Как написать эффективное сообщение вне офиса

Сообщение об отсутствии на работе (или ООО-сообщение) — это электронное письмо с автоматическим ответом, которое уведомляет людей о том, что вы не на работе в течение длительного периода времени. Они очень полезны для того, чтобы сообщить коллегам, когда ожидать ответа и/или к кому обращаться в ваше отсутствие, и часто считаются правильным рабочим этикетом в отпуске , отпуске по болезни и других длительных отсутствиях.

Вы должны быть осторожны при написании любого профессионального электронного письма с автоматическим ответом — вы никогда не знаете, кто может его прочитать. В этом руководстве мы объясним, как написать сообщение об отсутствии на работе, что включить, примеры сообщений об отсутствии на работе и несколько советов по написанию собственного сообщения.

Что такое сообщение об отсутствии на рабочем месте?

Отпуска, отпуска и любые длительные отсутствия могут нарушить ход бизнеса, если вы не будете к этому готовы. Этикет как в офисе, так и на удаленной работе предлагает настроить автоматический ответ на любые вопросы, пока вы уходите, чтобы объяснить ситуацию и дать рекомендации. Эти сообщения помогают обеспечить бесперебойную работу бизнеса до вашего возвращения; в противном случае люди могут неправильно воспринять ваше отсутствие ответа.

Хотя некоторые люди используют автоматические ответы для текстовых сообщений и телефонных звонков, электронная почта является стандартным каналом связи для сообщений об отсутствии на рабочем месте. Электронная почта — один из лучших способов общения в бизнесе, особенно с более периферийными контактами. Если вы так тесно сотрудничаете с кем-то, что не пользуетесь электронной почтой, скорее всего, вы расскажете им о своем отпуске через другие рабочие каналы связи (например, платформу обмена сообщениями) или из уст в уста.

Когда использовать сообщение об отсутствии на работе

Лучше настроить сообщение об отсутствии на работе, когда вы не можете отвечать на электронные письма в обычные рабочие часы. Сообщения ООО подходят для коротких периодов времени, таких как визиты к врачу или уход с работы раньше, а также для более длительных отсутствий, таких как многодневный отпуск или отпуск по уходу за ребенком.

Действительно, когда использовать сообщения об отсутствии на работе, зависит от вашей работы и от того, насколько срочными являются получаемые вами сообщения. Если вы не уверены, стоит ли настраивать сообщение об отсутствии на работе, спросите себя, что произойдет, если кто-то напишет вам. Если ваш ответ не будет слишком запоздалым для них, он вам не нужен. Однако, если вопросы настолько неотложны, что могут потребовать внимания, пока вас нет, или, по крайней мере, дать объяснение, почему ваш ответ может быть отложен, вам следует настроить ООО-сообщение.

Как написать сообщение вне офиса

Сообщения об отсутствии на работе не должны быть сложными; пока они содержат важную информацию, этого достаточно. Некоторым людям нравится оживлять свои сообщения деталями и легким юмором, но это необязательно.

В частности, хорошее сообщение об отсутствии на работе включает в себя три элемента информации:

1 даты, когда тебя не будет

2 краткая причина вашего отсутствия

3 точки контакта для получения дополнительной помощи в случае срочности; если у вас есть несколько контактных лиц, определите, к кому следует обращаться по конкретным вопросам.

Это то, что необходимо, чтобы помочь вашим коллегам или внешним контактам обойтись, пока вас нет. Это дает получателю возможность дождаться вашего возвращения или продолжить без вас, и это удовлетворяет их любопытство, чтобы они не предположили, что вы ушли по другим причинам.

Вы можете охватить всю эту информацию всего несколькими предложениями, поэтому сообщения об отсутствии на работе обычно довольно короткие. Вдобавок к фактам полезно добавить несколько дружеских приветствий и вежливых жестов, таких как «спасибо за ваше сообщение» или «давайте поговорим в ближайшее время!»

Как НЕ писать сообщение об отсутствии на рабочем месте

Отпуск и рабочие отпуска могут вызвать у людей глупость, но имейте в виду, что сообщения об отсутствии на работе по-прежнему являются рабочими сообщениями.

Будьте профессиональны и не говорите ничего слишком неформального. Даже если вы небрежно разговариваете со своими коллегами, люди не на вашем рабочем месте могут писать вам по электронной почте, возможно, даже с новыми возможностями работы, которых вы не ожидали. Вы же не хотите произвести плохое первое впечатление, даже если вас там нет!

Кроме того, не оказывайте слишком большого давления на себя или коллегу, к которому вы отправляете людей, если им нужна помощь. Не говорите что-то вроде «Они помогут вам сразу» или «Я отвечу, как только вернусь». Установите реалистичные временные рамки, чтобы люди могли правильно организовать свое расписание, но не настраивайте их на разочарование.

Лучшие примеры сообщений вне офиса

Давайте рассмотрим несколько примеров сообщений об отсутствии на работе, чтобы вы знали, к чему стремиться. Они удваиваются как шаблоны вне офиса или шаблоны, поэтому не стесняйтесь копировать и вставлять их, добавляя свою собственную информацию.

Старый надежный

[Ваше личное приветствие] Спасибо за ваше письмо. [return date] [reason] В настоящее время меня нет в офисе до [дата возвращения] [причине] Я буду рад ответить на ваше сообщение, когда я вернусь.

[name of colleague + their job title] [email, phone, etc.] Если вам тем временем понадобится помощь, свяжитесь с [имя коллеги + его должность] [электронная почта, телефон и т. д.] [Ваше личное завершение и подпись]

Все бизнес

[Ваше личное приветствие] [return date] [reason] Меня не будет в офисе до [дата возвращения] [причина] [name of colleague + their job title] [email, phone, etc.] Если ваш запрос срочный, обратитесь за помощью к [имя коллеги + его должность] [адрес электронной почты, телефон и т. д.] В противном случае я свяжусь с вами как можно быстрее, когда вернусь.

[Ваше личное завершение и подпись]

Маленькая очаровашка

[Ваше личное приветствие] Спасибо за ваше сообщение! [reason] [return date] . [причина] [дата возвращения] . [name of colleague + their job title] [email, phone, etc.] Я буду рад ответить на ваше сообщение, когда вернусь, но если вам нужна срочная помощь, не стесняйтесь обращаться к [имя коллеги + его должность] [электронная почта, телефон и т. д.] Еще раз спасибо и извините за неудобства!

[Ваше личное завершение и подпись]

Советы по написанию сообщения об отсутствии на работе

Не раскрывай слишком много

Сообщения об отсутствии на работе лучше, когда они быстрые и по существу. Рассказывать слишком много о своих планах на отпуск или личной жизни не только непрофессионально, но и может оттолкнуть ваших коллег, которые все еще на работе. Что касается медицинских подробностей. . . меньше - больше.

Чрезмерные подробности также затрудняют поиск необходимой информации для читателей, например контактный адрес электронной почты или дату вашего возвращения. Раскрытие слишком большого количества информации также является проблемой безопасности: вы не хотите передавать какие-либо личные данные для посторонних, например, о том, что вы находитесь вдали от дома.

Можно быть расплывчатым в сообщениях об отсутствии на рабочем месте — на самом деле, это даже предпочтительнее. Вы можете просто сказать, что вы «в отпуске» или «больны», без дальнейших объяснений.

Придайте своим сообщениям больше блеска

Представьте, что вы сделали опечатку в сообщении об отсутствии на работе. Теперь представьте, что одну опечатку видят десятки разных людей, иногда снова и снова, если они пробуют вас несколько раз.

Grammarly гарантирует, что вы уловите все свои ошибки, прежде чем отправлять какое-либо сообщение, особенно такое, которое предназначено для более широкой аудитории. Наши предложения по написанию будут выявлять все ваши опечатки, пока вы пишете и предлагаете обратную связь.

Более того, наш детектор тона может определить, как выглядит ваш текст, например, «уверенный», «обвинительный» или даже «эгоцентричный». Это поможет вам скорректировать свой выбор слов или придерживаться курса, в зависимости от того, как вы хотите, чтобы ваше письмо чувствовалось.

Скачайте Grammarly прямо сейчас, чтобы улучшить качество всех ваших электронных писем, включая сообщения об отсутствии на работе.

Эта статья была первоначально написана в 2017 году Карен Херцберг. Он был обновлен, чтобы включить новую информацию.