Как написать профессиональное деловое письмо за 6 шагов

На протяжении всей своей карьеры вы, скорее всего, будете писать деловые письма. Фактически, вы можете начать писать их до официального начала вашей карьеры, поскольку письма-заявки и запросы также являются деловыми письмами.

Деловое письмо — это официальное письмо, которое обычно, но не всегда, пишется от одного профессионала другому для продвижения интересов своей организации. В некоторых случаях, как в случае сопроводительных писем и последующих интервью, они служат развитию карьерных интересов отправителя.

Что такое деловое письмо?

Деловое письмо — это официальное сообщение, которое обычно отправляется от одного специалиста другому. Как правило, в деловых письмах обсуждаются возможности совместной работы компаний, например, посредством стратегического партнерства, сотрудничества, продвижения по службе или запроса.

Важно помнить, что деловое письмо — этонето же самое, что деловое письмо. По определению деловое письмо — это распечатанное письмо, доставленное на стол или адрес получателя. Этот атрибут является частью того, что отличает деловые письма от запросов по электронной почте, поэтому их обычно используют для важных сообщений. Однако между деловыми письмами и деловой электронной почтой есть некоторые сходства. Оба имеют схожий формат и заканчиваются прямым призывом к действию.

Существует множество типов деловых писем, в том числе следующие:

• Коммерческие письма
• Рекомендательные письма
• Письма-запросы
• Письма-заявки
• Письма о намерениях
• Сопроводительные письма
• Письма-предложения
• Заявления об увольнении
• Письма после собеседования
• Письма-запросы
• Офисные меморандумы
• Сопроводительные письма
• Приглашения

Есть два основных различия между деловым письмом и неофициальным письмом: формат и содержание.

Когда вы отправляете деловое письмо?

Деловые письма рассылаются, когда отдельные лица, представляющие свои компании или сами как самозанятые владельцы малого бизнеса, стремятся вести бизнес. Вот примеры таких случаев:

• Приглашение отдельного человека или команды на сетевое или другое эксклюзивное мероприятие.
• Благодарность интервьюеру за потраченное время
• В ответ на предыдущий бизнес-запрос
• Предложение рекламной акции или нового продукта или услуги
• Уведомление всех членов команды об изменении политики, важном новом приеме на работу или повышении в должности, а также о других новостях компании.
• Официальное предложение кандидату должности

Из каких частей состоит деловое письмо?

Заголовок (дата/адрес/обратный адрес)

Дата:Когда вы пишете деловое письмо, очень важно указать дату, когда вы его написали. Эта информация необходима для срочной связи, например, для рекламных предложений.

Адрес:укажите полный адрес получателя, включая номер его почтового ящика или офисный пакет.

Обратный адрес:укажите полный адрес вашей компании. Это позволяет получателю легко отправить ответ.

Приветствие

В деловом письме стандартное приветствие — «Уважаемый». Начните свое письмо со слов «Уважаемый [имя получателя]» и поставьте запятую после имени. Вы можете обратиться к получателю, используя почетное обращение в сочетании с его фамилией или просто имя и фамилию. Если вы не можете определить имя получателя, вы можете адресовать письмо его имени.

Тело

Основные абзацы занимают большую часть делового письма. В этом разделе обсуждаются предложения, предложения или объявления, содержащиеся в письме. Он включает в себя следующие разделы:

• Вводный абзац, в котором указывается основная цель письма и, при необходимости, представляется автор письма.
• Один или несколько средних абзацев, в которых более подробно обсуждается тема письма. Это может быть соответствующий опыт соискателя работы, подробности предложения, последствия изменения политики или то, что получатель может ожидать на мероприятии, на которое его приглашают.
• Последний абзац, который подтверждает цель письма и предлагает получателю стимул, например раннюю цену, для последующих действий.

Закрытие

После основной части письма завершите его простой профессиональной подписью. Соответствующие подписи включают в себя следующее:

• Искренне
• С уважением
• Лучший
• С уважением

Подпись

Последним компонентом делового письма является ваша подпись. Укажите свое полное имя и все последующие сокращения, например MBA или PhD.

Как написать деловое письмо за 6 шагов

1 Изучите правила

Прежде чем сесть за написание делового письма, ознакомьтесь с правилами написания делового письма, например такими:

• Обращайтесь к получателю правильно. Если вы не уверены, какой почетный знак подходит или как пишется его имя, найдите время, чтобы изучить эту информацию.
• Оформите письмо правильно. Формат делового письма — это не то же самое, что неофициальное письмо или формат электронной почты.
• Включите всю соответствующую информацию. Это означает, что необходимо указать как адрес получателя, так и свой собственный, дату и все необходимые детали, чтобы заинтересовать читателя и дать ему возможность ответить вдумчиво и уместно.

Будет полезно просмотреть примеры деловых писем, чтобы увидеть, как другие авторы придерживаются этих правил. Попросите у коллеги или вашего руководителя прошлое письмо, чтобы прочитать или найти примеры деловых писем в Интернете.

2 Выберите подходящий формат

Формат делового письма является ключевой характеристикой этого вида общения. Деловое письмо может быть оформлено одним из следующих способов:

• Блокировать
• Полублочный
• Модифицированный блок

Вблочном форматевсе строки выровнены по левому краю, отступы отсутствуют.

Вполублочном форматевсе строки выравниваются по левому краю, а каждый абзац имеет отступ.

Вмодифицированном формате блоказаголовок, закрытие и подпись выравниваются по правому краю, а тело и адреса — по левому краю. В этом формате отступы отсутствуют.

Независимо от того, какой формат вы выберете, письмо должно быть через одинарный интервал с пустой строкой, разделяющей абзацы и разделы.

3. Используйте формальный язык

Деловое письмо – это официальное профессиональное общение. Это не значит, что оно должно быть скучным или высокопарным, но оно должно сохранять профессиональный тон и соответствовать традиционному формату делового письма.

4 Сосредоточьтесь на содержании/теме

Деловое письмо должно быть сосредоточено на одной теме. Это может быть предложение, вопрос, благодарность, ответ или просьба. Не отклоняйтесь от темы вашего письма и не включайте в письмо несколько тем — это может запутать его и подорвать цель вашего письма.

5 Учитывайте длину

Деловые письма различаются по длине. Иногда они занимают всего страницу. Если ваше письмо превышает две страницы, создайте отдельный отчет, охватывающий основную часть содержания письма. Вместо того, чтобы отправлять длинное письмо, отправьте отчет вместе с коротким письмом, в котором кратко излагаются его сведения для читателя.

6 Добавьте свою подпись

Каждое деловое письмо должно включать подпись, т. е. ваше имя, компанию и должность, а также ваше имя, написанное синими или черными чернилами.

Примеры деловых писем

Пример 1

Г-н Стивен Рамирес Инк Название компании 1 Пример Rd. Сити, Нью-Йорк 10001

11 июля 2023 г.

Миссис Джулиана МакКью, компания по производству канцелярских товаров. Название компании: 44. Пример: Way City, CA 94024.

Дорогая Джулиана МакКью,

Я хотел бы лично поблагодарить вас за то, что вы являетесь таким постоянным клиентом. За последние пять лет компания «Канцелярские товары» была лидером продаж среди компаний «Название компании по производству чернил», и я говорю от имени всей нашей команды, когда говорю, что мы искренне ценим и ценим ваше партнерство.

В качестве благодарности я хотел бы предложить эксклюзивную возможность сотрудничества: полностью индивидуальный оттенок, эксклюзивный для вашего розничного продавца. Наша команда опытных специалистов по цвету может создать любой оттенок радуги, от самого темного, поглощающего свет черного цвета до ярких, светоотражающих неоновых и переливающихся чернил. Предложение эксклюзивного цвета может выделить ваш бренд и привлечь пользователей перьевых ручек со всего мира на ваш веб-сайт и в обычный магазин.

Я рад показать вам примеры нестандартных цветов, которые наша команда разработала для других партнеров. Пожалуйста, дайте мне знать, если вы хотите запланировать видеозвонок, во время которого я смогу более подробно объяснить наше предложение и начать изучать цвета вместе с вами. Я с нетерпением жду возможности показать вам все способы выразить свой уникальный бренд с помощью единственного в своем роде оттенка чернил.

Искренне,

Стивен Рамирес Руководитель подразделения Color Development Ink Название компании 555-0000

Пример 2

Данерис Гарсия 4950 Пример Сент-Сити, Вашингтон 10000

14 мая 2022 г.

Г-н Нил Патель Глава маркетингового агентства Имя Город, Аризона 20000

Дорогой г-н Патель,

Спасибо, что нашли время взять у меня интервью на роль супервайзера по графике в маркетинговом агентстве Name. Я верю, что у нас сложился крепкий контакт, и что я отлично подхожу вашей команде.

Моя страсть как графического дизайнера — находить инновационные способы визуального представления новых и признанных брендов. Хотя у меня есть значительный опыт работы в 2D и 3D, последние пять лет я уделяю приоритетное внимание проектированию пространств VR и AR. Я знаю, что мой опыт работы с многочисленными клиентами в технологической отрасли, которые занимаются разработкой продуктов в этих сферах, сделает меня ценным активом для вашей команды.

Надеюсь, вы рассматриваете меня на эту должность. Если у вас есть какие-либо вопросы или вы хотите, чтобы я поделился дополнительными примерами моих предыдущих работ, не стесняйтесь спрашивать. Я горжусь работой, которую проделал для фирм МАНГА, и рад возможности выполнить аналогичную работу с вашей командой.

С уважением, Данерис Гарсия

Деловое письмо: часто задаваемые вопросы

Что такое деловое письмо?

Деловое письмо — это официальное письмо, которое обычно пишется от одного бизнесмена другому с целью развития его карьеры или интересов компании.

Какова цель делового письма?

Цель делового письма — профессиональное общение с компанией, учреждением или некоммерческой организацией.

Какие виды деловых писем существуют?

• Сопроводительные письма
• Коммерческие письма
• Приглашения
• Последующие действия
• Жалобы
• Письма о намерениях

Что должно содержать каждое деловое письмо?

• Дата
• Обратный адрес
• Внутренний адрес
• Приветствие
• Тело
• Закрытие
• Подпись