Улучшите профессиональные навыки письма: 12 проверенных советов

Являетесь ли вы новичком или опытным писателем, эти советы помогут вам улучшить профессиональные навыки письма.

Я написал короткую электронную книгу для маркетинговой кампании в первый год работы профессиональным копирайтером. Я отправил электронную книгу команде на рассмотрение. Редактор сказал, что электронная книга хороша, но спросила: «Можете ли вы сделать ее менее сухой и формальной?»

Она беспокоилась, что электронная книга слишком сложна для понимания, и большинство читателей пропустят ее. Мы переписали и отредактировали электронную книгу, чтобы ее было легче и интереснее читать, а результаты привлекли тысячи потенциальных клиентов.

Многие начинающие бизнес-писатели совершают ошибку, полагая, что профессиональное письмо должно быть чрезмерно формальным и использовать сложный язык. Хороший профессиональный текст должен быть четким, кратким и увлекательным. Он следует последовательному стилю, который говорит уместно и напрямую с читателями. Если вы не знаете, с чего начать, попробуйте эти советы.

Лучшие советы по улучшению профессиональных навыков письма

1. Проверка орфографии и грамматики

Самый простой способ написать что-то, что звучит профессионально, — это потратить несколько дополнительных минут на проверку орфографии и грамматики. Также не полагайтесь на проверку орфографии или грамматики в предпочитаемом вами приложении. Вместо этого скопируйте и вставьте запись в другое приложение и измените шрифт. Конечно, это дополнительный шаг, но вы обнаружите некоторые дополнительные проблемы.

Кроме того, помните, что правила различных средств проверки орфографии и грамматики различаются в зависимости от операционной системы, а иногда и приложения, поэтому вам, как начинающему хорошему писателю, решать, что исправлять, а что игнорировать.

Также рекомендуется убедиться, что вы установили предпочтение английского языка для рассматриваемого приложения в соответствии с регионом, для которого вы пишете, например, британский английский, американский английский, канадский английский и т. д. Между всеми этими вариантами существуют тонкие различия. , но они могут радикально изменить восприятие произведения.

2. Читайте свою работу вслух

Чтение написанного вслух может стать мощным инструментом для улучшения ваших профессиональных навыков письма. Когда вы рассказываете, вы лучше понимаете ритм, темп и поток, когда читаете произведение вслух. Этот процесс помогает выявить неудобные формулировки, структуры предложений и другие проблемы, которые могут быть не так заметны при чтении молча. Это помогает при самостоятельном редактировании и необходимых исправлениях, чтобы улучшить ясность и удобочитаемость части работы.

Вы можете прочитать вступление к бизнес-кейсу, сопроводительное письмо или даже критическое электронное письмо. Попробуйте записать себя на диктофон или диктофон. Таким образом, вы сможете прослушать свое повествование и выявить еще больше проблем. Прислушивайтесь к словам и фразам, которые трудно произнести или которые не могут передать предполагаемое сообщение.

3. Используйте специальную программу проверки грамматики

Базовая проверка орфографии и грамматики полезна, но специальная программа проверки грамматики, такая как Grammarly, находит и исправляет дополнительные грамматические ошибки, орфографические ошибки и другие проблемы. Вы можете использовать подключаемые модули для этих инструментов, которые работают непосредственно в Outlook, Word и других профессиональных приложениях для письма.

Они должны предоставить контекст возможных ошибок с примерами. Таким образом, хороший писатель может исправить свою работу и улучшить свои знания английской грамматики, выполняя, а не просто читая. Просто помните, что вам, писателю, решать, что принять, а что отвергнуть, в зависимости от вашей аудитории, руководства по стилю и тона произведения. Прочтите наше руководство по лучшим средствам проверки грамматики.

Интересно, что Grammarly ссылается на исследование, в котором утверждается, что его пользователи часто улучшают свои навыки вербальной коммутации, используя инструмент в течение некоторого времени. Они подсознательно учатся прислушиваться к словесным тикам и манерам, которые сбивают с толку читателей.

4. Узнайте, как вычитывать

Ничто так не кричит коллегам о непрофессионализме, как деловая электронная почта, бизнес-кейс или презентация, изобилующая опечатками. Вычитка включает в себя просмотр и проверку вашего письма на наличие грамматических, орфографических, пунктуационных и стилевых ошибок.

Это также включает в себя поиск несоответствий или неточностей в отчетах, статьях или других видах профессионального письма. Программное обеспечение не может определить, неправильно ли вы ввели название продукта компании или терминологию.

При корректуре делового документа проверьте его на наличие обычных грамматических и орфографических ошибок. Затем перепроверьте на наличие более мелких ошибок, таких как неправильное написание имени, неправильные цифры или терминология, характерная для бизнеса или аудитории. Эти ошибки могут подорвать доверие к вашему сообщению.

5. Проверьте показатель читабельности

Прежде чем нажимать «Отправить», «Отправить» или «Опубликовать», потратьте несколько минут на определение оценки чтения написанного. Вы можете оценить произведение, используя средство проверки грамматики или онлайн-инструмент для проверки читабельности. В идеале хорошее деловое письмо должно быть написано для восьмиклассника.

Начинающие писатели прячутся за длинными предложениями, сложными словами и страдательным залогом, потому что им либо трудно заниматься саморедактированием, либо они боятся, что это прозвучит бесхитростно. Однако профессиональные писатели стремятся писать как можно четче и лаконичнее, используя те же слова и фразы, что и их читатели.

Тем не менее, существуют некоторые исключения. Академическому или техническому писателю, возможно, придется использовать академические термины или технический жаргон, что снижает оценку удобочитаемости написанного. Но они все еще могут искать способы упростить неуклюжие предложения и неуклюжие обороты речи. Узнайте, как улучшить показатель удобочитаемости.

6. Практикуйтесь в написании для Интернета

Письмо для веб-письма — отличный способ улучшить свои навыки, поскольку оно побуждает прояснить свои мысли по теме и развить писательскую практику. Это также способствует публикации работ, которые легко читать. Это требует эффективной и лаконичной передачи вашего сообщения — всех навыков, имеющих решающее значение для делового письма. Это также не похоже на написание художественной литературы или прозы.

Подумайте о том, чтобы написать сообщение в блоге на LinkedIn. Вам нужно будет написать хороший заголовок и разбить его на подзаголовки, разрывы строк и другие приемы форматирования. Заголовок привлекает внимание читателя, а методы форматирования удерживают его. Эти навыки достаточно легко трансформируются в написание резюме бизнес-кейса или электронного письма, т. е. вам понадобится хорошая тема, введение и сканируемое резюме.

7. Следите за примерами пассивного залога

Пассивный залог описывает, когда объект предложения становится подлежащим, а подлежащее либо опускается, либо превращается в дополнение. Другими словами, предложение фокусируется на действии, а не на человеке, который его выполняет. Прочтите наше руководство по пассивному залогу, чтобы узнать больше.

Например, «Меморандум для всей компании был написан генеральным директором» является примером пассивного залога, а «Генеральный директор написал меморандум для всей компании» написан в активном залоге.

Хотя по своей сути в пассивном залоге нет ничего плохого, иногда его трудно понять и почти всегда скучно читать. Это также менее привлекательно, чем активный залог. Следите за глаголами, оканчивающимися на «ed» или пассивным залогом, и перепишите соответственно. Средство проверки грамматики может помочь вам определить эти письменные галочки.

Существуют некоторые исключения, если писатель намеренно не хочет приписывать действие человеку. Например, использование пассивного залога в технических, академических и юридических письмах иногда более уместно, чем приписывание действия отдельному лицу, т. е. обвинение.

8. Сосредоточьтесь на выборе слов

Слова, которые вы выбираете для деловых электронных писем и других текстов, влияют на то, насколько хорошо читатели воспримут ваше сообщение. Они определяют, будет ли ваше письмо ясным, кратким, эффективным или запутанным, неясным или неэффективным.

Для делового письма подбирайте точные, описательные и подходящие слова для вашей аудитории и цели. Избегайте сокращать, сокращать или переписывать названия продуктов или термины, когда пишете о терминологии компании, если только это не является общепринятой практикой.

Если вы сомневаетесь, прочтите или попросите руководство по стилю компании. Некоторым малым предприятиям может не хватать одного. В этом случае проверьте общепринятую версию, такую ​​как руководство по стилю Associated Press.

Имейте в виду, что значение слов и то, как они звучат, сильно различаются в зависимости от географии и культуры. Вот один пример. В Ирландии слово «craic» означает «хорошо провести время». Однако в Соединенных Штатах слово «крэк» относится к наркотикам класса А. Оба слова произносятся одинаково, но имеют совершенно разные значения!

9. Прочитайте книгу по грамматике

Хорошие писатели держат одни из лучших учебников по грамматике рядом со своим столом или в офисе. Во-первых, они расширят ваш словарный запас. Вы можете подобрать правильные слова, чтобы эффективно выразить свои мысли и идеи. Хороший учебник по грамматике также поможет вам понять, как слова используются в контексте с примерами. Избегая распространенных грамматических ошибок, вы сделаете свой текст более профессиональным и безупречным.

Кроме того, изучение грамматических правил и структуры предложений (многие из этих книг содержат примеры из разных источников) помогут вам писать четкие и лаконичные предложения. Мне особенно нравится сочетать хороший учебник по грамматике с таким инструментом, как Grammarly, поскольку он позволяет мне учиться на практике, т. е. я могу видеть, как правило грамматики применимо к профессиональному письму, над которым я работаю.

10. Ставьте своего читателя на первое место

Хороший профессиональный текст не тратит время читателя впустую. Он говорит непосредственно с ними и объясняет, как им нужно знать. Рассмотрим сопроводительное письмо для работы. Многие новые соискатели в нескольких абзацах рассказывают, кто они и чем занимаются. Но хороший автор сопроводительного письма резюмирует это в одном или двух предложениях, а затем быстро объясняет, как они помогают менеджеру по найму или бизнесу достичь своих целей. т.е. письмо касается роли, а не кандидата.

Тот же принцип письма применим к эффективному общению в бизнесе. Ставьте клиента или читателя на первое место, а не болтайте о том, кто вы и чем занимаетесь.

11. Пройдите курс письма

Хороший курс письма — отличный способ улучшить свои профессиональные навыки письма. Вы можете узнать об элементах письма, таких как структура, тон, голос и стиль. Вы также можете обсудить различные типы письма, такие как убедительное, описательное и повествовательное письмо, а также то, как применять эти стили к разным произведениям.

Хороший курс письма охватывает методы и лучшие практики, такие как организация ваших мыслей, создание плана, проверка вашей работы и разработка процесса письма. Также полезно общаться с другими профессиональными писателями и получать отзывы от коллег.

Я посетил писательский семинар, который длился десять недель. Во время каждой сессии мы критиковали работы друг друга и давали обратную связь. Я нашел этот отзыв бесценным.

Не у каждого профессионала есть время на личный творческий мастер-класс по письму. Вы по-прежнему можете пройти курс в удобное для вас время. Малкольм Гладуэлл даже проводит мастер-классы, которые подходят для тех, кто пишет научно-популярную литературу. Прочитайте наш обзор мастер-класса Малкольма Гладуэлла.

12. Читайте отличные тексты

Подвергая себя качественному письму, вы можете узнать, как профессиональные писатели используют язык для создания эффектных и запоминающихся произведений.

Вы можете узнать, как написать эффективное деловое предложение, увлекательную запись в блоге или убедительный пресс-релиз, прочитав примеры этих типов письма.

Однако не останавливайтесь на достигнутом. Подумайте, как авторы используют описательный язык, строят свои предложения и строят аргументы. Проанализируйте, как они используют ритм, темп и тон для привлечения читателей. Подумайте, как вы можете применить эти методы в своей работе.

Чтение хорошего письма может помочь вам развить критический взгляд, позволяя вам определить, что работает, а что нет в творчестве других людей, и применить эти знания к своему письму. Начните с чтения популярных бизнес-книг, таких как Малкольм Гладуэлл, а также книг с практическими рекомендациями от популярных преподавателей документальной литературы, таких как Stein On Writing Сола Штейна и Draft No. 4 Джона Макфи.