируют внести свой вклад в академическое сообщество.

Подготовка к составлению письма о намерениях

Независимо от цели, подготовка проекта письма о намерениях включает в себя несколько ключевых шагов, обеспечивающих ясность, актуальность и эффективность полученного письма. Вот несколько советов:

• Тщательно исследуйте.Поймите потребности, проблемы или интересы получателя, будь то компания, образовательное учреждение или другая организация. Чем больше вы исследуете, тем лучше будет ваше письмо о намерениях.
• Уточните свои цели.Определите, чего вы надеетесь достичь с помощью LOI. Вы надеетесь, что вас допустят до программы, прояснят объем работ по проекту или что-то еще?
• Обозначьте ключевые моменты.Составьте список основных моментов, которые вы хотите включить, например, ваш опыт и то, что вы ожидаете от получателя. Включите конкретную информацию, соответствующую вашим целям, например вашу квалификацию, опыт или предлагаемые условия.
• Подготовьте вспомогательные материалы.Если применимо, подготовьте любые документы или материалы в поддержку заявлений или предложений, содержащихся в вашем письме о намерениях, например резюме, портфолио или планы проектов.

Структурирование письма о намерениях

Хорошо структурированное письмо имеет решающее значение для того, чтобы произвести сильное впечатление на получателя. В общем, оно должно быть структурировано как официальное деловое письмо и должно знакомить читателя с вашими намерениями, квалификацией и тем, как вы предвидите развитие потенциальных отношений или соглашения. Вот рекомендуемая структура для создания эффективного LOI:

Заголовок

Вверху укажите свою контактную информацию, затем дату, а затем контактную информацию получателя. Эта часть должна быть оформлена как традиционное деловое письмо.

Приветствие

Обратитесь к получателю официально, используя слово «Уважаемый», а затем его имя и должность. Если вы не знаете имени получателя, вы можете использовать общее приветствие, например «Уважаемая приемная комиссия».

Введение

Начните с краткого абзаца, который представляет себя и четко определяет цель письма.

Тело

Этот раздел является основой вашего письма и может состоять из одного или нескольких абзацев, в зависимости от сложности того, что вы предлагаете. Как правило, оно должно охватывать:

• Ваша биография: кратко опишите свой соответствующий опыт, достижения или квалификацию.
• Ваши намерения: четко сформулируйте, чего вы надеетесь достичь или что предлагаете.Для деловых операций включите обзор сделки или проекта. При подаче заявления на учебу или работу опишите, почему вас интересует данная должность или программа.
• Какой вы будете способствовать: подробно опишите, какую пользу ваше участие принесет проекту, компании или академической программе.Выделите конкретные навыки, ресурсы или перспективы, которые вы привносите.
• Любые конкретные условия: хотя это и не контракт, но если ваше предложение или заявка содержит известные требования или непредвиденные обстоятельства, вы можете кратко упомянуть их здесь.

Закрытие

Завершите свое письмо, суммировав основные моменты, подтвердив свой интерес и выразив готовность предоставить дополнительную информацию, если это необходимо. Завершите профессиональным заключением, например «С уважением» или «С уважением», после чего поставьте свою подпись (если вы отправляете бумажную копию) и напечатайте имя.

Приставки или корпуса

Если вы упоминаете какие-либо дополнительные документы в своем письме, например резюме, портфолио или проектное предложение, перечислите их в разделе «Приложения» или «Приложения» в конце вашего письма.

Распространенные ошибки, которых следует избегать

При составлении соглашения о намерениях избегайте типичных ошибок, которые могут значительно повысить эффективность и профессиональную привлекательность вашего документа. Вот некоторые ошибки, которых следует избегать:

• Отсутствие конкретики: избегайте слишком расплывчатых заявлений о своих намерениях, целях и о том, какой вклад вы можете внести.
• Игнорирование исследований. Отсутствие настройки LOI для получателя (будь то компания, академическое учреждение или другая организация) свидетельствует об отсутствии усилий. Адаптируйте свое письмо, упомянув конкретные аспекты программы, проекта или работы, которые вас привлекли, и то, как ваши навыки или цели соответствуют им.
• Игнорирование структуры и формата. Отправка письма о намерениях, не имеющего профессиональной структуры или формата, может произвести плохое первое впечатление. Придерживайтесь формата делового письма и убедитесь, что ваше письмо хорошо организовано, чтобы его было легко читать и понимать.
• Грамматические ошибки и опечатки. Орфографические, грамматические и пунктуационные ошибки могут снизить ваш профессионализм и внимание к деталям. Проверьте свой LOI несколько раз или используйте такие инструменты, как Grammarly, чтобы обнаружить ошибки.

Программа создания писем Grammarly на базе искусственного интеллекта упрощает процесс написания сильного LOI. Всего несколькими щелчками мыши вы можете создать первый черновик. Затем Grammarly поможет вам отшлифовать его, гарантируя, что ваше письмо не содержит ошибок, звучит профессионально и лаконично. Такой подход позволяет вам настроить письмо так, чтобы оно идеально соответствовало вашим потребностям.

Пример письма о намерениях

[Ваше имя] [Ваш адрес] [Ваш адрес электронной почты] [Ваш номер телефона] [Сегодняшняя дата]

[Имя получателя] [Их должность] [Название компании] [Адрес компании]

Дорогой [Имя получателя],

Я пишу, чтобы выразить свою заинтересованность в сотрудничестве с [Название компании] в качестве фрилансера в предстоящем проекте [Конкретное название проекта или тип проекта]. Имея обширный опыт работы в [Вашей области/отрасли] и подтвержденный опыт достижения высококачественных результатов, я уверен в своей способности эффективно способствовать достижению целей вашей команды.

За последние [Количество лет] лет я оттачивал свои навыки в [Перечислите ключевые навыки, имеющие отношение к проекту], которые, по моему мнению, хорошо соответствуют целям проекта [Название компании]. В моё портфолио входят успешные проекты, такие как [Краткое описание соответствующего проекта], результатом которого стало [Краткое описание результата]. Этот опыт дал мне знания и гибкость, необходимые для решения задач, поставленных [Конкретным аспектом проекта].

Меня особенно привлекает этот проект из-за [Упомяните, что вас привлекает в проекте или компании], и я очень хочу поделиться своим опытом в [Упомянуть конкретный навык или область] вашей команде. Я стремлюсь не только оправдать ожидания вашего проекта, но и превзойти их, гарантируя, что мы вместе достигнем выдающихся результатов.

В рамках предлагаемого мной сотрудничества с [Название компании] я готов:

• [Перечислите ключевые результаты или вклад, который вы планируете внести],
• [Перечислите другой ключевой результат или вклад] и
• [Упомяните любую дополнительную поддержку или услуги, которые вы предлагаете].

Я с нетерпением жду возможности подробно обсудить это потенциальное партнерство и изучить, как мы можем достичь взаимного успеха. Мое портфолио и список литературы прилагаются для вашего ознакомления. Я готов встретиться или позвонить в любое удобное для вас время, чтобы обсудить, как я могу внести свой вклад в ваш проект.

Спасибо, что рассмотрели мое предложение. Я воодушевлен возможностью совместной работы и внесения вклада в успех [Название компании].

Искренне,

[Ваше имя]

Последнее слово о письмах о намерениях

Разработка эффективного письма о намерениях является важным шагом в сообщении о ваших намерениях и создании основы для будущих переговоров или приема. Придерживаясь шаблона письма о намерениях, уделяя внимание деталям, обеспечивая ясность и профессионализм и избегая распространенных ошибок, вы можете создать документ, который эффективно передает ваши намерения.

Генератор писем о намерениях Grammarly может помочь в разработке и доработке вашего письма о намерениях, сделав его безошибочным и эффективным. Помните, что хорошо составленное соглашение о намерениях не только демонстрирует ваш профессионализм, но и создает основу для успешного сотрудничества и будущих возможностей.