Как написать профессиональное деловое письмо за 6 шагов

На протяжении всей своей карьеры вы, вероятно, будете писать деловые письма. На самом деле, вы можете начать писать их еще до того, как официально начнется ваша карьера, поскольку письма-заявки и письма-запросы также являются деловыми письмами.

Деловое письмо — это официальное письмо, которое обычно, но не всегда, пишется одним специалистом другому для продвижения интересов своей организации. В некоторых случаях, как в случае с сопроводительными письмами и последующими интервью, они служат продвижению карьерных интересов отправителя.

Что такое деловое письмо?

Деловое письмо — это официальное сообщение, обычно отправляемое одним специалистом другому. Как правило, в деловых письмах обсуждаются возможности совместной работы компаний, такие как стратегическое партнерство, сотрудничество, продвижение по службе или запрос.

Важно помнить, что деловое письмо — этоне то же самое, что деловое электронное письмо.По определению, деловое письмо — это печатное письмо, доставленное на стол или адрес получателя. Этот атрибут является частью того, что отличает деловые письма от запросов по электронной почте, поэтому они, как правило, используются для важных сообщений. Тем не менее, есть некоторые сходства между деловыми письмами и деловыми электронными письмами. Оба имеют схожий формат и заканчиваются прямым призывом к действию.

Существует множество типов деловых писем, в том числе следующие:

• Рекламные письма
• Письма рекомендации
• Письма-запросы
• Письма-заявки
• Письма о намерениях
• Сопроводительные письма
• Письма с предложениями
• Заявления об увольнении
• Письма после интервью
• Письма-запросы
• Меморандумы офиса
• Сопроводительные письма
• Приглашения

Есть два основных отличия делового письма от неофициального: формат и содержание.

Когда вы отправляете деловое письмо?

Деловые письма рассылаются, когда лица, либо представляющие свои компании, либо сами являющиеся самозанятыми владельцами малого бизнеса, стремятся вести бизнес. Вот примеры таких случаев:

• Приглашение отдельного лица или команды на нетворкинг или другое эксклюзивное мероприятие
• Поблагодарить интервьюера за потраченное время
• Вдогонку к предыдущему бизнес-запросу
• Предложение рекламной сделки или нового продукта или услуги
• Уведомление всех членов команды об изменении политики, важном новом найме или продвижении по службе или других новостях компании.
• Официальное предложение соискателю должности

Из каких частей состоит деловое письмо?

Заголовок (дата/адрес/обратный адрес)

Дата. Когда вы пишете деловое письмо, очень важно указать дату, когда вы его написали.Эта информация необходима для срочных сообщений, таких как рекламные предложения.

Адрес: укажите полный адрес получателя, включая номер абонентского ящика или офисного пакета.

Обратный адрес: укажите полный адрес вашей компании.Это облегчает получателю отправку ответа.

Приветствие

В деловом письме стандартное приветствие — «Дорогой». Начните свое письмо со слов «Уважаемый [имя получателя]» и поставьте запятую после имени. Вы можете обратиться к получателю почетным обращением в паре с его фамилией или просто по имени и фамилии. Когда вы не можете определить имя получателя, вы можете адресовать письмо его названию.

Тело

Основные абзацы занимают большую часть делового письма. В этом разделе обсуждается предложение, предложение или объявление, сделанное в письме. Он включает в себя такие разделы:

• Вводный абзац, в котором указывается основная цель письма и, при необходимости, представляется автор письма.
• Один или несколько средних абзацев, в которых более подробно обсуждается тема письма. Это может быть соответствующий опыт кандидата на работу, детали предложения, последствия изменения политики или то, что получатель может ожидать на мероприятии, на которое его приглашают.
• Заключительный абзац, в котором подтверждается цель письма и предлагается получателю поощрение, например, предварительная цена, за которую следует следить.

Закрытие

После основного раздела завершите письмо простой профессиональной подписью. Соответствующие подписи включают следующее:

• Искренне
• С уважением
• Лучший
• С уважением

Подпись

Последним компонентом делового письма является ваша подпись. Включите свое полное имя и любые сокращения, которые следуют, например, MBA или PhD.

Как написать деловое письмо за 6 шагов

1 Изучите правила

Прежде чем сесть за написание делового письма, ознакомьтесь с правилами написания делового письма, такими как эти:

• Правильно обращайтесь к получателю. Если вы не уверены, какой почетный знак подходит или как пишется их имя, найдите время, чтобы изучить эту информацию.
• Оформите письмо правильно. Формат делового письма отличается от формата неофициального письма или электронной почты.
• Включите всю соответствующую информацию. Это означает включение как адреса получателя, так и вашего собственного, даты и всех необходимых деталей, чтобы заинтересовать читателя и дать ему возможность ответить вдумчиво и надлежащим образом.

Может быть полезно просмотреть примеры деловых писем, чтобы увидеть, как другие писатели придерживаются этих правил. Попросите коллегу или вашего руководителя прочитать прошедшее письмо или поискать примеры деловых писем в Интернете.

2 Выберите подходящий формат

Формат делового письма является ключевой характеристикой этого вида общения. Деловое письмо может быть оформлено одним из следующих способов:

• Блокировать
• Полублок
• Модифицированный блок

Вблочном формате все строки выравниваются по левому краю, отступы отсутствуют.

В полублочном формате все строки выравниваются по левому краю, а каждый абзац имеет отступ.

В модифицированном блочном формате заголовок, закрытие и подпись выравниваются по правому краю, а тело и адреса — по левому краю.В этом формате нет отступов.

Независимо от того, какой формат вы выберете, письмо должно быть через один интервал с пустой строкой, разделяющей абзацы и разделы.

3 Используйте формальный язык

Деловое письмо – это официальное, профессиональное общение. Это не означает, что оно должно быть скучным или высокопарным, но оно должно поддерживать профессиональный тон и придерживаться традиционного формата делового письма.

4 Сосредоточьтесь на содержании/теме

Деловое письмо должно быть посвящено одной теме. Это может быть предложение, запрос, благодарность, ответ или просьба. Не отклоняйтесь от темы вашего письма и не включайте в письмо несколько тем — это может запутать и подорвать цель вашего письма.

5 Учитывайте длину

Деловые письма различаются по длине. Иногда они занимают всего одну страницу. Если ваше письмо превышает две страницы, создайте отдельный отчет, охватывающий большую часть содержания письма. Вместо того, чтобы отправлять длинное письмо, отправьте отчет с коротким письмом, в котором читатель резюмирует его.

6 Включите свою подпись

Каждое деловое письмо должно содержать подпись, т. е. ваше имя, компанию и должность, написанные синими или черными чернилами.

Примеры деловых писем

Пример 1

Г-н Стивен Рамирес Чернила Название компании 1 Пример Rd. Город, Нью-Йорк 10001

11 июля 2023 г.

Миссис Джулиана МакКью Канцтовары Название компании 44 Example Way City, CA 94024

Дорогая Джулиана МакКью,

Я хотел бы лично поблагодарить вас за то, что вы являетесь таким постоянным клиентом. За последние пять лет название компании-производителя канцелярских принадлежностей было лидером продаж названия компании-производителя чернил, и я говорю от имени всей нашей команды, когда говорю, что мы искренне ценим и ценим ваше партнерство.

В качестве благодарности я хотел бы предложить эксклюзивную возможность сотрудничества: полностью индивидуальный оттенок, эксклюзивный для вашего продавца. Наша команда опытных специалистов по цвету может разработать любой оттенок радуги, от самых темных черных до ярких, отражающих неонов и радужных красок. Предложение эксклюзивного цвета может выделить ваш бренд и привлечь пользователей перьевых ручек со всего мира на ваш веб-сайт и в обычный магазин.

Я рад показать вам примеры нестандартных цветов, которые наша команда разработала для других партнеров. Пожалуйста, дайте мне знать, если вы хотите запланировать видеозвонок, во время которого я смогу более подробно объяснить наше предложение и начать изучать цвета вместе с вами. Я с нетерпением жду возможности показать вам все способы, которыми вы можете выразить свой уникальный бренд с помощью единственного в своем роде оттенка чернил.

Искренне,

Стивен Рамирез Руководитель отдела цветных красок Название компании 555-0000

Пример 2

Данерис Гарсия 4950 Пример St. City, WA 10000

14 мая 2022 г.

Г-н Нил Патель Глава маркетингового маркетингового агентства Name City, AZ 20000

Уважаемый г-н Патель,

Спасибо, что нашли время, чтобы взять у меня интервью на роль графического супервайзера в Marketing Agency Name. Я считаю, что у нас сложилась прочная связь, и что я отлично подхожу для вашей команды.

Моя страсть как графического дизайнера заключается в поиске инновационных способов визуального представления новых и известных брендов. Хотя у меня есть значительный опыт работы с 2D и 3D, в последние пять лет я уделял приоритетное внимание проектированию пространств виртуальной и дополненной реальности. Я знаю, что мой опыт работы с многочисленными клиентами в технологической отрасли, которые сосредоточены на разработке продуктов в этих областях, сделает меня полезным для вашей команды.

Надеюсь, вы рассмотрите меня на эту должность. Если у вас есть какие-либо вопросы или вы хотите, чтобы я поделился дополнительными примерами моей предыдущей работы, пожалуйста, не стесняйтесь спрашивать. Я горжусь работой, которую я проделал для фирм MANGA, и с удовольствием выполняю аналогичную работу с вашей командой.

С уважением, Данерис Гарсия

Часто задаваемые вопросы о деловом письме

Что такое деловое письмо?

Деловое письмо — это официальное письмо, которое обычно пишется одним бизнесменом другому для развития их карьеры или интересов их компании.

Какова цель делового письма?

Цель делового письма — профессионально общаться с компанией, учреждением или некоммерческой организацией.

Какие бывают виды деловых писем?

• Сопроводительные письма
• Рекламные письма
• Приглашения
• Последующие действия
• Жалобы
• Письма о намерениях

Что должно быть в каждом деловом письме?

• Дата
• Обратный адрес
• Внутренний адрес
• Приветствие
• Тело
• Закрытие
• Подпись