Как написать любой тип письма

Каждый должен знать, как написать письмо, будь то деловой запрос, электронное письмо, личное письмо или сообщение в социальных сетях в формате письма. Написание писем — полезный навык не только для ясного изложения, но и для того, чтобы произвести хорошее впечатление, особенно первое впечатление.

Ниже мы объясним, как написать правильное письмо, независимо от того, какой тип вам нужен. Мы рассмотрим правильный формат официального письма, такого как сопроводительное письмо или запрос о вакансии, а также советы по написанию личного письма с некоторыми полезными примерами каждого из них.

Какой тип письма вы должны написать?

Жестких правил нет. Наиболее подходящий формат письма зависит от вашей аудитории. Для друга или близкого родственника обычным сообщением или неофициальным письмом обычно является лучший способ. Существуют различные типы букв, которые подходят для этого формата. Некоторые включают:

• Рукописные письма
• Письма по электронной почте
• Набранные сообщения в социальных сетях

Тем не менее, для деловых контактов или людей, которых вы плохо знаете, машинописное официальное письмо почти всегда является наиболее подходящим выбором. При использовании в профессиональных целях написание официального письма эффективно для следующего:

• Сопроводительные письма
• Письма о намерениях
• Письма с ценностным предложением
• Деловые меморандумы
• Рекламные письма
• Рекомендательные письма
• Заявления об увольнении
• Благодарственные письма

Это лишь некоторые из типов писем, которые вам могут понадобиться в повседневной или профессиональной среде. Прежде чем написать письмо, подумайте, какой тип письма вам нужен: официальный или неофициальный. У каждого есть свой формат, которому вы хотите следовать.

Написание официального письма: блочный стиль или стиль AMS

Официальные письма, такие как сопроводительные письма, деловые запросы и срочные уведомления, являются одними из самых важных писем, которые вам когда-либо приходилось писать. Поскольку официальные письма иногда используются в качестве официальных документов, они имеют очень точную структуру и особый формат. На самом деле, есть несколько различных «правильных форматов» на выбор.

Наиболее распространенными форматами для написания официальных писем являются блочный стиль и стиль Американского математического общества или AMS. В приведенном ниже примере мы используем блочный стиль, особенно полный блочный стиль, потому что он наиболее популярен. Блочный стиль характеризуется выравниванием всех элементов по левому краю страницы. Сюда входят первые строки абзацев, в которых не используются отступы.

AMS довольно похож, следует многим из тех же правил, что и блочный стиль. Однако есть несколько отличий, которые мы кратко рассмотрим после следующего раздела.

Как написать официальное письмо в блочном стиле

Шаг 1: Напишите контактную информацию и дату

Все официальные письма начинаются с контактной информации и даты . В стиле полного блока это находится в верхнем левом углу.

Во-первых, как отправитель, введите свое полное имя и адрес, выровняв их по левому краю, как если бы вы писали адрес на конверте. Это не просто формальность, а полезное дополнение, позволяющее получателю легко найти вашу контактную информацию, когда он захочет ответить.

Если вы пишете на официальном бланке компании, который уже содержит эту информацию, вам не нужно переписывать контактную информацию.

После вашего адреса пропустите строку, а затем добавьте дату, когда вы пишете письмо.

Наконец, снова пропустите строку и добавьте имя получателя и полный адрес. Не стесняйтесь указывать название должности под своим именем, если это уместно. Оставьте пустую строку после контактной информации, прежде чем писать приветствие.

Шаг 2: Напишите приветствие

В официальных письмах всегда есть приветствие в начале письменного содержания, как сигнал того, что ваше сообщение вот-вот начнется. Это известно как приветствие.

Большинство приветствий начинаются с «Уважаемый», а затем с имени получателя. Все приветствия используют заглавные буквы и заканчиваются запятой .

Если вы не знаете имени получателя, вы также можете использовать название должности или даже название отдела, например, «Уважаемый представитель отдела кадров». В крайнем случае, вы можете использовать общее приветствие «Кому это может быть важно» в любых обстоятельствах. Старайтесь избегать «Уважаемый господин или госпожа», так как это немного устарело.

Шаг 3: Напишите текст письма

Здесь вы пишете свое сообщение. Основная часть письма следует обычным правилам грамматики, поэтому пишите его так же, как и любой другой официальный документ. Единственным исключением для полноблочного стиля является отсутствие отступа в первых строках абзацев .

В отличие от личных писем, официальные письма просты и прямолинейны , поэтому не бойтесь переходить прямо к делу . Некоторые официальные письма состоят всего из одного-двух предложений, хотя другие могут продолжаться абзацами, если нужно передать много информации. Важно, чтобы вы оставались сосредоточенными и избегали второстепенных тем.

Хотя в разных корпоративных культурах действуют разные стандарты общения, лучше избегать небрежных формулировок и шуток; некоторые даже советуют не использовать сокращения . Это само собой разумеется, но не используйте сленг, ненормативную лексику или другой неприемлемый язык.

Если ваше письмо охватывает многое, лучше включить в конце заключительный абзац, чтобы обобщить все, что нужно знать получателю. Как всегда, не забудьте отредактировать и вычитать тело письма перед отправкой.

Шаг 4: Напишите приветственное завершение

В официальных письмах также используется стандартное приветственное завершение или подпись, аналогичная приветствию, перед окончанием подлинной подписью.

Один из самых распространенных вариантов — «С уважением», включая некоторые вариации, такие как «С искренней благодарностью» или « Искренне Ваш ». Другие распространенные подписи включают «Лучший» и «Ваш». В отличие от приветствий, в доводчиках используется заглавная буква. Всегда делайте заглавной первую букву вашего приветственного закрытия, но И так же, как приветствие, всегда заканчивайтесь запятой .

Если вы отправляете бумажное письмо, пропустите несколько строк после приветственного завершения — здесь вы подписываетесь своим именем. Кроме того, всегда указывайте свое имя под подписью вместе с названием вашей должности, если это необходимо. При отправке электронного или другого цифрового письма вам не нужно оставлять пустую строку перед вводом своего полного имени.

Шаг 5: Укажите вложенные материалы

Этот последний шаг необходим только в том случае, если вы отправляете вместе с письмом дополнительные материалы, такие как резюме, заявление, ваучер и т. д. Если вы отправляете только письмо, пропустите этот шаг.

После вашего печатного имени и необязательной должности (под вашей подписью) пропустите строку и напишите «Приложение:», а затем список материалов, которые вы включили. Например, если вы включаете резюме, вы должны написать «Приложение: Резюме». Это просто мера предосторожности, чтобы получатель ничего не пропустил или, если нужно, мог убедиться, что что-то было потеряно при доставке.

Пример официального письма (блочный стиль)

Детектив-инспектор Г. Лестрейд
Набережная Виктории, 35
Лондон, Англия SW1A 2JL, Великобритания

1 июля 1888 г.

Мистер Шерлок Холмс
Бейкер-стрит, 221Б.
Лондон, Англия NW1 6XE, Великобритания

Дорогой мистер Холмс,

От имени лондонской полиции мы просим вас явиться в Нью-Скотленд-Ярд как можно скорее. У нас есть дело, требующее вашего особого опыта, и мы предпочли бы обсудить детали лично, учитывая конфиденциальность информации. В любое время до конца месяца приемлемо.

Искренне,
Дж. Лестрейд
Детектив-инспектор

Приложение: пропуск посетителя

Как написать официальное письмо в стиле AMS

По большей части стиль AMS использует те же правила и рекомендации, что и блочный стиль, включая вложения, поэтому вы можете выполнять описанные выше шаги независимо от используемого стиля. Однако есть два основных отличия в стиле AMS, о которых вам нужно знать:

1. Не оставляйте пустую строку между полным адресом отправителя и датой. Дата идет прямо под адресом.
2. В стиле AMS всегда используется строка темы вместо приветствия или перед ним. Строка темы должна быть написана заглавными буквами и обобщать содержание письма не более чем в одну строку, например «ВАШЕ ПРИСУТСТВИЕ ЗАПРОШЕНО В СКОТЛАНД-ЯрД». Как и в случае с приветствиями, оставьте пустую строку до и после строки темы.

Пример официального письма (стиль AMS)

Детектив-инспектор Г. Лестрейд
Набережная Виктории, 35
Лондон, Англия SW1A 2JL, Великобритания

1 июля 1888 г.

ВАШЕ ПРИСУТСТВИЕ ТРЕБУЕТСЯ В SCOTLAND YARD

Дорогой мистер Холмс,

[. . .]

Как написать неофициальное письмо

Как следует из названия, неофициальные письма гораздо более случайны, чем официальные письма. Это означает, что правил и рекомендаций не так много, и никто не будет возражать, если вы не оставите пустое место в нужном месте.

Тем не менее, существует правильный формат, с которым люди знакомы, поэтому следуйте приведенным ниже шагам как минимуму.

Шаг 1: Поместите дату вверху (необязательно)

Ставить дату вверху письма — это обычай, восходящий к тому времени, когда письмо было основным средством общения. В настоящее время указывать дату больше не является необходимостью, но некоторые люди все еще делают это из-за традиции. В неофициальных письмах это совершенно необязательно.

Шаг 2: Напишите приветствие

Как и официальные письма, неофициальные письма начинаются с вежливого приветствия получателю. Стандартный формат тот же: за словом «Уважаемый» следует имя человека, как в «Уважаемый мистер Лестрейд», с использованием заглавных букв.

Тем не менее, неофициальные письма предоставляют больше свободы, когда дело доходит до того, что вы говорите в своем приветствии, и нередко можно увидеть неформальные приветствия, такие как «Привет, [Имя]» или «Привет, [Имя]».

Как и в случае с приветствиями в официальных письмах, вы обычно заканчиваете приветствие запятой, а затем пропускаете строку перед началом основной части письма. Иногда вы видите, как люди заканчивают приветствие восклицательным знаком, в зависимости от их отношений с получателем.

Шаг 3: Напишите текст письма

Основная часть письма — это место, где вы пишете свое сообщение, а неофициальные письма часто предназначены для того, чтобы поделиться новостями или поддерживать связь. Они, как правило, имеют разговорный тон, что означает, что вы можете использовать сленг и любой другой язык, который вы используете, когда говорите лично.

В то время как касательные более допустимы в неофициальных письмах, чрезмерное отклонение от темы все же может беспокоить читателя. Постарайтесь оставаться сосредоточенным, насколько это возможно, не звуча сдержанно — в конце концов, неофициальные письма должны быть личными.

Шаг 4: Напишите приветственное завершение

В неофициальных письмах также используется дополнительное закрытие перед подписью в том же формате, что и в официальных письмах. Это включает в себя использование заглавных букв в предложении (заглавная только первая буква), добавление запятой в конце и оставление достаточного места для подписи вашего имени, если вы отправляете бумажное письмо.

Однако вам не нужно придерживаться обычных подписей, таких как «С уважением». Если вы пишете личное письмо, вы можете использовать что-то более сентиментальное в зависимости от отношений с получателем, например «С любовью», «Теплый привет» или «До скорой встречи».

Пример неофициального письма

2 июля 1888 г.

Как дела, Лестрейд!?

Это Шерлок! Так рад получить ваше письмо. Конечно, я приеду в Скотленд-Ярд как можно скорее, не беспокойтесь.

XOXO,
Шерлок «Лучший детектив всех времен» Холмс

Что такое ПС?

PS означает постскриптум . Это то, что вы добавляете в последнюю минуту после того, как письмо готово, обычно это либо второстепенные новости, либо что-то небольшое, что вы забыли, когда писали основную часть письма. Как правило, вы не используете постскриптумы в официальных письмах; если вам нужно что-то добавить, вам придется пересмотреть весь документ, чтобы включить новую информацию.

При написании постскриптума просто напишите буквы «PS», а затем ваше сообщение. Неважно, используете вы точки или нет («PS» и «PS» допустимы), но обе буквы всегда должны быть заглавными.

Если у вас более одного постскриптума, просто добавьте еще один P в начало каждого нового постскриптума. Например, ваш второй постскриптум должен быть помечен как «PPS». и ваш третий постскриптум должен быть «PPPS».

PS. Роб получил должность в Great Company! Спасибо за всю поддержку во время его безработицы.

ППС. Я должен отменить вечеринку по случаю дня рождения, но мы все еще собираемся выпить в тот вечер, если ты хочешь прийти.

Конверт

В Соединенных Штатах максимальный вес письма первого класса составляет 3,5 унции. Если ваше письмо состоит более чем из трех страниц или вы написали его на плотной бумаге, вам придется взвесить его, чтобы убедиться, что оно соответствует требованиям. Размер и форма конверта тоже имеют значение. Он должен быть прямоугольным и меньше примерно 6 на 11 дюймов, иначе вы рискуете, что почта вернет его.

Отправка письма

После того, как вы определили, что конверт правильный, теперь вам просто нужно отправить его по почте. (Если это личное письмо, вы всегда можете доставить его самостоятельно. В этом случае просто напишите имя предполагаемого получателя на внешней стороне конверта. Бонус доставки вручную? Вы можете использовать конверт любого размера и формы, какой захотите!)

В верхнем левом углу напишите свое имя и адрес или прикрепите почтовый ярлык. В центре конверта аккуратно напишите имя и адрес получателя. Помимо аббревиатуры штата и почтового индекса, международные письма должны включать страну как для адреса назначения, так и для обратного адреса.

Тарифы на почтовые услуги разные. Посетите веб-сайт почтовой службы США, чтобы узнать текущие цены, или используйте Forever Stamp для пунктов назначения в США. Почтовые расходы указаны в правом верхнем углу конверта.

Дважды проверьте, все ли правильно на внешней стороне конверта. Если это так, сложите письмо и аккуратно вставьте его. Не запечатывайте его, пока не убедитесь, что вы включили все страницы, которые собираетесь отправить.

Советы по написанию писем

Все еще не знаете, как правильно написать письмо? Помните об этих советах по написанию писем, чтобы общаться уверенно.

Предлагайте любезности

В то время как личные письма, как правило, имеют дружественный тон, официальные письма также могут выиграть от любезностей и вежливого этикета. Простая фраза типа «Как дела?» или «Надеюсь, у вас все хорошо» в начале письма может помочь наладить связь между отправителем и получателем, даже если тема письма строго деловая.

Точно так же вы можете выразить сочувствие, сожаление, поддержку или благодарность как в официальных, так и в неофициальных письмах. Помимо простого этикета, эти любезности устанавливают личную связь, которая отделяет ваши письма от писем, написанных машинами.

Пишите для своего читателя

Как и при любом письме, измените свой язык, чтобы он соответствовал вашему конкретному читателю. Если вы пишете официальное письмо деловому партнеру, будьте профессиональны и вежливы. Если вы пишете личное письмо старому другу, не стесняйтесь шутить и использовать сленг.

Иногда границы стираются — «официальное письмо» другу по работе может быть более случайным, чем «личное письмо» дальнему родственнику. Помните о конкретном читателе, когда пишете, чтобы выбрать правильный тон. Если вы никогда раньше не встречались с получателем, придерживайтесь вежливой формальности.

Включите всю необходимую информацию

Если вам нужно передать много информации, заранее составьте небольшой список, чтобы убедиться, что вы охватили все. Отнеситесь к этому как к мини-наброску, чтобы ничего не ускользнуло.

Это особенно важно для приглашений или писем о запланированных мероприятиях. Убедитесь, что вы четко указали важные факты, особенно где и когда , а также другую необходимую информацию, такую ​​как указания или особые требования.

Заключение

Разве не приятно отправлять тщательно подготовленное письмо? Конечно, хорошо написанное письмо имеет больше шансов достичь своей цели. Чтобы убедиться, что ваше письмо действительно сияет, очень важно, чтобы оно было безошибочным и задавало правильный тон. Помощь в написании Grammarly выявляет такие вещи, как орфографические и грамматические ошибки, а Grammarly Premium включает предложения и рекомендации по форматированию, которые помогут вам писать четкие, понятные письма, привлекающие внимание получателя. Используя Grammarly, вы можете уверенно написать свое письмо, где бы вы ни печатали!

Эта статья была первоначально написана Дженнифер Калония в 2020 году. Она была обновлена, чтобы включить новую информацию.