Как написать рекомендательное письмо

Если кто-то — нынешний или бывший студент, коллега, стажер, сотрудник или подопечный — просит вас написать ему рекомендательное письмо, найдите минутку и гордитесь собой. Вы оказали на них влияние, и они достаточно доверяют вам, чтобы попросить вас помочь им продвинуться вперед в карьере, образовании или в чем-то еще.

После того, как вы похлопаете себя по спине, приступайте к написанию такого рекомендательного письма, которое выделит их как идеального кандидата на должность, которую они ищут. Это ключ к написанию эффективного рекомендательного письма: недостаточно заявить, что он замечательный человек; вам необходимо продемонстрировать, что они будут полезны для компании, школы или программы, на которую они подают заявку.

Что такое рекомендательное письмо?

Рекомендательное письмо — это честное свидетельство о человеке, которое рекомендует его на конкретную роль, грант или принятие в программу. Хотя цель состоит в том, чтобы представить тему письма в наилучшем свете, вам необходимо представить информацию в фактической форме.

Виды рекомендательных писем

Есть несколько различных, распространенных причин, по которым человек может попросить рекомендательное письмо. Цель каждого рекомендательного письма одна и та же: представить кандидата как идеального кандидата на должность или программу, которую он ищет. Но подходящие темы для вашего письма различаются в зависимости от типа.

Академические рекомендательные письма

Если вас попросили написать рекомендательное письмо для студента, в вашем письме должно быть конкретно сказано об его академической успеваемости, а такжео чертах характера, которые делают его сильным кандидатом на место в программе или грант, на который он претендует. Могут быть различные сценарии подачи заявления, в которых студент может попросить рекомендательное письмо:

• Бакалавриат колледжа
• Конкретная академическая программа в колледже, например программа с отличием или конкретная специальность.
• Высшее, медицинское или юридическое образование
• Грант или стипендия
• Стажировка или стипендия

По возможности адаптируйте свое рекомендательное письмо к конкретному учебному заведению или программе, в которую студент претендует на зачисление.

Профессиональные рекомендательные письма

Профессиональные рекомендательные письма — еще один довольно распространенный тип рекомендательных писем. Многие кандидаты просят бывших работодателей и наставников помочь им в поиске работы, порекомендовав их на должности.

Вот ключевое различие между академическим рекомендательным письмом и профессиональным: в профессиональном рекомендательном письме внимание должно быть почти исключительно сосредоточено на профессиональных качествах кандидата и его пригодности для конкретной роли, которую он ищет.

Рекомендации по аренде жилья

Другой вид рекомендательного письма предназначен для аренды дома. Часто арендодатели просят потенциальных арендаторов дать рекомендации предыдущих арендодателей об их опыте работы с арендаторами. Если вас попросят написать такое рекомендательное письмо, помните об опасениях нового арендодателя и подчеркните опыт, который сделал ваши отношения с арендатором положительными, например, их оперативность в оплате арендной платы и заботу, которую они проявили к арендатору. свойство.

Формат рекомендательного письма

Ваше рекомендательное письмо не должно занимать больше страницы. Его длина должна быть примерно такой же, как и сопроводительное письмо : несколько сжатых, целенаправленных абзацев, которые выражают вашу точку зрения без лишних слов.

По тону рекомендательное письмо должно быть профессиональным. Напишите его тем же тоном, которым вы бы писали электронное письмо профессиональному контакту или рекомендательное письмо . Оно не должно быть в том же формальном тоне, как если бы вы писали академическое письмо, но оно также не должно предполагать знакомство с получателем или читаться как случайное письмо. Использование неподходящего тона в рекомендательном письме может плохо отразиться на человеке, которого вы рекомендуете, поэтому убедитесь, что ваш тон правильный .

В большинстве случаев ваше рекомендательное письмо должно иметь следующий формат:

Приветствие

В первой строке письма напрямую поприветствуйте получателя. Не пытайтесь проявить здесь творческий подход; простое «Уважаемый господин/госпожа/миссис/Мкс./доктор». ____» — лучший выбор. Если вы не знаете имени получателя, начните письмо со слов «Кому это может касаться».

Введение

В следующей строке четко укажите имя кандидата и должность, на которую вы его рекомендуете. Вы также можете представиться в этом разделе. Вот несколько примеров эффективных вступительных строк:

«Пишу, чтобы рекомендовать[имя и фамилию кандидата]для поступления в[название университета]. Я имел удовольствие преподавать[кандидату]последние три года в[название средней школы]».

«Я с удовольствием рекомендую[имя и фамилия кандидата]на должность копирайтера в[название агентства].[Кандидат]и я работали вместе в[Компании]последние шесть лет».

Обзор

В этом разделе четко укажите качества, которые делают кандидата идеальным кандидатом на должность, которую он ищет. В зависимости от типа рекомендации, которую вы даете, это может быть сочетание личностных качеств и навыков или же оно может быть строго сосредоточено на навыках и достижениях кандидата.

Личный анекдот

Подробно раскройте черты, которые вы обсуждали в своем обзоре, с помощью личных историй, подчеркивающих черты и навыки кандидата. Будьте здесь как можно более конкретны — если был конкретный проект, в котором кандидат взял на себя ведущую роль, или есть статистика об его работе, которой вы можете поделиться, включите ее сюда.

Заключительное заявление

Завершите свое письмо заявлением, подтверждающим вашу рекомендацию. Это заявление может включать в себя личное свидетельство, как в следующем примере:

«После сдачи в аренду[Кандидату]в течение последних двух лет я могу с уверенностью рекомендовать ее как ответственного и добросовестного арендатора».

Подпись

Завершите письмо подписью.

Как и профессиональная подпись в электронном письме, подпись в рекомендательном письме должна включать не только ваше имя. Хотя вы, вероятно, упомянули в своем письме о своем родстве с кандидатом, укажите под своим именем свое профессиональное звание.

Получатель письма, возможно, захочет связаться с вами, чтобы обсудить кандидата подробнее, поэтому облегчите ему возможность связаться с вами, включив свою контактную информацию в свою подпись. Обычно лучше всего указать номер телефона и адрес электронной почты, а также часы работы.

Советы, которые следует учитывать при написании рекомендательного письма

Держите это актуальным

Возможно, кандидат спас семью ягнят из горящего сарая. Это героически и восхитительно, но если они не претендуют на работу в местную пожарную службу, это, вероятно, не имеет отношения к вашему письму.

Как и сопроводительное письмо, ваше рекомендательное письмо должно быть кратким. В нем должны быть подчеркнуты основные причины, по которым кандидат является идеальным выбором для должности, которую он ищет, и любые детали, которые вы решите включить, должны подтверждать эти причины. Обсуждение характера кандидата может быть полезным, но свяжите его с его пригодностью для той роли, которую он претендует: если он подает заявление в школу медсестер, обсуждение его приверженности этике является важной деталью, которую следует включить. Если заявка подается на грант на проведение археологических исследований, обязательно упомяните исследовательские проекты, которые они возглавляли во время работы с вами.

Включите конкретные анекдоты, факты и статистику.

Чем больше конкретных фактов о работе кандидата вы располагаете, тем убедительнее будет ваше рекомендательное письмо. Например, если вы пишете письмо коллеге, который ищет должность в области цифрового маркетинга, упомяните конкретные показатели конверсии, которых они достигли, работая с вами. Точно так же, если вы рекомендуете старшеклассника поступить в университет, обязательно включите в свое письмо анекдоты об его успехах на конкретных заданиях и/или внеклассных мероприятиях.

Используйте позитивный, дружелюбный, но профессиональный тон.

Как мы упоминали выше, правильный тон рекомендательного письма — профессиональный, но в то же время доступный. Ваши отношения с кандидатом и ваше уважение к нему должны быть очевидны в тоне вашего письма.

Если вы не можете написать эффективное рекомендательное письмо, не

Вы можете оказаться в ситуации, когда не сможете написать честное и эффективное рекомендательное письмо для того, кто об этом попросит. Это может быть потому, что вы просто недостаточно хорошо знаете человека или его работу, или же вы считаете его работу неудовлетворительной или неудовлетворительной.

В любом случае профессиональный способ отклонить запрос — просто сказать им, что вы недостаточно знакомы с их работой, чтобы эффективно обсуждать ее, или не считаете, что вы лучший человек, чтобы написать им рекомендательное письмо. В зависимости от ситуации вы можете направить их к другому человеку в вашей организации, который лучше знаком с их работой и, следовательно, более способен написать эффективное рекомендательное письмо. Если это невозможно, просто дайте им знать, что вы не можете написать им рекомендательное письмо, и оставьте все как есть. Сейчас не время принижать их работу или рассказывать, почему она вас не впечатляет.

Ошибки, которых следует избегать

Обобщая

Взгляните на эти два отзыва:

« Луис был отличным учеником. Он очень умный и трудолюбивый, и благодаря этим качествам я знаю, что он добьется успеха в Университете Рутгерса».

«Когда Луис посещал мои курсы химии I и химии II, он всегда выкладывался на 100 процентов в своих заданиях. Он продемонстрировал свой врожденный интеллект и преданность школьным занятиям через вдумчивые и часто творческие ответы на вопросы и задания критического мышления. Благодаря его энтузиазму, целеустремленности и способности выполнять сложную курсовую работу я знаю, что он добьется успеха в Университете Рутгерса».

Во втором примере автор письма обсуждает конкретные курсы, которые Луис посещал, и то, как он усердно работал на этих курсах. Есть много отличных студентов (и они претендуют на одно и то же ограниченное количество мест в университете), поэтому очень важно, чтобы в вашем письме было указано именно то , чтоделает кандидата идеальным выбором.

Гипербола

Точно так же, как не следует отправлять общий отчет о достижениях кандидата, избегайте их приукрашивания. Сравните эти два примера:

«Никто никогда не был лучшим продавцом, чем Алисия».

«Алисия каждый квартал превышала прогнозируемые показатели продаж».

В первом примере, даже если это правда, он больше похож на описание персонажа комикса, чем на отзыв о работе реального человека. Использование преувеличений в рекомендательном письме подрывает доверие к нему, что может снизить вероятность того, что кандидат будет принят или принят на работу.

Не представляясь

В своем письме вы лично ручаетесь за кандидата. Чтобы такое поручительство имело какой-либо эффект, человек, читающий ваше письмо, должен знать, кто вы и почему вы имеете право рекомендовать кандидата. Достаточно краткого вступления и одного-двух предложений о ваших отношениях с кандидатом.

Примеры рекомендательных писем

Вы можете найти отличные образцы рекомендательных писем по всему Интернету. Просто найдите тип письма, которое вы пишете, и вы найдете множество примеров эффективных писем.

Взгляните на это академическое рекомендательное письмо .

В нем бывший научный руководитель обсуждает пригодность кандидата для поступления в аспирантуру. Это важный момент, о котором следует помнить: даже если вы знали кандидата в профессиональной среде, ваше понимание его работы может быть столь же ценным, как и рекомендация академического контакта, когда он подает заявление в колледж или аспирантуру.

Вот пример профессионального рекомендательного письма .

Посмотрите, как это письмо выделяет своего кандидата, обсуждая конкретные примеры, в которых он делал все возможное? Если у вас есть такие анекдоты, которыми вы можете поделиться, включите их в свое письмо.

Рекомендательное письмо

Что такое рекомендательное письмо?

Рекомендательное письмо — это письменное свидетельство способностей, достижений и способности человека к дальнейшему росту.

Как мне начать рекомендательное письмо?

Начните свое рекомендательное письмо с приветствия, выражающего признательность читателю письма. По возможности обращайтесь к ним по имени. Если это невозможно, используйте официальное профессиональное приветствие, например «Кому это может касаться».

Что должно быть в рекомендательном письме?

Рекомендательное письмо должно содержать следующее:

• Введение, в котором указывается имя кандидата и должность, на которую он претендует.
• Четкое заявление о ваших отношениях с кандидатом
• Честный отзыв о своей работе
• Четкая рекомендация кандидата
• Подпись, содержащая вашу контактную информацию

Как мне закончить рекомендательное письмо?

Завершите рекомендательное письмо подписью, включающей название вашей должности и контактную информацию. Включив их, читатель письма сможет легко связаться с вами, чтобы обсудить кандидата более подробно.

Пишите уверенно, когда рекомендуете лучшее.

Даже самое блестящее рекомендательное письмо выставит его тему плохим кандидатом, если оно изобилует орфографическими и грамматическими ошибками. Прежде чем отправить письмо субъекту (или его потенциальному новому руководителю), попросите Grammarly еще раз просмотреть его, чтобы выявить ошибки, которые вы могли пропустить, и внести предложения, которые вы можете использовать для написания более эффективного рекомендательного письма.

Эта статья была первоначально написана Кимберли Джоки в 2017 году. Она была обновлена ​​и теперь включает новую информацию.