Как написать эффективное сообщение об отсутствии на работе

Сообщение об отсутствии на работе (или сообщение ООО) — это электронное письмо с автоматическим ответом, которое уведомляет людей, что вы не на работе в течение длительного периода времени. Они весьма полезны для того, чтобы сообщить коллегам, когда ожидать ответа и/или с кем связаться в ваше отсутствие, и часто считаются правильным рабочим этикетом во время отпуска , отпуска по болезни и других длительных периодов отсутствия.

Будьте осторожны при написании любого профессионального электронного письма с автоматическим ответом: никогда не знаешь, кто его прочитает. В этом руководстве мы объясняем, как написать сообщение об отсутствии на работе, что в него включать, примеры сообщений об отсутствии на работе и несколько советов по написанию вашего сообщения.

Что такое сообщение об отсутствии на рабочем месте?

Отпуск, отпуска и любое длительное отсутствие могут нарушить ход бизнеса, если вы не будете к этому готовы. Этикет как в офисе, так и при удаленной работе предполагает настройку сообщения с автоматическим ответом на любые вопросы, пока вас нет, чтобы объяснить ситуацию и дать рекомендации. Эти сообщения помогают обеспечить бесперебойную работу бизнеса до вашего возвращения; в противном случае люди могут неправильно воспринять ваше отсутствие ответа.

Хотя некоторые люди используют автоответы на текстовые сообщения и телефонные звонки, электронная почта является стандартным каналом связи для сообщений об отсутствии на работе. Электронная почта — один из лучших способов общения в бизнесе, особенно при наличии периферийных контактов. Если вы настолько тесно сотрудничаете с кем-то, что не пользуетесь электронной почтой, скорее всего, вы сообщите им о своем отпуске через другие рабочие каналы связи (например, через платформу обмена сообщениями) или из уст в уста.

Когда использовать сообщение об отсутствии на работе

Лучше всего настроить сообщение об отсутствии на работе, если вы не можете отвечать на электронные письма в обычные рабочие часы. Сообщения ООО подходят для коротких периодов времени, таких как визит к врачу или ранний уход с работы, а также для более длительных периодов отсутствия, таких как многодневный отпуск или отпуск по уходу за ребенком.

Действительно, когда использовать сообщения об отсутствии на работе, зависит от вашей работы и того, насколько срочны получаемые вами сообщения. Если вы не уверены, стоит ли настраивать сообщение об отсутствии на работе, спросите себя, что произойдет, если кто-то отправит вам сообщение. Если ваш ответ не будет для них слишком запоздалым, он вам не нужен. Однако, если дела настолько срочны, что могут потребовать внимания, пока вас нет, или, по крайней мере, объяснения того, почему ваш ответ может быть отложен, вам следует настроить сообщение ООО.

Как написать сообщение об отсутствии на работе

Сообщения об отсутствии на работе не должны быть сложными; если они содержат важную информацию, этого достаточно. Некоторым людям нравится оживлять свои сообщения деталями и легким юмором, но это необязательно.

В частности, хорошее сообщение об отсутствии на работе включает в себя три части информации:

1 даты, когда тебя не будет

2 краткая причина вашего отсутствия

3 контактных лица для получения дальнейшей помощи в случае срочности вопроса; Если у вас несколько контактных лиц, укажите, к кому следует обращаться по конкретным вопросам.

Это все необходимое, чтобы помочь вашим коллегам или внешним контактам выжить, пока вас нет. Это дает получателю возможность дождаться вашего возвращения или продолжить работу без вас, а также удовлетворяет его любопытство, поэтому он не предполагает, что вы ушли по другим причинам.

Вы можете охватить всю эту информацию всего несколькими предложениями, поэтому сообщения об отсутствии на работе обычно довольно короткие. Помимо фактов, полезно добавить несколько дружеских приветствий и вежливых жестов, таких как «спасибо за ваше сообщение» или «давай поговорим скоро!»

КакНЕписать сообщение об отсутствии на работе

Отпуск и рабочие отпуска могут вызвать у людей глупость, но имейте в виду, что сообщения об отсутствии на работе по-прежнему являются рабочими сообщениями.

Будьте профессиональны и не говорите ничего слишком неформального. Даже если вы случайно разговариваете со своими коллегами, люди, находящиеся за пределами вашего рабочего места, могут писать вам по электронной почте, возможно, даже с новыми возможностями работы, которых вы не ожидали. Вы же не хотите произвести плохое первое впечатление, даже когда вас там нет!

Более того, не оказывайте слишком сильного давления на себя или коллегу, к которому вы отправляете людей, если им нужна помощь. Не говорите что-то вроде: «Они помогут тебе сразу» или «Я отвечу, как только вернусь». Установите реалистичные ожидания в отношении временных рамок, чтобы люди могли правильно организовать свои графики, но не настраивайте их на разочарование.

Лучшие примеры сообщений об отсутствии на работе

Давайте рассмотрим несколько примеров сообщений об отсутствии на работе, чтобы вы знали, к чему стремиться. Их можно использовать в качестве шаблонов или шаблонов для внеофиса, поэтому не стесняйтесь копировать и вставлять их, добавляя свою собственную информацию.

Старый надежный

[Ваше личное приветствие],

Спасибо за ваше письмо. В настоящее время меня нет на работе до[даты возвращения]по[причина]. Я буду рад ответить на ваше сообщение, когда вернусь.

Если вам тем временем нужна помощь, свяжитесь с[имя коллеги + должность]по[электронной почте, телефону и т. д.].

[Ваше личное заключение и подпись]

Все дела

[Ваше личное приветствие],

Меня не будет в офисе до[даты возвращения]по[причина]и у меня не будет доступа к электронной почте. Если ваш запрос срочный, обратитесьза помощью к[имя коллеги + должность]по[электронной почте, телефону и т. д.]. В противном случае я свяжусь с вами как можно быстрее, когда вернусь.

[Ваше личное заключение и подпись]

Маленький очаровательный

[Ваше личное приветствие],

Спасибо за ваше сообщение! К сожалению, меня нет в офисе по[причина]и я не вернусь до[дата возвращения] .Я буду рад ответить на ваше сообщение, когда вернусь, но если вам нужна срочная помощь, не стесняйтесь обращаться к[имя коллеги + должность]по адресу[адрес электронной почты, телефон и т. д.].

Еще раз спасибо и извините за неудобства!

[Ваше личное заключение и подпись]

Советы по написанию сообщения об отсутствии на работе

Не раскрывайте слишком много

Сообщения об отсутствии на работе лучше, если они быстрые и по делу. Рассказывать слишком много о своих планах на отпуск или личной жизни не только непрофессионально, но и может оттолкнуть ваших коллег, которые все еще на работе. Что касается медицинских подробностей. . . меньше значит больше.

Избыточные детали также мешают читателям найти необходимую информацию, например контактный адрес электронной почты или дату вашего возвращения. Раскрытие слишком большого количества информации также является проблемой безопасности: вы не хотите раскрывать какие-либо личные данные для посторонних, например, о том, что вы находитесь вдали от дома.

Неопределенность в отношении электронных писем об отсутствии на работе — это нормально, на самом деле это даже предпочтительнее. Вы можете просто сказать, что вы «в отпуске» или «болеете», не объясняя ничего.

Придайте вашим сообщениям больше блеска

Представьте, что вы допустили опечатку в сообщении об отсутствии на работе. А теперь представьте, что одну опечатку видят десятки разных людей, иногда снова и снова, если они пробуют вас несколько раз.

Grammarly гарантирует, что вы уловите все свои ошибки, прежде чем отправлять какое-либо сообщение, особенно если оно рассчитано на более широкую аудиторию. Наши предложения по написанию помогут выявить все ваши опечатки, пока вы пишете, и оставите отзыв.

Более того, наш детектор тона может определить, как выглядит ваше письмо, например, «уверенное», «обвинительное» или даже «эгоцентричное». Это поможет вам скорректировать выбор слов или придерживаться выбранного курса, в зависимости от того, как вы хотите, чтобы ваше письмо выглядело.

Загрузите Grammarly прямо сейчас, чтобы улучшить качество всехваших электронных писем, включая сообщения об отсутствии на работе.

Эта статья была первоначально написана в 2017 году Карен Херцберг. Он был обновлен и включает новую информацию.