20 советов, как лучше отправлять электронные письма

Хотите знать, как писать электронные письма лучше? Что ж, хорошее письмо по электронной почте начинается со знания основ.

Как только вы обретете уверенность в себе, вы сможете применить больше нюансов, чтобы еще больше улучшить свои навыки написания электронных писем. Чтобы повысить уровень своего ремесла, не нужны книги, курсы или курсы о том, как лучше отправлять электронные письма. После того, как вы потратили 10 минут на чтение этого сообщения в блоге, вы знаете все, что вам нужно, чтобы составить хорошее электронное сообщение в любой ситуации. Это инвестиции в вашу карьеру, которые несут в себе потенциал бесконечной рентабельности инвестиций.

Затем 20 советов по написанию электронных писем, которые помогут вам стать лучшим писателем электронной почты независимо от отправной точки.

1. Учитывайте получателя

Во всех профессиональных коммуникациях ваша аудитория должна быть вашим первым соображением. От того, кто будет читать вашу электронную почту, зависит то, как вы ее пишете: от тона к содержанию. Так просто, как, что.

Если вы не согласны, подумайте, одинаково ли вы общаетесь со своим начальником, коллегой, клиентом и подрядчиками, не говоря уже о вашей семье и друзьях. Ваша электронная почта не должна быть такой формальной, как при отправке делового запроса при общении с вашими коллегами. Некоторые жаргонные выражения, относящиеся к конкретным функциям, могут быть эффективными для обмена между товарищами по команде, но сбивать с толку высшее руководство.

Кроме того, помните, что ваша аудитория включает всех, кто добавлен в поля «Кому:», «Копия:» и «СК:», уделяя особое внимание первому. Аудитория из одного человека позволяет легко персонализировать ваше сообщение и адаптировать подход к получателю. Не забудьте отразить отношения и более раннюю переписку между отправителем и получателем, когда вы начинаете печатать.

2. Установите четкую цель для своей электронной почты

Если вам неясна цель вашего электронного письма до того, как вы начнете его писать, вы можете быть уверены, что получатель тоже не будет ее знать. Уточнение того, чего вы пытаетесь достичь с помощью своего сообщения, поможет вам эффективно выразить себя, когда вы решите положить перо на бумагу.

У всех хороших электронных писем есть одна — и только одна — цель. Это называется «правилом одной вещи». Раскрывая только одну вещь в своем электронном письме, вы облегчаете получателю понимание и принятие мер. Запрос более чем одного действия в электронном письме может привести к путанице, что приведет к неэффективному общению.

Чтобы определить цель вашего сообщения, вы можете задать себе следующие вопросы:

• Что вы просите получателя сделать?
• Как вы хотите, чтобы они себя чувствовали?
• Как они должны реагировать?
  

Иногда вам абсолютно необходимо осветить несколько вещей по одной и той же теме в одном письме. В этом случае становится все более важным четко отформатировать ваше сообщение, используя маркеры или нумерованные списки. Выделение различных компонентов электронной почты облегчает получателю обработку вашего сообщения и ответ на все, что вам нужно.

3. Убедитесь, что ваша электронная почта обязательно

Электронная почта стала основным каналом делового общения. Как бы мы все ни любили электронную почту (сарказм) и как бы ни было важно обеспечить электронный бумажный след для общения с клиентами, подрядчиками или коллегами, электронная почта не является правильным каналом для общения на рабочем месте.

Когда вы поймете, кто является получателем и почему вы собираетесь отправить ему электронное письмо, остановитесь. Сделайте глубокий вдох и спросите себя: «Это письмо обязательно?» Профессионалы по всем направлениям, как правило, слишком много общаются по электронной почте, хотя для этого достаточно быстрого телефонного звонка или сообщения в Slack. Или как насчет видео Loom? Несмотря на популярный мем, полезно помнить, что не все встречи могли проходить по электронной почте.

Итак, помните, что электронная почта — это всего лишь один из каналов профессионального общения. Среди огромного количества каналов для асинхронной связи выберите тот, который соответствует сообщению.

4. Знайте свой электронный этикет

Этикет электронной почты относится к набору принципов, которые определяют наше поведение при использовании электронной почты.

Его можно определить как кодекс поведения, который включает в себя неписаные правила общения по электронной почте в отношении языка, орфографии, грамматики и манер. Этикет зависит от того, кому вы пишете по электронной почте. Всегда безопаснее оставаться на формальной стороне условностей.

Соблюдение этикета электронной почты поможет вам добиться профессионализма в общении, построить прочные отношения с коллегами и хорошо представлять компанию. Поскольку на эту тему нет авторитетного источника, мы составили список наиболее важных правил и советов по этикету электронной почты, который должен знать каждый профессионал. С помощью этого краткого чтения вы можете обновить свои знания по теме и критически оценить свою электронную почту.

5. Следуйте правильной структуре электронной почты

Лучший способ написать электронное письмо — придерживаться формата. Электронная почта существует уже несколько десятилетий, и многие из нас пользуются ею с детства. Вот почему наш мозг устроен так, чтобы читать их определенным образом. Независимо от того, пропустит ли получатель все тонкости и формальности, ему будет легче понять суть, если вы не отклонитесь от того, что ожидается.

Лучшая практика для структуры электронной почты выглядит следующим образом:

• Сюжетная линия
• Приветствие
• Линия открытия
• Содержание
• Призыв к действию
• Заключительное предложение
• Выйти
• Подпись
  

Если некоторые из этих компонентов хорошего электронного письма звучат для вас как иностранный язык, не волнуйтесь. В этом посте мы рассмотрим каждую часть хорошо структурированного электронного письма. К тому времени, когда вы закончите читать, вы будете знать все, что вам нужно знать, чтобы усовершенствовать их все. И если вам нужна дополнительная помощь, вы также скоро узнаете об инструменте под названием Flowrite, который может стать вашим помощником по работе с электронной почтой на основе искусственного интеллекта и позаботиться о структурировании ваших электронных писем за вас.

6. Максимально используйте строку темы электронного письма

Строка темы — это первое и, возможно, единственное, что получатель увидит в вашем электронном письме. Письма с плохой или, еще лучше, без темы, будут быстро удалены без прочтения или попадут прямо в папку со спамом.

Вы должны думать о строке темы как о заголовке вашего электронного письма. Это краткое изложение вашего письма. Это оказывает самое значительное влияние на то, будет ли ваша электронная почта прочитана или нет. Цель строки темы — заставить получателя открыть ваше сообщение и дать телу письма сделать остальную работу. Это также место, где чаще всего происходит ошибка в электронной почте.

Самая распространенная ошибка — попытаться обманом заставить получателя открыть письмо. Ваша тема не должна быть дразнящей, и она всегда должна быть связана с содержанием электронного письма. Слишком короткие или слишком длинные темы часто сбивают с толку. То же самое касается расплывчатых и общих. Лучшие сюжетные линии информативны, но кратки.

Задача состоит в том, чтобы ваша тема письма была краткой, но конкретной. Идеальная длина составляет от 3 до 8 слов, чего должно быть достаточно, чтобы дать общее представление о вашем сообщении.

7. Выберите лучшее приветствие по электронной почте

То, как вы начинаете письмо, задает тон сообщения и формирует первое впечатление о вас у получателя. К сожалению, многие не уделяют этому должного внимания. Как правильно начать свою электронную почту? Смотря как. Подходящее приветствие для вашего электронного письма может быть формальным или дружеским, в зависимости от того, с кем вы общаетесь и от вашей цели.

Примеры наиболее распространенных поздравлений по электронной почте включают в себя:

1. Привет <Имя>

2. Привет <Имя>

3. Уважаемый <Имя>

Легко переусердствовать с приветствием по электронной почте, особенно если вы не очень хорошо знакомы с человеком. Или если электронная почта особенно важна. Если вы обнаружите, что тратите время на то, чтобы сказать «Привет, Том», «Здравствуйте, мистер Смит» или «Уважаемый сэр», всегда безопаснее ошибиться в сторону формального».

Чтобы помочь вам ориентироваться в этих водах, мы написали полное руководство по лучшим поздравлениям по электронной почте.

8. Добавьте вступительное предложение электронной почты

Прежде чем перейти к фактическому содержанию вашего электронного письма, вы должны добавить вступительную строку, которая обращается к получателю или предоставляет контекст. И ради всех участников, пожалуйста, придумайте что-нибудь более оригинальное и внимательное, чем «Надеюсь, это письмо вас найдет».

Хорошие примеры открытия электронной почты для различных ситуаций включают в себя:

• Позвольте мне представиться…
• В продолжение нашего разговора…
• Спасибо, что связались…
• Я надеюсь, что неделя пока проходит отлично…
• Я мог бы воспользоваться вашим советом…
• Ваш быстрый ответ очень ценен…
  

Имея эти опции в заднем кармане, вам не составит труда попасть на ту идеальную вступительную строку, которая плавно переходит в содержание электронного письма. В качестве бонуса постарайтесь избегать дней недели или времени суток в своем вступительном предложении, потому что вы не знаете, когда получатель должен будет прочитать ваше сообщение.

9. Должны ли вы представиться?

Ответ таков: если вы обращаетесь к кому-то, кого вы еще не знаете, да, вы должны. Независимо от того, кто-то в вашей организации или внешний контакт. Это хороший этикет электронной почты и обычная вежливость. «Как тогда мне представиться в электронном письме?» Вы можете спросить.

Вот два надежных способа представить себя в электронном письме:

• Меня зовут <Имя> <Фамилия>, и я работаю в <Чем занимается компания> под названием <Название компании>.
• Меня зовут <Имя> <Фамилия>, и я работаю <Должность> в нашем <Отделе>.
  

Помните, что ваша электронная почта часто не о вас, поэтому вы не должны тратить больше, чем одно или два предложения, представляя себя, независимо от того, как сильно мы все любим говорить о себе.

10. Начните с самого важного

Хорошие электронные письма быстро доходят до сути. Принцип пирамиды — это подход к профессиональному общению по электронной почте. Руководители McKinsey создали этот метод еще в 1980-х годах, чтобы эффективно структурировать мысли и улучшить деловое общение.

Основной принцип заключается в том, чтобы сделать самое важное в самом начале и соответствующим образом структурировать свое электронное письмо. Типичное деловое электронное письмо отвечает на вопрос или представляет запросы в конце. Тем не менее, эффективнее начинать с самого важного момента и только после этого предоставлять аргументы и справочную информацию. Например, ваш начальник присылает вам электронное письмо с вопросом, следует ли вам продлить контракт коллеги, вы хотите дать свой ответ в лоб и объяснить «почему» после этого.

Если вы боретесь с тем, как лучше отправлять электронные письма, подумайте о пирамиде, начните сверху и объявите о своих намерениях заранее.

11. Не экономьте на месячных

Если вы хотите писать более качественные электронные письма, не жалейте периодов.

Небольшая пауза между предложениями дает читателю время переварить сообщение. Краткие предложения позволяют им иметь больше таких возможностей. Вам также следует подумать о том, чтобы разбивать длинные и сложные предложения, даже если они не являются предложениями с продолжением.

Вы также должны научиться правильно расставлять запятые, особенно если английский не является вашим родным языком. Слишком много или слишком мало запятых — или вообще одна не в том месте — могут запутать.

12. Используйте регистр предложений

Использование падежа в предложении относится к использованию заглавной буквы в предложении и любых именах собственных. Большинство из нас знает, что это правильный способ использования заглавных букв, но все равно терпит неудачу при составлении электронных писем. Случай предложения является частью этикета деловой электронной почты, и никогда не следует отказываться от него при написании профессиональных электронных писем. Также помните, что нельзя писать все заглавными буквами. Это всегда не выход. С Flowrite вам не нужно беспокоиться о таких деталях — независимо от того, насколько небрежно вы записываете свои инструкции, наши заглавные буквы будут правильными для вас.

13. Следите за своим тоном

Дело не только в том, что вы говорите, но и в том, как вы это говорите.

Тон можно определить как голос написанного слова, выражающий эмоции, характер, громкость, интонацию и общее отношение сообщения. Вот почему так важно быть обдуманным в выборе слов и учитывать, как получатель может их интерпретировать. Поскольку вы не можете полагаться на выражение лица и интонацию, чтобы донести сообщение по электронной почте, вам следует приложить усилия, чтобы представить себя в положительном свете.

Профессиональный тон в электронной почте может занять много времени, так как иногда вы хотите быть формальным и склоняться к более дружелюбному завершению. Как выразить волнение, решительность или ободрение? Чтобы помочь вам эффективно донести сообщение, мы собрали всеобъемлющий ресурс о том, как задать правильный тон во всех ваших электронных письмах.

Кроме того, Flowrite может помочь вам донести сообщение так, как вы задумали. С нашим генератором электронной почты с искусственным интеллектом вы можете выбрать тон для электронного письма, которое хотите отправить, и позвольте нам сделать тяжелую работу.

14. Будьте лаконичны

Если ваша электронная почта будет короткой и приятной, вы сможете эффективно доставить сообщение. Длинные электронные письма, скрывающие суть, легко остаются без ответа и в конце концов забываются. Или, что еще хуже, неправильно поняли. Поскольку средний профессионал получает более 100 электронных писем в день, ни у кого нет времени читать длинные электронные письма.

15. Используйте активный залог

Написание в пассивном залоге может показаться формальным и профессиональным, и в нем используется всего пара слов, но они складываются. Кроме того, его сложнее читать и понимать. Поэтому избавьтесь от многословия, чтобы четко донести свое сообщение, используя активный залог. Поначалу это может быть сложно, но как только вы привыкнете, вы заметите, что ваше письмо идет лучше, чем раньше.

16. Формат для ясности

Использование маркеров и нумерованных списков поможет вам структурировать электронную почту и привлечь внимание получателя к самому важному. Помимо того, что списки служат визуальными подсказками, они облегчают написание коротких предложений. Вы также можете использовать полужирный шрифт, чтобы выделить, например, ваш призыв к действию.

17. Сделайте четкий призыв к действию

Вы не можете ожидать, что получатель будет знать, что делать дальше, если вы не скажете ему об этом. Если вы о чем-то просите, дайте четкие инструкции. Если это приглашение на собеседование, так и скажите. Если вам нужен ответ к определенной дате, скажите им.

Лучшие практики для четкого CTA включают в себя:

• Укажите даты и детали
• Используйте абзацы из одного предложения
• Разбивайте сложные запросы на этапы
• Не бойтесь использовать жирный шрифт

Включение четкого призыва к действию — самый эффективный способ получить желаемые результаты. Не забудьте использовать его.

18. Заключите сделку с помощью заключительного предложения по электронной почте.

Чтобы стать лучшим писателем электронной почты, необходимо постоянно расширять свой набор инструментов. Одним из таких инструментов является заключительное предложение, которое завершает содержательную часть вашего электронного письма. Эти фразы можно использовать, чтобы выразить благодарность, установить ожидания на будущее и выразить готовность помочь.

Лучшие заключительные предложения для электронного письма включают в себя:

• Спасибо за вашу помощь/помощь/поддержку/время
• Я с нетерпением жду вашего ответа
• Если я могу быть полезен, пожалуйста, не стесняйтесь обращаться ко мне
  

Есть бесконечные вариации приведенных выше примеров. Как только вы повысите уверенность в своих навыках общения по электронной почте, вы можете начать вводить больше вариаций, которые демонстрируют вашу индивидуальность и понимают тон вашего электронного письма.

19. Решите, как лучше всего подписать письмо

Учитывая, что ваше приветствие по электронной почте создает у получателя очень важное первое впечатление о вас, ваша подпись определяет, какой вкус ваше сообщение оставит у получателя. Принятие решения о том, как лучше всего закончить письмо, может занять много времени, поскольку универсального решения не существует. Тем не менее, упускать из виду важность подписания — все равно, что споткнуться на финишной прямой.

Наиболее распространенные примеры подписки по электронной почте:

• Искренне,
• С наилучшими пожеланиями,
• С уважением,
• Лучший,
• Ваше здоровье,
  

Лучший способ подписать электронное письмо всегда зависит от получателя, ваших отношений с ним и цели вашего электронного письма. Выбор правильного для каждого контекста требует дополнительного чтения. Для этой цели мы написали подробное руководство по лучшим подписям электронной почты, от самых формальных до тех, которые не подходят для офиса.

Как только вы примете решение о выходе, добавьте запятую и напишите свое имя в следующей строке.

20. Проверьте правописание

Последнее, что вы хотите сделать перед тем, как нажать «Отправить», — это отловить любые орфографические ошибки и убедиться, что вы правильно используете заглавные буквы.

Неправильное написание указывает на небрежность и может свести на нет все ваши мысли и усилия, направленные на улучшение вашей электронной почты. Программы проверки орфографии, такие как Grammarly, великолепны, но они не улавливают все и иногда не вчитываются в контекст. Вот почему вы должны приучить себя исправлять ошибки самостоятельно.

При использовании Flowrite для написания электронных писем и сообщений человеческие ошибки устраняются искусственным интеллектом, который генерирует английский язык на родном уровне, сокращая время, зацикленное на проверке правописания.

Как лучше писать электронные письма с помощью искусственного интеллекта

Flowrite — это инструмент для написания ИИ, который за считанные секунды превращает короткие инструкции в готовые к отправке электронные письма и сообщения. Он заботится о структуре электронной почты, использовании заглавных букв, грамматике, орфографии, пунктуации — вы называете это. Электронные письма, которые создает наш инструмент, написаны на английском языке, так что вам не о чем беспокоиться. По сути, вы можете сосредоточиться на своих мыслях и идеях, и Flowrite оживит их. Мы осмелимся сказать, что это самый быстрый способ начать писать более качественные электронные письма, и многие из наших пользователей сказали, что они многому научились, используя его.

Для начала напишите пару коротких предложений, из которых могло бы состоять ваше электронное письмо. Не беспокойтесь слишком о фразировке или грамматике, но старайтесь записывать мысли по мере их естественного появления в вашей голове. После этого вы готовы к следующему шагу.

Как использовать Флоурайт

1. Пишите короткие маркированные списки в качестве инструкций

Для начала записывайте мысли по мере того, как они естественным образом приходят вам в голову. Вот и все. Вы готовы к следующему шагу.

2. Выберите тип электронного письма, которое вы хотите написать

Теперь пришло время подумать, кто является получателем и чего вы пытаетесь достичь с помощью электронной почты? Возможно, вы холодно связываетесь с потенциальным наймом, отслеживаете продажи или назначаете встречу. Мы получили все это покрыто.

3. Свидетельствуйте об искусственном интеллекте для создания вашей электронной почты

Теперь пришло время немного магии. После выбора подходящего шаблона вы успокаиваетесь, поскольку Flowrite за пару секунд сгенерирует полноценное электронное письмо на основе ваших инструкций. Если вы недовольны результатом, он создаст новую версию одним нажатием кнопки. Если вы больше доверяете своим навыкам написания электронных писем, вы также можете внести изменения вручную перед отправкой электронного письма.

Это возможно благодаря использованию нами последних достижений в области искусственного интеллекта. Если вы все еще не уверены, что это может помочь вам составлять более качественные электронные письма, давайте вообще забудем инструкции и позволим Flowrite написать все электронное письмо за вас.

Довольно аккуратно, не правда ли? Более 25 000 человек, которые присоединились к нашему списку ожидания раннего доступа к будущему писательского мастерства, уверены, что да.

Вы уже начинаете понимать, как лучше писать электронные письма, верно? Мы надеемся, что эти советы по написанию электронных писем (и, возможно, наш инструмент) помогут вам начать свое путешествие, чтобы отправлять более качественные электронные письма с уверенностью и укрепить доверие к своим навыкам письма.