Напишите любое электронное письмо быстро с помощью этих 3 простых шагов

Если вы медленно пишете электронные письма, не волнуйтесь. Судя по различным темам в социальных сетях, вы не одиноки — тысячи людей каждый день задаются вопросом, как писать электронные письма быстрее. Взглянув на разговоры, происходящие по каналам, становится ясно, что многие из нас беспокоятся о том, что окружающие думают о том, что электронная почта является такой утомительной задачей. Не говоря уже об умственном истощении, которое это вызывает у них самих. Хорошая новость заключается в том, что любой может научиться писать электронные письма быстрее. И именно об этом пост в блоге, который вы сейчас читаете. ‍

Далее мы углубимся в причины того, почему на написание электронных писем уходит так много времени, познакомим вас с простым трехэтапным процессом написания любого электронного письма быстрее с помощью ИИ и закончим советами о том, как быстро писать электронные письма, начиная с сегодняшнего дня.

Почему электронная почта пишется так долго?

Давайте вытащим его. Люди пишут с разной скоростью, и в этом нет ничего зазорного. Если вы хотите проверить, медленно ли вы печатаете, но причины, по которым многие из нас пишут электронные письма так долго, гораздо более многогранны.

Если оставить в стороне такие состояния, как дислексия и СДВГ, одной из наиболее распространенных причин, по которой люди медленно пишут электронные письма, является наша склонность слишком много обдумывать их. За этой распространенной проблемой стоит страх быть неправильно истолкованным. Это часто вызвано отсутствием возможности использовать сигналы, такие как язык тела, жесты рук, темп и высота речи, а также выражения лица, которые помогают нам донести сообщение так, как мы намеревались при личном общении.

Другая типичная причина — склонность писать слишком длинные электронные письма. Это может быть связано с ранее упомянутой проблемой, способностью человека лаконично писать или просто попыткой сообщить что-то по электронной почте, что было бы лучше передать на встрече или по телефону.

Работа с орфографией и грамматикой может быть сложной для тех, кому необходимо общаться по электронной почте на неродном языке, особенно на работе. Даже если ваша эффективность в деловом языке вашей компании будет на профессиональном уровне, вы можете обнаружить, что ищете в Google определенные слова или фразы, зацикливаетесь на запятых или размышляете над правильным этикетом электронной почты.

Чтобы эта часть статьи была достаточно короткой, давайте даже не будем начинать с язв современной работы, называемых многозадачностью и переключением контента.

Тем не менее, нам по-прежнему необходимо учитывать тот факт, что иногда просто трудно изложить свои мысли на бумаге. Даже если ваши идеи прояснятся как день в вашей голове, они плохо переносятся в текст. Когда вы смотрите на пустой экран с мигающим курсором, это явление, также известное как синдром пустого экрана, может взять верх над любым из нас. Особенно, когда вам нужно написать важное электронное письмо.

Независимо от того, почему вы считаете, что медленно пишете электронные письма, не бойтесь, помощь рядом. Просто продолжайте читать, и мы можем гарантировать, что вы будете писать их быстрее в кратчайшие сроки.

Как писать электронные письма быстрее с помощью 3 простых шагов

Следующий трехэтапный процесс и сопровождающие примеры познакомят вас со способом быстрого написания электронных писем. Мы даже смеем утверждать, что это не только быстрый, но и самый быстрый способ общения по электронной почте. Ты будешь судьей.

1. Пишите короткие пункты

Для начала напишите пару предложений об основных частях, из которых должно состоять ваше электронное письмо. Не беспокойтесь слишком о фразировке или грамматике, но старайтесь записывать мысли по мере их естественного появления в вашей голове. После этого вы готовы к следующему шагу.

2. Определите тип электронного письма, которое вы хотите написать

Теперь, когда вы знаете, что хотите сказать, пришло время подумать, какой тип электронного письма вы собираетесь отправить. Кто получатель и чего вы пытаетесь достичь с помощью электронной почты? Возможно, вы холодно связываетесь с потенциальными клиентами, спрашиваете о статусе проекта у одного из ваших поставщиков или напоминаете своему менеджеру о приближающемся крайнем сроке.

В галерее шаблонов Flowrite вы можете найти готовые шаблоны для наиболее типичных электронных писем, которые люди пишут ежедневно. Кроме того, вы можете создавать собственные шаблоны для типов электронных писем, которые вы отправляете чаще всего, или для тех, на которые вы тратите слишком много времени.

3. Посмотрите, как электронное письмо пишется само

Это та часть, где происходит волшебство. После того, как вы выбрали правильный шаблон, вы можете расслабиться и отдохнуть, пока Flowrite пишет полноценное электронное письмо на основе ваших пунктов списка. Если вы недовольны результатом, вы можете создать новую версию одним нажатием кнопки. Если что-то еще не работает, просто внесите изменения вручную, и вы готовы к отправке.

Все это возможно благодаря тому, что мы используем последние достижения в области искусственного интеллекта, и есть много других вещей, которые помогут вам перестать мучиться с написанием электронных писем. Вы зацикливаетесь на том, как получатель может воспринять определенные слова или фразы? Вы можете выбрать тон, которым Flowrite будет писать вам электронное письмо. Беспокоитесь о орфографических и грамматических ошибках? Наш инструмент свободно говорит на английском языке. Синдром пустого экрана? Забудьте о маркерах, выберите правильный шаблон, и Flowrite сгенерирует для вас пример письма. ‍

5 советов, как быстро писать электронные письма

«Что, если Flowrite не подходит для моего рабочего процесса», — говорите вы? Что ж, мы, очевидно, смеем вас попробовать, но вот несколько практических советов, которые вы можете применить, чтобы быстро писать электронные письма без какой-либо дополнительной помощи со стороны помощников по электронной почте с искусственным интеллектом или каких-либо технологий.

Следуйте стандартной структуре электронной почты

Чтобы ускорить написание, важно следовать обычной структуре электронных писем. Это ускорит ваше письмо и поможет получателю быстрее прочитать ваше сообщение.

Если вы не знакомы с классическим форматом электронной почты, вот 101:

• Тема письма
• Приветствие
• Содержание – не более трех абзацев.
• Закрытие
• Подпись
  

Вы должны разделить эти части с помощью разрывов абзацев, чтобы ваше электронное письмо было легко усваиваться. Самый простой способ еще больше повысить скорость письма — начинать каждый абзац с самого важного. Как только этот способ написания электронных писем станет естественным, вы сможете намного быстрее перейти от мыслей к доставке.

Пишите так, как вы говорите

Будь то письменная или устная речь, целью языка является передача мыслей, идей и чувств. Однако при общении по электронной почте, особенно в профессиональном плане, часто все становится сложнее, чем следовало бы, что замедляет нас.

Мы склонны использовать более сложную структуру предложений при письме, чем при разговоре. В зависимости от аудитории мы также можем использовать сокращения, чтобы сделать электронные письма более формальными, чем это обычно необходимо. Не говоря уже об использовании более формальной лексики и жаргона. Вы поняли суть, так что я даже не буду начинать о бесконечных опорных точках с подробностями и объяснениями своих мыслительных процессов.

Добавление небольшого количества разговорного стиля в ваши электронные письма делает их более разговорными, привлекательными и, самое главное, короче, а это означает, что вы будете писать их быстрее.

Сначала пиши, потом редактируй

Когда вы пытаетесь усовершенствовать структуру каждого написанного вами слова и предложения, вы неизбежно будете переписывать по ходу дела. Излишне говорить, что это медленный способ писать что-либо, не говоря уже об электронных письмах. Просто воплотите свои идеи на экране, и как только вы закончите. Просмотрите текст один раз, чтобы исправить опечатки и ошибки форматирования. После этой очистки вы должны быть готовы к отправке, но если интуиция подсказывает, вы все равно можете откорректировать письмо один раз — даже вслух.

Поставьте себя на часы

Установите таймер. У всех нас есть один на наших телефонах, так что нет никаких оправданий. Дайте себе пять минут, и когда сработает будильник, все готово. Независимо от того, где вы остановились, пора подводить итоги. В конце письма вы даже можете заявить, что готовы уточнить детали, если это необходимо. Это заставляет вас думать, печатать и быстрее переходить к делу. Если 5-минутный лимит вам не по силам, найдите другую вдохновляющую цель, к которой можно стремиться — все дело в улучшении, а не в совершенстве.

Подсчитайте слова

Как мы уже установили, количество времени, необходимое для написания электронного письма, не всегда коррелирует с количеством слов, которые вы в конечном итоге напишете. Написание нескольких предложений может занять слишком много времени, если вы беспокоитесь о том, как ваше сообщение будет воспринято. Однако, если ваши электронные письма очень длинные, стоит попробовать начать использовать счетчик слов, чтобы избавиться от привычки. В некоторых почтовых клиентах это встроено, а для других доступно множество расширений браузера. Установите себе предел и стремитесь придерживаться его. Нужен эталон? Смотря как. Но, основываясь на анализе более 40 миллионов электронных писем, оптимальная длина продающего электронного письма составляет 50–200 слов. Идите к этому.

Эта запись в блоге помогла вам писать электронные письма быстрее? Если нет, вы можете найти множество других сообщений на эту тему в нашем блоге. Мы охватываем все, от советов по повышению производительности до советов по написанию и инструментов , которые помогут вам избавиться от проблем с письмом.