Как написать профессиональное электронное письмо: 5 простых шагов и 5 лучших практик

Выяснить, как написать профессиональное электронное письмо, может быть сложно. Не волнуйтесь. Ты не один.

Несмотря на то, что большинству из нас ежедневно приходится писать электронные письма на работе, это не так просто, как кажется. Даже если вы пишете деловые электронные письма каждый день, может показаться, что вы никогда не учились эффективно общаться на английском языке. Как четко донести свою мысль? Как выглядеть вежливо, но дружелюбно? Как мне начать электронное письмо?

Когда вы открываете новое электронное письмо, вы обычно точно знаете, что хотите сказать… но когда вы видите мигающий курсор, слова могут застрять в вашей голове. Вы даже можете начать догадываться о своем мышлении или сомневаться в своих навыках письма. В то время как писательский блок реален, когда дело доходит до того, чтобы научиться отправлять профессиональные электронные письма, практика делает все возможное. ‍

С помощью этих пяти шагов и лучших практик вы можете составлять электронные письма, которые помогут вам проявить себя с лучшей стороны в любой ситуации на рабочем месте.

5 простых шагов, чтобы написать профессиональную электронную почту

Независимо от того, отправляете ли вы холодное электронное письмо с предложением о работе, представляете двух людей друг другу или следите за потенциальными клиентами, эти простые шаги помогут вам создать эффективное электронное письмо, соответствующее вашим целям.

1. Отличное начало с правильным приветствием
2. Поблагодарить
3. Объясните свою цель
4. Оставьте хорошее впечатление своим закрытием
5. Подписать профессионально
   

1. Отличное начало с правильного приветствия

Когда вы пишете деловое электронное письмо, важно произвести наилучшее первое впечатление с помощью профессионального приветствия, которое является более причудливым словом для приветствия.

Если вы плохо знаете читателя, всегда открывайте письмо официальным приветствием.

• Уважаемый <Имя>,
  

Если вы пытаетесь начать новые отношения, вам следует использовать их фамилию.

• Уважаемая госпожа/госпожа/мистер. <Фамилия>,
  

Если ваши рабочие отношения с человеком более случайны, можно использовать более дружеское приветствие.

• Привет, <Имя>,
  

Всегда полезно узнать как можно больше о человеке, с которым вы собираетесь связаться. Если вы не знаете имени человека, которому пишете, обычно лучше использовать «Уважаемый господин или госпожа» или «Для кого это может касаться:». Обязательно обратите внимание на неправильную заглавную букву и пунктуацию в последнем варианте, а также обратите внимание, что иногда первый вариант слишком формален и может рассматриваться как устаревший, банальный или политически некорректный.

2. Благодарите

Начать с благодарности получателю — это правильно, если вы обращаетесь к кому-то в первый раз, отвечаете кому-то, кто связывается с вашей организацией, или получаете ответ от человека.

Если вы устанавливаете первоначальный контакт, вы должны поблагодарить человека за то, что он нашел время, чтобы прочитать ваше электронное письмо, а затем указать его имя.

• Спасибо, что нашли время прочитать мое письмо, <Имя>.
  

Если кто-то за пределами вашей организации обращается к вам с запросом, вы можете сказать

• Спасибо, что связались с <название компании>.
  

Когда кто-то отвечает на одно из ваших писем, обязательно скажите:

• Спасибо за ваш быстрый ответ.
  

Выражение благодарности делает читателя более восприимчивым к тому, что вы пишете дальше, помогает вам выглядеть уважительно и является частью хорошего этикета электронной почты.

3. Объясните свою цель

Если вы начинаете общение после того, как поблагодарите получателя за то, что он нашел время прочитать ваше письмо, начните с формулировки вашей цели.

• Я пишу, чтобы спросить о [Предложение продукта X].
• Я пишу по поводу [объявления о вакансии Y].
  

Если вы получили запрос для компании, ответьте на его вопрос или свяжите клиента с нужным коллегой, чтобы дать ему ответ.

• Чтобы ответить на ваш вопрос, вот [Информация, которую они запросили].
• Я соединяю вас с моим коллегой <Имя> (копия), который сможет ответить на ваш запрос относительно [темы Z].
  

Четко объясните свою цель в начале первого абзаца, а затем перейдите к основному тексту письма. Тем не менее, вы должны помнить, что читатель — такой же занятый профессионал, как и вы. Быстро донесите свою точку зрения, делая предложения краткими.

4. Оставьте хорошее впечатление

Прежде чем отправить письмо, рекомендуется еще раз поблагодарить читателя и добавить вежливые заключительные замечания.

Начните с чего-то вроде:

• Спасибо за терпение и сотрудничество, <Имя>.
• Спасибо за внимание, <Имя>.
  

После этого продолжайте вежливо заканчивать заключительный абзац.

• Если у вас есть какие-либо вопросы или проблемы, не стесняйтесь обращаться к нам.
• С нетерпением жду Вашего ответа.

5. Подпишитесь профессионально

Последний шаг — включить профессиональное электронное письмо с вашим именем. Традиционно это называется «прощальная речь», но это слово немного устарело, как и приветствие. В соответствии с надлежащим этикетом электронной почты уровень формальности вашей подписи должен соответствовать приветствию.

Если вы начали переписку по электронной почте в неформальной манере, хорошие варианты для подписи включают в себя:

• Искренне,
• С уважением,
• С наилучшими пожеланиями,
  

Если ваше приветствие было более непринужденным, рассмотрите возможность завершения:

• Лучший,
• Как всегда,
• Спасибо,

Не забудьте запятую после закрытия, не говоря уже о том, чтобы добавить свое имя в следующую строку после нее.

Обычно в профессиональные электронные письма включается подпись электронной почты, которая включает ваше полное имя, должность, компанию и соответствующие контактные данные для идентификации и связи вне почтового ящика.

Как писать профессиональные электронные письма — лучшие практики

В этом разделе мы рассмотрим наиболее важные рекомендации по написанию профессиональных электронных писем. Хотя содержание каждого электронного письма отличается, существуют общие принципы, применимые ко всем из них. Вы можете использовать эти рекомендации в качестве окончательного контрольного списка, чтобы убедиться, что вы даете себе все возможности добиться успеха в своем послании.

Вот 5 лучших практик написания профессиональных электронных писем:

1. Поймите своего получателя
2. Следите за своим тоном
3. Держите его коротким и сладким
4. Формат для ясности
5. Вычитка перед отправкой

1. Поймите своего получателя

Кому ты пишешь? Это может показаться глупым, поскольку очевидно, что вы не сможете написать убедительное электронное письмо, не имея чьего-то адреса электронной почты, на который его можно отправить.

Однако, даже когда вы работаете в качестве B2B, вы должны помнить, что пишете человеку, а не бизнесу.

Никто из нас не является нашей работой, и лучшее в людях то, что мы люди. Поэтому убедитесь, что вы помните, что пишете человеку. Держите его легким, добрым и разговорчивым. Всегда будьте воодушевляющими и полезными в своих ответах. Напишите тип электронного письма, которое вы хотели бы получать.

2. Следите за своим тоном

То, кому вы пишете, задает тон вашего письма и часто диктует ваши приветствия и заключительные слова. Возможно, вы связываетесь с рекрутером после отправки резюме на LinkedIn или, возможно, вы хотите создать положительный первый контакт, чтобы упростить работу с потенциальным клиентом, чтобы вы могли закрыть продажу. Эти ситуации часто требуют разного тона: электронное письмо, сопровождающее заявление о приеме на работу, должно быть более формальным, чем письмо, направленное на привлечение клиента. ‍

3. Говорите коротко и ясно

Лучше всего, чтобы профессиональное электронное письмо было коротким и приятным. Сообщайте то, что вы пытаетесь сказать, четко и лаконично, чтобы получатель понял, что вы уважаете его время. Одного-трех коротких абзацев по три-пять предложений в каждом более чем достаточно. Тем не менее, важно не делать его слишком кратким — профессиональное электронное письмо должно состоять как минимум из трех предложений.

4. Формат для ясности

Чтобы ваше электронное письмо было легко читаемым, разделяйте разные компоненты разрывами абзацев. Рассмотрите возможность использования маркеров или нумерованных списков, чтобы сделать ваше сообщение более структурированным. Если вы хотите выделить самое важное, используйте жирный шрифт вместо изменения цвета шрифта. Тем не менее, воздержитесь от использования полужирного шрифта для более чем одного слова или фразы в вашем электронном письме. Когда дело доходит до выбора шрифта, придерживайтесь классики и используйте стандартный размер шрифта.

5. Корректировка перед отправкой

И последнее, но не менее важное: вам следует тщательно перепроверить то, что вы написали, чтобы убедиться, что оно читается четко и лаконично. Недопонимание в профессиональных электронных письмах может привести к множеству дорогостоящих ошибок, а орфографические и грамматические ошибки неизбежно навредят восприятию вас другими людьми. Если вы считаете, что ваша электронная почта идеальна, все равно убедитесь, что имя получателя указано правильно.

‍

Удалось ли вам понять, как написать профессиональное электронное письмо с помощью этого поста в блоге? Дайте нам знать в Твиттере!