Как написать блестящее рекомендательное письмо: 16 простых шагов

Научиться писать рекомендательное письмо очень важно для менеджеров и учителей. Кроме того, об этом часто просят руководителей, и это руководство поможет.

Рекомендательное письмо является неотъемлемой частью процесса найма, когда кто-то ищет новую работу. Обычно это исходит от коллеги, бывшего работодателя, менеджера или даже профессора в колледже. Он сообщает получателю, что человек, претендующий на работу, будет хорошим кандидатом и почему он будет хорошим кандидатом.

Эффективное рекомендательное письмо может сделать резюме и заявление соискателя более привлекательными. Кроме того, иногда это может быть ключевым фактором, который заставляет менеджера по найму включать информацию о кандидате в свой краткий список потенциальных кандидатов. Поэтому, если кто-то попросит вас написать рекомендательное письмо, вам нужно выложиться по полной. Это означает, что они находятся в разгаре поиска работы, и ваша рекомендация может иметь огромное значение для их успеха. Поэтому вы должны научиться писать рекомендательное письмо, которое произведет впечатление на потенциального работодателя, и в этом вам поможет это руководство.

Необходимые материалы

• Бумага
• Ручка или карандаш
• Компьютер
• Контактная информация для получателя

Шаг 1: Знайте, что включать

Независимо от рекомендательного письма, которое вы пишете; он будет включать аналогичную информацию. Все рекомендательные письма должны включать следующие лакомые кусочки:

• Как узнать кандидата
• Как долго вы знаете кандидата
• Положительные характеристики человека и то, как они применимы к возможностям
• Прямая рекомендация
• Приглашение запросить дополнительную информацию непосредственно у вас
• Контактная информация для вас и получателя

Шаг 2: выберите свой тип

Существует несколько типов рекомендательных писем. Прежде чем писать свой, вы должны знать, какой тип вы пишете. Ответ будет зависеть от ваших отношений с этим человеком. Вот распространенные типы:

• Профессиональное рекомендательное письмо: вы напишете это письмо, если вы коллега, учитель, руководитель или клиент, который хорошо знает стиль работы и трудовую этику человека.
• Рекомендательное письмо о характере: если вы являетесь членом семьи, другом, наставником или знакомым с личным знанием черт характера кандидата, вы напишете это письмо. Его также иногда называют личным рекомендательным письмом.
• Академическое рекомендательное письмо: Это письмо исходит от консультанта или учителя и обсуждает академические достижения кандидата и его образование. Этот тип рекомендательного письма особенно распространен, если кто-то поступил в аспирантуру.

Определение типа рекомендательного письма поможет вам эффективно написать его, используя характеристики, относящиеся к человеку, о котором вы пишете.

Шаг 3: Соберите информацию

Вам понадобится некоторая информация о получателе письма, прежде чем вы сможете написать его. Вы захотите собрать эту информацию, такую ​​как название компании, адрес и имя получателя. Хотя вы можете открыть письмо, «которого оно может касаться», ваше письмо будет иметь большее влияние, если в приветствии будет указано имя.

Если кто-то находится в процессе заполнения заявления о приеме на работу и официально подает заявление о приеме на работу, он, вероятно, может получить эту информацию. Попросите соискателя предоставить вам эту информацию. Поскольку они просят об одолжении в получении рекомендательного письма, они должны быть рады предоставить информацию. Если нет, проверьте LinkedIn, где часто указана эта контактная информация.

Шаг 4. Подумайте о своей рекомендации

Прежде чем начать писать, подумайте, почему вы бы порекомендовали кандидата. В хорошем рекомендательном письме будут указаны конкретные причины, по которым человек будет отличным выбором для найма. Некоторые вещи, которые следует учитывать, включают:

• Хорошие коммуникативные навыки
• Личные качества, такие как настойчивость или дружелюбие
• Трудовая этика
• Опыт работы
• Конкретные преимущества, которые они принесли вашей компании

Сделайте несколько заметок, которые вы можете использовать при написании письма, так как это поможет вам избежать писательского ступора.

Шаг 5: Перечислите контактную информацию

В верхней части письма укажите свою контактную информацию, включая ваше имя и адрес. Это выравнивается по левому краю. Под ним напишите сегодняшнюю дату. Пропустите одну строку между адресом и датой. Теперь нужно пропустить еще одну строчку и поставить контактную информацию получателя. Вам понадобится имя менеджера по найму или рекрутера, их должность, название компании и адрес компании.

Шаг 6: Напишите приветствие

Приветствие, как правило, будет «Уважаемый господин/госпожа. Фамилия:» с двоеточием вместо запятой после приветствия. Однако иногда у вас не будет этой информации. Например, вы можете написать «Уважаемый менеджер по найму», если вам нужно, или «Уважаемая приемная комиссия» для письма, предназначенного для академической среды. Иногда вас попросят написать общее рекомендательное письмо, которое не относится к конкретному заявлению о приеме на работу. В данном случае подходит «Для кого это может касаться». Вы также можете выбрать «Уважаемый господин/госпожа». Однако в других сценариях избегайте этого общего приветствия.

Шаг 7: Составьте первый абзац

В первом абзаце нужно сказать, кто вы и откуда знаете человека, о котором идет речь. Затем укажите подробности, например, как долго вы их знаете и почему вы подходите для написания рекомендательного письма. Наконец, включите свою рекомендацию и конкретное название должности или описание, если вы его знаете. Сделайте этот абзац относительно коротким, но всеобъемлющим. Кроме того, в этом вступительном абзаце ясно обозначьте свой энтузиазм по поводу кандидата. Избегайте любых пустых заметок или чего-то, что может показаться чрезмерным в вашей рекомендации. Вот отличный пример первого абзаца:

«Меня зовут Салли Джонс, и я пишу от имени Джона Смита, который претендует на вашу вакансию менеджера по продажам. Я руководитель группы продаж в Acme School Supplies, и Джон работал в моей команде последние пять лет. Я считаю, что он хорошо подходит на вашу должность менеджера по продажам.

Обратите внимание, как автор указал, кто они такие, как они знали этого человека и как долго. Наконец, они закончили абзац рекомендательным заявлением.

Шаг 8: Перейдите к основным абзацам

В оставшихся абзацах подробно рассказывается, почему вы считаете этого человека подходящим кандидатом на эту работу. Здесь вы хотите быть как можно более конкретным. Но, опять же, используйте примеры, подтверждающие вашу рекомендацию. Когда вы думаете о том, что включить, сохраните качества и навыки, характерные для работы или программы получения степени, которую человек пытается получить. Например, если кто-то подает заявку на поступление в аспирантуру, вы можете включить информацию об их исследовательских навыках и упорстве. С другой стороны, если кто-то претендует на руководящую должность, его коммуникативные навыки и врожденные лидерские способности будут выделяться. Вот как может выглядеть основной абзац:

«Я считаю, что Джон Смит был бы отличным кандидатом на вашу должность менеджера по продажам. Когда он работал со мной в Acme School Supplies, он настойчиво подходил к набору новых продавцов. За пять лет совместной работы он добавил в наш список поставщиков пять новых розничных сетей. Кроме того, его общительность помогает ему наладить контакты с потенциальными клиентами и поставщиками, что будет преимуществом для вашей компании».

Вам понадобится как минимум два основных абзаца. Один из пунктов должен быть просто рекомендательным изложением.

Шаг 9: Закройте письмо

Теперь вы готовы закрыть письмо. В заключение кратко изложите причины рекомендации и предложите получателю связаться с вами, чтобы задать дополнительные вопросы. Добавьте свой адрес электронной почты и номер телефона в абзаце. Завершите его подписью, если вы печатаете письмо. Если вы отправляете его в цифровом виде, введите свое полное имя. В заключение используйте такие слова, как «безоговорочно», «наивысшая рекомендация», «уверенно» или «искренне», чтобы выразить свой энтузиазм по поводу кандидата. Вот как это может выглядеть:

«Я уверен, что порекомендую Джона на должность менеджера по продажам. Если у вас есть вопросы или вы хотите поговорить об этом подробнее, свяжитесь со мной по адресу [email protected] или по телефону 444-444-4444.

Искренне,

Салли Джонс
Менеджер отдела продаж, Acme School Supplies”

Шаг 10: соблюдайте правильную длину

Ваше рекомендательное письмо должно быть правильной длины. Как правило, это не должно быть больше одной страницы. Если у вас всего один или два абзаца, получатель может решить, что вы недостаточно хорошо знаете человека, чтобы рекомендовать его. Следовательно, идеальная длина письма должна занимать примерно одну машинописную страницу. Во-первых, выберите несколько ключевых моментов о человеке, претендующем на желаемую работу. Затем разбейте их на три или четыре абзаца. Не забудьте указать информацию о том, как вы знаете человека.

Шаг 11: Сосредоточьтесь на формате

Форматирование необходимо при отправке рекомендательного письма. Вы хотите убедиться, что это одинарный интервал, но включите пробел между абзацами. Кроме того, вам понадобятся поля в один дюйм, и выровняйте букву по левому краю. Для шрифта не выбирайте ничего сумасшедшего. Хорошим выбором будет стандартный шрифт размером 12 пунктов, например Times New Roman или Arial. Вы хотите, чтобы письмо было легко читать. Любой слишком вычурный шрифт затруднит чтение письма, что снизит шансы человека получить работу.

Шаг 12: проверьте свое письмо

Прежде чем отправить письмо, проверьте его. Подумайте о том, чтобы кто-то еще вычитал его, но если вы это сделаете, убедитесь, что вы не раскрываете имя кандидата. Заявления о приеме на работу и поиск работы в некоторой степени конфиденциальны, поэтому вы не хотите раскрывать кому-либо секрет, который должен храниться в тайне. Не отправляйте рекомендательное письмо с большим количеством опечаток и грамматических ошибок. Это может плохо отразиться на кандидате. Вычитка необходима.

Шаг 13: Выберите правильную тему письма

Ваша тема важна, если вы отправляете письмо по электронной почте. В нем должно быть указано имя кандидата и должность, если вы ее знаете. Кроме того, используйте слово «рекомендация», чтобы показать, почему вы отправляете электронное письмо. Таким образом, ваша тема может выглядеть так:

• Рекомендация для Джона Смита - Работа менеджера по продажам

Помните, что менеджеры по найму ежедневно получают сотни электронных писем, когда у них есть открытые вакансии. Поэтому вам нужно показать им в строке темы, почему они должны просмотреть вашу электронную почту.

Шаг 14: Изучите пример рекомендательного письма

Прежде чем написать свое первое рекомендательное письмо, найдите время, чтобы изучить пример хорошего рекомендательного письма. Вот что вы можете написать:

Сара Холлингсворт
123 Мейн-стрит
Бизнес-Сити, Нью-Йорк 12345
333-333-3333
Сара@acme.com

30 июля 2022 г.

Ральф Ли
Менеджер по найму
Дулут Тех Ко
383 Южная улица
Деловой город, ИА 12345

Уважаемый мистер Ли:

Я рад порекомендовать Скотта Суоллоу на должность продавца в компании Duluth Tech Co. В качестве менеджера по продажам Acme Tech я имел удовольствие работать руководителем Скотта в течение последних десяти лет. Как ответственный и пунктуальный сотрудник, Скотт был одним из моих лучших исполнителей. Я полностью поддерживаю его квалификацию и навыки.

На протяжении десятилетия нашей совместной работы меня впечатляло знание Скоттом тактики продаж. Я также обнаружил, что у него отличные навыки общения с людьми и хорошая интуиция, что помогло ему установить хорошие отношения с нашими кандидатами и клиентами. За время работы с нами он помог увеличить наши продажи на 10 % за счет привлечения пяти новых клиентов компании.

Хотя этот навык продаж был одним из его главных преимуществ, Скотт также был очень представительным и отличным командным игроком. Его оптимизм помог вдохновить других продавцов продолжать усердно работать. У него установились хорошие отношения в компании и с его непосредственными коллегами, и никто не считал его конкурентом.

Я уверен, что могу порекомендовать вам Скотта и считаю, что он хорошо впишется в команду Duluth Tech Co. Если вы хотите задать дополнительные вопросы или получить дополнительную информацию о работе Скотта для нас, напишите мне по адресу [email protected] или позвоните по телефону 333-333-3333.

Искренне,

Сара Холлингсворт
Менеджер по продажам, Акме Тех

Шаг 15: Посмотрите образец личного рекомендательного письма

В личных рекомендательных письмах основное внимание уделяется личным чертам характера, а не профессиональному опыту работы. Однако, поскольку личное рекомендательное письмо немного отличается от профессионального, вот параграфы, которые оно может включать:

Уважаемая мисс Смит:

Я рад написать рекомендательное письмо от имени Сары Холлингсворт, которая была одной из моих самых близких подруг со времен начальной школы. Если вы ищете трудолюбивого и преданного сотрудника, который отдаст все силы вашей компании, Сара — это то, что вам нужно.

Саре всегда приходилось работать немного усерднее, чем другим в школе, но она никогда не сдавалась. Она оставалась лучшей в классе, несмотря на некоторые проблемы с обучением и трудную домашнюю жизнь в доме с одним родителем. Она даже получила стипендию в колледже благодаря своей учебе. Это показывает ее упорство, которое будет жизненно важным активом для вашей компании.

Став взрослой, я видел, как Сара преуспевала в своей работе. Ее рекомендации от прошлых клиентов показывают ее заботливый характер и профессионализм.

Я рад предложить мою рекомендацию для Сары для вашей программы. Если вы наймете ее, вы получите преданного и профессионального члена команды, который будет полезен для вашей команды. Если вы хотите узнать больше, напишите мне по адресу [email protected] или позвоните по телефону 123-456-7890.

Искренне,

Саманта Стивенс

Обратите внимание, что в этом примере отправитель фокусируется на личных чертах характера, которые он наблюдал, а не на конкретном опыте работы. Однако трудовая этика является частью письма исключительно потому, что это то, что заметил отправитель.

Шаг 16: Используйте шаблон письма

Рассмотрите возможность использования шаблона рекомендательного письма, если вы никогда раньше не писали рекомендательного письма. Помните, что это будет официальное деловое письмо. Вот что он будет содержать:

[Ваше имя]
[Ваш адрес]
[Город, почтовый индекс штата]

[Сегодняшняя дата]

[Имя получателя]
[Название работы]
[Компания]
{Адрес]
[Город, почтовый индекс штата]

Уважаемый [имя получателя]!

Параграф 1: В этом коротком вводном абзаце указывается цель письма. Вы также включите информацию о том, почему вы пишете профессиональное рекомендательное письмо.

Параграф 2: В этом параграфе содержится подробная информация о ваших отношениях с человеком, о котором вы пишете, в том числе факты об их прошлой работе и обязанностях.

Параграф 3: Это одно предложение, в котором говорится о квалификации человека для работы.

Пункт 4: Приведите конкретные примеры, подтверждающие ваше предыдущее утверждение.

Пункт 5: Закройте письмо кратким изложением вашей рекомендации и приглашением связаться с вами для получения дополнительной информации. Включите контактную информацию в абзац.

С уважением или уважением Ваш,

[Подпись]

[Напечатанное имя]
[Ваша должность]

Вы также можете держать этот шаблон под рукой, если вы являетесь менеджером, потому что вас могут регулярно просить писать рекомендательные письма. Опять же, наличие шаблона, который вы можете взять и нарисовать, облегчит эту задачу.

Чтобы получить дополнительную помощь в написании рекомендательного письма, ознакомьтесь с нашим руководством по грамматике и синтаксису.