Как написать отчет: руководство

Отчет — это документальный отчет, в котором представлены и/или обобщены факты о конкретном событии, теме или проблеме. Идея состоит в том, что люди, незнакомые с предметом, могут найти все, что им нужно, в хорошем отчете.

Отчеты позволяют легко поймать кого-то в курсе дела, но на самом деле написать отчет совсем не просто. Итак, чтобы помочь вам понять, что делать, ниже мы представляем небольшой собственный отчет, посвященный написанию отчетов.

Что такое отчет?

С технической точки зрения, определение доклада довольно расплывчато: любое устное или письменное изложение вопросов, касающихся определенной темы. Это может относиться к чему угодно, от свидетельских показаний в зале суда до книжного отчета первоклассника.

На самом деле, когда люди говорят об «отчетах», они обычно имеют в виду официальные документы, излагающие факты по теме, обычно написанные экспертом по этому вопросу или кем-то, кому поручено его расследование. Существуют различные типы отчетов, описанные в следующем разделе, но в основном они подходят под это описание.

Какая информация предоставляется в отчетах? Хотя приветствуются все факты, отчеты, как правило, содержат следующие типы контента:

• Подробная информация о событии или ситуации
• Последствия или продолжающийся эффект события или ситуации
• Оценка статистических данных или аналитика
• Интерпретации информации в отчете
• Прогнозы или рекомендации на основе информации в отчете
• Как информация связана с другими событиями или отчетами

Отчеты тесно связаны с написанием эссе , хотя есть некоторые четкие различия. В то время как оба опираются на факты, эссе добавляют личные мнения и аргументы авторов. Отчеты обычно придерживаются только фактов, хотя они могут включать некоторую авторскую интерпретацию этих фактов, скорее всего, в заключении.

Кроме того, отчеты хорошо организованы, обычно с оглавлениями и многочисленными заголовками и подзаголовками. Это облегчает читателям поиск нужной информации в отчетах. Эссе, с другой стороны, предназначены для чтения от начала до конца, а не для просмотра конкретных идей.

Типы отчетов

Существует несколько различных типов отчетов, в зависимости от цели и того, кому вы представляете свой отчет. Вот краткий список распространенных типов отчетов:

• Академический отчет: проверяет понимание учащимся предмета, такого как отчеты о книгах, отчеты об исторических событиях и биографии.
• Бизнес-отчеты: определяет информацию, полезную для бизнес-стратегии, такую ​​как маркетинговые отчеты, внутренние заметки, SWOT-анализ и технико-экономические обоснования .
• Научные отчеты: делится результатами исследований, такими как исследовательские работы и тематические исследования, обычно в научных журналах .

Отчеты можно дополнительно разделить на категории в зависимости от того, как они написаны. Например, отчет может быть формальным или неформальным, коротким или длинным, внутренним или внешним. В бизнесе вертикальный отчет предоставляет информацию людям, находящимся на разных уровнях иерархии (т. е. людям, которые работают выше и ниже вас), в то время как горизонтальный отчет предназначен для людей на том же уровне, что и автор, но в разных отделах.

Существует столько же типов отчетов, сколько и стилей написания, но в этом руководстве мы сосредоточимся на академических отчетах, которые, как правило, носят формальный и информационный характер.

>> Подробнее: что такое академическое письмо?

Какова структура отчета?

Структура отчета зависит от типа отчета и требований задания. Хотя отчеты могут использовать свою собственную уникальную структуру, большинство из них следуют этому базовому шаблону:

• Резюме. Как и реферат в научной статье, резюме — это отдельный раздел, в котором обобщаются выводы вашего отчета, чтобы читатели знали, чего ожидать. В основном это официальные отчеты и в меньшей степени школьные отчеты.
• Введение. При подготовке основной части отчета во введении объясняется общая тема, которую вы собираетесь обсудить, с тезисом и любой необходимой справочной информацией, прежде чем вы перейдете к своим собственным выводам.
• Основная часть : основная часть отчета объясняет все ваши основные открытия, разбитые на заголовки и подзаголовки. Основная часть составляет большую часть всего отчета; в то время как введение и заключение состоят всего из нескольких абзацев каждое, основная часть может продолжаться на несколько страниц.
• Вывод . Вывод – это когда вы собираете воедино всю информацию в своем отчете и приходите к окончательной интерпретации или суждению . Обычно это место, где автор вводит свои личные мнения или выводы.

Если вы знакомы с тем, как писать исследовательскую работу , вы заметите, что при написании отчета используется одна и та же структура «введение — основная часть — заключение», иногда с добавлением резюме. Отчеты обычно также имеют свои собственные дополнительные требования, такие как титульные страницы и оглавления, которые мы объясним в следующем разделе.

Что должно быть включено в отчет?

Нет жестких требований к тому, что должно быть включено в отчет. Каждая школа, компания, лаборатория, таск-менеджер и учитель могут создать свой собственный формат в зависимости от своих уникальных потребностей. В целом, однако, обратите внимание на эти конкретные требования — они, как правило, возникают часто:

• Титульный лист: официальные отчеты часто используют титульный лист, чтобы все было организовано; если человеку приходится читать несколько отчетов, титульные страницы облегчают их отслеживание.
• Оглавление: как и в книгах, оглавление помогает читателям перейти непосредственно к интересующему их разделу, что ускоряет просмотр.
• Нумерация страниц. Если вы пишете объемный отчет, нумерация страниц позволяет убедиться, что страницы расположены по порядку в случае путаницы или опечаток.
• Заголовки и подзаголовки. Отчеты обычно разбиты на разделы, разделенные заголовками и подзаголовками, чтобы облегчить просмотр и сканирование.
• Цитаты: если вы цитируете информацию из другого источника, рекомендации по цитированию сообщают вам рекомендуемый формат.
• Страница с цитированием работ: в библиографии в конце отчета перечислены авторы и юридическая информация для других источников, из которых вы получили информацию.

Как всегда, обратитесь к заданию за конкретными рекомендациями по каждому из них. Люди, читающие отчет, должны сообщить вам, какие руководства по стилю или форматированию им требуются.

Как написать отчет за 7 шагов

Теперь давайте углубимся в особенности написания отчета. Выполните семь шагов по написанию отчета, приведенных ниже, чтобы перейти от идеи к готовому документу.

1 Выберите тему на основе задания

Прежде чем вы начнете писать, вам нужно выбрать тему вашего доклада. Часто тема назначается вам, как в большинстве деловых отчетов, или предопределяется характером вашей работы, как в случае с научными отчетами. Если это так, вы можете пропустить этот шаг и двигаться дальше.

Если вы отвечаете за выбор своей собственной темы, как и в случае со многими академическими отчетами, то это один из самых важных шагов во всем процессе написания. Попробуйте выбрать тему, которая соответствует этим двум критериям:

• Достаточно информации: выберите тему, которая не является слишком общей, но и не слишком конкретной, с достаточным количеством информации, чтобы заполнить ваш отчет без дополнений, но не слишком много, чтобы вы не могли охватить все.
• Это то, что вас интересует: хотя это не является строгим требованием, оно помогает повысить качество отчета, если вы занимаетесь предметом.

Конечно, не забывайте об инструкциях к заданию, в том числе о длине, так что держите их в голове при принятии решения.

2 Провести исследование

Что касается деловых и научных отчетов, исследование обычно проводится вами или предоставляется компанией, хотя и в том, и в другом случае можно найти множество внешних источников.

Что касается академических работ, вы в основном сами занимаетесь исследованиями, если только вам не требуется использовать учебные материалы. Это одна из причин, почему так важно выбрать правильную тему; вы не пойдете далеко, если выбранная вами тема не имеет достаточного количества доступных исследований.

Ключевым моментом является поиск только авторитетных источников: официальные документы, другие отчеты, исследовательские работы, тематические исследования, книги уважаемых авторов и т. д. Не стесняйтесь использовать исследования, цитируемые в других подобных отчетах. Вы часто можете найти много информации в Интернете через поисковые системы, но быстрая поездка в библиотеку также может помочь в крайнем случае.

3 Напишите тезис

Прежде чем идти дальше, напишите тезис , который поможет вам осмыслить основную тему вашего доклада. Как и тематическое предложение абзаца, тезис резюмирует основную мысль вашего письма, в данном случае — отчет.

После того, как вы соберете достаточно информации, вы должны заметить некоторые тенденции и закономерности в информации. Если все эти паттерны выводят или ведут к более важной, всеобъемлющей точке зрения, это и есть ваш тезис.

Например, если вы пишете отчет о заработной плате работников фаст-фуда, ваш тезис может быть примерно таким: «Хотя раньше заработная плата была соизмерима с расходами на проживание, после многих лет стагнации она перестала быть адекватной». Оттуда остальная часть вашего отчета будет развивать этот тезис с достаточным количеством доказательств и подтверждающих аргументов.

Хорошо включить ваше тезисное утверждение как в резюме, так и во введение вашего отчета, но вы все же хотите выяснить это заранее, чтобы знать, в каком направлении двигаться, когда вы будете работать над своим планом в следующий раз.

4 Подготовьте план

Написание плана рекомендуется для всех видов письма, но особенно полезно для отчетов, учитывая их упор на организацию. Поскольку отчеты часто разделяются заголовками и подзаголовками, четкое начертание поможет вам оставаться в курсе во время написания, ничего не пропуская.

На самом деле, вы должны начать думать о своем плане на этапе исследования, когда вы начнете замечать закономерности и тенденции. Если вы застряли, попробуйте составить список всех ключевых моментов, деталей и доказательств, которые вы хотите упомянуть. Посмотрите, сможете ли вы поместить их в общие и конкретные категории, которые вы можете превратить в заголовки и подзаголовки соответственно.

5 Напишите черновик

Написание черновика или первого черновика обычно занимает больше всего времени. Здесь вы берете всю информацию из своего исследования и облекаете ее в слова. Чтобы не перегружаться, просто следуйте своему плану шаг за шагом, чтобы убедиться, что вы случайно ничего не упустили.

Не бойтесь ошибаться; это правило номер один для написания черновика. Ожидание того, что ваш первый набросок будет идеальным, создает большое давление. Вместо этого пишите в естественной и непринужденной манере, а о конкретных деталях, таких как выбор слов и исправление ошибок, позаботьтесь позже. Во всяком случае, для этого и нужны последние два шага.

6 Проверьте и отредактируйте свой отчет

Как только ваш черновой вариант закончен, пришло время вернуться и начать исправлять ошибки, которые вы проигнорировали в первый раз. (Однако перед тем, как вы вернетесь обратно, полезно поспать, чтобы начать редактирование заново, или, по крайней мере, сделать небольшой перерыв, чтобы расслабиться от написания черновика.)

Мы рекомендуем сначала перечитать ваш отчет, чтобы выявить серьезные проблемы, такие как сокращение или перемещение целых предложений и абзацев. Иногда вы обнаружите, что ваши данные не совпадают или что вы неверно истолковали ключевую часть доказательства. Это подходящее время, чтобы исправить ошибки «общей картины» и переписать более длинные разделы по мере необходимости.

Если вы не знаете, на что обращать внимание при редактировании, вы можете прочитать наше предыдущее руководство с некоторыми более продвинутыми советами по самостоятельному редактированию .

7 Вычитка и проверка на ошибки

Наконец, стоит еще раз просмотреть отчет, просто чтобы оптимизировать формулировку и проверить наличие грамматических или орфографических ошибок. На предыдущем шаге вы проверяли ошибки «в целом», но здесь вы ищете конкретные, даже придирчивые проблемы.

Помощник по письму, такой как Grammarly , отмечает эти проблемы для вас. Бесплатная версия Grammarly указывает на любые орфографические и грамматические ошибки во время письма, а также дает предложения по улучшению вашего письма, которые вы можете применить всего одним щелчком мыши. Премиум-версия предлагает еще более продвинутые функции, такие как корректировка тона и рекомендации по выбору слов, чтобы вывести ваше письмо на новый уровень.