Как написать заметку за 8 шагов

Независимо от того, произошли ли у вас изменения во внутренней политике, которыми вы хотите поделиться, или вы возглавляете проект, о котором должны знать инвесторы, меморандум — лучший способ передать ценную информацию внутри вашей организации. Заметки — это хороший способ донести такую ​​информацию до ваших коллег, жильцов, волонтеров или других членов организации.

Когда вы должны отправить памятку? Как написать памятку? Мы ответим на эти вопросы и предоставим вам пошаговое руководство по созданию заметки, а также поделимся множеством примеров заметок.

Что такое памятка?

Памятка, сокращенно от memorandum , — это способ сообщить группе людей о конкретной проблеме, решении или событии. Памятка должна быть краткой, простой и легко читаемой. Он информирует получателей и предоставляет план действий с конкретными следующими шагами.

Вы можете отправить заметку в виде бумажного письма, факса или PDF-файла, прикрепленного к электронному письму. Несмотря на то, что широкое использование электронной почты во многих случаях фактически заменило заметки, заметки по-прежнему полезны для некоторых важных сообщений.

Какова цель памятки?

Памятки предназначены для официальных внутренних коммуникаций предприятия или организации. Их часто рассылают всей организации , но они также полезны для информирования отдельного отдела, команды или небольшой группы людей. Заметки распределяют необходимую информацию, используя простой и понятный формат.

Когда писать памятку

Вы должны написать меморандум, когда вам нужно эффективно передать официальные деловые вопросы. Целью вашей записки должно быть информирование, привлечение внимания к проблеме или ответ на вопрос. Памятка подходит для следующих целей:

• транслировать внутренние изменения
• распространять новости
• поделиться предстоящим событием
• обновить правила общественной безопасности
• повышать осведомленность о проблеме
• решить проблему
• обратиться с просьбой
• делиться обновлениями проекта

Как отформатировать заметку

Если вы отправляете заметку по электронной почте, она должна быть в формате PDF. Это сохраняет стиль, который вы применили к документу. Традиционно в служебных записках используется шрифт размером двенадцать пунктов для основной части и шрифт размером от четырнадцати до шестнадцати пунктов для заголовков. Сохраняйте шрифт и дизайн простыми.

Памятка должна содержать следующее.

• Заголовок
  • К
  • Из
  • Свидание
  • Предмет
• Вступительная речь
• Контекст
• Призыв к действию и постановка задачи
• Обсуждение
• Закрытие

У вас также есть возможность включить вложения в поддержку сообщения, которое вы передаете в своей записке. Если ваша записка состоит более чем из одной страницы, у вас должно быть резюме, чтобы подвести итоги.

Напишите заметку за 8 шагов

Записки всегда должны быть профессиональными и вежливыми — независимо от темы, которую вы представляете. Сосредоточьтесь на фактах и ​​планах действий. Вы не должны использовать смайлики в деловых заметках . Будьте кратки, прямолинейны и ясны и включайте только необходимую информацию.

1 заголовок

В заголовке указано, кто получает записку, кто отправляет записку, дата написания записки и тема записки. Вы можете посмотреть, как отформатировать этот раздел ниже.

Кому: [Полные имена и должности получателей или отделы]

От: [Ваше полное имя и должность]

Дата: [Сегодняшняя дата]

Тема: [О чем эта записка]

Поскольку вы обращались к получателям в заголовке, нет необходимости включать приветствие.

2 Вступительное заявление

В этом разделе может быть от одного до трех предложений. Вступительное заявление — это то место, где вы кратко излагаете цель своей записки. Включите в этот раздел только краткое изложение наиболее важной информации. Позже вы сможете вникнуть в детали.

Попробуйте начать со слов: «Я пишу, чтобы сообщить вам. . ».

3 Контекст

В трех-десяти предложениях укажите контекст. Контекст — это то место, где вы сообщаете людям, о чем вы пишете, почему вы пишете им и любую другую важную информацию.

Этот раздел может включать следующее:

• сопутствующее доказательство
• почему ваша организация приняла решение, которое вы обсуждаете в меморандуме
• исходная информация
• постановка проблемы
• как вы нашли проблему
• важные сроки или даты
• другие ключевые моменты

4 Призыв к действию и постановка задачи

Этот раздел может состоять из двух-трех предложений или маркированного списка. Здесь вы излагаете следующие шаги для своих получателей. Напишите о том, что должен сделать получатель после прочтения записки или как вы планируете решить проблему, которую вы описали.

Попробуйте написать: «Пожалуйста, [задача, которую вы хотите выполнить] до [срока выполнения]» или «Я ценю ваше сотрудничество в этом вопросе».

5 Обсуждение

Цель этой части — убедить получателей следовать вашим рекомендуемым действиям. Выложите все детали, которые поддерживают ваши идеи, начиная с самой важной информации. Приведите конкретные подтверждающие факты, идеи и исследования, подтверждающие вашу заметку, организовав информацию от самой сильной до самой слабой.

6 Закрытие

Заключительный раздел — это возможность закончить свою записку на вежливой ноте. Мы рекомендуем вам еще раз поделиться здесь тем, что вы хотите, чтобы ваши получатели предприняли. Как правило, записки не содержат прощания. Но если вы хотите иметь его, обязательно сделайте его кратким.

7 дополнительных дополнений

При необходимости вы можете включить в заметку резюме или вложения. Вы должны включить резюме, если ваша записка состоит более чем из одной страницы. Сводки помогают получателям легче усваивать информацию, которой вы поделились.

Вы можете поместить резюме прямо перед заключительным заявлением. В сводке могут быть перечислены основные рекомендации, обобщение важной информации, ссылок, методов или ресурсов, которые вы использовали. Если информация в вашем меморандуме нуждается в дополнительных разъяснениях, вы можете поместить ее в этот раздел. Резюме может состоять из нескольких предложений или маркированного списка ключевой информации.

Ваша дополнительная информация должна включать любую документацию, которой вы хотите поделиться, например графики, списки, таблицы или фотографии. Если вы решите включить вложения, включите примечание о том, что вы приложили под заключением.

Если вы отправляете заметку по электронной почте, эти дополнительные вложения могут быть добавлены к вашему электронному письму. Если вы отправляете заметку в виде письма или факса, включите их после последней страницы вашего документа заметки.

Ссылайтесь на свои вложения следующим образом: «Прикреплено: [название вложения], [дата создания]».

8 Пересмотреть

Теперь, когда вы написали свой меморандум, пришло время пересмотреть! Следуйте приведенным ниже инструкциям, чтобы ваша заметка была максимально четкой и лаконичной. Помните: чем короче, тем лучше.

• Вырежьте весь ненужный материал.
• Уточните свои основные моменты.
• Вычитка орфографических, грамматических и пунктуационных ошибок.
• Проверьте свои факты и ресурсы.
• Получите отзыв от коллеги перед отправкой.

Чем памятка отличается от . . .

Меморандум — это краткое, но неформальное сообщение внутри организации для распространения официального сообщения. Но чем это отличается от электронной почты, письма, циркуляра или протокола? Уточним определения этих стандартных деловых документов.

Чем памятка отличается от электронного письма?

Записки, как правило, более формальны по тону и языку, чем электронные письма, которые наиболее эффективны, когда они кратки и содержательны . В будущем компания может использовать вашу записку в качестве официального документа, который будет распечатан, распространен в печатном виде или профессионально распространен среди большой группы людей в удобочитаемом формате.

Чем памятка отличается от письма?

Как правило, письма адресованы лицам за пределами организации. Они предназначены для более длинных внешних сообщений, посвященных определенной теме. Они могут быть неформальными или формальными по тону.

Чем меморандум отличается от пресс-релиза?

Меморандумы обычно используются для внутренних коммуникаций, а пресс-релизы предназначены для внешних коммуникаций. Под пресс-релизом обычно понимают более длинный и подробный документ, чем служебную записку.

Чем памятка отличается от циркуляра?

Циркуляры предназначены для массового распространения. С другой стороны, памятки предназначены для избранной группы людей. Циркуляры обычно имеют несколько тем и призывы к действию. Меморандумы должны касаться только одной темы, кратко.

Чем памятка отличается от минуты?

Протоколы собраний — это официальные документы, содержащие заметки о собрании. Хотя записка может относиться к протоколу в своих дополнительных приложениях, вы не должны использовать записку в качестве формата для протокола встречи или наоборот.

Примеры памяток

Может быть сложно начать писать без примера памятки. Вот два примера наиболее часто используемых форматов заметок.

Пример 1: Внутренние изменения

Когда организация вносит политические, процедурные или кадровые изменения на высоком уровне, следует написать внутренний меморандум об изменениях. Это электронное письмо может быть отправлено отделом кадров, либо оно может быть отправлено руководством или другим отделом.

Кому: всем сотрудникам

От: Келли Источник, менеджер по персоналу

Дата: 20 июля 2022 г.

Тема: Изменения в системе оплачиваемых отгулов

Я пишу, чтобы сообщить вам о недавних изменениях в нашей системе ВОМ. Мы переходим на платформу PalmLeaf HR. Эта система вступит в силу с 1 октября 2022 года.

Переходя на PalmLeaf HR, наша компания пытается упростить отправку запросов на отгулы. Вы можете найти учебные пособия по навигации по этой простой в использовании платформе, прикрепленные к этой памятке.

На этой неделе вы получите установочное электронное письмо от отдела кадров PalmLeaf. Обязательно настройте свою учетную запись не позднее 30 сентября 2022 г.

Если у вас возникли проблемы с настройкой учетной записи, напишите нам с любыми вопросами по адресу [email protected].

Благодарим вас за сотрудничество во время этого перехода. Мы надеемся, что это упростит управление вашим ВОМ.

Прикреплено: руководство PalmLeafHR, январь 2022 г.

Пример 2: Общая деловая записка

Общий формат деловой заметки может использоваться практически для любого делового элемента. Будь то незавершенный проект или внутренний анализ, этот универсальный формат подойдет.

Кому: Ава Колон, Фил Комма и Дэйв Период

От кого: Питер Офис, старший аналитик данных

Дата: 20 мая 2022 г.

Тема: Анализ доходов

Я пишу, чтобы обратиться к отчету об анализе доходов, запрошенному вашей командой. Этот анализ охватывает потоки доходов с 2010 года по первый квартал 2022 года.

Этот отчет был запрошен отделом продаж в январе 2022 года, когда Дэйв Период занял должность главного координатора продаж. Анализ выполнен с помощью Tableau, отчеты прилагаются.

В настоящее время я прошу вас просмотреть данные и сообщить мне, есть ли что-то еще, что вы хотели бы, чтобы я проанализировал более глубоко. Лучший способ просмотреть панель инструментов — это приглашение от Tableau в вашем почтовом ящике.

Вот основные моменты моего анализа:

• Наш основной источник дохода — наш флагманский продукт — рубашки в гавайском стиле.
• Вторым по величине источником дохода являются беговые кепки.
• Наш доход генерируется продажами, главным образом за счет маркетинговых усилий по электронной почте.
• Были некоторые периоды, в течение которых данные были недоступны, и поэтому они не включены в этот анализ.

Спасибо, что нашли время, чтобы ознакомиться с этим анализом. Пожалуйста, не стесняйтесь присылать мне любые вопросы или проблемы, которые у вас есть, по адресу [email protected]. Если у вас возникли технические трудности с доступом к панели управления, обратитесь за помощью в наш ИТ-отдел по адресу [email protected].

Прикрепил:

• Путеводитель по таблицам, 2022 г.
• Отчет об анализе доходов за 2010–2021 гг., май 2022 г.

Памятка

Что такое памятка?

Памятка, сокращенно от memorandum , представляет собой краткое внутреннее сообщение, которое информирует группу о конкретной проблеме, решении или событии. Заметки могут быть отправлены в виде бумажного письма или факса или прикреплены к электронному письму в формате PDF.

Какова цель памятки?

Памятка предназначена для информирования группы людей о сложной теме, изменении политики или других кратких официальных делах внутри организации.

Какова основная структура меморандума?

Памятка должна содержать следующее.

• Заголовок
  • К
  • Из
  • Свидание
  • Предмет
• Вступительная речь
• Контекст
• Призыв к действию
• Обсуждение
• Закрытие