Как написать записку: 10 основных шагов

Научившись писать заметки, вы сможете эффективно общаться с сотрудниками вашей компании.

Меморандум, меморандум, представляет собой короткое письмо, используемое для внутреннего общения внутри бизнеса или организации. Отправляя деловую записку, отправитель обычно ориентируется на большую группу людей, например, на целый отдел. Это отдельно от электронного письма, предназначенного только для одного или нескольких получателей.

Вы будете использовать служебную записку по нескольким причинам, включая информирование отдела о новой политике в организации, информирование сотрудников об изменениях политики или оповещение компании о предстоящем событии. Отправка заметки гарантирует, что все, кому нужна информация, получат одну и ту же информацию, создавая меньше путаницы и разочарования в организации.

Писать служебные записки несложно, но многих людей не учат писать служебные записки на бизнес-тренингах. Если перед вами стоит задача написать деловой документ такого типа, это руководство поможет вам сделать это хорошо.

Необходимые материалы

• Письменный материал, такой как ручка и бумага
• Бумага с заголовком
• Конверты
• Компьютер
• Доступ к электронной почте

Шаг 1. Изучите шаблоны заметок

Подумайте о том, чтобы изучить шаблоны заметок, чтобы научиться их эффективно писать. Затем рассмотрите возможность написания шаблона, который вы можете использовать в своей организации, чтобы сделать заметки эффективными. Создавайте шаблоны для распространенных типов отправляемых вами заметок, которые можно открывать и заполнять при необходимости.

Шаг 2. Напишите заголовок и тему

Первые четыре строки шаблона заметки считаются заголовком и строкой темы. Это одна из самых важных частей записки, потому что она показывает, от кого записка, для кого она, когда она была отправлена ​​и какова основная тема.

Заголовок и тема письма выглядят так:

К:

Из:

Свидание:

Предмет:

Заполните каждую из этих строк в заголовке памятки точной информацией. Затем вверху страницы перед этой информацией напишите «Меморандум», чтобы получатель знал, что это за сообщение. Тема записки должна быть ясной и краткой, сообщая о цели письма.

Шаг 3. Укажите цель меморандума

Включите цель вашей заметки в первый абзац. Думайте о первом абзаце своей заметки как о тезисе исследовательской работы. Он сообщает цель заметки и дает читателю повод продолжить чтение. Вы не обязаны писать приветствие с этим типом делового общения, потому что написание служебной записки должно быть максимально кратким и простым.

Первый абзац меморандума должен сообщить читателю, почему вы пишете. Вы даже можете сказать: «Я пишу, чтобы сообщить вам» или что-то в этом роде. Этот абзац должен состоять из одного-трех предложений и содержать ключевые моменты письма. Поместите важную информацию в этот первый абзац, чтобы все знали, о чем идет речь.

Шаг 4. Предоставьте справочную информацию

Во втором абзаце вы предоставите справочную информацию, контекст или подтверждающие доказательства по пунктам первого абзаца. Например, если первый абзац приглашает читателя посетить корпоративное мероприятие, второй абзац расскажет читателю, почему его участие имеет значение или почему это мероприятие важно для роста организации.

Справочная информация должна состоять из трех-пяти предложений. Однако он не должен повторять информацию, содержащуюся в основной части меморандума, но должен давать некоторый фон, указывающий, почему остальная часть меморандума важна.

Шаг 5. Опишите метод последующих действий

Основная часть эмо должна кратко объяснять ключевые моменты. Используйте от 4 до 10 строк или от 3 до 5 предложений, а также используйте маркированные списки, если они помогают сделать изложение кратким. В этих основных абзацах у вас должен быть один ключевой момент на абзац. Свободно используйте пустое пространство. Не повторяйся.

Шаг 6. Подведите итоги

Последний абзац должен сообщить читателю, как он может ответить на ваше письмо. Например, вы можете попросить их ответить на приглашение или написать вам напрямую с вопросами. Если не требуется прямых дальнейших действий, скажите «Спасибо за внимание к этому вопросу» или что-то подобное. Вы также можете резюмировать основные моменты в этом абзаце.

Если желаемое действие состоит более чем из двух-трех предложений, используйте маркеры или нумерованный список, чтобы указать, что вы хотите, чтобы люди делали. Это гарантирует, что читатели смогут увидеть, что от них ожидается после прочтения заметки, даже если они просматривают ее, а не читают целенаправленно. Вы не будете подписывать письмо в конце записки, как в случае с электронным письмом, потому что имя отправителя указано в разделе «от» заголовка.

Шаг 7. Включите призыв к действию

Все заметки должны иметь план действий или призыв к действию. Ваши читатели должны знать, что от них ожидается и как они могут соответствовать этим ожиданиям. При необходимости вы можете включить адреса электронной почты и номера телефонов в призыв к действию. Предполагаемое действие должно быть в первом и последнем абзацах, а также может отображаться в теле.

Шаг 8. Используйте прямой и четкий стиль письма

Стиль написания меморандума информативный и прямой. Цель состоит в том, чтобы передать нужную информацию и запросить желаемое действие. Пишите от первого и второго лица и используйте повелительные предложения, когда это уместно.

Шаг 9. Добавьте вложения, если необходимо

Иногда к служебной записке потребуются вложения для подтверждения информации, представленной в письме. Прикрепите их так, чтобы читатель мог легко получить к ним доступ. Этот метод будет зависеть от инструментов вашей организации, но убедитесь, что они доступны. Записка — не место для отправки огромного количества вложений. Вместо этого отправляйте только те вложения, которые необходимы для заметки. Избегайте использования длинных предложений.

Шаг 10. Проверьте и отредактируйте заметку перед отправкой

Поскольку вы отправляете записку многим людям в вашей организации, всегда тщательно вычитывайте ее перед отправкой. Вы не хотите отправлять служебную записку с явной опечаткой или плохо выраженным намерением, так как это не поможет вам выглядеть как компетентный профессионал. Кроме того, проверьте свою записку на точность. Убедитесь, что контактная информация, даты и время указаны правильно. Эта точность поможет вам избежать недопонимания.

При редактировании грамматики мы также рекомендуем потратить время на улучшение оценки читабельности текста перед его публикацией или отправкой.