Как написать профессиональное электронное письмо: шаг за шагом

Узнайте, как написать профессиональное электронное письмо для любого делового общения за 10 простых шагов, от строки темы и приветствия до нажатия кнопки отправки.

Электронная почта, возможно, является основным форматом для современного делового общения. Это означает, что хороший этикет электронной почты и знание того, как создавать эффективные сообщения электронной почты, являются невероятно важным навыком.

Вот 10 очень простых шагов, которые помогут вам каждый раз создавать отличные электронные письма.

10 простых шагов к идеальному профессиональному электронному письму

Шаг 1. Выберите шаблон электронной почты

Если написание электронных писем не является вашей сильной стороной, вы можете выбрать шаблон электронной почты, который проведет вас через процесс написания хорошего электронного письма от начала до конца. В Интернете доступно множество различных шаблонов электронной почты, или вы можете использовать шаблон с вашего почтового хоста. Microsoft Outlook, например, имеет несколько шаблонов электронной почты, которые помогут вам написать отличное сообщение. Как и многие из лучших приложений для написания электронной почты.

Шаг 2. Напишите строку темы

Самые эффективные электронные письма имеют привлекательную строку темы. Убедитесь, что ваша тема не только объясняет, для чего предназначено электронное письмо, но также является интересным и кликабельным. Если вы оставите строку темы пустой или расплывчатой, вы рискуете, что ваше сообщение попадет в папку со спамом получателя или будет проигнорировано.

Шаг 3. Выберите приветствие

Решите, как вы будете приветствовать получателя электронной почты. Будете ли вы использовать имя человека или что-то общее, например «Уважаемый господин», «Уважаемый господин» или «Для кого это может касаться?» Обычно имя получателя для прямого обращения к нему делает электронное письмо более эффективным, чем общее приветствие. Если вы не знаете имени получателя, подумайте о том, чтобы позвонить в офис и спросить, кому вы должны адресовать свое электронное сообщение.

Шаг 4. Укажите цель вашего письма

Во введении вашего электронного письма должна быть четко указана его цель. Убедитесь, что эта информация доступна заранее и представлена ​​в удобной для просмотра форме. Это гарантирует, что получатель сможет легче прочитать и усвоить информацию. Если получатель электронной почты имеет тенденцию просматривать электронные письма слишком быстро, чтобы прочитать их полностью, может быть полезно заранее указать вашу цель.

Шаг 5. Напишите текст письма

Одним из самых сложных этапов этого процесса является написание тела письма. Будьте лаконичны; избегайте слишком многословия или слишком подробного описания «xyz». Включите маркеры, где вы можете выделить важную информацию, и избегайте использования курсива, который может затруднить чтение текста.

Шаг 6. Скажите, когда вы будете следить

Не заканчивайте свое электронное письмо, не указав, когда вы планируете продолжить, если вы не получите ответа от получателя. Дайте им достаточно времени для ответа, особенно если вы запрашиваете какую-либо документацию. Тем не менее, важно, чтобы вы удостоверились, что получатель знает, что вы на самом деле будете связываться с ним, и в какие общие временные рамки вы будете это делать.

Шаг 7. Выберите подпись и подпись электронной почты

Затем вам нужно выбрать, как вы будете выходить из системы, и добавить свою подпись электронной почты. Общие варианты профессионального подписания включают:

• Искренне,
• Спасибо,
• С наилучшими пожеланиями,
• С уважением,
• С уважением,

Ваше полное имя должно быть напечатано под вашей подписью, но вы также должны включить подпись электронной почты, если это возможно. Это может быть цифровая подпись, созданная специальным приложением для этой цели, или изображение вашей фактической подписи. Хотя это и не является обязательным, добавление личной подписи в конце сообщения электронной почты может помочь сделать его более представительным и профессиональным.

Шаг 8. Включите свою контактную информацию в свою подпись

Не забудьте указать свою контактную информацию в подписи электронной почты, чтобы человек, которому вы отправляете электронное письмо, мог связаться с вами более чем одним способом. Укажите свой номер телефона, информацию из социальных сетей или LinkedIn, свое полное имя и любую другую дополнительную информацию, которая может быть уместной или применимой.

Шаг 9. Проверьте свое электронное письмо на наличие опечаток

Не забудьте дважды проверить свою электронную почту на наличие ошибок или опечаток, прежде чем отправить ее получателю. У вас может быть красиво оформленное профессиональное электронное письмо, которое мгновенно отпугнет читателя, если в нем будут простые исправимые ошибки. Grammarly предлагает плагин для электронной почты, который поможет вам легко находить и устранять ошибки.

Узнайте, как добавить Grammarly в электронную почту.

Шаг 10. Нажмите кнопку отправки

Возможно, самая нервная часть написания электронных писем — это нажатие кнопки отправки, особенно если вы используете Gmail и оно задерживается. Убедитесь, что вы проверили письмо несколько раз перед отправкой. Если это критическое электронное письмо, отправьте его себе, еще раз проверьте и отправьте предполагаемому получателю.

Пример профессионального электронного письма

Вот пример профессионально написанного электронного письма от поставщика услуг клиенту:

Тема: Пожалуйста, позвоните по поводу: Отчеты о проделанной работе за последний месяц

Привет Майкл,

Отчеты о ходе выполнения вашего проекта за последний месяц готовы к просмотру. Я хотел бы убедиться, что у вас есть возможность ознакомиться с ними подробно; они прикреплены здесь для вашего удобства. Пожалуйста, позвоните мне, чтобы организовать конференцию, чтобы обсудить ваши отчеты, где я могу указать наиболее важные показатели и ответить на любые ваши вопросы.

Если я не получу от вас ответа до конца недели, я позвоню вам по номеру мобильного телефона, который у меня есть для вас, это 555-239-5512.

Спасибо за ваше время,

Джессика Уилсон

Менеджер проектов в Content Marketing 4 U

555 Восточный Бродвей Ст.

Орландо, Флорида 65987

555-377-6671

[email protected]

Строка темы сразу сообщает читателю, что сообщение касается отчетов о проделанной работе за последний месяц и что отправитель хотел бы, чтобы о них позвонили. В начале письма указывается цель и то, что отчеты приложены для просмотра. Делается запрос на телефонную конференцию, и отправитель сообщает, когда она свяжется с получателем и как.

Это устанавливает ожидания и границы для сообщения об отчетах о ходе работы и позволяет получателю знать, что поставщик услуг понимает важность рассматриваемого вопроса. В конце письма отправитель указывает всю свою официальную контактную информацию, чтобы получатель мог связаться с ним любым удобным для него способом.

Заключительное слово о том, как написать профессиональное электронное письмо

Деловое общение стало более цифровым, чем когда-либо прежде, и ожидается, что оно будет расти в геометрической прогрессии. Научиться писать профессиональное электронное письмо, которое эффективно, лаконично и прямолинейно, — это то, чему должен научиться каждый современный сотрудник.

Часто задаваемые вопросы о написании профессиональных сообщений электронной почты