Руководство по написанию описания работы

Должностные инструкции — мы все внимательно изучили их в поисках подходящей пары, но многие из них могут оставить нам больше вопросов, чем ответов. В настоящее время на сайте вакансий действительно более 25 миллионов вакансий, структура и содержание вашего описания работы важнее, чем когда-либо.

Должностные инструкции важны для процесса найма. Хорошо написанное описание работы должно привлекать квалифицированных кандидатов, информировать их о компании и должности, на которую они претендуют, а также устанавливать ожидания сотрудника в течение первого года работы.

Написание точного и эффективного описания работы может занять много времени, но научиться правильно его составлять стоит затраченных усилий. В этой статье мы поговорим о том, как написать сильное описание работы, которое даст кандидатам четкое представление о том, что вы ищете в сотруднике.

Что такое должностная инструкция?

Должностная инструкция — это четкий и краткий план требуемых обязанностей, квалификации и необходимых навыков. По сути, должностная инструкция — это подробное объявление о вакансии.

Цель должностной инструкции — привлечь квалифицированных кандидатов в вашу компанию или организацию. Должностная инструкция предназначена для того, чтобы установить четкие ожидания, направить на собеседование и ответить на вопрос: что делает человек в этой роли?

Что должно быть в должностной инструкции?

Должностные инструкции должны быть достаточно краткими, чтобы привлечь внимание кандидата, но достаточно длинными, чтобы дать четкое представление о роли и связанных с ней ожиданиях. Как правило, описания вакансий, содержащие от 300 до 660 слов, лучше всего работают в большинстве поисковых систем.

Описание вашей работы должно быть достаточно описательным, чтобы кандидаты понимали, подходят ли они для вашей открытой должности. Он должен включать конкретный тип работы, то, как эта работа будет выполняться, навыки, необходимые для работы, и цель работы, поскольку она связана с миссией и целями организации.

Структура должностной инструкции

Большинство работодателей используют стандартный шаблон должностной инструкции. Следование этой структуре помогает платформам по трудоустройству индексировать вашу работу, чтобы она отображалась в результатах поиска. Это также дает кандидатам возможность быстро оценить, подходит ли им работа.

Заголовок

Название представляет собой краткое описание работы, состоящее из одного-четырех слов, которое отражает ее содержание, цель и объем. Он должен придерживаться стандартных названий должностей для аналогичных ролей.

Компания

Предоставьте один абзац о миссии, культуре и преимуществах вашей компании, а также о том, что делает вашу компанию уникальной. Этот абзац также должен включать должность лица, которому подчиняется должность.

Резюме

Резюме представляет собой абзац из трех-четырех предложений , в котором представлен общий обзор роли и сферы ее ответственности. Вы также можете указать местоположение и цель работы в резюме.

Обязанности

Не путать с квалификациями, это подробный, но краткий маркированный список всех обязанностей для открытой должности. Сюда же можно отнести любые надзорные и финансовые функции.

Квалификация

Требования к навыкам и ожидаемый уровень квалификации, необходимый для должности, составляют раздел квалификаций. Требования к жестким навыкам, социальным навыкам , уровню образования, сертификатам и предыдущему опыту работы могут быть перечислены в пунктах.

Компенсации и льготы

Хотя это и не является обязательным, кандидаты предпочитают, когда компании указывают диапазон заработной платы и информацию о льготах в должностных инструкциях.

Как написать описание вакансии за 8 шагов

Написание описания работы может показаться сложной задачей. Следуйте этому пошаговому процессу, чтобы сделать его простым. Будьте готовы написать первый черновик и отредактировать его, прежде чем публиковать.

1 Должность

Следование стандартной номенклатуре названий должностей позволяет найти вашу вакансию при поиске и уменьшает путаницу среди кандидатов. Вместо того, чтобы использовать внутренний жаргон для уровней должностей и названий должностей, придерживайтесь стандартных уровней должностей и простого языка. Например, «Разработчик программного обеспечения уровня IV» должен быть «Старшим разработчиком программного обеспечения», а «Ученый по данным уровня I» должен быть «Младшим специалистом по данным». Вместо «Genius» используйте «Специалист технической поддержки». Вместо «Актеры» используйте «Продавцы-консультанты».

2 Описание компании

Кандидаты хотят знать не только о том, где они будут работать, но и о том, как они будут работать. Опишите миссию и культуру вашей компании, размер вашей организации и то, что делает вашу компанию уникальной.

3 Резюме

Этот абзац представляет собой просто обзор работы. Включите краткий абзац о ежедневных обязанностях, о том, как эта роль вписывается в вашу организацию, о возможностях роста и о том, с кем в компании эта роль будет сотрудничать.

4 Список обязанностей

Во-первых, запишите все обязанности, которые вы можете придумать для этой роли. Затем сократите полный список до семи-десяти ключевых обязанностей и добавьте их в должностную инструкцию в порядке важности . Для каждой обязанности напишите, почему и как задачи будут выполняться.

В обязанности входит:

• Обязанности, уникальные для вашей организации
• Повседневная деятельность на должности
• Финансовые обязательства, если таковые имеются
• Надзорные обязанности
• Найм и увольнение
• Дисциплина
• Назначение работы
• Подготовка
• Давать оценки производительности

5 Перечень должностных квалификаций

Начните с перечисления всех качеств, которыми должен обладать ваш идеальный кандидат.

Квалификация может включать:

• Требования к навыкам, включая жесткие навыки и мягкие навыки
• Образование
• Предыдущий опыт работы
• Сертификаты
• Годы опыта
• Технические навыки
• Коммуникации и ожидания решения проблем
• Черты характера, на которые вы надеетесь в кандидате

Затем добавьте ожидаемый уровень знаний к любому техническому навыку.

Уровни знаний:

• Практические знания означают, что кандидат понимает основные принципы и терминологию и может решать простые задачи.
• Общие знания означают, что они могут выполнять большую часть работы в типичных ситуациях и имеют полное представление о стандартных ситуациях.
• Глубокие знания предполагают наличие достаточного понимания навыка с возможностью решать необычные и типичные проблемы и консультировать по техническим вопросам.
• Всеобъемлющее знание – это обладание полным владением навыком.

Наконец, разделите навыки на две категории: обязательные и приятные. Необходимые навыки необходимы для должности. Навыки, которые желательно иметь, принесут пользу будущему сотруднику, но их можно либо обучить на рабочем месте, либо они не имеют решающего значения.

6 Компенсации и льготы

Включение компенсаций и льгот является необязательной частью должностной инструкции. Однако более половины кандидатов в одном из опросов заявили, что редко видели описания вакансий, содержащие информацию о зарплате. Диапазоны заработной платы помогут вашей работе выделиться. Согласно тому же опросу, соискатели говорят, что вознаграждение является наиболее важной частью описания работы.

Компенсация может представлять собой диапазон окладов. Некоторые компании также указывают, дает ли эта должность право на какие-либо бонусы. Льготы и льготы должны быть записаны в виде маркированного списка.

Основные льготы и преимущества:

• Оплачиваемый отпуск
• Семейный отпуск
• Уход за детьми
• 401(k) или пенсионное планирование
• Оздоровительные программы
• Медицинское, стоматологическое страхование, страхование жизни и зрения
• Гибкий график
• В офисе, удаленно или гибридно
• Стипендия на открытие домашнего офиса
• Перекусы в офисе, завтрак, обед или кофе
• Программа возмещения расходов на обучение или помощь в получении студенческого кредита
• Развитие карьеры
• Офис для собак

7 Другое

Вы можете включить дополнительную информацию помимо стандартной схемы. Вы можете включить эти пункты в конец описания своей работы, но пусть оно будет кратким.

Дополнительные элементы, которые вы можете включить:

• Рабочая среда, например, в офисе или на открытом воздухе
• Потенциальное воздействие опасностей, таких как опасные материалы, громкий шум, экстремальная жара или холод.
• Основные физические требования, такие как способность лазать, стоять, наклоняться или печатать.
• Требования к физическим усилиям, такие как подъем и указанный максимальный вес, который должен поднять работник.
• Сменная работа или нетипичные ожидания от графика, такие как рабочие выходные, ночные смены или смены по вызову
• Требования к поездке
• Детали, связанные с командой

8 Измените описание своей работы

Обязательно найдите время, чтобы отредактировать и проверить свое описание работы, прежде чем опубликовать его. Проверяйте наличие грамматических и орфографических ошибок , максимально упрощайте предложения и еще раз проверяйте, включены ли все необходимые элементы.

6 вещей, которых следует избегать в описании вакансии

Если вы хотите, чтобы вашу вакансию видели квалифицированные кандидаты, это поможет избежать этих распространенных ошибок. Попробуйте эти советы, чтобы улучшить читабельность, ясность и конкретность.

1 Подробные описания должностей

Плотное описание работы трудно читать, и это может привести к тому, что квалифицированные кандидаты покинут страницу еще до того, как подадут заявку. Включайте только основные виды деятельности и избегайте упоминания задач, которые носят случайный характер. Не включайте обязанности, которые могут быть добавлены в будущем. Оставаясь кратким, вы улучшите понимание кандидатов.

2 Неясные обязанности

Избегайте двусмысленности в описании работы. Если вы используете глаголы действия, опишите, как позиция выполняет эти глаголы. Попробуйте поставить после глагола слово by, а затем подробно описать операции, выполняемые для выполнения этой задачи.

Например, вместо «Помогает менеджеру по маркетингу» напишите «Помогает менеджеру по маркетингу в планировании контента, исследуя ключевые слова, отслеживая эффективность блога и планируя темы».

3 Резервирование

Сэкономьте время себе и своим кандидатам, избегая избыточности. Просмотрите свое описание работы после того, как вы написали первый черновик, и найдите повторяющиеся слова или обязанности. Если есть возможность, попробуйте объединить связанные задачи в разделах «Обязанности» или «Квалификации».

4 Жаргон

Если вы сомневаетесь, всегда используйте более простой способ формулировки чего-либо. Кроме того, сделайте язык описания своей работы как можно более инклюзивным. Чтобы сделать ваше описание работы всеобъемлющим, избегайте использования гендерных местоимений и воздержитесь от использования внутрикорпоративного жаргона.

5 Неточная квалификация

Лучше всего указать только минимальные навыки, необходимые для данной должности. Перечисление необоснованных ожиданий может привести к тому, что вы получите сверхквалифицированного кандидата, который в долгосрочной перспективе не подходит для этой вакансии.

6 Запрещенный язык

Комиссия США по равным возможностям при трудоустройстве регулирует некоторые аспекты процесса трудоустройства . Прежде чем публиковать описание вакансии, освежите в памяти эти требования. Избегайте любых утверждений, касающихся возраста, пола, религии и семейного положения.

Примеры должностных инструкций

Пример 1: Старший технический писатель

Старший технический писатель

Местонахождение: Сан-Франциско

О компании:

Мы быстрорастущий стартап электронной коммерции со штаб-квартирами в Сиэтле, Сан-Франциско и Бостоне. Мы считаем, что культура является продуктом чуткого руководства и общего понимания цели. Наша компания — это место, где все люди чувствуют себя принадлежащими. При масштабировании мы ставим разнообразие, автономию и поддержку на первое место.

О работе:

Эта должность рассчитана на полный рабочий день и требует работы в нашем офисе в Сан-Франциско не менее трех дней в неделю. Как старший технический писатель , вы будете писать точную, интересную и удобную документацию, которая соответствует руководству по стилю нашей компании. Вы также будете нести ответственность за документацию, используемую внешними разработчиками. Старший технический писатель подчиняется инженеру по связям с разработчиками и работает с командами разработки, управления продуктами, обеспечения качества (QA), маркетинга и взаимодействия с пользователем (UX).

Обязанности:

• Координация совместной работы группы технических писателей с инженерами, QA, менеджерами по продуктам и другими внутренними командами для планирования, исследования, написания и пересмотра документации, такой как обзоры, учебные пособия, инструкции по установке и настройке, учебные материалы и инструкции API.
• Сотрудничайте с другими авторами для документирования набора приложений и продуктов электронной коммерции компании.
• Пишите для разных типов читателей, включая нетехнических конечных пользователей, программистов, системных администраторов и интеграторов.
• Создание и обеспечение соблюдения командных политик, процедур и руководств по стилю
• Контролировать экспертное редактирование и производственные обзоры

Минимальная квалификация:

• Всесторонние навыки технического письма и редактирования
• Всесторонние аналитические навыки
• Тщательная способность работать в быстро меняющейся среде с меняющимися требованиями и приоритетами проекта
• Степень бакалавра в области технических коммуникаций, соответствующая степень бакалавра или не менее пяти лет опыта написания документации для веб-программного обеспечения.
• Общие коммуникативные навыки и навыки работы в команде
• Инициатива в консультациях с профильными экспертами из групп разработки, поддержки и управления продуктами
• Портфолио работ и/или образцы написания

Предпочтительная квалификация:

• Общий опыт работы с документацией по Ruby on Rails, MySQL, Memcached и Redis.
• Внимание к деталям с творческим подходом
• Способность любезно и эффективно реагировать на отзывы об опубликованной работе от клиентов и внутреннего персонала
• Желание учиться новым навыкам и расти вместе с командой
• Умение развиваться в условиях совместной работы
• Общие знания о программном обеспечении для публикации документации

Компенсации и льготы

• Диапазон вознаграждения: 68 000–100 000 долларов США.
• Программа помощи сотрудникам (EAP)
• Оплачиваемый отпуск по уходу за ребенком
• Пенсионные льготы
• Гибкое время отпуска
• Пригородные льготы
• Счет расходов на образ жизни
• Страхование жизни и AD&D
• Страховка по инвалидности
• Комплексные медицинские преимущества

Ваше заявление должно включать следующее:

• Ссылка на ваше портфолио и любую работу, через которую вы руководили командой
• Ваше резюме или профиль LinkedIn

Пример 2: специалист по данным

Специалист по данным

Местоположение: удаленно

О компании:

Пять лет назад мы основали биотехнологическую компанию в Нью-Йорке. Мы создали технологию искусственного интеллекта для ранней онлайн-диагностики заболеваний. В нашей компании сорок сотрудников из десяти стран. Все общение на английском языке. Мы стремимся развивать творческую, инновационную и разнообразную экосистему.

Наши данные предсказывают, что мы можем продлить жизнь на двадцать лет и замедлить старение, выявляя болезни раньше. Мы получили три награды за мобильное приложение как один из двадцати лучших стартапов в сфере здравоохранения. Мы выпустили веб-приложение, приложение для iOS и скоро выпустим на Android. За месяц мы получили более 10 000 загрузок мобильного приложения.

Рабочие обязанности:

• Создавайте прогностические модели для проектирования путем оценки и разработки вычислительных методов, расшифровывающих биофизические характеристики из предоставленных наборов данных.
• Разрабатывайте и применяйте сложные решения для машинного обучения и глубокого обучения к частным и общедоступным наборам данных.
• Оптимизация текущего рабочего процесса за счет запроса данных и извлечения признаков, включая модификацию аффинности, проектирование перекрестной реактивности, многопараметрическую оптимизацию, прогнозирование и снижение рисков ответственности, разработку мультиспецифических антител и дизайн антител de novo.
• Работайте с командой специалистов по данным и инженеров, чтобы выявлять и устранять проблемы при обслуживании, оптимизации и расширении мобильных приложений.

Минимальная квалификация:

• Степень бакалавра в области науки о данных и биологии, соответствующая степень бакалавра или более пяти лет опыта работы с машинным обучением и биотехнологиями.
• Глубокие знания Swift, Kotlin, HTML, Python 3.9, Django, scikit-learn, pandas, NumPy и PyTorch
• Опыт разработки мобильных приложений и машинного обучения не менее года

Предпочтительный опыт:

• Общие знания RIB, Scrapy, Bs4, XGBoost, LightGBM, Hyperopt и CatBoost
• Знание бэкенда, фронтенда, науки о данных и компьютерного зрения

Компенсации и льготы:

• Диапазон заработной платы : 75 000–120 000 долларов США.
• Комплексное медицинское страхование
• Стипендия на открытие домашнего офиса
• Предоставляется корпоративный компьютер
• Дополнительные криптовалютные бонусы
• 401(к) матч программа
• Визовая программа США для членов команды, проработавших более года