Как написать благодарственное письмо: 5 простых шагов

Узнайте, как написать благодарственное письмо и показать, что вы действительно заботитесь.

Есть много способов выразить благодарность, но немногие из них доносят сообщение так же эффективно, как простое благодарственное письмо. Однако написание благодарственного сообщения может показаться на удивление трудным, поскольку вы можете не знать, как выразить свои чувства словами.

Не уверен, где начать? В этом руководстве объясняется, почему благодарственные письма так важны и что нужно, чтобы написать осмысленное сообщение.

Зачем писать благодарственное письмо?

Благодарственное письмо является мощным показателем вашей благодарности. Этот, казалось бы, простой жест может мгновенно заставить получателя почувствовать себя особенным. Да, можно поделиться своей благодарностью с помощью быстрого текстового сообщения, электронной почты или комментария в социальных сетях, но эти подходы не имеют такого же веса, как рукописная заметка.

Дополнительное время и размышления, необходимые для выбора открытки (или канцелярских принадлежностей) и написания сообщения от руки, имеют значение — и после этих минимальных усилий получатель не упустит того, что вы действительно заботитесь о нем. Это проявление заботы может даже помочь получателю в трудные времена.

Какие ситуации требуют благодарственных писем?

Заметки с благодарностью просто ценятся в одних ситуациях и абсолютно необходимы в других. Ниже приведены несколько примеров случаев, когда хорошо написанное сообщение с благодарностью может иметь решающее значение:

• Свадьба или детский душ. Все участники свадьбы и детского праздника должны получить благодарственные письма, независимо от того, пришли ли они с подарками. Они должны дать получателям знать, что их присутствие было оценено, прежде чем перечислять любые предоставленные открытки или подарки — и объяснять, как эти предметы будут иметь значение для вас и ваших близких.
• Вечеринка в честь дня рождения. Не все дни рождения заслуживают благодарственных писем, но это может быть отличным способом проявить заботу после более формального события. Многие родители пишут благодарственные письма после вечеринок по случаю дня рождения своих детей, и во многих отношениях они напоминают свадебные и детские открытки, упомянутые выше.
• Собеседование. Если вам посчастливилось попасть на собеседование к потенциальному работодателю, сообщите интервьюеру, что вы благодарны за такую ​​возможность. Это, конечно, показывает, что вы добросовестный человек, но это также может сыграть важную роль в поддержании вашего имени в центре внимания, когда менеджер по найму рассматривает различных кандидатов на работу. Во время конкурентного процесса поиска работы этот простой жест может в конечном итоге повлиять на ключевое решение о найме.
• Да просто так. Часто самые ценные благодарственные письма также являются наименее ожидаемыми. Супруги, например, могут написать друг другу благодарственные записки после тяжелой недели, когда один человек особенно много работал или был очень полезен. Родители могут написать своим детям слова благодарности за то, что они активно занимаются домашними делами или учебой. Друзья могут поблагодарить своих лучших друзей просто потому, что они благодарны за то, что они есть в их жизни.

Шаги для написания отличной благодарственной записки

Теперь, когда вы знаете, когда следует поблагодарить вас, вам может быть интересно , как написать благодарственное письмо. Процесс не так сложен, как вы думаете. Следуйте этим простым шагам, чтобы вывести благодарственное письмо на новый уровень:

Шаг 1: выберите открытку или канцелярские принадлежности

Хотя содержание заметки является наиболее важным, канцелярские принадлежности, на которых вы пишете, также могут иметь значение. Если вы составляете десятки благодарственных записок, вам поможет набор одинаковых карточек, если они имеют отношение к ситуации. Например, после вечеринки по случаю дня рождения ребенка вы можете использовать открытки с благодарностью, которые соответствуют теме мероприятия. Официальные благодарственные письма могут быть написаны на высококлассных канцелярских принадлежностях или на высококачественных поздравительных открытках.

Шаг 2. Обратитесь к получателю

Теперь, когда у вас есть необходимые материалы, пришло время начать писать. Начните с обращения к письму. Открытие будет зависеть от того, насколько формальным вы хотите быть. На это, в свою очередь, повлияет ситуация, требующая благодарности, а также ваши отношения с получателем письма.

В большинстве случаев должно работать что-то вроде «Дорогой ____». Однако, если вы предпочитаете менее формальный подход, вы можете просто ввести имя получателя и поставить запятую.

Шаг 3: Опишите, что произошло, чтобы вы были благодарны

Хотя простая фраза «спасибо» может вызвать улыбку на любом лице, она помогает объяснить, почему именно вы отправляете письмо. Что сделал предполагаемый получатель, чтобы вы почувствовали благодарность?

Если вы изо всех сил пытаетесь вспомнить, что произошло или почему вы благодарны, найдите время, чтобы закрыть глаза и заново пережить этот момент. Любые конкретные детали, которые вы можете включить, сделают заметку более действенной.

Шаг 4. Объясните, как действия получателя повлияли на вас

Независимо от того, получили ли вы подарок или у вас была возможность пройти собеседование на работу своей мечты, в вашем письме должно быть ясно, какую пользу вы получили от заботливого человека, которого собираетесь поблагодарить. Эта часть письма может быть такой простой, как: «Джонни ОБОЖАЕТ свой игрушечный грузовик, и он так весело играл с ним на этой неделе».

Если вы еще не получили выгоду от действий человека, но ожидаете, что получите ее в будущем, вы также можете упомянуть об этом. Например: «Мы установили новое ведро для подгузников и рассчитываем, что оно сделает наш дом более свежим, как только прибудет наш сверток радости и мы начнем менять подгузник за подгузником».

Шаг 5: Подпишите записку

То, как вы подпишете благодарственное письмо, будет зависеть от того, кто должен его читать. Если примечание предназначено для менеджера по найму, коллеги или учителя, «искренне» должно быть достаточно формальным. В этих ситуациях вы также можете завершить письмо с благодарностью, за которой следует ваша подпись.

Если вы отправляете благодарность близкому другу или члену семьи, часто лучше быть немного менее формальным. Часто такие заметки заканчиваются словами «с любовью, ____». В зависимости от ваших отношений, ваша благодарность может также закончиться внутренней шуткой.

Последнее слово о том, как написать благодарственное письмо

Теперь, когда вы знаете, как составлять благодарственные письма и почему они так важны, пришло время писать. Вы никогда не пожалеете, что нашли время, чтобы сообщить друзьям, членам семьи и другим важным людям, что они важны.

Часто задаваемые вопросы о благодарственных письмах