Как написать протокол собрания с примерами

Ведение протоколов совещаний может показаться обыденным или важным, в зависимости от того, что стоит на повестке дня, но всегда важно, чтобы ваш текст был четким и точным. Как бы вы ни относились к своей роли расшифровщика, эффективная запись протоколов совещаний является долгосрочной необходимостью для любой организации, проводящей совещания.

В этой статье мы обсудим, как составить протокол встречи как профессионал, чтобы все участники четко понимали, что происходило во время встречи, просто читая протокол. Вот несколько советов и шаблонов, которые упростят написание протоколов совещаний .

Что такое протокол собрания?

Протокол собрания представляет собой письменный отчет о собрании или слушании. Протоколы обычно структурированы и формализованы , чтобы ими можно было поделиться после встречи, и они могли служить историческими документами в будущем.

Тех, кто не смог присутствовать на собрании , минутки вводят в курс дела. Протоколы также обеспечивают отчетность по пунктам действий, которые обсуждались во время встречи.

Что еще более важно, если организация вступает в какую-либо юридическую ситуацию, протокол служит официальной записью, подтверждающей должную осмотрительность, этику и соблюдение устава.

Кто ведет протокол собрания?

Секретарь чаще всего ведет протокол собрания. Некоммерческие организации, государственные учреждения, школы, государственные компании и профсоюзы обычно обязаны вести официальные протоколы собраний. Однако многие другие компании также используют протоколы собраний для ведения официальной отчетности.

Как написать протокол собрания

Стиль и содержание протоколов собраний будут различаться в зависимости от организации и ее структуры. Несмотря на это, вы всегда должны включать основы, такие как дата, время и участники. Но многим организациям также будет полезно иметь другие необязательные элементы, такие как дополнительные документы и действия. Читайте дальше, чтобы узнать, что включить в протокол собрания.

8 основных элементов протокола встречи

Вот основные пункты, которые необходимо включить в протокол собрания:

1 Дата

2 раза

3 Местоположение

4 участника

5 обсуждаемых тем

6 движений

7 Итоги голосования

8 Дата и место следующей встречи

Что еще должен включать протокол собрания?

Большинство организаций добавят по крайней мере один или два других элемента в свои заметки о собрании. Помимо самого необходимого, ваши заметки о собрании могут включать в себя и структурироваться так, как это лучше всего соответствует потребностям вашей организации.

Вот некоторые настраиваемые элементы, которые вы можете включить в протокол встречи:

• Дополнительные документы
• Пункты действий
• Цель встречи
• Вопросы для обсуждения в следующий раз
• Обновления статуса проекта и результаты голосования
• Следующие шаги, такие как исследования и последующие действия
• Раздел для определения участников, которые являются гостями, не голосующими или выступающими.
• Исправления или дополнения к протоколу предыдущего собрания

5 советов по составлению протоколов совещаний

После завершения собрания используйте свои заметки, чтобы написать и отредактировать протокол, а затем поделиться ими. Полезно записывать протокол собрания сразу после его завершения, чтобы ничего не пропустить.

1 Будьте последовательны

Полезно использовать шаблон каждый раз, когда вы ведете протокол собрания. Таким образом, все они расположены одинаково, и вам не придется тратить время на добавление заголовков и маркеров . Это пригодится позже, когда другим людям в организации потребуется сослаться на них. Некоторые организации даже помещают свою повестку дня и ожидаемых участников в заметки о собрании для повышения эффективности.

2 Запишите это

Когда вы начнете работать секретарем, у вас могут возникнуть проблемы с ведением заметок. Если вы испытываете это, рассмотрите возможность записи собрания. Вы можете сделать это с помощью любого смартфона, аудиозаписывающего устройства или камеры. Позже вы можете использовать службу транскрипции искусственного интеллекта или просто прослушать запись, чтобы напомнить, когда это необходимо. Однако перед записью обязательно сообщите своим посетителям, что они записываются.

3 Сделайте свои заметки доступными для просмотра во время встречи

Иногда встречи носят совместный характер . Иногда это может показаться хаотичным и затруднить отслеживание всего. Предоставление заметок для просмотра на проекторе или совместное использование экрана или документа во время собраний позволяет вашим товарищам по команде вносить в них свой вклад.

4 Подвести итоги

Когда вы пишете заметки о встрече, подведите итоги . Вы должны задокументировать как можно больше информации, но не записывайте все дословно. Нет необходимости записывать все, что было сказано во время встречи, в заметки. Вам также может быть трудно не отставать, если вы попытаетесь написать весь разговор слово в слово. Упростите и поясните, что произошло во время встречи.

5 Обозначьте комментарии инициалами

Если несколько человек на собрании внесли свой вклад в вопрос, можно использовать инициалы участников, чтобы указать, кто и что внес. Вы также можете использовать инициалы, чтобы указать, кто будет отвечать за следующие шаги. Эта стенографическая техника является эффективным способом прояснить разговор с несколькими людьми.

5 шаблонов протоколов совещаний

1 Протокол заседания правления

Призывать к порядку

При содействии председателя правления.

[Имя председателя правления] созвал очередное собрание [вашей организации] в [время собрания] [дата собрания] в [место собрания].

Посещаемость

При содействии секретаря.

Секретарь провела перекличку. Присутствовали следующие лица:

• [Имя]
• [Имя]
• [Имя]

Отсутствовали следующие лица:

• [Имя]
• [Имя]
• [Имя]

Утверждение протокола

[Имя секретаря] прочитал протокол последней встречи. Протокол утвержден.

Открытые вопросы

• [Выпуск №1]
• [Выпуск № 2]
• [Выпуск № 3]

Новый бизнес

• [Новый бизнес-объект №1]
• [Новый бизнес-элемент № 2]
• [Новый бизнес-элемент № 3]

Отсрочка

[Имя ведущего встречи] отложил собрание на [время окончания собрания].

Подача и утверждение протокола

Протокол представлен: [имя секретаря]

Протокол утвержден: [имя председателя правления или координатора собрания]

2 Шаблон неформальной встречи

Призывать к порядку

Собрание [название организации] состоялось в [место собрания] [дата собрания].

Участники

Присутствовали члены с правом голоса:

• [Участник №1]
• [Участник №2]
• [Участник №3]

Среди гостей были:

• [Гость №1]
• [Гость №2]
• [Гость №3]

Утверждение протокола

Предложение утвердить протокол предыдущего [дата предыдущего собрания] было сделано [имя секретаря] и поддержано [имя помощника].

Отчеты

• [Название доклада] представил [имя докладчика]
• [Название доклада] представил [имя докладчика]

Основные движения

• [Название предложения], внесенное [имя инициатора] и поддержанное [имя сторонников]. Предложение [принято или отклонено] [количество голосов] за и [количество голосов] против.

Отсрочка

[Имя ведущего собрания] отложил собрание на [время перерыва].

3 Шаблон публичных слушаний

Дата встречи: [Дата встречи]

Время встречи: [Время встречи]

Секретарь: [имя секретаря]

Введение

[Имя ведущего собрания] представил собрание:

• [Темы для обсуждения]

Перекличка

Присутствуют члены:

• [Участники]

Движение №1

Комментарии:

• [Инициалы или имя комментатора] [комментарий] [ярлык, например: идея, действие или заключение]

Движение № 2

Комментарии:

• [Инициалы или имя комментатора] [комментарий] [ярлык, например: идея, действие или заключение]

Идеи

• [Идея]

Следующие шаги

• [Следующий шаг]

Выводы

• [Вывод]

4 Заметки о встречах с клиентами

Проект: [Название проекта]

Участники: [Участники]

Дата и время: [Дата и время]

Повестка дня

• [Тема для обсуждения]
  • [Задача]
  • [Ключевые моменты]

Заметки

[Любая дополнительная важная информация, обсуждавшаяся во время встречи]

Результаты

[Ключевые решения]

Пункты действий

• [Имя ответственного лица] [Следующий шаг]
• [Имя ответственного лица] [Следующий шаг]

5 минут управления проектом

Дата и время: [Дата и время]

Присутствовали: [Присутствующие]

Отсутствует: [Члены проекта не присутствуют]

Местонахождение: [Место встречи]

Проект: [Название проекта]

Темы

1. Обновление от [команда]
2. Ход работы над [проектом]
3. Результаты предыдущей недели

Протокол собрания

Что такое протокол собрания?

В протоколе собрания документируется то, что произошло во время собрания. Они часто распространяются внутри организации после встречи и служат справочным документом в будущем.

Почему важны протоколы совещаний?

• Создать историческую запись
• Показать прогресс с течением времени
• Предлагаем юридическую защиту для организации
• Соблюдайте местные законы
• Объясните, почему организация приняла решение
• Служить напоминанием о заданиях или проектах
• Выступать в качестве доказательства сроков
• Сообщите участникам, которые не смогли присутствовать

Что должен включать протокол собрания?

• Свидание
• Время
• Расположение
• Участники
• Обсуждаемые темы
• Движения
• Итоги голосования
• Дата и место следующей встречи