Как написать письмо с приглашением на собеседование

Опубликовано: 2022-03-22

Отправка электронного письма с приглашением на собеседование — важный шаг в процессе найма. Может возникнуть соблазн пойти по простому пути и использовать шаблон электронного письма с приглашением на собеседование, но не делайте этого. Если вы потратите время на создание персонализированного электронного письма с приглашением на собеседование, это пойдет на пользу вашему бренду и вашему бизнесу.

Электронные письма с приглашением на собеседование предоставляют кандидатам информацию о том, как вы работаете. Это возможность продать вашу компанию и продвинуть роль. В конкурентных отраслях, где количество вакансий значительно превышает количество кандидатов, хорошо написанное электронное письмо с приглашением на собеседование может отличить заполнение вакансии от отсутствия.

Поскольку видеоинтервью становятся нормой, ваше электронное письмо с интервью должно содержать больше, чем просто указание даты и времени. Вам нужно будет указать время, технические детали, информацию о задачах и даже советы по дресс-коду. ‍

В нашем руководстве мы объясняем, как написать идеальное электронное письмо с приглашением на собеседование для любой компании с помощью наших шаблонов.

Что такое электронное письмо с приглашением на собеседование?

Электронные письма с приглашением на собеседование — это персонализированная и профессиональная корреспонденция, отправляемая кандидату с просьбой присоединиться к вам для официального обсуждения роли.

Вы можете приглашать кандидата на собеседование по телефону, видеоконференцию или личное собеседование. В процессе найма вы можете пригласить одного кандидата ко всем трем.

Не существует фундаментальных правил в отношении формата электронной почты для интервью. Они могут состоять из нескольких предложений или длинных описаний процесса собеседования.

Решающим моментом является то, что получатель должен иметь всю необходимую информацию, чтобы решить, соглашаться ли на интервью и что ему нужно сделать, чтобы подготовиться к нему.

Вы также обязаны по закону обеспечить, чтобы каждый соискатель мог посетить собеседование – это может включать в себя необходимость адаптироваться к требованиям соискателя.

Почему электронные письма с расписанием интервью имеют решающее значение в эпоху Zoom

В прошлом большинство собеседований проводились лично, но пандемия изменила подход к набору персонала.

Zoom, Skype и Microsoft Teams становятся все более популярными способами проведения собеседований с потенциальными кандидатами. На начальных этапах пандемии количество видеоинтервью выросло на 67%, поскольку организации искали новые способы привлечения потенциальных кандидатов.

Сегодня видеоинтервью являются важной частью процесса найма, и они никуда не денутся. Две трети рекрутеров планируют продолжить виртуальную адаптацию после Covid, сообщает People Management.

Организация видеоконференций усложняет процесс, поскольку кандидатам требуется гораздо больше информации, чем просто время и место.

Помимо времени и даты, другие сведения, которые потребуются опрашиваемым, включают:

Войдите в систему для участия в видеоконференции
Ссылка на календарь
Время начала и время окончания (включая информацию о вашем часовом поясе, для удаленных сотрудников или иностранных кандидатов)
Краткое содержание обсуждения
Подробности о том, кто будет присутствовать на обсуждении
Дресс-код
Если вы просите их провести презентацию, подробности о подходящем программном обеспечении
Запасной план на случай, если технология не сработает

Важность продуманного приглашения на интервью

Каждая часть корреспонденции, которую отправляет ваш бизнес, должна быть профессиональной, но это очень важно для электронных писем с приглашением на собеседование. Позитивное, личное и профессиональное приглашение на собеседование дает кандидатам представление о том, как вы работаете.

Приглашения на собеседование необходимы кандидатам на руководящие должности и тем, кто занимается квалифицированными профессиями с высоким спросом. В конкретных секторах, таких как медицина, креативная индустрия и преподавание, вакансий больше, чем кандидатов, а это значит, что вы должны приложить усилия, чтобы привлечь лучших кандидатов.

Недавнее исследование приема на работу в медицинские учреждения показало, что «поощрение личных связей с каждым кандидатом» имеет основополагающее значение для успешного найма в эпоху цифровых технологий. Хорошо написанное, персонализированное и профессиональное электронное письмо может улучшить восприятие вашего бизнеса среди соискателей и побудить их посетить собеседование.

Есть и финансовая необходимость. Эксперты по подбору персонала Glassdoor подсчитали, что найм нового сотрудника стоит более 4000 долларов и занимает 27,5 дней. Если на ваше письмо-приглашение по электронной почте не приходят ответы, вы можете оказаться в большом убытке.

«Почему я не могу просто отправить кандидату приглашение из календаря?» Вы можете спросить. Хотя это может быть заманчиво, вы должны сопротивляться желанию. Уведомления календаря являются обезличенными и непрофессиональными. Вы можете отправить приглашение из календаря после того, как соискатель примет его, но не делайте его первым контактом с потенциальным сотрудником. Вместо этого напишите электронное письмо, чтобы назначить собеседование.

Формат электронной почты для приглашения кандидата на собеседование

Прежде всего, электронные письма с приглашением на собеседование имеют свою цель и структуру. Вы можете узнать больше о профессиональном этикете электронной почты в нашем подробном руководстве. Тем не менее, вы должны быть немного в другом формате в своих пригласительных письмах. Вы захотите указать «кто, что, когда и где» интервью.

Мы изучили приглашения по электронной почте от нескольких ведущих мировых фирм, и у них есть семь общих черт.

Благодарим соискателя за заявку
Пригласите их на собеседование
Укажите все важные детали
Скажите им, кто будет присутствовать
Поощряйте их подключаться и подтверждать
Спросите, есть ли у них особые требования
Конец с энтузиазмом

1. Поблагодарите заявителя

Всегда приятно благодарить соискателей за усилия, которые они приложили при подаче заявки на вашу должность.

2. Пригласите их на собеседование

Сообщите соискателю, что он успешно прошел первый этап (или второй или третий, в зависимости от ситуации) и что вы приглашаете его на собеседование. Уточните тип интервью, будь то интервью по телефону, видеоинтервью или личная встреча.

3. Предоставьте все необходимые данные

Вашему заявителю необходимо будет знать дату и время собеседования, но ему может понадобиться дополнительная информация. Вы должны предоставить информацию о любых задачах, которые вы им поручите, включая презентации. Предоставьте информацию о продолжительности интервью и, если хотите, подробную информацию о структуре интервью – будь то панельное интервью, дискуссия один на один или презентация, например. Убедитесь, что вы ничего не упускаете.

4. Скажите им, кто будет присутствовать

Вежливо сообщить соискателю, кто будет присутствовать во время собеседования. Заявитель может подготовиться, проведя некоторые исследования.

5. Поощряйте их подключаться и подтверждать

Дайте понять соискателям, что вам нужен ответ. Вы можете указать крайний срок для всех ответов, особенно если у вас есть резервный список других потенциальных интервьюируемых. Предложите возможность написать по электронной почте или позвонить.

6. Спросите, есть ли у них особые требования

У вас есть юридическая обязанность следить за тем, чтобы ваш набор был справедливым, поэтому спросите соискателей, есть ли у них особые требования, которые вам, возможно, придется учесть.

7. Закончите с энтузиазмом

Завершите письмо позитивно и ободряюще. Это может стать началом чего-то особенного.

Как пригласить кандидата на собеседование по электронной почте

Предположим, вы ознакомились с нашей концепцией построения идеального профессионального электронного письма. В этом случае вам может быть интересно, как это переводится в электронное письмо с приглашением на собеседование? Давайте рассмотрим подходящий формат электронной почты для приглашения кандидатов на собеседование. Вот все, что вам нужно включить.

1. Используйте имя человека

Вы должны персонализировать свою переписку по электронной почте, поэтому вы должны использовать имя интервьюируемого. Электронные письма менее формальны, чем письма, поэтому можно использовать имя. Если вы хотите узнать больше о том, как начать профессиональную электронную почту, ознакомьтесь с нашим подробным блогом.

2. Поблагодарите их за заявку

Небольшая благодарность имеет большое значение. Поблагодарить потенциального собеседника — хороший способ начать электронное письмо, поэтому обязательно сделайте это.

3. Пригласите их на собеседование

При написании приглашения на собеседование может быть легко перейти на официальный тон, но не делайте этого. Используйте активный залог, когда говорите кандидату, что выбрали его для собеседования. Независимо от того, рассматривали вы каждое заявление или нет, вы представляете организацию, поэтому пишите именно так.

4. Предоставьте важные детали

Вспомните кто, что, когда и где. Включите все в любое электронное письмо, чтобы пригласить отобранных кандидатов на собеседование. Время, дата, место и процесс — все это важная информация, которую вы не должны упустить.

5. Сообщите заявителю, кто будет проводить с ним собеседование

Профессионально говорить людям, которые будут брать у них интервью. Это позволяет им проводить некоторые фоновые исследования, в том числе проверять профили компаний и профили LinkedIn. Прежде чем отправить электронное письмо с интервью, сообщите всем коллегам, имена которых упоминаются в сообщении.

6. Поощряйте их подключаться и подтверждать

Убедитесь, что заявитель подтверждает свое присутствие. Дайте им дату подтверждения, если хотите. Вы можете отправить электронное письмо с напоминанием за несколько дней до крайнего срока, если хотите.

7. Спросите, есть ли у них особые требования

У вас есть юридическая и моральная обязанность обеспечить, чтобы все кандидаты имели справедливые и равные шансы посетить собеседование. Признавая это и поощряя кандидатов связываться с вами, вы делаете все возможное, чтобы обеспечить прозрачность и открытость процесса.

8. Закончите профессионально

Мы написали подробный блог о лучших практиках завершения профессиональных электронных писем, в том числе о лучших завершениях для любой ситуации, включая самые формальные. Это даст вам больше информации о том, как наилучшим образом завершить электронное письмо для кандидата.

9. Проверьте письмо

Нет ничего хуже плохо написанного электронного письма кандидату. Поэтому не забудьте дважды проверить свою электронную почту, чтобы пригласить отобранных кандидатов на собеседование в случае грамматических или орфографических ошибок, прежде чем нажимать «отправить».

Образцы писем с приглашением на собеседование

Вот несколько примеров шаблонов приглашений на собеседование, которые могут оказаться полезными.

Телефонное интервью

Это относительно формально и содержит все детали, необходимые кандидату в электронном письме с приглашением на собеседование.

[email protected]

Ваша заявка на должность директора по продукту

Дорогой Стефан,

Благодарим Вас за отклик на вакансию Директор по продукту. Мы хотели бы пригласить вас на предварительное телефонное интервью с нашим генеральным директором Дэвидом Джонсом.

Звонок запланирован на 17 июня 2021 года с 9:00 до 10:00 по тихоокеанскому стандартному времени.

Это неформальное обсуждение для оценки вашей пригодности для этой роли. Он также предлагает вам возможность задать любые вопросы, которые могут у вас возникнуть о позиции.

Если вы подтвердите, хотите ли вы принять наше приглашение до 1 июня, мы будем признательны. Когда вы подтвердите свое участие, я вышлю вам приглашение из календаря со всей необходимой вам информацией.

Еще раз спасибо за вашу заявку, и я с нетерпением жду вашего ответа.

Искренне,
Мили

Видеоинтервью

Как мы уже говорили ранее, видеоконференции и электронные письма с онлайн-интервью должны включать конкретные детали для соискателей. Вот пример шаблона электронного письма с видеоинтервью.

[email protected]

Ваша заявка на должность финансового директора

Дорогая Маргарет,

Благодарим Вас за отклик на вакансию финансового директора. Мы хотели бы пригласить вас на Zoom-интервью с нашей творческой командой.

Интервью запланировано на 17 июня 2021 года с 9:00 до 10:00 по тихоокеанскому стандартному времени.

Мы хотели бы, чтобы вы подготовили 5-минутную презентацию на тему «Ценность брендинга в 2021 году». Вы можете найти подробные инструкции во вложении к этому письму. Я могу принести примеры материалов, которые вы создали, если хотите.

Если вы подтвердите, хотите ли вы принять наше приглашение до 1 июня, мы будем признательны.

Я предоставлю приглашение Zoom со всей необходимой информацией для входа. Я также предоставлю номер телеконференции, если у вас возникнут какие-либо технические проблемы в течение дня.

Еще раз спасибо за заявку на эту интересную должность, и я с нетерпением жду вашего ответа.

Искренне,
Лукас

Первое интервью

Письма для первого собеседования, как правило, формальны и кратки. Предоставляя кандидатам информацию о процессе с самого начала, вы можете уменьшить любое беспокойство, которое они могут испытывать. Это также позволяет им подготовиться, что, как мы надеемся, должно привести к более осмысленному обмену мнениями во время самого интервью. Вы также можете создать второе электронное письмо с приглашением на собеседование на основе этого шаблона.

[email protected]

Ваша заявка на должность Руководителя клинической группы

Дорогой Дипак,

Благодарим Вас за заявку на должность руководителя клинической группы. Мы хотели бы пригласить вас на собеседование с 14 до 15:30 по тихоокеанскому стандартному времени 18 июля 2021 года.

Интервью состоится в Королевской больнице Марсден. Вы будете проинтервьюированы комиссией во главе с доктором Сарой Джонсон, клиническим руководителем, и членом нашего правления.

Мы попросим вас рассказать нам о примерах того, как вы улучшили уход за пациентами на предыдущих должностях во время интервью. Мы не ожидаем, что вы будете готовить презентацию, но вы можете принести с собой любые созданные вами материалы, если пожелаете.

Если вы хотите принять участие, пожалуйста, подтвердите мне это в письменной форме до 12 июля 2021 года. Если у вас есть какие-либо особые потребности или помощь, сообщите мне об этом заранее.

Мы надеемся услышать от вас в ближайшее время и встретиться с вами в июле.

Искренне,
Джессика

Заключительное интервью

Финальное собеседование — ваш последний шанс оценить кандидатов и оценить их соответствие должности. Если есть элементы их опыта, которые вы хотели бы изучить, то будьте откровенны. Дайте кандидату возможность выразить себя и произвести на вас впечатление. Если вы хотите оставить отзыв, обычно лучше обратиться к менеджеру по подбору персонала. Вот пример окончательного приглашения на собеседование по электронной почте.

[email protected]

Ваша заявка на должность помощника юриста

Дорогая Айви,

Мы были впечатлены вашим выступлением и презентацией на предыдущем интервью. Мы хотели бы пригласить вас на финальное интервью. После этого этапа процесса мы примем решение.

В вашем предыдущем интервью мы почувствовали, что вы хорошо разбираетесь в основах права. Однако мы подумали, что вы недостаточно подробно рассказали об особенностях прецедентного права. Прежде чем мы начнем официальное структурированное интервью, мы хотели бы дать вам возможность рассказать нам о своем опыте и взглядах. Затем мы зададим вам несколько вопросов.

Интервью запланировано на 1 августа 2021 года с 09:00 до 10:30 по тихоокеанскому стандартному времени. Если вы хотите принять участие, пожалуйста, подтвердите это в письменной форме.

Я и остальная часть группы интервью с нетерпением жду встречи с вами снова.

С уважением,
Лорен

Если вы все еще пытаетесь найти правильные слова для электронных писем с приглашением на собеседование, зарегистрируйтесь на Flowrite — он преобразует последовательности слов в четкие, последовательные и привлекательные электронные письма. Если вы хотите быть первым, кто испытает будущее письма, запросите доступ сейчас.