Как писать в официальном реестре для эссе и писем

Научиться писать формальным регистром легко, как только вы поймете основы.

Когда вы пишете заявление о приеме на работу, деловое письмо, эссе или научную статью, вам необходимо использовать формальный реестр.

Он используется не только в письменной форме. В разговоре мы используем формальный голос, когда обращаемся к врачу или судье или на церемониях, таких как бракосочетание.

Вы, конечно, знаете, когда люди говорят официально. Но какие элементы меняются между формальными и неформальными регистрами?

Как написать в официальном реестре

Существует шесть уровней формальности языкового регистра в письменной и устной речи.

Два, которые мы используем больше всего, являются формальными и неформальными.

Вы, естественно, используете неформальный голос, когда разговариваете с друзьями или пишете сообщения в социальных сетях или блогах.

Но когда вы пишете сопроводительное письмо к заявлению о приеме на работу, общаетесь с государственным учреждением или пишете академическое эссе, вы используете формальный голос.

Как мы можем контролировать разницу между двумя уровнями?

Это комбинация изменений в грамматике и словарном запасе, а также в письменной форме с изменением пунктуации.

Другим элементом является точка зрения, которую мы используем. Официальное письмо, как правило, избегает использования первого лица, где это возможно.

Может показаться, что нужно учитывать множество элементов, но это проще, чем может показаться.

Давайте рассмотрим каждый из наиболее важных элементов немного подробнее.

К каждому пункту есть примеры, чтобы его было легко понять.

1. Удалите все сокращения

Если есть правило номер один для формального письма, то это оно.

Вы можете подумать, что это относится только к письму. Но когда мы говорим формально, мы также используем полные слова.

Я с удовольствием присутствую здесь сегодня, чтобы принять награду , которую вы мне вручили . Неофициальный

Я с удовольствием присутствую здесь сегодня, чтобы принять награду , которую вы мне вручили. Формальный

Приведенное выше пример предложения определенно является формальным, потому что в нем используются слова «даровать», «принимать», «на» и «удовольствие».

Когда мы смешиваем подобные слова с сокращениями, это звучит и читается неловко.

2. Избегайте акронимов и аббревиатур

Как и в случае с сокращениями, вы должны полностью переписать все сокращения. То же самое относится и к аббревиатурам.

Что касается моего письма Генеральному секретарю ВОЗ, я все еще жду ответа. Неофициальный

Что касается моего письма Генеральному секретарю Всемирной организации здравоохранения, то я все еще жду ответа. Формальный

Другими распространенными примерами являются, например, информация и памятка. Используйте, например, информацию и меморандум.

3. Избегайте фразовых глаголов

Формальный регистр имеет тенденцию избегать англо-саксонских глаголов, таких как hit, put, cut, got, а иногда даже go.

Но по возможности следует избегать фразовых глаголов, таких как «сдаться», «уйти», «смириться с», «продолжить и изучить».

Мы получили вашу жалобу и заверяем вас, что рассмотрим ее как можно скорее. Неофициальный

Мы получили вашу жалобу и заверяем вас, что расследуем ее как можно скорее. Формальный

Если вы не можете придумать однословный глагол для замены фразового глагола, используйте тезаурус, чтобы помочь вам.

4. Используйте косвенные вопросы

Прямые вопросы, как правило, неформальны. Так что для вопросов в формальной письменной форме вам нужно переписать их в косвенной форме.

В косвенных вопросах используется вводная фраза и часто удаляется вопросительное наречие, делай.

Во сколько начинается собрание? Прямой

Скажите, во сколько начинается собрание? Косвенный

Вы работаете в Нью-Йорке? Прямой

Мне интересно, вы работаете в Нью-Йорке? Косвенный

5. Удалите сленг и идиомы

Чтобы сохранить формальность, помните о сленге и клише. Кроме того, избегайте идиом и старайтесь найти лучшие альтернативы.

Мы отправили вашу заявку в HR и ждем, пока они ее одобрят . Но иногда эти вещи двигаются со скоростью улитки . Неофициальный

Мы отправили вашу заявку в отдел кадров и ждем ее одобрения. Однако эти вещи часто продвигаются медленно. Формальный

Другие распространенные слова, которых следует избегать, включают «крутой», «крутой» и «да».

6. Пишите числа до ста

Знание того, когда произносить числа по буквам, является важным моментом в формальном письме.

Как правило, вам нужно записывать числа до ста и использовать цифры для больших чисел.

Но если предложение начинается с цифры, оно всегда пишется полностью.

Выставку посетили 2000 человек, но нашу продукцию купили только 45 человек. Однако у нас есть 125 новых контактов, которые могут быть заинтересованы в покупке позднее. Неофициальный

Выставку посетили две тысячи человек, но нашу продукцию купили только сорок пять человек. Однако у нас есть 125 новых контактов, которые могут быть заинтересованы в покупке позднее. Формальный

7. Используйте более длинные слова-связки

Когда мы говорим или пишем, используя неформальный регистр, мы склонны использовать и, но и так , много.

Семь кратких сочинительных союзов for, and, nor, but, or, Yet и So часто обозначаются аббревиатурой Fanboys.

Лучше всего в формальном письме заменить их более длинными словами-связками.

Мы получили вашу посылку, но некоторые товары были повреждены. Итак , я отправил список элементов, которые необходимо заменить. Неофициальный

Мы получили вашу посылку. Однако некоторые предметы были повреждены. Поэтому я отправил список элементов, которые необходимо заменить. Формальный

8. Используйте более длинные глаголы

Как упоминалось в третьем пункте, когда вы пишете в формальном регистре, вы часто можете заменить короткие англо-саксонские глаголы более длинными и лучшими альтернативами.

На прошлой неделе мы купили новую машину, и мне не терпелось покататься. Неофициальный

Можешь поставить его на стол для меня? Неофициальный

Нам придется вычеркнуть этот пункт из повестки дня. Неофициальный

На прошлой неделе мы купили новую машину, и мне не терпелось на ней покататься . Формальный

Можешь поставить его на стол для меня? Формальный

Нам придется снять этот пункт с повестки дня. Формальный

9. Используйте более сложные предложения

Более длинные и сложные предложения очень распространены в официальном письме.

Попробуйте соединить короткие предложения вместе, возможно, с относительными местоимениями.

Мы ждем доставки. Он должен был прийти вчера. Но это результат транспортной забастовки. Неофициальный

Ждем доставку, которая должна была прийти еще вчера, если бы не забастовка транспорта. Формальный

10. Используйте словосочетания с существительными

Это один из лучших маленьких трюков, когда вы пытаетесь писать официально. Все, что вам нужно сделать, это использовать объект и превратить его в тему.

Большим преимуществом является то, что это поможет вам избежать большого количества предложений, начинающихся с I и You.

Я пошла на выставку, и это была отличная возможность познакомиться с новыми клиентами. Неофициальный

Выставка , которую я посетил, была отличной возможностью познакомиться с новыми клиентами. Формальный

Резюме

Если вы будете следовать десяти ключевым пунктам выше, вам будет легко контролировать свой уровень формальности.

Но, как и во всех формах письма, старайтесь избегать использования пассивного залога, когда вы пишете формальным регистром.

Кроме того, будьте избирательны со своим словарным запасом и старайтесь использовать более длинные и качественные слова, когда это возможно.

Но если сделать один вывод, самая большая ошибка, которую вы можете совершить, — это использование сокращений в формальном письме.

Связанное чтение: Желание в прошедшем времени для настоящих и будущих желаний