Как написать рекомендательное письмо

Если кто-то — нынешний или бывший студент, коллега, стажер, сотрудник или подопечный — попросит вас написать ему рекомендательное письмо, найдите минутку, чтобы гордиться собой. Вы оказали на них влияние, и они достаточно доверяют вам, чтобы попросить вас помочь им продвинуться вперед в их карьере, образовании или чем-то еще.

После того, как вы похлопаете себя по плечу, приступайте к написанию рекомендательного письма, которое выделит их как идеальных кандидатов на должность, которую они ищут. Это ключ к написанию эффективного рекомендательного письма: недостаточно просто сказать, что он отличный человек; вам необходимо продемонстрировать, что они будут полезны для компании, учебного заведения или программы, на которую они претендуют.

Что такое рекомендательное письмо?

Рекомендательное письмо — это честный отзыв о человеке, который рекомендует его на определенную роль, грант или принятие в программу. Хотя цель состоит в том, чтобы представить тему письма в наилучшем свете, вам необходимо представить информацию на основе фактов.

Виды рекомендательных писем

Есть несколько разных, распространенных причин, по которым человек может попросить рекомендательное письмо. Цель у всех рекомендательных писем одна и та же: представить кандидата как идеально подходящего для должности или программы, которую он ищет. Но правильные темы для освещения в вашем письме различаются в зависимости от типа.

Академические рекомендательные письма

Если вас попросили написать рекомендательное письмо для студента, в нем должно быть конкретно сказано об его академической успеваемости , а также о чертах характера, которые делают его сильным кандидатом на место в программе или грант, который он ищет. Могут быть различные сценарии подачи заявления, когда студент может попросить рекомендательное письмо:

• Колледж бакалавриата
• Конкретная академическая программа в колледже, такая как программа с отличием или конкретная специальность
• Высшее медицинское или юридическое образование
• Грант или стипендия
• Стажировка или стипендия

По возможности адаптируйте свое рекомендательное письмо к конкретному учебному заведению или программе, куда студент хочет поступить.

Профессиональные рекомендательные письма

Профессиональные рекомендательные письма — еще один довольно распространенный тип рекомендательных писем. Многие кандидаты просят бывших работодателей и наставников помочь им в поиске работы, рекомендуя их на должности.

Вот ключевое различие между академическим рекомендательным письмом и профессиональным письмом: в профессиональном рекомендательном письме основное внимание должно быть сосредоточено почти исключительно на профессиональной деятельности кандидата и его пригодности для конкретной роли, которую он ищет.

Рекомендации по аренде жилья

Еще один вид рекомендательного письма – для аренды жилья. Часто арендодатели просят потенциальных арендаторов дать рекомендации от предыдущих арендодателей об их опыте работы с арендаторами. Если вас попросят написать рекомендательное письмо такого типа, помните об опасениях нового арендодателя и подчеркните опыт, который сделал ваши отношения с арендатором положительными, например, их оперативность в оплате арендной платы и заботу, которую они проявляли имущество.

Формат рекомендательного письма

Ваше рекомендательное письмо не должно быть больше страницы. Сохраняйте его примерно такой же длины, как и сопроводительное письмо : несколько плотных, сфокусированных абзацев, которые без лишних слов выражают вашу точку зрения.

По тону рекомендательное письмо должно быть профессиональным. Напишите это в том же тоне, который вы использовали бы, чтобы написать электронное письмо профессиональному контактному лицу или рекомендательное письмо . Оно не должно быть в том же официальном тоне, что и академическое письмо, но оно также не должно предполагать фамильярность получателя или читаться как обычное письмо. Использование неподходящего тона в рекомендательном письме может плохо отразиться на человеке, которого вы рекомендуете, поэтому позаботьтесь о правильном тоне .

В большинстве случаев ваше рекомендательное письмо должно соответствовать следующему формату:

Приветствие

В первой строке вашего письма поприветствуйте получателя напрямую. Не пытайтесь проявить творческий подход здесь; простое «Уважаемый господин/госпожа/госпожа/Mx./Dr. ____» — лучший выбор. Если вы не знаете имени получателя, начните свое письмо со слов «Кого это может касаться».

Введение

В следующей строке четко укажите имя кандидата и должность, на которую вы его рекомендуете. Вы также можете представиться в этом разделе. Вот несколько примеров эффективных вводных строк:

• «Я пишу, чтобы рекомендовать [имя и фамилию кандидата] для поступления в [название университета] . Я имел удовольствие преподавать [кандидату] в течение последних трех лет в [название средней школы] ».
• «Я рад рекомендовать [имя и фамилию кандидата] на должность копирайтера в [название агентства] . [Кандидат] и я работали вместе в [Компании] последние шесть лет».

Обзор

В этом разделе четко укажите качества, которые делают кандидата идеальным кандидатом на должность, которую он ищет. В зависимости от типа рекомендации, которую вы даете, это может быть сочетание личностных качеств и навыков или же оно может быть строго сосредоточено на навыках и достижениях кандидата.

Личный анекдот

Разработайте черты, которые вы обсуждали в своем обзоре, с помощью личных историй, которые подчеркивают черты и навыки кандидата. Будьте здесь как можно более конкретными — если был конкретный проект, в котором кандидат взял на себя инициативу, или есть статистика, которой вы можете поделиться об их работе, включите их сюда.

Заключительное заявление

Завершите свое письмо утверждением, подтверждающим вашу рекомендацию. Это заявление может включать личное свидетельство, например, следующий пример:

«После аренды у [Кандидат] в течение последних двух лет, я могу с уверенностью рекомендовать ее как ответственного, добросовестного арендатора».

Подпись

Завершите письмо подписью.

Подобно профессиональной подписи в электронной почте, подпись в рекомендательном письме должна включать не только ваше имя. Хотя вы, вероятно, упомянули о своих отношениях с кандидатом в своем письме, укажите свой профессиональный титул под своим именем.

Получатель письма может захотеть связаться с вами для дальнейшего обсуждения кандидата, поэтому упростите им возможность связаться с вами, включив вашу контактную информацию в свою подпись. Обычно лучше всего указать номер телефона и адрес электронной почты, а также часы работы.

Советы, о которых следует помнить, когда вы пишете рекомендательное письмо

Держите это актуальным

Может быть, кандидат спас семью ягнят из горящего амбара. Это героически и восхитительно, но если они не претендуют на работу в местной пожарной службе, это, вероятно, не имеет отношения к вашему письму.

Как и сопроводительное письмо, рекомендательное письмо должно быть кратким. В нем должны быть указаны основные причины, по которым кандидат является идеальным выбором для должности, которую они ищут, и любые детали, которые вы решите включить, должны подтверждать эти причины. Обсуждение характера кандидата может быть полезным, но свяжите его с его пригодностью для роли, которую он ищет — если он подает заявление в школу медсестер, обсуждение его приверженности этике — важная деталь, которую следует включить. Если заявка на грант для проведения археологических исследований, обязательно упомяните исследовательские проекты, которые они возглавляли во время работы с вами.

Включите конкретные анекдоты, факты и статистику

Чем больше у вас будет конкретных фактов о работе кандидата, тем убедительнее будет ваше рекомендательное письмо. Например, если вы пишете письмо коллеге, который ищет должность в области цифрового маркетинга, укажите конкретные коэффициенты конверсии, которых они достигли за время работы с вами. Точно так же, если вы рекомендуете старшеклассника в университет, убедитесь, что вы включили в свое письмо анекдоты об их успехах в конкретных заданиях и/или внеклассных мероприятиях.

Используйте позитивный, дружелюбный, но профессиональный тон

Как мы упоминали выше, правильный тон для рекомендательного письма — профессиональный, но доступный. Ваши отношения с кандидатом и ваше уважение к ним должны быть очевидны в тоне вашего письма.

Если вы не можете написать эффективное рекомендательное письмо, не

Вы можете оказаться в ситуации, когда вы не сможете написать честное и действенное рекомендательное письмо тому, кто его об этом попросит. Это может быть связано с тем, что вы просто недостаточно хорошо знаете этого человека или его работу, или вы нашли их работу не впечатляющей или неудовлетворительной.

В любом случае профессиональный способ отклонить запрос — просто сказать им, что вы недостаточно знакомы с их работой, чтобы обсуждать ее эффективно, или что вы не считаете себя лучшим человеком, чтобы написать им рекомендательное письмо. В зависимости от ситуации вы можете направить их к другому человеку в вашей организации, который лучше знаком с их работой и, следовательно, может лучше написать эффективное рекомендательное письмо. Если это невозможно, просто сообщите им, что вы не можете написать им рекомендательное письмо, и остановитесь на этом. Сейчас не время принижать их работу или объяснять, почему она вас не впечатлила.

Ошибки, которых следует избегать

Обобщение

Взгляните на эти два свидетельства:

• «Луис был отличным учеником. Он очень умен и трудолюбив, и благодаря этим качествам я знаю, что он добьется успеха в Университете Рутгерса».
• «Когда он посещал мои занятия по химии I и химии II, Луис всегда выкладывался на все 100 процентов. Он продемонстрировал свой врожденный интеллект и преданность учебе вдумчивыми и часто творческими ответами на критические вопросы и задания. Из-за его энтузиазма, энергии и способности справляться со сложной курсовой работой я знаю, что он добьется успеха в Университете Рутгерса».

Во втором примере автор письма обсуждает конкретные курсы, которые посещал Луис, и то, как он усердно работал на этих курсах. Есть много замечательных студентов (и они подают заявки на одно и то же ограниченное количество университетских мест), поэтому очень важно, чтобы в вашем письме было точно указано, что делает кандидата идеальным выбором.

гипербола

Точно так же, как вы не должны присылать общий отчет о достижениях кандидата, избегайте их приукрашивания. Сравните эти два примера:

• «Никто никогда не был лучшим продавцом, чем Алисия».
• «Алисия превышала запланированные показатели продаж каждый квартал».

В первом примере, даже если это правда, больше похоже на описание персонажа из комиксов, чем на отзыв о работе реального человека. Использование преувеличений в вашем рекомендательном письме подрывает доверие к нему, что может снизить вероятность того, что кандидат будет принят или принят на работу.

Не представляя себя

В своем письме вы лично ручаетесь за кандидата. Чтобы это подтверждение имело какое-либо значение, человек, который читает ваше письмо, должен знать, кто вы и почему вы имеете право рекомендовать кандидата. Достаточно краткого вступления и одного-двух предложений о ваших отношениях с кандидатом.

Примеры рекомендательного письма

Вы можете найти отличные образцы рекомендательных писем по всему Интернету. Просто найдите тип письма, которое вы пишете, и вы найдете множество примеров писем, которые работают.

Взгляните на это академическое рекомендательное письмо .

В нем бывший научный руководитель обсуждает пригодность кандидата для поступления в аспирантуру. Это важный момент, о котором следует помнить: даже если вы знали кандидата в профессиональной среде, ваше понимание его работы может быть столь же ценным, как и рекомендация академического контакта при подаче заявления в колледж или аспирантуру.

Вот пример профессионального рекомендательного письма.

Посмотрите, как это письмо выделяет своего кандидата, обсуждая конкретные примеры, в которых он сделал все возможное? Если у вас есть такие анекдоты, которыми вы можете поделиться, включите их в свое письмо.

Рекомендательное письмо

Что такое рекомендательное письмо?

Рекомендательное письмо — это письменное свидетельство о способностях, достижениях и способности человека к дальнейшему росту.

Как начать рекомендательное письмо?

Начните свое рекомендательное письмо с приветствия, которое признает читателя письма. По возможности обращайтесь к ним по имени. Если это невозможно, используйте официальное профессиональное приветствие, например: «Кому это может быть важно».

Что должно быть в рекомендательном письме?

Рекомендательное письмо должно включать в себя следующее:

• Введение, в котором указывается имя кандидата и должность, на которую он претендует.
• Четкое заявление о ваших отношениях с кандидатом
• Честный отзыв о своей работе
• Четкие рекомендации кандидата
• Подпись, которая включает вашу контактную информацию

Как закончить рекомендательное письмо?

Завершите свое рекомендательное письмо подписью, включающей название вашей должности и контактную информацию. Включив их, читатель письма может легко связаться с вами, чтобы обсудить кандидата более подробно.

Пишите уверенно, когда рекомендуете лучшее

Даже самое блестящее рекомендательное письмо заставит его тему выглядеть плохим кандидатом, если оно изобилует орфографическими и грамматическими ошибками. Прежде чем отправить письмо его теме (или их предполагаемому новому руководителю), попросите Grammarly еще раз просмотреть его, чтобы выявить ошибки, которые вы могли пропустить, и внести предложения, которые вы можете использовать, чтобы написать более эффективное рекомендательное письмо.

Эта статья была первоначально написана Кимберли Джоки в 2017 году. Она была обновлена, чтобы включить новую информацию.