Как писать совместно

Групповые проекты: любите их или ненавидите, они часто являются частью работы.

Совместное письмо и другие типы групповых проектов подталкивают нас к взаимодействию способами, которые поначалу могут показаться неудобными. Они также могут помочь вам стать лучшим коллегой, писателем и читателем, потому что в групповом проекте вам необходимо координировать свои действия с другими, критически смотреть на их работу, учитывать их отзывы в своей собственной работе и эффективно общаться. В целом, совместное написание может быть выигрышным для вас и ваших коллег, вам просто нужно знать основы, чтобы максимально использовать проект.

Что такое совместное письмо?

Совместное письмо — это написание, которое выполняется командой, а не отдельным человеком. Это обычно практикуется в академической и профессиональной среде, хотя вполне возможно (и не обязательно редко) делать совместное письмо как забавное творческое упражнение.

Целью совместного письма является объединение нескольких авторов для создания письменной работы. Это может быть книга, статья, антология, информационный документ, презентация, исследовательская работа или даже что-то, выходящее за рамки того, о чем вы обычно думаете как о написании, например комикс или музыкальный альбом.

Есть несколько причин, по которым группы занимаются совместным письмом. Возможно, наиболее распространенным является разделение работы по созданию письменного произведения между несколькими людьми. Как правило, студенты и коллеги сотрудничают в написании проектов, которые были бы слишком длинными или сложными для того, чтобы один человек мог их выполнить за определенный промежуток времени. Другой заключается в использовании знаний нескольких авторов по теме работы. Один автор может захотеть написать статью или книгу, прежде чем поймет, что у него недостаточно знаний по выбранной теме, чтобы осветить ее должным образом. Чтобы завершить проект, они могут сотрудничать с другими авторами, чтобы отдать должное предмету.

Эта последняя причина также подчеркивает одно из самых больших преимуществ совместного письма: голоса и вклад нескольких авторов. Когда вы читаете произведение, написанное одним автором, вы читаете его мысли, наблюдения и точки зрения. С произведением, написанным несколькими авторами, вы читаете несколько точек зрения и видите, как и где эти точки зрения поддерживают или противопоставляют друг друга. Это влияет на то, как читатели взаимодействуют с контентом.

Другие преимущества совместного письма для самих писателей. Эти преимущества включают следующее:

• Повышенная ответственность: когда вы пишете в одиночку, легко прокрастинировать. Когда вы пишете в команде, другие люди рассчитывают, что вы не только сделаете свою часть работы, но и сделаете ее хорошо.
• Получение «предварительного просмотра» того, как читатели воспримут вашу работу, когда вы делитесь черновиками с соавторами.
• Изучение новых навыков исследования, письма и редактирования от ваших соавторов
• Практикуйтесь в анализе написанного другими и предоставлении конструктивной обратной связи.
• Работая над процессом написания в команде, первоначально обмениваясь идеями друг с другом и, в конечном итоге, редактируя все авторские работы в согласованное законченное произведение.
• Наличие дополнительных глаз, корректирующих вашу работу, чтобы было легче выявлять и исправлять ошибки

Как работает совместное письмо?

Совместное письмо может работать несколькими способами. Для многих команд групповой письменный проект начинается со встречи для обсуждения проекта в целом. Эта встреча обычно охватывает следующие темы:

• Цели проекта
• Роль каждого члена группы
• Основные этапы проекта
• Ожидания от каждого участника и финальная часть

Эта встреча может происходить лично, онлайн или в виде телефонной конференции. После этой первоначальной встречи у группы могут быть последующие встречи, или участники могут обмениваться черновиками в электронном виде. Не существует единственно правильного способа управления проектом группового письма. Основная цель - работать вместе, чтобы завершить проект.

5 стратегий, которые сделают совместное письмо легким и продуктивным

1 Четко определите роль каждого члена

Прежде чем приступить к групповому письменному проекту, определите роль каждого члена группы. Каждый должен вносить значимый вклад в проект, но во многих случаях более продуктивно подходить к совместному творчеству с точки зрения справедливости, а не равенства, как цели для участников. Другими словами, каждый участник может не написать одинаковое количество слов или провести одинаковый объем исследований, но рабочая нагрузка каждого участника должна быть сбалансирована, чтобы предотвратить ситуацию, когда один или два участника выполняют основную часть работы.

Разделение письма на раздел за разделом — это только часть этого процесса. Убедитесь, что вы также определили следующее:

• Кто отвечает за ведение записей во время групповых собраний
• Кто будет поддерживать связь с вашим инструктором или руководителем, если применимо
• У кого есть темперамент и пропускная способность, чтобы выступать в качестве менеджера группы. Эта роль включает в себя соблюдение расписания каждого участника и, при необходимости, выполнение таких действий, как разговор с вашим инструктором и перераспределение частей работы, когда участник группы не соответствует ожиданиям.
• Кто объединит работу сотрудников в последовательный окончательный проект
• Кто представит работу, если она актуальна

2 Решите, как вы будете общаться и делиться своей работой

Google Диск упрощает совместное написание. Вы можете хранить все свои документы на общем диске и просматривать комментарии и комментарии других в режиме реального времени.

Вы также можете поделиться своей работой по электронной почте или через такие программы, как Slack, Trello или Asana. Каждый из них имеет уникальный набор функций, поэтому вы можете протестировать некоторые из них, прежде чем переходить к одному из них. Вы также можете использовать несколько платформ — например, Trello для обмена документами и WhatsApp для обсуждения проекта между собой.

3 Соблюдайте сроки

Соблюдение сроков важно, но этоособенноважно, когда вы делаете групповой письменный проект, потому что, если один участник не уложится в срок, это повлияет на всех остальных.

4 Будьте конструктивным критиком и активным слушателем

Совместное письмо предполагает чтение работы других и предоставление отзывов. Это также включает в себя чтение и критикувашейработы. Независимо от того, решит ли ваша группа критиковать в групповой или индивидуальной обстановке, сохраняйте непредвзятость во время этих обсуждений и помните, что критика вашей работы не является личным нападением на вас. У ваших сотрудников есть та же цель, что и у вас: реализовать отличный проект. Отнеситесь серьезно к их отзывам и включите их в свою работу.

Когда вы критикуете работу своих товарищей по команде, помните об этих моментах. Выделите части, которые они могут сделать сильнее, и предложите, как они могут это сделать. Например, вы можете попросить своего товарища по команде включить больше примеров в поддержку утверждения или разделов примечаний, которые кажутся бессвязными и выиграют от переходных предложений.

5 Сосредоточьтесь на цели вашего проекта

Работая над процессом совместного написания, всегда помните о цели вашего проекта. Независимо от того, стоит ли ваша цель представить потрясающую презентацию на следующей конференции, заключить сделку с клиентом или пройти курс, принимайте решения на основе этой цели. Эти решения могут включать следующее:

• Тон, который вы используете в своем письме
• Источники, на которые вы ссылаетесь
• Как вы представляете свою работу
• Темы вашей работы

Примеры совместного письма

Вот два примера того, как может развиваться совместный писательский проект.

Академический

Четырем студентам курса композиции поручено создать презентацию для класса. Их тема — цитаты MLA и как их правильно делать.

Группа составляет список типов цитирования, которые следует осветить в презентации, включая следующие:

• Книги
• Главы книги
• Телевизионные шоу
• Научные статьи
• Игры
• Веб-сайты
• Газетные статьи
• YouTube видео

Затем каждый студент выбирает два типа, чтобы написать о них. Перед тем, как студенты начнут писать, группа проводит мозговой штурм и совещание по разработке рекомендаций. Во время этой встречи члены группы определяют сроки, которым они будут следовать для проекта, инструменты, которые они будут использовать для общения и обмена своей работой, и кто будет редактировать работу участников в окончательном черновике для отправки. Салим добровольно соглашается на эту роль.

Студенты решают рассказать о своем проекте через групповой текст и поделиться своей работой через Google Диск. Затем они приступают к работе, укладываются в сроки и получают пятерку за свою презентацию.

Профессиональный

Magical Marketing Co. хочет выпустить руководство по различным пакетам и услугам, которые она предлагает. Вместо того, чтобы возлагать всю задачу на одного автора контента, компания решает, чтобы каждый отдел внес свой вклад в раздел, который объясняет свою работу потенциальным клиентам и демонстрирует части из своего портфолио.

Сиенна, один из руководителей проектов Magical Marketing, проводит совещание, чтобы обсудить сроки, ожидания и цели проекта. Во время этой встречи она добавляет следующие вехи в календарь компании:

• Копировать дату выполнения черновика
• Срок сдачи черновика изображений
• Скопируйте правки от автора контента
• Копия и изображения отправлены графическому дизайнеру для макета
• Окончательное одобрение от Сиены
• Путеводитель отправляется в печать

Поскольку команды Magical Marketing сотрудничают каждый день, для завершения этого проекта они используют Slack и Trello — те же инструменты, что и регулярно.

Каждый отдел передает автору контента краткий обзор своих ролей и процессов. Пока отделы работают над передачей своих изображений графическому дизайнеру, автор контента редактирует эти резюме, чтобы исправить любые грамматические ошибки и придать руководству согласованный тон и стиль. На этом этапе автор контента может связаться с руководителями отделов, чтобы прояснить определенные моменты или определить, какой контент можно сжать или расширить, чтобы дать каждому резюме примерно одинаковое количество слов. Как только копия завершена, часть письма завершена.