Как написать официальное электронное письмо

Вы сомневаетесь, как написать официальное электронное письмо? Не волнуйтесь; ты не один. Начать официальное электронное письмо может быть сложной задачей, поскольку сообщение чаще всего важно, чем нет. Тем не менее, официальное письмо по электронной почте — это то, чему мы все можем научиться. В этой статье мы познакомим вас с официальным форматом электронной почты, в том числе с тем, как начать официальное электронное письмо, как завершить официальное электронное письмо и как поставить официальную подпись в электронной почте. Мы также предоставим вам 10 образцов официальной электронной почты и познакомим вас с шаблонами электронной почты Flowrite, которые помогут вам писать официальные электронные письма быстрее, чем когда-либо прежде.

Что такое официальная электронная почта?

Официальное электронное письмо — это тип официального электронного письма, которое вы отправляете человеку (или группе) и на которое требуется ответ. Как и все официальные электронные письма, официальные электронные письма должны быть профессиональными и правильно отформатированы, с официальной структурой, строкой темы, приветствием и подписью.

Примеры официальных электронных писем:

• Сообщение о больничном
• Приглашение на встречу
• Официальное представление кого-либо
• Вручение вашего уведомления
• Поблагодарить кого-то

Официальные электронные письма, такие как письмо об отставке или запрос на отпуск, например, являются формальными запросами, которыми можно поделиться с другими людьми. Опять же, будьте максимально вежливы и профессиональны в таких сообщениях, чтобы получить положительный ответ.

Возможно, вы отправляете электронное письмо своему начальнику, профессору, коллеге, клиенту или потенциальному деловому партнеру. Исследователи говорят, что язык, который вы используете, и то, насколько вы формальны, могут повлиять на то, как вас воспринимают получатели. «Язык Интернета, или текстовая речь, может подходить для случайного общения, но неуместен в профессиональном контексте», — заключают они.

Урок? При написании официальных электронных писем придерживайтесь соответствующей структуры и будьте формальными.

Написание официальных официальных электронных писем — это не просто профессиональная деятельность; это тоже практично. Официальный формат электронной почты также структурирован таким образом, чтобы ваше сообщение не запуталось и не запуталось. Следуя нашему руководству по официальным электронным письмам, вы сможете создать четкую и результативную переписку.

Как написать официальное электронное письмо?

Это пошаговый процесс написания официального электронного письма, и к тому времени, когда вы прочитаете этот раздел, вы будете знать все, что нужно знать о том, как написать официальное электронное письмо.

Официальный формат электронной почты

Структура каждого официального электронного письма проста, поэтому вам не потребуется много времени, чтобы ее освоить.

Эффективное официальное электронное письмо состоит из четырех частей, в том числе:

• Приветствие
• Начальная линия и тело
• Окончание
• Подпись

Каждая часть корреспонденции следует одной и той же формальной структуре электронной почты, а это означает, что как только вы освоите ее, вы будете создавать эффективные электронные письма за считанные минуты.

Как начать официальную электронную почту

Каждое официальное электронное письмо начинается с «Уважаемый».

Когда вы пишете кому-то, кого вы знаете, используйте его полное имя. Вот как это работает:

• "Дорогой Пол Робертс,"

Стоит ли использовать заголовок в приветствии по электронной почте? Мы рекомендуем вам этого не делать. Использование почетного обращения, такого как «мистер и миссис», является старомодным и может оскорбить вас, поэтому откажитесь от него. Точно так же пришло время отказаться от «Уважаемый господин / госпожа» и «Кого это может касаться».

Официальные приветствия по электронной почте

Но что произойдет, если вы не знаете полного имени человека или обращаетесь к группе?

Если у вас нет чьего-либо полного имени (или вы не можете найти его, например, в LinkedIn), обратитесь к нему другим способом, например, используя его должностную роль.

Вот как это может работать:

• Уважаемый менеджер по маркетингу,
• Уважаемый менеджер по подбору персонала!
• Дорогая команда,

Некоторые люди хотят знать, могут ли они использовать «Привет» в качестве приветствия в официальном электронном письме? Это зависит от вас, но в официальном электронном письме мы рекомендуем вам этого не делать. Доказательства и анекдот показывают, что неформальные подходы в этих случаях неуместны.

Мы советуем придерживаться испытанного подхода к коммуникации, так как это, вероятно, лучший способ гарантировать, что вы получите ответ и желаемые результаты. Узнайте больше о том, как начать электронную почту в нашей статье.

Начальные линии и тело

Мы не будем вдаваться в подробности здесь, но официальные электронные письма предназначены для получения ответа, поэтому будьте ясны в своих вопросах!

Как правило, первое предложение представляет, кто вы такой, и объясняет, почему вы отправляете электронное письмо. Следующие предложения охватывают ваш запрос, вопрос или сообщение. Вы можете увидеть, как мы использовали эту структуру в наших 10 официальных примерах электронной почты ниже.

Очень важно, чтобы вы использовали правильный тон голоса в своих сообщениях, поэтому начните с понимания силы поиска правильных слов, прежде чем писать официальные электронные письма.

Завершение официального письма

Традиционная официальная подпись по электронной почте состоит в том, чтобы использовать «Искренне ваш», если вы знаете имя человека, и «С уважением», если вы этого не знаете (или пишете группе).

Эти два официальных окончания электронной почты должны охватывать вас при любых обстоятельствах. Тем не менее, вы также можете использовать другие окончания, если хотите, в том числе:

• Искренне
• С уважением
• С наилучшими пожеланиями

Ваш выбор официального окончания электронной почты во многом зависит от контекста и того, с кем вы общаетесь. Если вы знаете кого-то, вы можете быть немного менее формальным. Но, с другой стороны, если вы впервые отправляете сообщение или не уверены в своих навыках общения, придерживайтесь стандартных окончаний электронной почты.

Мы рассмотрели тему о том, как завершить электронное письмо, поэтому, если вам нужны дополнительные советы и рекомендации, обязательно ознакомьтесь с ней.

Официальная электронная подпись

Официальная подпись электронной почты содержит важную информацию о вас, в том числе:

• Имя
• Должность
• Компания (если применимо)
• Адрес электронной почты
• Телефонный номер

Это основы любой хорошей электронной подписи, но вы можете добавить больше деталей, если это уместно. Например, вы можете включить ссылки на учетные записи в социальных сетях, ссылки на продукты или логотип компании, если хотите.

Официальный этикет электронной почты

Деловое общение следует набору правил, известных как деловой этикет электронной почты, которые определяют, как пишутся электронные письма, и обеспечивают эффективную передачу вашего сообщения.

Вот 10 важных советов по официальному этикету электронной почты, которые вам нужно знать, чтобы писать более качественные деловые сообщения:

1. Создайте привлекательную тему
2. Сначала представьтесь
3. Будьте кратки и по существу в своих сообщениях
4. Никогда не пытайтесь быть смешным
5. Не используйте смайлики
6. Придерживайтесь стандартных шрифтов
7. Четко объясните, чего вы хотите, когда вы этого хотите и почему
8. Проверяйте орфографию и грамматику перед отправкой
9. Никогда не добавляйте большие вложения
10. Используйте CC и BCC экономно

10 официальных примеров электронной почты

Чтобы проиллюстрировать нашу точку зрения, мы создали 10 официальных примеров электронной почты, демонстрирующих принципы и практические шаги, описанные выше. В наших официальных образцах электронной почты мы сосредоточились на реальных примерах, когда вам нужно отправить четкую корреспонденцию, требующую ответа. Эти примеры показывают вам, как структурировать ваши сообщения, но не копируйте и не вставляйте их. Очень важно, чтобы вы персонализировали каждое официальное электронное письмо, чтобы оно было профессиональным. Готовы начать?

Образец официального вводного электронного письма

Официальное вводное электронное письмо — это обычная любезность, которую вы будете проявлять в бизнесе. Например, вы можете представлять клиента, клиента или потенциального нового сотрудника кому-то, кого вы уже знаете. Мы направляем доверенного клиента к новому поставщику в нашем официальном шаблоне введения электронной почты. Посмотрите, как это работает ниже.

Официальный адрес электронной почты для больничного

Это печальный факт, что все мы время от времени болеем, и вы по контракту обязаны сообщить своему менеджеру, что вы не сможете работать сегодня. Итак, в этом официальном электронном письме для шаблона больничного листа мы четко заявляем, что не можем работать, но заканчиваем на позитивной ноте с подробностями о том, когда мы надеемся вернуться к работе.

Официальное электронное письмо об отставке

Когда вы решите покинуть должность, вам нужно будет отправить официальное электронное письмо об уходе. Это официальное электронное письмо знаменует собой начало ухода с позиции и запускает отсчет времени. В этом примере мы покажем вам, как написать профессиональное официальное электронное письмо об увольнении, которое положительно завершит вашу работу, запрашивая при этом важную информацию, необходимую для начала вашей новой роли.

Электронное письмо с официальным приглашением на встречу

Создание официального электронного письма с приглашением является основным навыком для любого профессионального сотрудника. В этом официальном электронном письме с приглашением на встречу мы обращаемся к команде и изменили приветствие и завершение, чтобы отразить это. Как видите, мы четко определили, о чем мы просим, ​​когда и почему. Взгляните на наше официальное электронное письмо с приглашением на встречу.

Официальное письмо с приглашением

В этом официальном электронном письме с приглашением мы обращаемся к человеку по имени. Как видите, это меняет приветствие и завершение, а также позволяет нам быть более конкретными и целенаправленными в наших сообщениях. Итак, давайте посмотрим, как это работает:

Как написать официальное электронное письмо клиенту

При обращении к клиенту важно соблюдать правила и быть уважительным. В этом официальном электронном письме клиенту мы запрашиваем дополнительную информацию о заказе, но сам шаблон электронного письма может быть адаптирован к нескольким ситуациям, с которыми вы можете столкнуться. Используйте его в качестве схемы и персонализируйте для своих конкретных нужд.

Как написать официальное электронное письмо для работы

Отправка резюме или заявления о приеме на работу — обычная ситуация, когда вам понадобится официальное электронное письмо. В этом примере как написать официальное электронное письмо для работы, мы дружелюбны, но сосредоточены, в том числе запрашиваем подробности о том, что мы предоставили, и запрашиваем дополнительную информацию о следующих шагах.

Официальное уведомление за 2 недели по электронной почте

Хотя мы уже рассмотрели, как написать эффективное электронное письмо об увольнении, это официальное электронное письмо с уведомлением за 2 недели намного короче и более целенаправленно. Такое электронное письмо подходит для краткосрочной работы или должности, которую вы можете оставить по определенным причинам. К сожалению, здесь нет места недоразумениям.

Образец официального ответа по электронной почте

Когда кто-то берется за отправку вам электронного письма, будет вежливо подтвердить, что вы его получили, и указать, что вы планируете с ним делать. В этом образце официального ответа по электронной почте мы предлагаем краткий и целенаправленный удерживающий ответ, который вы можете использовать при любых обстоятельствах.

Официальное письмо с благодарностью

Официальная благодарность — это официальная переписка, которая будет передана всей компании, сохранена и сохранена на будущее. Это короткое и простое официальное электронное письмо с благодарностью выражает правильное настроение, будучи коротким и милым.

Официальный шаблон электронной почты от Flowrite

Писать официальные электронные письма просто, если вы следуете нашему процессу. Официальные образцы электронной почты в этой статье должны предоставить вам схему, которую вы можете адаптировать к своим потребностям. Однако есть еще более простой способ. Flowrite — это инструмент для написания ИИ, который превращает короткие инструкции в готовые к отправке электронные письма и сообщения. Предположим, вы все еще пытаетесь найти правильные слова для написания официального электронного письма. В этом случае Flowrite может помочь вам начать работу и вдохновить вас — или даже написать для вас электронное письмо целиком. Как видно из приведенного ниже примера, все, что нужно, — это нажать кнопку.

Заключение

Все еще сомневаетесь в официальном формате написания электронной почты? Не думал. В этой статье мы попытались разбить официальный формат электронной почты на части, в том числе официальное приветствие электронной почты и официальное окончание электронной почты. Мы надеемся, что этот подход помог вам научиться писать официальное письмо, и теперь вы чувствуете себя более уверенно при написании официальной электронной почты. Вы считаете, что статья была полезной; пожалуйста, поделитесь им со своей командой, чтобы упростить запуск официальной электронной почты для всей вашей компании. По крайней мере, добавьте страницу в закладки, чтобы убедиться, что она у вас под рукой в ​​следующий раз, когда вы почувствуете неуверенность в официальном письме. Наконец, не забывайте о Flowrite и наших официальных шаблонах электронной почты, которые помогут вам быстрее писать качественные электронные письма.