Управляйте рисками и снижайте их с помощью целевой антикризисной PR-стратегии

Эффективная коммуникация имеет решающее значение во время любого кризиса. Удивительно, но недавнее исследование Capterra показало, что менее половины американских предприятий (49%) имеют официальный план антикризисных коммуникаций. Тем не менее, почти все (98%) из тех, кто использовал свой план кризисной коммуникации, нашли его эффективным.

Без четкой дорожной карты ваш бизнес может столкнуться с ненужными рисками и путаницей в случае кризиса. Целенаправленный подход к кризисной коммуникации необходим для выхода из этих сложных ситуаций и защиты вашего бизнеса.

Хотите узнать, как целенаправленная антикризисная PR-стратегия может помочь снизить риски? Эта статья покажет вам, как это сделать.

Обзор антикризисного управления в PR

Современные организации сталкиваются с постоянной возможностью кризиса. Понимание антикризисного управления и его решающей роли в связях с общественностью больше не является обязательным — оно необходимо для защиты репутации вашей организации и обеспечения ее долгосрочного успеха.

Антикризисное управление в PR предполагает стратегический подход к реагированию на события, которые угрожают нанести вред репутации или деятельности вашей организации . Быстрое и эффективное управление кризисами помогает минимизировать негативное воздействие и сохранить доверие со стороны заинтересованных сторон.

Типы кризисов, с которыми могут столкнуться организации

Кризисы могут принимать разные формы, и понимание различных типов имеет решающее значение для разработки эффективных стратегий смягчения последствий кризиса. В целом их можно разделить на внешние и внутренние:

Внешние кризисы

Как следует из названия, эти кризисы возникают из-за внешних сил, которые вы не можете контролировать. Примеры включают в себя:

• Стихийные бедствия : землетрясения, наводнения или лесные пожары могут нарушить работу и потребовать немедленной связи с заинтересованными сторонами.
• Отзыв продукции : неисправный продукт может подорвать доверие потребителей и потребовать быстрых действий для решения проблемы.
• Негативное освещение в СМИ : Неблагоприятные новости или негативная реакция в социальных сетях могут быстро перерасти в кризис.

Сбои в цепочке поставок из-за глобальных событий или геополитической напряженности могут серьезно повлиять на возможности производства и доставки.

Внутренние кризисы

В отличие от внешних кризисов, они возникают внутри организации. Примеры включают в себя:

• Неправомерное поведение сотрудников : неэтичное поведение или незаконные действия сотрудников могут нанести ущерб репутации организации.
• Финансовые скандалы : неэффективное управление средствами или нарушения бухгалтерского учета могут привести к потере доверия инвесторов.
• Утечки данных . Нарушения безопасности, которые ставят под угрозу конфиденциальные данные, могут подорвать доверие клиентов.

Конфликты руководства и борьба за власть на исполнительном уровне могут парализовать процесс принятия решений и создать организационную нестабильность.

Роль эффективной коммуникации в антикризисном управлении

Эффективная коммуникация является краеугольным камнем успешного антикризисного управления. То, как вы общаетесь во время кризиса, может существенно повлиять на восприятие вашей организации. Вот почему коммуникация так важна и стоит рассмотреть некоторые эффективные тактики связей с общественностью:

Прозрачность и честность

Прозрачность и честность по отношению к заинтересованным сторонам имеют решающее значение для поддержания доверия. Признайте ситуацию, при необходимости возьмите на себя ответственность и регулярно предоставляйте обновленную информацию.

Когда вы открыто рассказываете о том, что произошло, и о шагах, которые вы предпринимаете для решения проблемы, заинтересованные стороны считают вас заслуживающим доверия и надежным человеком , что является ключом к восстановлению вашего доверия. Четкие и честные обновления способствуют укреплению отношений с заинтересованными сторонами, защищая вашу репутацию в долгосрочной перспективе.

Скорость и своевременность

Быстрое реагирование и предоставление своевременной информации может помочь предотвратить дезинформацию.

Дезинформация возникает, когда неверная или вводящая в заблуждение информация распространяется, часто непреднамеренно, создавая путаницу или ложное восприятие. Оно процветает на ранних стадиях кризиса, когда факты ограничены, а люди спекулируют или заполняют пробелы предположениями.

При задержке коммуникации заинтересованные стороны могут обратиться к неофициальным или менее заслуживающим доверия источникам, что приведет к распространению неточной информации. Быстрая и четкая коммуникация позволяет контролировать повествование и предотвращать распространение неточной или ложной информации .

Последовательность и ясность

Передача последовательных и четких сообщений по всем каналам имеет важное значение для предотвращения путаницы и поддержания доверия.

Последовательность гарантирует, что каждое сообщение подкрепляет одну и ту же историю, снижая риск смешанных сообщений, которые могут сбить с толку ваших заинтересованных сторон. Когда все каналы, включая социальные сети, пресс-релизы, электронную почту и внутренние обновления, согласованы, ваша аудитория может рассчитывать на получение точной информации, где бы она ни смотрела .

Когда ваша аудитория знает, что она может рассчитывать на то, что вы получите четкие и точные обновления, это укрепляет вашу репутацию как надежного источника информации.

Эмпатия и Сострадание

Во времена кризиса сочувствие и сострадание носят не просто продуманный характер — они имеют стратегический характер. Они делают ваш бренд более гуманным, повышают доверие и открывают путь к восстановлению и укреплению отношений с заинтересованными сторонами.

Эмпатия помогает вашей организации общаться с людьми на личном уровне. Признавая их беспокойство, страхи или потери, вы показываете, что заботитесь не только о бизнесе — вы заботитесь о них как о личностях. Эта эмоциональная связь способствует лояльности и доброжелательности.

С другой стороны, сострадательная реакция на кризис убеждает пострадавших людей в том, что ваша организация уделяет приоритетное внимание их благополучию. Такая прозрачность и забота повышают ваш авторитет и репутацию даже в трудные времена.

Разработка плана антикризисного управления

Создание надежного плана антикризисного управления имеет важное значение для защиты репутации вашей организации и уверенного выхода из сложных ситуаций. Вот ключевые шаги, которые помогут вам разработать эффективный план:

Определите потенциальные риски

Начните с оценки возможных кризисов, с которыми может столкнуться ваша организация. Учитывайте как внешние угрозы, такие как негативная пресса или стихийные бедствия, так и внутренние риски, такие как операционные проблемы или неправомерные действия сотрудников.

Заблаговременное выявление этих рисков поможет вам разработать целевые стратегии смягчения последствий кризиса для их устранения .

Соберите свою кризисную команду

Выберите специальную команду для управления коммуникацией и принятием решений во время кризиса. В эту группу должны входить ключевые заинтересованные стороны, которые понимают цели вашей организации и могут эффективно применять тактику связей с общественностью.

Убедитесь, что каждый знает свою роль, чтобы обеспечить быстрые и скоординированные действия.

Создайте четкие протоколы

Установите четкие процедуры реагирования в случае возникновения кризиса. Определите, как информация будет собираться, проверяться и распространяться. Эти протоколы помогут вам оставаться организованными и снизить пиар-риски, избегая дезинформации или задержек с ответами .

Создание шаблонов коммуникаций

Подготовьте шаблоны сообщений для различных кризисных сценариев. Они должны включать:

• Ответы на запросы СМИ
• Обновления заинтересованных сторон
• Посты в социальных сетях

Наличие готовых шаблонов позволяет вам сосредоточиться на управлении репутацией, а не подбирать слова в напряженные моменты.

Тренируйте свою команду

Проводите регулярные тренинги и симуляции кризисов. Это гарантирует, что ваша команда знакома с планом и знает, как его эффективно выполнить. Практика укрепляет уверенность и помогает вам усовершенствовать свою тактику связей с общественностью для реальных ситуаций.

Выбирайте подходящие каналы связи

Различные заинтересованные стороны — сотрудники, клиенты, партнеры или общественность — предпочитают разные коммуникационные платформы и полагаются на них. Выбирая правильные каналы, вы гарантируете, что ваше сообщение дойдет до людей, которые в нем больше всего нуждаются, так, как они с наибольшей вероятностью его получат и поймут.

Это могут быть обновления в социальных сетях, пресс-релизы, объявления на веб-сайтах или прямое общение с заинтересованными сторонами.

Регулярно отслеживайте и обновляйте

План антикризисного управления не является статичным. Регулярно просматривайте и обновляйте его, чтобы отражать изменения в вашей организации, отрасли или рисках. Проактивность гарантирует, что ваш план останется надежным инструментом для стратегий смягчения последствий кризиса.

Реализация антикризисной PR-стратегии

Построить надежную антикризисную PR-стратегию — это только полдела. Реальную разницу имеет то, как вы ее реализуете. Вот несколько практических советов, которые помогут вам эффективно реализовать план кризисной коммуникации:

Действуйте быстро и решительно

Когда возникает кризис, время имеет решающее значение. Реагируйте незамедлительно, чтобы показать, что вы осведомлены о ситуации и принимаете меры для ее решения. Своевременное реагирование поможет вам снизить PR-риски и продемонстрировать подотчетность перед заинтересованными сторонами.

Централизуйте связь

Убедитесь, что все сообщения поступают из одного авторизованного источника. Это предотвращает смешанные сигналы и информирует вашу аудиторию с помощью последовательных и точных обновлений. Ваш план кризисной коммуникации должен включать четкие указания о том, кто будет выступать от имени вашей организации во время кризиса.

Отдавайте приоритет прозрачности

Будьте честны и откровенны в том, что произошло, что вы делаете, чтобы решить эту проблему и как вы работаете, чтобы предотвратить подобные проблемы в будущем. Прозрачность является ключом к эффективному управлению репутацией и укреплению доверия даже в трудные времена.

Устранение опасений заинтересованных сторон

Выслушивайте вопросы и опасения вашей аудитории и обращайтесь к ним напрямую. Сосредоточьтесь на том, чтобы заверить заинтересованные стороны в том, что вы полны решимости решить проблему.

Адаптируйте свои сообщения

Адаптируйте свое общение в соответствии с платформой и аудиторией. Например, обновления в социальных сетях могут быть краткими и интересными, а отчеты заинтересованных сторон могут быть более подробными. Гибкость вашего подхода гарантирует, что ваше сообщение найдет эффективный отклик.

Мониторинг и оценка

Внимательно следите за тем, как принимаются ваши сообщения, и при необходимости корректируйте свой подход. Используйте обратную связь, освещение в СМИ и общественное мнение, чтобы усовершенствовать свою стратегию в режиме реального времени. Такой упреждающий мониторинг может помочь вам еще больше снизить пиар-риски.

Дальнейшие действия после кризиса

Как только кризис окажется под контролем, поддерживайте связь с заинтересованными сторонами. Поделитесь тем, что вы узнали, и шагами, которые вы предпринимаете для улучшения. Это усиливает вашу приверженность управлению репутацией и помогает восстановить доверие к вашему бренду.

Максимизируйте свою антикризисную PR-стратегию с помощью электронных релизов

Понимая природу кризисов, разрабатывая и внедряя эффективные стратегии смягчения последствий кризисов и уделяя приоритетное внимание четкому и своевременному общению, вы можете эффективно управлять сложными ситуациями, снижать PR-риски, защищать репутацию своей организации и сохранять доверие заинтересованных сторон. Все это является частью эффективного управления репутацией.

Вам нужно донести свою информацию во время кризиса? Электронные релизы предоставляют малым предприятиям доступ к средствам массовой информации и национальной ленте новостей для распространения информации о СМИ. С 1998 года мы предлагаем PR-услуги, которые помогут вам ориентироваться в сложных ситуациях.

Свяжитесь с нами сейчас, чтобы начать разработку индивидуальной антикризисной PR-стратегии .