Как написать повестку дня встречи за 5 шагов

Вы когда-нибудь присутствовали на собрании, на котором вам не нужно было присутствовать? Или, может быть, вы видели, как встреча задерживается из-за того, что время было неправильно распределено. Конечно, должен быть способ предотвратить неконтролируемые встречи!

Есть. Это называется повестка дня собрания. Повестка дня собрания — это план, который определяет суть собрания и график его проведения. Повестка дня собрания предназначена для того, чтобы встречи были актуальными, эффективными и целенаправленными.

Независимо от того, являетесь ли вы руководителем команды стартапа, организатором некоммерческой организации или руководителем совета директоров вашей компании, вам необходимо знать, как составить эффективную повестку дня встречи. Если вы когда-нибудь задавались вопросом , как уйти с собрания , это для вас. Прочтите наше пошаговое руководство по написанию повестки дня встречи с примерами.

Какова повестка дня встречи?

Повестка дня собрания — это описание того, что будет происходить во время собрания. Это может включать темы, цели, график, назначенных докладчиков, подтверждающие документы и темы для обсуждения. Повестка дня собрания обычно предоставляется участникам перед собранием, чтобы они могли подготовиться.

Если вы когда-нибудь задумывались о том, что вместо собрания можно было бы использовать асинхронное общение , вы, вероятно, захотите освежить в памяти, как составлять повестку дня. Повестка дня собрания является важным инструментом до, во время и после собрания.

Повестку дня собрания можно использовать перед собранием, чтобы определить ожидания и подготовиться. Во время встречи повестка дня создает структуру, экономит время и сохраняет концентрацию. После собрания повестку дня можно использовать для подведения итогов собрания или составления протокола.

Вот некоторые преимущества использования повестки дня собрания:

• Это придает встрече четкую цель.
• Это поможет вам не сбиться с пути.
• Он определяет обязанности.
• Его структура позволяет эффективно управлять своим временем.
• Это гарантирует, что основные темы затронуты.
• Его создание проясняет ожидания и обязанности.
• Это сокращает потери времени.
• Предварительная рассылка повестки подготавливает участников.

Некоторые эксперты предлагают использовать повестку дня для каждого собрания, в то время как другие рекомендуют использовать ее только для официальных встреч. Если вы хотите сэкономить время , не сбиться с пути или достичь определенной цели во время встречи, повестка дня — отличный инструмент для достижения этой цели.

Что должно быть включено в повестку дня собрания?

В повестке дня собрания должна быть четко указана цель собрания. Повестки дня некоторых встреч могут быть более подробными, чем другие. Например, не на всех собраниях требуется выделение времени для рассмотрения тем или подтверждающих документов. Однако чем более детальна повестка дня, тем легче оставаться в курсе темы.

Отличная программа встречи включает в себя следующее:

• Тема встречи
• Достижение целей
• Список тем
• Примерное время, отведенное на каждую тему
• Подтверждающие документы
• Время свободного обсуждения
• Заключительный обзор

5 шагов к составлению повестки дня встречи

Эффективная повестка дня будет учитывать всех участников, цели, которых вы хотите достичь, и время, которое вы выделили на встречу. Вот как составить повестку дня встречи за пять шагов, чтобы провести встречу эффективно и результативно.

1 Сосредоточьтесь на одной теме

Прежде чем приступить к составлению повестки дня встречи, подумайте, чего вы хотите от встречи. Каковы ваши цели? Какова тема этой встречи? Определите тип встречи.

Наличие темы и определение типа встречи помогут определить ее направленность, что позволит участникам подготовиться. Ваши цели должны описывать то, чего вы хотите достичь во время встречи.

Вот некоторые распространенные типы встреч:

• Встреча команды— обсуждение статуса проекта, решение любых вопросов и планирование важных сроков.
• Заседание правления— официальное обсуждение деловых вопросов.
• Исполнительная сессия— собрание для уточнения необходимости проведения заседаний совета директоров.
• Стартовое совещание проекта— презентация новых целей проекта, результатов и сроков.
• Мозговой штурм— совместная работа над новыми идеями.
• Встреча для обратной связи— структурированное время для конструктивной обратной связи.
• Agile-совещание— целенаправленное собрание для обзоров спринтов, обзоров проектов и подведения итогов.
• Скрам-встреча— планирование спринта, стендапы, уточнение бэклога продукта или обзоры спринта в формате скрама.
• Ретроспективная встреча— сессия обратной связи после проекта.
• Вводное собрание— групповое собрание для ознакомления новых сотрудников.
• Заседание комитета— подгруппа внутри компании или команды, которая занимается конкретным проектом или проблемой.

2 Определитесь с темами

Свяжитесь со своими товарищами по команде, другими членами правления, членами комитета и другими важными заинтересованными сторонами, чтобы узнать, есть ли что-нибудь, что они хотели бы обсудить во время встречи. Предоставление каждому возможности высказаться гарантирует, что никому не придется говорить слишком много, чтобы его голос был услышан. Используйте информацию, которую вы собрали от заинтересованных сторон, постановки целей и типа встречи, чтобы создать список тем, которые необходимо обсудить во время встречи.

Убедитесь, что темы соответствуют как типу встречи, которую вы хотите провести, так и целям, которых вы хотите достичь. Учитывайте, сколько тем вы сможете охватить за время, отведенное на встречу. Не берите с собой слишком много!

3 Установите ограничения по времени и лидеров для каждой темы

Чтобы не сбиться с пути, полезно установить ограничения по времени для каждой темы, которую вы хотите обсудить. Если организатор собрания не планирует вести беседу по каждой теме, ему следует назначить ведущего по каждой теме.

Руководитель будет нести ответственность за руководство собранием на протяжении всего обсуждения его темы, предоставление всех соответствующих документов или слайдов и обеспечение того, чтобы тема оставалась в рамках временных ограничений, установленных повесткой дня. Если вы проводите собрание, полезно напомнить руководителям тем о необходимости принести необходимые документы в день собрания.

4 Рассмотрите необходимые документы

Составьте список всех необходимых документов для встречи. Это могут быть слайды презентации, данные, подробности проекта, результаты тестирования, макеты, прототипы, списки посещаемости или протоколы предыдущих встреч .

Если кому-то из вашей команды нужно принести эти документы на собрание, обязательно сообщите ему об этом и включите эту информацию в повестку дня.

5 Оставьте время для обсуждения и обзора

Оставьте время в конце повестки дня для краткого обзора и обсуждения. При наличии расписания людям иногда нужно время в конце встречи, чтобы задать вопросы. Кроме того, если вы работали над достижением цели, не помешает еще раз просмотреть то, что вы обсуждали во время встречи.

Если вы проводите еженедельное собрание, возможно, вам не понадобится для этого много времени. Часто пяти минут достаточно для подведения итогов в конце встречи. Но если это собрание проводится ежемесячно или на нем обсуждается новая информация, вместо этого вам следует оставить от десяти до двадцати минут в конце собрания.

Пример повестки дня встречи

Ниже мы включили схему типичной повестки дня встречи.

Название собрания:Дата:Место и время:Руководитель собрания:Присутствующие участники:Цель собрания:

Отчет о состоянии(10 минут)

Дайте каждому присутствующему участнику несколько минут, чтобы рассказать, где они находятся.

Гол(15 минут)

Обсудите цель встречи, ожидаемые результаты и то, что каждому нужно сделать для их достижения.

Новые темы(20 минут)

Поделитесь любой новой информацией или темами для обсуждения, предложенными участниками.

Обзор(5 минут)

Просмотрите то, что обсуждалось во время встречи, составьте список действий и оставьте место для любых вопросов, которые еще не были решены.

Повестка дня встречи

Какова повестка дня встречи?

Повестка дня собрания — это описание того, что будет происходить во время собрания. Сюда входит следующее:

• Темы
• Цели
• График времени
• Назначенные докладчики
• Подтверждающие документы
• Темы для обсуждения

Что должно быть включено в повестку дня собрания?

Повестка дня собрания должна включать следующее:

• Тема встречи
• Цели
• Список тем
• Примерное время, отведенное на каждую тему
• Подтверждающие документы
• Время свободного обсуждения
• Заключительный обзор

Когда следует использовать повестку дня собрания?

Вам следует использовать повестку дня для всех встреч — или, по крайней мере, официальных. Если вы хотите сэкономить время, не сбиться с пути или достичь определенной цели во время встречи, повестка дня — отличный инструмент для достижения этой цели.