Как написать обо всем на свете

Итак, вам поручили что-то написать. Допустим, это презентация. Вы уже видели множество презентаций, но не совсем уверены, как написать такую, которая эффективно донесет вашу точку зрения и в то же время расскажет увлекательную и занимательную историю.

Или, может быть, вас попросили написать электронное письмо. Или назначена исследовательская работа. Какой бы вид письма вам ни поручили, выяснение того, как его написать, — это первый шаг к его успешному написанию.

Что ты пишешь (и зачем?)

Прежде чем вы начнете излагать свою работу, ответьте на два важных вопроса:

Что я пишу? Это короткое эссе, длинная исследовательская работа, сообщение в блоге, ответ на назначенное вам чтение, контент для вашего веб-сайта или что-то еще?

Почему я это пишу? Будь честным. Если это эссе или исследовательская работа, вы пишете ее, чтобы получить хорошую оценку и пройти курс. Если это сообщение в блоге, оно может быть просто предназначено для выражения ваших личных мыслей и чувств, но, в зависимости от сообщения, оно также может быть предназначено для просвещения читателей вашего блога и/или для того, чтобы позиционировать себя как авторитета в своей области. Точно так же вы можете писать контент для своего веб-сайта, чтобы рассказать миру, чем вы занимаетесь, а также с целью повышения рейтинга вашего веб-сайта в поисковых системах.

Как только вы ответите на эти вопросы, вы сможете легко ответить на другой вопрос: кто читает ваши тексты? В конечном счете, независимо от того, что вы пишете, вы пишете для аудитории. Помня о своей аудитории и причинах, по которым они читают вашу работу, с самых ранних стадий, вы сможете сформировать свое письмо для достижения своих целей.

Ваш профессор читает вашу работу, чтобы оценить ваше понимание предмета. Подписчики вашего блога просматривают ваш блог, чтобы узнать о теме, которую вы освещаете, и узнать вас поближе. Посетители вашего сайта читают его, чтобы узнать о вашем бренде и о том, что вы предлагаете.

Изучите правила для каждого типа письма

У каждого вида письма есть свои правила. Эти правила не произвольны — они существуют для того, чтобы сообщения были максимально понятными.

Прежде чем приступить к выполнению задания, ознакомьтесь со структурой и языковыми соглашениями, обычно используемыми в том типе письма, которым вы занимаетесь. Вы заметите, что такие вещи, как выбор слов, структура абзацев и предложений, тон и даже время, могут сильно различаться в разных стилях письма. Но правила обычно остаются неизменными для каждого типа. Например, вы обнаружите, что лабораторные отчеты почти всегда пишутся в пассивном залоге, а сообщения в блогах — редко.

Если вы не знакомы с форматом — например, вам поручили написать ваш первый пресс-релиз — сделайте быстрый поиск в Интернете, чтобы найти примеры пресс-релизов и изучить их.

В некоторых типах письма правила более жесткие, чем в других. Как правило, чем более формальным или профессиональным является тип письма (например, грант, исследовательская работа или диссертация), тем важнее придерживаться установленных правил. Грамматика может помочь с этим. Редактор грамматики упрощает самостоятельное редактирование, предлагая улучшения для механики, грамматики, ясности и многого другого.

С более разговорными текстами, такими как электронные письма, сообщения в социальных сетях и копии веб-сайтов (в зависимости от вашего бренда), соблюдение правил не всегда является лучшей стратегией. Это подводит нас к следующему шагу:

Используйте язык для эффективного общения

Как только вы ознакомитесь с правилами, решите, нужно ли их нарушать. Помните, что хорошее письмо — это четкое изложение своей точки зрения. . . а иногда самый простой способ общения — это нарушение правил.

Подумайте о том, как вы говорите. В большинстве своих разговоров вы, вероятно, используете такие слова, как «хочу» и «могу». Вы бы никогда не использовали эти слова в исследовательской работе, целью которой является поддержка вашей диссертации, но если вы пишете сообщение в блоге с целью привлечь читателей в дружеском, неформальном тоне, вы можете просто захотеть .

Если вы не уверены, насколько эффективно ваше письмо передает вашу точку зрения, редактор грамматики может помочь. Grammarly не только выявляет пунктуационные ошибки и орфографические ошибки в словах — она также может помочь вам писать с учетом вашей конкретной аудитории , предлагая варианты тона и словарного запаса.

Определите правильную структуру для вашего письма

Пока вы просматриваете примеры, чтобы почувствовать правильный тон и время письма, обратите внимание на их структуру. Точно так же, как каждый вид письма имеет свои собственные языковые правила и соглашения, он также имеет соглашения о структуре. Вы можете легко найти шаблоны практически для любого вида письма в Интернете.

Структура важна для эффективного письма, потому что она сообщает, как читатель должен взаимодействовать с вашим текстом. Заголовки представляют новые разделы и резюмируют их содержание. Аннотации упрощают поддержку ваших точек зрения и ссылки на ваши источники. А разрывы строк буквально дают глазам ваших читателей передышку, поэтому они не тускнеют при работе с длинными блоками текста.

Наметьте процесс написания, чтобы определить важные шаги

Написание — это процесс. Крайне редко вы отправляете первый черновик своей статьи или отправляете сопроводительное письмо без внесения каких-либо изменений.

Все написание следует этому основному процессу:

• Мозговой штурм: на этом этапе вы еще не пишете. Вы просто думаете о том, что вы пишете, и проходите через те моменты, которые вы сделаете, выводы, к которым вы придете, и как вы все это структурируете. Здесь вы определяете свою аудиторию и лучший способ говорить с ней.
• Подготовка: здесь вы начинаете строить свою работу. На самом деле вы еще не пишете; вы собираете источники, обрисовываете в общих чертах свою структуру и записываете ключевые идеи и фразы, которые вы придумали во время мозгового штурма.
• Составление: Теперь вы готовы писать! Наполните план, который вы создали, продуманными словами, предложениями и абзацами (в соответствии со стилем, который вы определили для этой части). Не беспокойтесь об ошибках здесь — вы исправите их, когда будете пересматривать.
• Ревизия: здесь вы оттачиваете свой черновик, сглаживая любые допущенные ошибки. Здесь вы также оцениваете свою структуру, согласовываете стиль и совершенствуете свое письмо.
• Вычитка: Наконец, вы вычитываете. Думайте об этом этапе как о легком пересмотре. Вы уже разобрались со всеми структурными и стилевыми перегибами, теперь вы просто скользите по поверхности в поисках опечаток, словесных ошибок и пунктуационных ошибок. (Здесь снова пригодится Grammarly.)

Имейте в виду, что не каждый текст должен проходить одни и те же шаги. И не каждому тексту нужно уделять одинаковое внимание на каждом этапе. Например, вам, вероятно, не нужно прилагать много усилий для мозгового штурма и подготовки текстового сообщения, но прежде чем вы начнете нажимать, вы действительно думаете о том, что хотите сказать и какие смайлики добавить. Точно так же вы можете потратить большую часть своего времени на свою исследовательскую работу на этапе подготовки, проверяя различные источники и тщательно отслеживая научные статьи, которые вам нужны.

Где, когда и как писать

Готов написать? Вот где это становится личным. Некоторым людям нужна полная тишина, чтобы сосредоточиться на письме. Другие не могут сосредоточиться без фонового шума. Некоторые люди могут открыть текстовый процессор и напечатать первый черновик за один присест. Другим нужно обрисовывать, организовывать и строить текст абзац за абзацем, как дом из конструктора Lego.

Ничего страшного, если вы еще не уверены, как писать лучше всего. Эксперимент! Попробуйте писать рано утром, до того, как вы начнете свой день. Попробуйте писать поздно вечером, когда все дневные задачи выполнены и вы можете полностью сосредоточиться на работе. Испытайте себя: если вы всегда писали в текстовом редакторе, попробуйте сначала набросать свои идеи на бумаге (или наоборот!). Чем больше вы экспериментируете, тем больше узнаете о себе как о писателе. И чем больше вы узнаете о своих писательских привычках, тем лучшим писателем вы станете.

> Подробнее: Какой вы писатель?

Прочитайте свое собственное письмо

Наконец, прочитайте свое письмо, но не сразу. Когда вы закончите писать, закройте программу или положите блокнот в ящик стола и займитесь чем-нибудь другим. В лучшем случае не утруждайте себя работой в этот день. Подождите некоторое время и взгляните еще раз «свежим взглядом» на следующий день.

Почему? Потому что, когда вы даете себе некоторое время между написанием и чтением своей работы, вы даете себе достаточно перспективы, чтобы уловить то, что вы, возможно, не уловили бы без этого. Это могут быть грамматические ошибки, опечатки, неполные абзацы или даже просто неуклюжие фразы, которые можно исправить.

Иногда вы не можете позволить себе роскошь поспать во время работы. В таком случае перечитайте ее в любом случае за то время, которое у вас есть . Лучше всего читать свежим взглядом, но лучше читать любым взглядом, чем вообще не перечитывать.

Нужны дополнительные указания о том, как написать что-то конкретное?

Не беспокойтесь, вы у нас есть! Ознакомьтесь с нашими подробными руководствами по написанию практически всего, от электронных писем до описательных эссе.