Как написать протокол собрания с примерами

Ведение протокола собрания может показаться обыденным или критически важным, в зависимости от того, что стоит на повестке дня, но всегда важно, чтобы ваше письмо было ясным и точным. Как бы вы ни относились к своей роли расшифровщика, запись эффективных протоколов собраний является долгосрочным важным моментом для любой организации, проводящей собрания.

В этой статье мы обсудим, как профессионально писать протоколы встреч, чтобы все участники четко понимали, что происходило во время встречи, просто прочитав протокол. Вот несколько советов и шаблонов, которые помогут вам легко составить протокол собрания .

Что такое протокол собрания?

Протокол заседания представляет собой письменный отчет о заседании или слушании. Протоколы обычно структурированы и формальны, чтобы ими можно было поделиться после собрания, и они могут служить историческими документами в будущем.

Для тех, кто не смог присутствовать на встрече , минуты введут их в курс дела. Протоколы также предлагают отчетность по вопросам действий, которые обсуждались во время собрания.

Что еще более важно, если организация попадает в какую-либо юридическую ситуацию, протокол служит официальным документом, подтверждающим комплексную осмотрительность, этику и соблюдение устава.

Кто ведет протокол собрания?

Секретарь чаще всего ведет протокол заседания. Некоммерческие организации, государственные учреждения, школы, государственные компании и профсоюзы обычно обязаны вести официальные протоколы собраний. Однако многие другие компании также используют протоколы совещаний для ведения официальных записей.

Как написать протокол собрания

Стиль и содержание протоколов заседаний будут различаться в зависимости от организации и ее структуры. В любом случае, вы всегда должны указывать основные сведения, такие как дата, время и участники. Но многие организации также выиграют от наличия других, необязательных элементов, таких как дополнительные документы и действия. Читайте дальше, чтобы узнать, что включить в протокол собрания.

8 основных элементов протокола собрания

Вот основные пункты, которые следует включить в протокол собрания:

1 Дата

2 раза

3 Расположение

4 участника

5 обсуждаемых тем

6 движений

7 результатов голосования

8 Дата и место следующей встречи

Что еще должен включать протокол собрания?

Большинство организаций добавляют по крайней мере один или два дополнительных элемента в свои протоколы совещаний. Помимо самого необходимого, ваши заметки о встречах могут включать и структурироваться так, как лучше всего соответствует потребностям вашей организации.

Вот некоторые специальные элементы, которые вы можете включить в протоколы собраний:

• Дополнительные документы
• Действия
• Цель встречи
• Вопросы, которые будут обсуждаться в следующий раз
• Обновления статуса проекта и результаты голосования
• Следующие шаги, такие как исследования и последующие действия
• Раздел для определения участников, которые являются гостями, не голосуют или докладчиками.
• Исправления или дополнения к протоколу предыдущего заседания

5 советов по написанию протокола собрания

После закрытия собрания используйте свои заметки, чтобы писать и редактировать протоколы, а затем делиться ими. Полезно записать протокол собрания сразу после его завершения, чтобы ничего не пропустить.

1 Будьте последовательны

Полезно использовать шаблон каждый раз, когда вы ведете протокол собрания. Таким образом, все они будут расположены одинаково, и вам не придется тратить время на добавление заголовков и пунктов списка . Это будет полезно позже, когда другим людям в организации понадобится ссылаться на них. Некоторые организации для повышения эффективности даже указывают свою повестку дня и ожидаемых участников в протоколах встреч.

2 Запишите это

Когда вы начнете работать секретарем, у вас могут возникнуть проблемы с ведением заметок. Если вы столкнулись с этим, рассмотрите возможность записи встречи. Вы можете сделать это с помощью любого смартфона, устройства записи звука или камеры. Позже вы можете использовать службу транскрипции искусственного интеллекта или просто прослушать запись в качестве освежения, когда это необходимо. Однако перед записью обязательно сообщите участникам, что они записываются.

3 Сделайте свои заметки видимыми во время встречи

Иногда встречи носят совместный характер . Иногда это может показаться хаотичным и затруднить уследить за всем. Если вы сделаете заметки доступными для просмотра на проекторе или поделитесь своим экраном или документом во время встреч, ваши товарищи по команде смогут внести в них свой вклад.

4 Подведение итогов

Когда вы пишете заметки о встрече, подведите итоги . Вам следует документировать как можно больше информации, но не записывайте все дословно. Нет необходимости записывать все, что было сказано в протоколе встречи. Вам также может быть трудно удержаться, если вы попытаетесь записать весь разговор слово в слово. Упростите и уточните, что произошло во время встречи.

5. Пометьте комментарии инициалами.

Если несколько человек на собрании высказали мнение по какому-либо вопросу, можно использовать инициалы участников, чтобы указать, кто и что внес. Вы также можете использовать инициалы, чтобы указать, кто будет отвечать за следующие шаги. Этот метод стенографии — эффективный способ прояснить беседу нескольких человек.

5 шаблонов протоколов встреч

1 протокол заседания правления

Звоните, чтобы заказать

Сопровождает председатель правления.

[Имя председателя правления] созвал очередное собрание [вашей организации] в [время собрания] [дата собрания] в [место проведения собрания].

посещаемость

Сопровождает секретарь.

Секретарь провел перекличку. Присутствовали следующие лица:

• [Имя]
• [Имя]
• [Имя]

Отсутствовали следующие лица:

• [Имя]
• [Имя]
• [Имя]

Утверждение протокола

[Имя секретаря] прочитал протокол последнего заседания. Протокол был утвержден.

Открытые вопросы

• [Проблема №1]
• [Проблема №2]
• [Проблема №3]

Новый бизнес

• [Новый бизнес-предмет №1]
• [Новый бизнес-пункт №2]
• [Новый бизнес-пункт №3]

Отсрочка

[Имя координатора собрания] объявил перерыв в заседании в [время окончания собрания].

Представление и утверждение протокола

Протокол представлен: [имя секретаря]

Протокол утвержден: [имя председателя правления или координатора собрания]

2 Шаблон неформальной встречи

Звоните, чтобы заказать

Собрание [название организации] было проведено в [место проведения собрания] [дата проведения собрания].

Участники

Присутствовали участники голосования:

• [Участник №1]
• [Участник №2]
• [Участник №3]

Среди гостей были:

• [Гость №1]
• [Гость №2]
• [Гость №3]

Утверждение протокола

Предложение утвердить протокол предыдущего [дата предыдущего заседания] было сделано [имя секретаря] и поддержано [имя секунданта].

Отчеты

• [Название доклада] представил [имя докладчика]
• [Название доклада] представил [имя докладчика]

Основные движения

• [Название предложения] предложено [имя инициатора] и поддержано [имя секунданта]. Предложение [принято или отклонено] при [количество голосов] за и [количество голосов] против.

Отсрочка

[Имя координатора собрания] перенесло заседание на [время закрытия].

3 Образец собрания общественных слушаний

Дата встречи:[Дата встречи]

Время встречи:[Время встречи]

Секретарь:[Имя секретаря]

Введение

[Имя руководителя встречи] представил встречу:

• [Темы для разговора]

Перекличка

Присутствуют члены:

• [Участники]

Предложение №1

Комментарии:

• [Инициалы или имя комментатора] [комментарий] [метка, например: идея, действие или заключение]

Предложение № 2

Комментарии:

• [Инициалы или имя комментатора] [комментарий] [метка, например: идея, действие или заключение]

Идеи

• [Идея]

Следующие шаги

• [Следующий шаг]

Выводы

• [Заключение]

4 заметки о встречах с клиентами

Проект:[Название проекта]

Участники:[Присутствующие]

Дата и время:[Дата и время]

Повестка дня

• [Тема для обсуждения]
  • [Цель]
  • [Ключевые моменты]

Примечания

[Любая дополнительная важная информация, обсуждаемая во время встречи]

Результаты

[Ключевые решения]

Действия

• [Имя ответственного лица] [Следующий шаг]
• [Имя ответственного лица] [Следующий шаг]

5 минут управления проектом

Дата и время:[Дата и время]

Присутствуют:[Участники]

Отсутствует:[Участники проекта не присутствуют]

Место:[Место встречи]

Проект:[Название проекта]

Темы

1. Обновление от [команда]
2. Прогресс в [проекте]
3. Результаты предыдущей недели

Протокол собрания

Что такое протокол собрания?

Протокол собрания документирует то, что произошло во время собрания. Они часто передаются внутри организации после собрания и служат справочным документом в будущем.

Почему протоколы совещаний важны?

• Создать историческую запись
• Показывать прогресс с течением времени
• Обеспечить юридическую защиту организации
• Соблюдайте местные правила
• Объясните, почему организация приняла такое решение
• Служит напоминанием о заданиях или проектах.
• Выступать в качестве доказательства сроков
• Сообщите участникам, которые не смогли присутствовать

Что должен включать протокол собрания?

• Дата
• Время
• Расположение
• Участники
• Обсуждаемые темы
• Ходатайства
• Результаты голосования
• Дата и место следующей встречи