Как написать повестку дня встречи за 5 шагов

Что такое повестка собрания?

Повестка собрания – это план того, что будет происходить во время собрания. Это могут быть темы, цели, график, назначенные докладчики, вспомогательные документы и темы для обсуждения. Повестка дня собрания обычно предоставляется участникам перед собранием, чтобы они могли подготовиться.

Если вы когда-нибудь думали, что, возможно, вы могли бы использовать асинхронное общение вместо собрания, вы, вероятно, захотите освежить в памяти то, как составлять повестку дня. Повестка дня собрания является важным инструментом до, во время и после собрания.

Повестку дня встречи можно использовать перед встречей, чтобы установить ожидания и подготовиться. Во время встречи повестка дня создает структуру, экономит время и поддерживает фокус. После встречи повестка дня может быть использована для подведения итогов собрания или составления протокола.

Вот некоторые преимущества использования повестки собрания:

• Это придает встрече четкую цель.
• Это поможет вам не сбиться с пути.
• Он определяет обязанности.
• Его структура позволяет эффективно управлять своим временем.
• Это гарантирует, что основные темы охвачены.
• Его создание проясняет ожидания и обязанности.
• Это сокращает потерянное время.
• Отправка повестки заранее подготавливает участников.

Некоторые эксперты предлагают использовать повестку дня для каждой встречи, в то время как другие рекомендуют использовать ее только для официальных встреч. Если вы хотите сэкономить время , не сбиться с пути или достичь определенной цели во время встречи, повестка дня — отличный инструмент для достижения этой цели.

Что должно быть включено в повестку собрания?

В повестке дня собрания должна быть четко указана цель собрания. Некоторые повестки дня собраний могут быть более подробными, чем другие. Например, не на всех встречах нужно выделять время для обсуждения тем или вспомогательных документов. Однако чем детальнее повестка дня, тем легче не отклоняться от темы.

Отличная повестка дня встречи включает в себя следующее:

• Тема встречи
• Достижение целей
• Список тем
• Расчетное время, отведенное на каждую тему
• Подтверждающие документы
• Время свободного обсуждения
• Окончательный обзор

5 шагов к написанию повестки дня встречи

Эффективная повестка дня будет учитывать всех участников, цели, которых вы хотите достичь, и время, которое вы отвели на собрание. Вот как составить повестку дня собрания за пять шагов, чтобы собрание было эффективным и результативным.

1 Сосредоточьтесь на одной теме

Прежде чем вы начнете писать повестку дня встречи, найдите минутку, чтобы подумать, чего вы хотите от встречи. Каковы твои цели? Какова тема этой встречи? Определите тип встречи.

Наличие темы и указание типа встречи помогут определить ее направленность, что позволит участникам подготовиться. Ваши цели должны описывать то, чего вы хотите достичь во время встречи.

Вот некоторые распространенные типы встреч:

• Встреча команды — обсуждение статуса проекта, решение любых вопросов и назначение важных сроков.
• Заседание правления — официальное обсуждение деловых вопросов.
• Исполнительная сессия — встреча для выяснения потребностей в заседаниях правления.
• Стартовое совещание по проекту — презентация новых целей проекта, результатов и сроков.
• Мозговой штурм — совместная работа над новыми идеями.
• Встреча для обратной связи — структурированное время для конструктивной обратной связи.
• Agile-встреча — целенаправленная встреча для обзоров спринтов, обзоров проектов и подведения итогов обратной связи.
• Scrum-совещание — планирование спринта, стендапы, уточнение невыполненных работ по продукту или обзоры спринта в формате Scrum.
• Ретроспективная встреча — сеанс обратной связи после проекта.
• Вступительное совещание — групповое собрание для ознакомления с новыми сотрудниками.
• Заседание комитета — подгруппа внутри компании или команды, занимающаяся конкретным проектом или проблемой.

2 Определитесь с темами

Свяжитесь со своими товарищами по команде, другими членами правления, членами комитетов и любыми важными заинтересованными сторонами, чтобы узнать, есть ли что-то, что они хотели бы обсудить во время встречи. Предоставление каждому возможности высказаться гарантирует, что никому не придется говорить слишком много, чтобы его голос был услышан. Используйте информацию, полученную от заинтересованных сторон, постановку целей и тип встречи, чтобы создать список тем, которые необходимо обсудить во время встречи.

Убедитесь, что темы подходят как для типа встречи, которую вы хотите провести, так и для целей, которых вы хотите достичь. Подумайте, сколько тем вы сможете осветить за время, отведенное на встречу. Не упаковывайте слишком много!

3 Установите ограничения по времени и ведущих для каждой темы

Чтобы не сбиться с пути, полезно установить ограничения по времени для каждой темы, которую вы хотите обсудить. Если организатор собрания не планирует вести беседу по каждой теме, ему следует назначить ведущего для каждой темы.

Лидер будет нести ответственность за руководство собранием на протяжении всей его темы, предоставление любых соответствующих документов или слайдов и обеспечение того, чтобы тема оставалась в рамках сроков, установленных повесткой дня. Если вы проводите собрание, полезно напомнить руководителям тем, чтобы они принесли необходимые документы в день собрания.

4 Рассмотрим необходимые документы

Составьте список всех необходимых документов для встречи. Это могут быть слайды презентации, данные, детали проекта, результаты тестирования, каркасы, прототипы, листы посещаемости или протоколы предыдущих встреч .

Если кому-то из вашей команды нужно принести эти документы на собрание, обязательно сообщите об этом и включите эту информацию в повестку дня.

5 Оставьте время для обсуждения и обзора

Оставьте время в конце повестки дня для краткого обзора и обсуждения. С расписанием людям иногда нужно время в конце встречи, чтобы задать вопросы. Кроме того, если вы работали над достижением цели, не помешает еще раз повторить то, что вы обсудили во время встречи.

Если вы проводите еженедельную встречу, вам может не понадобиться много времени для этого. Часто достаточно пяти минут для повторения в конце встречи. Но если это собрание, которое собирается ежемесячно или посвящено новой информации, вместо этого вы должны оставить десять-двадцать минут в конце собрания.

Пример повестки собрания

Ниже мы включили набросок типичной повестки дня собрания.

Название собрания: Дата: Место и время: Руководитель собрания: Присутствующие участники: Цель собрания:

Отчет о состоянии (10 минут)

Дайте каждому присутствующему участнику несколько минут, чтобы рассказать, где они находятся.

Гол (15 минут)

Обсудите цель встречи, результаты, которых вы ожидаете, и то, что каждый должен сделать для их достижения.

Новые темы (20 минут)

Делитесь любой новой информацией или темами от участников, которые необходимо обсудить.

Обзор (5 минут)

Просмотрите, что обсуждалось во время встречи, составьте список действий и оставьте место для любых вопросов, которые еще не были рассмотрены.

Часто задаваемые вопросы о повестке дня встречи

Что такое повестка собрания?

Повестка собрания – это план того, что будет происходить во время собрания. Это включает в себя следующее:

• Темы
• Цели
• Хронология
• Спикеры
• Подтверждающие документы
• Темы для обсуждения

Что должно быть включено в повестку собрания?

Повестка собрания должна включать следующее:

• Тема встречи
• Цели
• Список тем
• Расчетное время, отведенное на каждую тему
• Подтверждающие документы
• Время свободного обсуждения
• Окончательный обзор

Когда следует использовать повестку дня встречи?

Вы должны использовать повестку дня для всех собраний или, по крайней мере, для официальных. Если вы хотите сэкономить время, не сбиться с пути или достичь определенной цели во время встречи, повестка дня — отличный инструмент для достижения этой цели.