Как написать заметку за 8 шагов

Независимо от того, произошло ли у вас изменение внутренней политики, о котором вам необходимо сообщить, или вы возглавляете проект, о котором должны знать инвесторы, памятка — лучший способ передать ценную информацию внутри вашей организации. Памятки — хороший способ распространить такую ​​информацию среди ваших коллег, арендаторов, волонтеров или других внутренних членов организации.

Когда следует отправлять памятку? Как написать заметку? Мы ответим на эти вопросы и дадим вам пошаговое руководство по созданию заметок, а также поделимся множеством примеров заметок.

Оглавление

Что такое памятка?

Какова цель памятки?

Напишите заметку за 8 шагов

Чем заметка отличается от . . .

Примеры памяток

Памятка: часто задаваемые вопросы

Что такое памятка?

Записка, сокращение отmemorandum, — это способ проинформировать группу людей о конкретной проблеме, решении или событии. Памятка должна быть краткой, простой и легко читаемой. Он информирует получателей и предоставляет план действий с конкретными последующими шагами.

Вы можете отправить заметку в виде бумажного письма, факса или PDF-файла, прикрепленного к электронному письму. Хотя широкое использование электронной почты во многих случаях фактически заменило заметки, они по-прежнему полезны для некоторых важных сообщений.

Какова цель памятки?

Памятки предназначены для официальных внутренних коммуникаций предприятия или организации. Их часто рассылают всей организации , но они также полезны для информирования отдельного отдела, команды или небольшой группы людей. Памятки содержат необходимую информацию в простом и понятном формате.

Когда писать заметку

Вам следует написать меморандум, если вам необходимо эффективно передать официальные деловые материалы. Целью вашей заметки должно быть информирование, привлечение внимания к проблеме или ответ на вопрос. Для памятки подходят следующие цели:

• транслировать внутренние изменения
• распространять новости
• поделиться предстоящим событием
• обновить правила общественной безопасности
• повысить осведомленность о проблеме
• решить проблему
• сделать запрос
• делитесь обновлениями проекта

Как отформатировать заметку

Если вы отправляете заметку по электронной почте, ее следует отформатировать в формате PDF. При этом сохраняется стиль, который вы применили к документу. Традиционно в заметках используется шрифт размером двенадцать пунктов для основного текста и шрифт размером от четырнадцати до шестнадцати пунктов для заголовков. Сохраняйте шрифт и дизайн простыми.

Памятка должна включать следующее.

• Заголовок
  • К
  • От
  • Дата
  • Предмет
• Вступительное заявление
• Контекст
• Призыв к действию и постановка задачи
• Обсуждение
• Закрытие

У вас также есть возможность включать вложения для поддержки сообщения, которое вы передаете в своей заметке. Если ваша заметка занимает более одной страницы, у вас должно быть резюме, чтобы подвести итоги.

Напишите заметку за 8 шагов

Записки всегда должны быть профессиональными и вежливыми, независимо от темы, которую вы представляете. Сосредоточьтесь на фактах и ​​практических планах. Не следует использовать смайлы в деловых заметках . Держите его кратким, прямым и ясным и включайте только необходимую информацию.

1 заголовок

В заголовке указано, кто получает заметку, кто ее отправляет, дату написания заметки и тему заметки. Ниже вы можете посмотреть, как отформатировать этот раздел.

Кому:[полные имена получателей, должности или отдел]

От:[Ваше полное имя и должность]

Дата:[Сегодняшняя дата]

Тема:[О чем эта записка]

Поскольку в заголовке вы обратились к получателям, приветствие включать не нужно.

2 Вступительное заявление

Этот раздел может содержать от одного до трех предложений. Во вступительном слове вы кратко излагаете цель своей записки. Включите в этот раздел только краткое изложение самой важной информации. Позже вы сможете разобраться в деталях.

Попробуйте начать со слов: «Я пишу, чтобы сообщить вам. . ».

3 Контекст

В трех-десяти предложениях опишите контекст. Контекст — это то место, где вы сообщаете людям, о чем вы пишете, почему вы им пишете, а также любую другую важную информацию.

Этот раздел может включать в себя следующее:

• подтверждающие доказательства
• почему ваша организация приняла решение, которое вы обсуждаете в записке
• справочная информация
• формулировка проблемы
• как ты нашел проблему
• важные сроки или даты
• другие ключевые моменты

4 Призыв к действию и постановка задачи

Этот раздел может состоять из двух-трех предложений или маркированного списка. Здесь вы излагаете следующие шаги для получателей. Напишите, что должен сделать получатель после прочтения памятки или как вы планируете решить описанную вами проблему.

Попробуйте написать: «Пожалуйста, [задача, которую вы хотите выполнить] к [сроку выполнения]» или «Я ценю ваше сотрудничество в этом вопросе».

5 Обсуждение

Цель этой части — убедить получателей выполнить рекомендованные вами действия. Изложите все детали, подтверждающие ваши идеи, начиная с наиболее важной информации. Приведите конкретные подтверждающие факты, идеи и исследования, подтверждающие вашу заметку, организовав информацию от самой сильной к самой слабой.

6 Закрытие

Заключительный раздел — это возможность завершить вашу записку на вежливой ноте. Мы также рекомендуем вам еще раз поделиться здесь тем, что вы хотите, чтобы ваши получатели предприняли действия. Обычно в записках не прощаются. Но если вы хотите его иметь, постарайтесь сделать его кратким.

7 Дополнительные дополнения

При необходимости вы можете включить в заметку краткое изложение или вложения. Вам следует включить краткое изложение, если ваша заметка занимает более одной страницы. Сводки помогают получателям легче усваивать предоставленную вами информацию.

Вы можете разместить резюме прямо перед заключительным словом. В резюме могут быть перечислены ключевые рекомендации, обобщение важной информации, ссылок, методов или ресурсов, которые вы использовали. Если информация в вашей заметке требует дополнительных разъяснений, вы можете разместить ее в этом разделе. Резюме может состоять из нескольких предложений или краткого списка ключевой информации.

Ваша дополнительная информация должна включать любую документацию, которой вы хотите поделиться, например графики, списки, таблицы или фотографии. Если вы решите включить вложения, добавьте примечание о том, что вы приложили, под закрытием.

Если вы отправляете заметку по электронной почте, эти дополнительные вложения могут быть добавлены к вашему электронному письму. Если вы отправляете заметку письмом или факсом, включайте ее после последней страницы документа заметки.

Обращайтесь к своим вложениям следующим образом: «Прикреплено: [название вложения], [дата создания]».

8 Пересмотр

Теперь, когда вы написали заметку, пришло время ее пересмотреть! Следуйте инструкциям ниже, чтобы ваша заметка была максимально ясной и краткой. Помните: чем короче, тем лучше.

• Вырежьте весь ненужный материал.
• Уточните свои основные моменты.
• Корректировка орфографических, грамматических и пунктуационных ошибок.
• Проверьте свои факты и ресурсы.
• Перед отправкой получите отзыв от коллеги.

Чем заметка отличается от . . .

Записка — это краткое, но неформальное сообщение внутри организации, предназначенное для распространения официального сообщения. Но чем это отличается от электронного письма, письма, циркуляра или протокола? Давайте уточним определения этих типовых деловых документов.

Чем заметка отличается от электронного письма?

Записки обычно более формальны по тону и языку, чем электронные письма, которые наиболее эффективны, когда они короткие и по существу . В будущем компания может использовать вашу записку в качестве официального документа, который будет распечатан, распространен в печатном виде или профессионально распространен среди большой группы людей в удобочитаемом формате.

Чем записка отличается от письма?

Обычно письма адресуются лицам, не входящим в организацию. Они предназначены для более длинных внешних сообщений, посвященных определенной теме. Они могут быть неформальными или формальными по тону.

Чем памятка отличается от пресс-релиза?

Памятки обычно используются для внутренней коммуникации, а пресс-релизы предназначены для внешней коммуникации. Под пресс-релизом обычно понимают более длинный и подробный документ, чем памятка.

Чем служебная записка отличается от циркуляра?

Проспекты предназначены для массового распространения. С другой стороны, заметки предназначены для избранной группы людей. Проспекты обычно содержат несколько тем и призывов к действию. Памятки должны кратко касаться только одной темы.

Чем памятка отличается от минут?

Протокол собрания – это официальный документ, содержащий записи собрания. Несмотря на то, что в дополнительных приложениях к заметке может быть указан протокол, вам не следует использовать заметку в качестве формата протокола собрания и наоборот.

Примеры памяток

Может быть сложно начать писать без примера заметки. Вот два примера наиболее часто используемых форматов заметок.

Пример 1: Внутренние изменения

Когда организация вносит изменения в политику, процедуры или штатное расписание высокого уровня, необходимо написать внутреннюю заметку об изменениях. Это электронное письмо может быть отправлено отделом кадров, либо оно может быть отправлено руководством или другим отделом.

Кому: Всем сотрудникам

От: Келли Сорс, менеджер по персоналу

Дата: 20 июля 2022 г.

Тема: Изменения в системе оплачиваемых отпусков

Я пишу, чтобы сообщить вам о недавних изменениях в нашей системе PTO. Мы переводим платформы на PalmLeaf HR. Эта система вступит в силу с 1 октября 2022 года.

Переходя на PalmLeaf HR, наша компания пытается упростить отправку ваших запросов на PTO. Вы можете найти учебные пособия по навигации по этой простой в использовании платформе, прикрепленные к этой записке.

На этой неделе вы получите письмо от PalmLeaf HR по электронной почте. Обязательно настройте свою учетную запись не позднее 30 сентября 2022 г.

Если у вас возникли проблемы с настройкой учетной записи, задайте нам вопросы по адресу [email protected].

Благодарим вас за сотрудничество во время этого перехода. Мы надеемся, что это облегчит управление вашим PTO.

Прилагается: Руководство PalmLeafHR, январь 2022 г.

Пример 2: Общая деловая записка

Общий формат деловой заметки можно использовать практически для любого делового элемента. Будь то текущий проект или внутренний анализ, этот универсальный формат подойдет.

Кому: Аве Колон, Филу Комме и Дэйву Пейджу

От: Питер Офис, старший аналитик данных

Дата: 20 мая 2022 г.

Тема: Анализ доходов

Я пишу, чтобы обратиться к отчету об анализе доходов, который запросила ваша команда. Этот анализ охватывает потоки доходов с 2010 года по первый квартал 2022 года.

Этот отчет был запрошен отделом продаж в январе 2022 года, когда Дэйв Период вступил в должность главного координатора продаж. Анализ составлен с помощью Tableau, отчеты прилагаются.

В настоящее время я прошу вас просмотреть данные и сообщить мне, есть ли что-то еще, что вы хотели бы, чтобы я проанализировал более глубоко. Лучший способ просмотреть панель управления — это приглашение от Tableau в ваш почтовый ящик.

Вот основные моменты моего анализа:

• Наш основной источник дохода — это наш флагманский продукт — рубашки в гавайском стиле.
• Второй по величине источник дохода — это беговые шапки.
• Наш доход генерируется продажами, главным образом за счет маркетинга по электронной почте.
• Были некоторые периоды, в течение которых данные были недоступны и поэтому не включены в этот анализ.

Благодарим вас за то, что нашли время ознакомиться с этим анализом. Пожалуйста, не стесняйтесь присылать мне любые вопросы или замечания по адресу [email protected]. Если у вас возникли технические трудности с доступом к панели управления, обратитесь за помощью в наш ИТ-отдел по адресу [email protected].

Прикрепил:

• Руководство по таблицам, 2022 г.
• Отчет об анализе выручки за 2010–2021 гг., май 2022 г.

Памятка: часто задаваемые вопросы

Что такое памятка?

Записка, сокращение отmemorandum, представляет собой краткое внутреннее сообщение, информирующее группу о конкретной проблеме, решении или событии. Заметки можно отправить в виде бумажного письма или факса или прикрепить к электронному письму в формате PDF.

Какова цель памятки?

Записка предназначена для информирования группы людей о сложной теме, изменении политики или других кратких официальных делах внутри организации.

Какова основная структура заметки?

Памятка должна содержать следующее.

• Заголовок
  • К
  • От
  • Дата
  • Предмет
• Вступительное заявление
• Контекст
• Призыв к действию
• Обсуждение
• Закрытие